Prepare your CSV file for import

CSV, spiegato

Un file CSV (Comma-Separated Values) è un formato semplice per archiviare e organizzare i dati in una tabella, simile a un foglio di calcolo Excel. Ogni riga rappresenta un record (ad esempio un cliente) e ogni colonna contiene dettagli specifici (ad esempio Account nome, Account tipo, e-mail, ecc.). A differenza dei fogli di calcolo Excel, un file CSV non include formattazione o formule, ma solo testo normale con valori separati da virgole. I file CSV sono ampiamente utilizzati per l'importazione di dati in CRM sistemi come TaxDome Perché consentono di creare o aggiornare rapidamente più record cliente contemporaneamente. Invece di aggiungere i clienti singolarmente, è possibile preparare un file CSV con tutti i dettagli necessari e caricarlo su TaxDome Cose da ricordare:

• You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it . 

• If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

Il file deve essere codificato in UTF-8 e non deve superare i 300 kB.

Prima che inizi

• Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses). 

• Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .

• If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

  👋   We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance . 

Crea ed etichetta le colonne del tuo file CSV

Formatta correttamente il tuo file CSV prima di caricarlo su TaxDome Per garantire un processo di importazione fluido, segui questi passaggi per creare un file ben strutturato che soddisfi i requisiti di sistema. Quando assegni un nome alle colonne, ogni intestazione di colonna rappresenta una diversa proprietà dei dati. Questa verrà mappata con l'attributo appropriato. TaxDome proprietà durante l'importazione. Alcune colonne verranno mappate su accounts , mentre altri saranno destinati ai contatti. Ecco alcune regole generali da seguire per un'importazione senza intoppi:

• Ogni riga deve includere un solo contatto .

• Per garantire che accounts vengono creati durante il trasferimento dei dati, controlla se è presente una colonna Nome Account .

• If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

Per i campi personalizzati a discesa a selezione multipla, separare le opzioni con una virgola o un punto e virgola (;) o un punto e virgola (;). Le date devono essere inserite nel formato corrispondente:

MM/GG/AAAA o MMM/GG/AAAA per le aziende statunitensi. GG/MM/AAAA per le aziende non statunitensi.

Passiamo ora in rassegna le colonne più comuni utilizzate in CSV per l'importazione.

Account campi/campi personalizzati (Colonne AJ)

Ricorda che questi dovrebbero riferirsi all'entità aziendale per cui lavorerai. Poiché uno account può avere più contatti collegati ad esso, il tuo foglio di calcolo potrebbe avere più righe per diversi contatti che fanno riferimento allo stesso account .

• Colonna A | Nome Account : il nome di una società o di un trust (un'entità non personale) account ) o il nome di un individuo o di una famiglia (un nome personale account ). Per i coniugi si consiglia di utilizzare due nomi e un cognome.

• Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

• Colonna C | Tipo Account : individuale o aziendale.

• Colonna D | Membri del team: membri del team a cui desideri che vengano assegnati automaticamente account durante l'importazione. Inserisci il nome esatto creato nel portale web, separando i nomi con virgole se ce ne sono più di uno.

• Colonne EG | Nome del ruolo Account (ad esempio, preparatore fiscale, revisore): immettere il nome esatto account Nome del ruolo come creato nel portale web. Elencare i membri del team assegnati a questo ruolo, separando i nomi con virgole se ce ne sono più di uno. Utilizzare una colonna separata per ogni ruolo aggiuntivo (ad esempio, Colonna G per Manager).

• Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

Campi di contatto/campi personalizzati (Colonne KV)

Dovrebbero riferirsi alle persone con cui interagisci: coniugi, dipendenti dell'azienda, ecc. 

• Colonna K | Nome del contatto: qui specifichiamo il nome e il cognome del contatto. 

• Colonna L | Nome

• Colonna M | Cognome

• Colonna N | E-mail: fornire un indirizzo e-mail è essenziale per tutti i contatti che devono avere accesso al portale.

• Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .

• Colonna P | Indirizzo

• Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

• Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

Scenari di importazione comuni

A seconda dei diversi tipi di client, potrebbe essere necessario impostare diversi tipi di accounts , come quelli di una coppia sposata che presenta la dichiarazione separatamente. Di seguito sono riportate alcune situazioni comuni per aiutarvi a compilare correttamente le righe del foglio di calcolo con le informazioni.

• Importare più aziende che appartengono allo stesso proprietario

• Importare coniugi/partner commerciali

• Importa i contatti in due accounts simultaneamente

• Importa solo i contatti

Importare più aziende che appartengono allo stesso proprietario

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts. 

Importare coniugi/partner commerciali

Per questo, è necessario avere più contatti collegati allo stesso account Utilizzare una riga per ogni contatto, quindi immettere lo stesso account nome per ogni persona nella colonna appropriata.

Nel foglio di calcolo di esempio qui sotto, tre accounts saranno creati: due per la famiglia e uno per l'azienda. account per i Simpson sarà collegato a due contatti dei coniugi, il account per i Flansers sarà collegato a quattro contatti (coniugi e figli) e l'azienda account per Americal Wheels sarà collegato a tre contatti: dipendenti di questa entità commerciale.

Importa i contatti in due accounts simultaneamente

È possibile collegare un contatto a due o più accounts nel foglio di calcolo. Ad esempio, i bambini che hanno bisogno del proprio accounts ma devono comunque essere collegati alla famiglia account Per questi, copia la riga per il contatto, quindi modifica il account nome mantenendo invariati i dati di contatto.

Nell'esempio seguente, Bart e Lisa Simpson saranno collegati a I Simpson account e, allo stesso tempo, saranno legati ai propri accounts .

Importa solo i contatti

Se non hai bisogno che i tuoi contatti siano collegati a accounts (ad esempio, se stai trasferendo le informazioni sui tuoi potenziali clienti), lascia vuota la riga nella colonna Nome Account . 

Salva il foglio di calcolo in formato CSV

TaxDome Riconosce solo i fogli di calcolo salvati come file CSV. Assicurati che il file CSV sia codificato in UTF-8 e non superi i 300 kB. Dalla barra dei menu del foglio di calcolo, vai su File , quindi seleziona Salva come CSV o Scarica come CSV (la dicitura può variare in base al programma utilizzato).

Microsoft Excel: nel campo Salva con nome , seleziona CSV (delimitato da virgole) . In Strumenti menù a tendina , seleziona Opzioni Web. Apri la scheda Codifica . In Salva questo documento con nome menù a tendina , seleziona Unicode (UTF-8) , quindi fai clic su OK .

Now that you’ve saved your spreadsheet as a CSV file and made sure it is UTF-8 encoded, you’re ready to import  your contacts to TaxDome.