E-mail: Panoramica

Con la funzionalità Email , non avrai bisogno di usare Gmail o un'app di terze parti mentre lavori. La sincronizzazione email collega la tua posta elettronica account con TaxDome per mantenere tutti i tuoi TaxDome attività in un unico posto e migliora i tuoi scambi con i clienti.

In cosa consiste la posta elettronica? TaxDome

Invia un'e-mail TaxDome è una funzionalità integrata sicura che ti consente di inviare messaggi dalla tua posta elettronica account e visualizza la corrispondenza dei tuoi clienti direttamente nel TaxDome portale. Il sistema funziona sincronizzando il tuo provider di posta elettronica esistente (Gmail, Outlook, Microsoft 365, ecc.) con TaxDome anziché creare un sistema di posta elettronica separato.

Una volta sincronizzata, tutta la corrispondenza con i clienti viene automaticamente raccolta in un'unica posizione centralizzata, accessibile dal profilo di ciascun cliente o dalla pagina Comunicazioni globale. Ciò significa che, indipendentemente dal membro del team che comunica con un cliente, ogni scambio di email è accessibile tramite la casella di posta specifica del cliente. Questo sistema centralizzato garantisce la completa visibilità di tutte le comunicazioni con i clienti nell'intero team.

Che cos'è la sincronizzazione della posta elettronica

La sincronizzazione della posta elettronica è la tecnologia di base che fa funzionare la funzionalità della posta elettronica in TaxDome È una connessione bidirezionale tra il tuo provider di posta elettronica e TaxDome Quello:

• Importa le email dei clienti dalla posta in arrivo del tuo provider in TaxDome
• Invia email da TaxDome tramite la tua email account
• Mantiene la sincronizzazione in modo che le e-mail vengano visualizzate in entrambi i sistemi
• Organizza automaticamente i messaggi in base al profilo del cliente

Ogni membro del team sincronizza la propria posta elettronica individuale account con TaxDome . TaxDome supporta tutti i principali provider di posta elettronica, con configurazione semplificata per Gmail, Outlook e Microsoft 365.

Nota

Dopo la sincronizzazione, solo le conversazioni con i tuoi clienti da TaxDome l'elenco dei contatti verrà trasferito al TaxDome posta in arrivo. Le altre e-mail provenienti dalle caselle di posta dei dipendenti non saranno accessibili dal portale.

Perché sincronizzare la posta elettronica con TaxDome importa

La sincronizzazione delle email trasforma il modo in cui gli studi contabili gestiscono la comunicazione con i clienti. Ecco cosa cambia con la sincronizzazione:

Come funziona la sincronizzazione della posta elettronica

Il sistema di sincronizzazione della posta elettronica funziona tramite una connessione sicura tra il tuo provider di posta elettronica e TaxDome :

Per le email in arrivo:

1. Il cliente invia un'e-mail all'indirizzo e-mail della tua azienda

2. La posta elettronica arriva nella posta in arrivo del tuo provider (Gmail, Outlook, ecc.)

3. TaxDome copia automaticamente l'email

4. Il sistema abbina il mittente a un profilo cliente

5. L'e-mail appare nella scheda E-mail del cliente

6. I membri del team con accesso client possono vederlo e interagire con esso

Per le email in uscita:

1. Un membro del team compone un'e-mail in TaxDome utilizzando il proprio indirizzo email sincronizzato o per conto di un altro membro del team (se delegato)

2. L'email viene inviata tramite il loro provider sincronizzato account

3. L'e-mail appare nella posta in arrivo normale del cliente

4. La copia rimane in TaxDome sotto il profilo del cliente

Questa architettura ti garantisce di mantenere il tuo indirizzo email e la tua infrastruttura esistenti, ottenendo al contempo TaxDome vantaggi organizzativi.

Nota

Le email archiviate e quelle nella cartella degli elementi eliminati continuano a esistere in TaxDome finché rimarranno nella tua casella di posta elettronica. Una volta eliminati definitivamente, verranno rimossi anche da TaxDome .

Chi ha bisogno di sincronizzare

La sincronizzazione della posta elettronica è richiesta solo per i membri del team che invieranno email dal proprio indirizzo email . Se un membro del team invierà email solo per conto di altri (utilizzando l'indirizzo email di qualcun altro), non è necessario che sincronizzi la propria posta elettronica: la persona di cui utilizzerà l'indirizzo email deve abilitare l'opzione "Consenti ad altri di inviare dalla mia email" .

Sincronizza la tua posta elettronica se:

• Invia o ricevi email dai clienti dal tuo indirizzo email
• Vuoi che i clienti vedano il tuo indirizzo email come mittente
• Hai bisogno di ricevere notifiche via email in TaxDome

Non è necessario sincronizzare se:

• Inviare e-mail solo per conto di altri membri del team
• Non comunicare direttamente con i clienti via e-mail

Una volta che tutti i membri del team che comunicano direttamente con i clienti hanno sincronizzato le proprie e-mail, ogni scambio di e-mail è accessibile tramite la posta in arrivo specifica del cliente all'interno del suo profilo, indipendentemente dal dipendente che comunica con il cliente.

Nota

Ogni indirizzo email può essere sincronizzato solo con uno TaxDome utente. Le sincronizzazioni duplicate verranno automaticamente disconnesse.

Il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono sempre verificare se la sincronizzazione della posta elettronica è impostata per ciascun membro del team andando su Impostazioni > Team e piani > Membri del team .

Mancia

In modo che tutte le e-mail dei clienti siano sincronizzate e visualizzate in modo accurato TaxDome , consigliamo di attivare la azionare delle email per i contatti collegati al client account Ciò garantisce che la scheda Email apparirà nel client account Tuttavia, ciò non significa che riceveranno il messaggio che hai inviato loro TaxDome portale clienti Possono visualizzare le email solo nella loro casella di posta elettronica account posta in arrivo.

Accesso e permessi

Invia un'e-mail TaxDome Rispetta la tua attuale struttura di controllo degli accessi. Le email possono essere inviate tramite:

• Proprietari di aziende
• Amministratori aziendali
• Membri del team con diritti di accesso per visualizzare tutti accounts o assegnati account

I membri del team vedono solo le email dei clienti a cui hanno accesso, mantenendo così i giusti confini informativi all'interno della tua azienda.

Funzionalità di posta elettronica

TaxDome Il sistema di posta elettronica supporta vari flussi di comunicazione:

• Invio singolo e in blocco: puoi inviare email a un singolo cliente o a più clienti contemporaneamente utilizzando l'invio in blocco . Crea contenuti email da zero o utilizza modelli email con shortcodes per personalizzare i messaggi.
• Invio programmato: pianifica l'invio delle email in una data futura, utile per pianificare le comunicazioni in base a scadenze o orari di lavoro.
• Automazione: Automatizza le email con TaxDome come parte del tuo flusso di lavoro Ad esempio, in un tipico processo 1040 (dichiarazione dei redditi), l'invio automatico di e-mail potrebbe includere:
  • Benvenuti nel portale
  • Saluto i clienti di ritorno
  • Notifica che un responsabile sta esaminando i documenti ricevuti
  • Completamento con successo della dichiarazione dei redditi
  • Richiesta di valutazione della qualità del lavoro

Avvertimento

Per evitare errori di automazione, è necessario consentire ai membri del team di inviare e-mail per tuo conto .

Notifiche di posta elettronica

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing email thread, team members who have access to that client’s account receive a notification in their Inbox+ . To view the most recent email and respond to it, click Go to….

Nota

Puoi ricevere notifiche per tutti i nuovi messaggi dai client a cui hai accesso o limitarle solo ai thread assegnati . Scopri di più su come modificare le preferenze di notifica .

Vista del cliente

Dal punto di vista dei tuoi clienti, non cambia nulla nel modo in cui utilizzano la posta elettronica. I clienti ricevono le email inviate da TaxDome direttamente nelle loro normali caselle di posta elettronica, non all'interno TaxDome portale clienti Rispondono alle e-mail come farebbero normalmente, utilizzando la loro applicazione di posta elettronica preferita.

Questa trasparenza significa che i clienti non hanno bisogno di imparare un nuovo sistema o cambiare le loro abitudini di comunicazione. I vantaggi organizzativi di TaxDome la posta elettronica è interamente a carico della tua azienda.

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