Importazione (base): prepara il tuo file CSV

CSV, spiegato

Un file CSV (Comma-Separated Values) è un formato semplice per archiviare e organizzare i dati in una tabella, simile a un foglio di calcolo Excel. Ogni riga rappresenta un record (ad esempio un cliente) e ogni colonna contiene dettagli specifici (ad esempio Account nome, Account tipo, e-mail, ecc.). A differenza dei fogli di calcolo Excel, un file CSV non include formattazione o formule, ma solo testo normale con valori separati da virgole.

I file CSV sono ampiamente utilizzati per l'importazione di dati in CRM sistemi come TaxDome Perché consentono di creare o aggiornare rapidamente più record cliente contemporaneamente. Invece di aggiungere i clienti singolarmente, è possibile preparare un file CSV con tutti i dettagli necessari e caricarlo su TaxDome .

Cose da ricordare:

Puoi creare un file CSV in Excel proprio come faresti con un foglio di calcolo. L'unica differenza è che devi specificare che si tratta di un file CSV al momento del salvataggio .
Se hai utilizzato un altro sistema di contabilità CRM Prima TaxDome , non è necessario creare un CSV da zero; basta esportarlo dal tuo attuale provider .
Il file deve essere codificato in UTF-8 e non deve superare i 300 kB.

Prima che inizi

Distinguere tra accounts e contatti: i contatti sono le persone con cui interagisci. Accounts Sono entità per cui lavori e per cui effettui la fatturazione, come un'azienda, una famiglia o un individuo. Quando si lavora con file CSV, è importante ricordare che l' importazione si basa sui contatti, non accounts . Questo perché un singolo account (come un'azienda o una coppia sposata) può avere più contatti (come diversi dipendenti o entrambi i coniugi).
Utilizza fogli di calcolo diversi per gruppi di clienti diversi. Questi possono essere importati uno alla volta, con impostazioni diverse .
Se il software sorgente genera un file con il contribuente e il coniuge sulla stessa riga, non è necessario modificare manualmente il file CSV. È sufficiente seguire le istruzioni per importare un file con il contribuente e il coniuge sulla stessa riga .

👋 Possiamo aiutarti! Se il tuo file CSV finisce con più contatti per riga e non sai come risolvere il problema, faccelo sapere. Il nostro team di supporto è lieto di aiutarti: segui questi passaggi per ottenere assistenza .

Crea ed etichetta le colonne del tuo file CSV

Formatta correttamente il tuo file CSV prima di caricarlo su TaxDome Per garantire un processo di importazione fluido, segui questi passaggi per creare un file ben strutturato che soddisfi i requisiti di sistema.

Quando si assegna un nome alle colonne, ogni intestazione di colonna rappresenta una diversa proprietà dei dati. Questa verrà mappata con l'attributo appropriato TaxDome proprietà durante l'importazione. Alcune colonne verranno mappate su accounts , mentre altri saranno destinati ai contatti. Ecco alcune regole generali da seguire per un'importazione senza intoppi:

Ogni riga deve includere un solo contatto .
Per garantire che accounts vengono creati durante il trasferimento dei dati, controlla se è presente una colonna Nome Account .
Se si prevede di aggiungere colonne per campi personalizzati, prestare attenzione al formato dei dati. Diversi tipi di campi personalizzati supporta diversi personaggi:
- Per i campi personalizzati a discesa con selezione multipla, dividi le opzioni con una virgola o un punto e virgola ("," o ";").
- Le date devono essere compilate nel formato corrispondente:

Passiamo ora in rassegna le colonne più comuni utilizzate in CSV per l'importazione.

Account campi/campi personalizzati (Colonne AJ)

Ricorda che questi dovrebbero riferirsi all'entità aziendale per cui lavorerai. Poiché uno account può avere più contatti collegati ad esso, il tuo foglio di calcolo potrebbe avere più righe per diversi contatti che fanno riferimento allo stesso account .

Colonna A | Nome Account : il nome di una società o di un trust (un'entità non personale) account ) o il nome di un individuo o di una famiglia (un nome personale account ). Per i coniugi si consiglia di utilizzare due nomi e un cognome.
Colonna B | tag Account : etichetta/e per cui è possibile richiedere il raggruppamento accounts Se vuoi applicarne più di uno, assicurati di separarli con virgole.
Colonna C | Tipo Account : individuale o aziendale.
Colonna D | Membri del team: membri del team a cui desideri che vengano assegnati automaticamente account durante l'importazione. Inserisci il nome esatto creato nel portale web, separando i nomi con virgole se ce ne sono più di uno.
Colonne EG | Nome del ruolo Account (ad esempio, preparatore fiscale, revisore): immettere il nome esatto account Nome del ruolo come creato nel portale web. Elencare i membri del team assegnati a questo ruolo, separando i nomi con virgole se ce ne sono più di uno. Utilizzare una colonna separata per ogni ruolo aggiuntivo (ad esempio, Colonna G per Manager).
Colonne HJ | Campi personalizzati: Campi aggiuntivi per accounts che verranno creati durante l'importazione. Questi potrebbero includere informazioni importanti che vorresti aggiungere al tuo accounts , come la dichiarazione dei redditi stato , SNN/ Codice identificativo della società o Città. Sentiti libero di aggiungere tutti i campi che ti servono creando colonne aggiuntive.

Campi di contatto/campi personalizzati (Colonne KV)

Dovrebbero riferirsi alle persone con cui interagisci: coniugi, dipendenti dell'azienda, ecc.

Colonna K | Nome del contatto: qui specifichiamo il nome e il cognome del contatto.
Colonna L | Nome
Colonna M | Cognome
Colonna N | E-mail: fornire un indirizzo e-mail è essenziale per tutti i contatti che devono avere accesso al portale.
Colonna O | Numero di telefono. Avere queste informazioni in un contatto è particolarmente utile quando si utilizza la funzione SMS .
Colonna P | Indirizzo
Colonna Q | Campi personalizzati: campi aggiuntivi per i contatti che verranno creati durante l'importazione. Questi potrebbero includere informazioni importanti che desideri aggiungere al tuo contatto, come Data di nascita e Orario migliore per la chiamata . Sentiti libero di aggiungere tutti i campi necessari creando colonne aggiuntive.
Colonna R | tag contatto: etichetta/e che puoi applicare per raggruppare i contatti. Se vuoi applicarne più di una, assicurati di separarle con virgole.

Scenari di importazione comuni

A seconda dei diversi tipi di client, potrebbe essere necessario impostare diversi tipi di accounts , come quelli di una coppia sposata che presenta la dichiarazione separatamente. Di seguito sono riportate alcune situazioni comuni per aiutarvi a compilare correttamente le righe del foglio di calcolo con le informazioni.

Importare più aziende che appartengono allo stesso proprietario
Importare coniugi/partner commerciali
Importa i contatti in due accounts simultaneamente
Importa solo i contatti

Importare più aziende che appartengono allo stesso proprietario

Per questi, è necessario avere diversi accounts che sono collegati alla stessa persona. Crea una riga per ciascuno account , quindi inserisci le stesse informazioni di contatto per ciascuno account nelle colonne appropriate.

Nel foglio di calcolo di esempio qui sotto, viene aggiunto un contatto per Brian Ross a TaxDome dopo l'importazione. Inoltre, cinque diversi accounts vengono creati, ognuno collegato alle informazioni di contatto di Brian Ross. Brian Ross può quindi accedere a TaxDome utilizzando email@example.com e passare da uno all'altro accounts .

Importare coniugi/partner commerciali

Per questo, è necessario avere più contatti collegati allo stesso account Utilizzare una riga per ogni contatto, quindi immettere lo stesso account nome per ogni persona nella colonna appropriata.

Nel foglio di calcolo di esempio qui sotto, tre accounts saranno creati: due per la famiglia e uno per l'azienda. account per i Simpson sarà collegato a due contatti dei coniugi, il account per i Flansers sarà collegato a quattro contatti (coniugi e figli) e l'azienda account per Americal Wheels sarà collegato a tre contatti: dipendenti di questa entità commerciale.

Importa i contatti in due accounts simultaneamente

È possibile collegare un contatto a due o più accounts nel foglio di calcolo. Ad esempio, i bambini che hanno bisogno del proprio accounts ma devono comunque essere collegati alla famiglia account Per questi, copia la riga per il contatto, quindi modifica il account nome mantenendo invariati i dati di contatto.

Nell'esempio seguente, Bart e Lisa Simpson saranno collegati a I Simpson account e, allo stesso tempo, saranno legati ai propri accounts .

Importa solo i contatti

Se non hai bisogno che i tuoi contatti siano collegati a accounts (ad esempio, se stai trasferendo le informazioni sui tuoi potenziali clienti), lascia vuota la riga nella colonna Nome Account .

Salva il foglio di calcolo in formato CSV

TaxDome Riconosce solo i fogli di calcolo salvati come file CSV. Assicurati che il file CSV sia codificato in UTF-8 e non superi i 300 kB.

Dalla barra dei menu del foglio di calcolo, vai su File, quindi seleziona Salva come CSV o Scarica come CSV (la dicitura può variare in base al programma utilizzato).

Microsoft Excel: nel campo Tipo salvataggio , seleziona CSV (delimitato da virgole) . Negli Strumenti menù a tendina , seleziona Opzioni Web. Apri la scheda Codifica . Nella sezione Salva questo documento con nome menù a tendina , selezionare Unicode (UTF-8) , quindi fare clic su OK .

Ora che hai salvato il tuo foglio di calcolo come file CSV e ti sei assicurato che sia codificato in UTF-8, sei pronto per importare i tuoi contatti in TaxDome .