Fatture ricorrenti (base): crea e applica modelli

I modelli di fatture ricorrenti sono un ottimo modo per semplificare e ottimizzare le procedure di fatturazione. Impostando una fattura ricorrente, puoi automatizzare il processo di fatturazione regolarmente abbonamento pagamenti con autorizzazione al pagamento, risparmiando tempo e fatica. Inoltre, le fatture ricorrenti garantiscono coerenza e uniformità in tutte le interazioni con i clienti, riducendo il rischio di errori e confusione. Qui mostriamo come crearli.

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Prossimamente! Potrai utilizzare modelli di fatture ricorrenti anche per le automazioni.

Coperto qui:

Creazione di modelli di fatture ricorrenti

Un modello di fattura ricorrente può essere creato dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da un membro del team con diritti di accesso gestire i modelli .

Per creare un modello di fattura ricorrente, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi Fatture ricorrenti . Successivamente, fai clic su Crea modello .

La finestra Crea modello di fattura ricorrente può essere divisa in due parti:

  • La prima parte include le impostazioni di ricorrenza, il metodo di pagamento e i metadati che descrivono il modello e la fattura. 
  • La seconda parte comprende le impostazioni di autorizzazione del pagamento, il QuickBooks impostazioni di integrazione e dettagli relativi ai servizi e all'importo. Per ulteriori informazioni, vedere le descrizioni riportate di seguito. 

Nella prima parte hai le seguenti opzioni:

1. Nome del modello : lo vedrai quando selezioni il modello.

2. Scegli un metodo di pagamento : questo è il modo in cui desideri che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento . Quando il fornitore di servizi di pagamento predefinito è disabilitato, il metodo di pagamento verrà cambiato in Carta di credito per tutti i modelli di fattura ricorrenti.

3., 4. Inizia il : Questo è il momento in cui verrà inviata la prima fattura al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Ciò può avvenire al momento dell'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Prima data fattura .

5, 6. Ricorrenza(i) : inserisci il numero di fatture che desideri inviare e seleziona un intervallo di tempo tra di loro.

7. Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà i pagamenti (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).

8. Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento.

9. Descrizione : aggiungi una descrizione facoltativa che descriva cosa è incluso nella fattura. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

Nella seconda parte hai le seguenti opzioni:

1. Autorizzazione al pagamento: seleziona una delle opzioni:

  • Pagamento automatico : dopo che il cliente ha accettato i termini ricorrenti della fattura, le fatture verranno emesse in base alla pianificazione e alla carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Questa opzione è disponibile per Stripe soltanto.
  • Pagamento manuale della fattura : le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo il programma, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

2. Fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema email inviata insieme alla fattura. L'e-mail non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Puoi anche usare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes . 

3. Impostazioni QuickBooks : seleziona la posizione e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo. Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi QuickBooks . Vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle lezioni.

4. Elementi pubblicitari : nella sezione Elementi pubblicitari è possibile:

  • Aggiungi elemento pubblicitario : fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe a cui inviare il messaggio QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
  • Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa
  • Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
  • Modifica le impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura.
    Se i campi Descrizione e Data servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Esiste una logica diversa per le colonne Tariffe e Qtà e Tasse : dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

5 e 8. Il riepilogo ti consente di vedere:

  • Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non sono presenti elementi pubblicitari. Dopo averli aggiunti, viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
  • Aliquota IVA : se non disponi di voci, puoi modificare l'aliquota IVA. Se disponi di elementi pubblicitari, per modificare l'aliquota IVA, devi abilitare la colonna IVA per gli elementi pubblicitari (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
  • Importo IVA : calcolato automaticamente dal totale parziale x aliquota IVA .
  • Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

Inoltre, alla fine, dopo la sezione Calendario dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

6. Nota per il cliente : puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes . Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nel portale clienti e nel PDF fattura.

7. Calendario dei pagamenti : rivedi le date in cui verrà inviata ciascuna fattura. 

Applicazione di modelli di fatture ricorrenti

I modelli di fatture ricorrenti possono essere utilizzati durante la creazione di fatture ricorrenti o durante la creazione di proposte .

Ecco come:

1. Crea una nuova fattura o aggiungi una fattura alla proposta.

2. Impostare il tipo di fattura su Ricorrente .

3. Fare clic sull'elenco dei modelli di fattura per espanderlo, quindi selezionare un modello e continuare impostando la fattura ricorrente. Ora puoi apportare modifiche all'importo, all'aliquota fiscale, ecc.

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Nota: le modifiche apportate alle fatture non influiscono sul modello utilizzato per realizzarle.

Modifica di modelli di fatture ricorrenti

Per apportare modifiche a un modello di fattura ricorrente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi seleziona Fatture ricorrenti. Successivamente, fai clic sul nome del modello di fattura ricorrente nell'elenco.

2. Apporta modifiche al modello di fattura ricorrente, quindi fai clic su Salva ed esci .

Duplicazione di modelli di fatture ricorrenti

Per creare un nuovo modello di fattura ricorrente da uno esistente, fai clic su tre punti all'estrema destra del modello di fattura ricorrente, quindi seleziona Duplica dal menu a discesa. La copia del modello di fattura ricorrente verrà salvata con un suffisso (ad esempio, Modulo1040 (2)).

Eliminazione dei modelli di fattura ricorrenti

Per rimuovere completamente un modello di fattura ricorrente, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di fattura ricorrente, seleziona Elimina nel menu a discesa, quindi fai nuovamente clic su Elimina per confermare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

TaxDome ti consente di monitorare facilmente i tuoi modelli di fatture ricorrenti in modo da poterli sempre trovare rapidamente e facilmente. Per un quadro generale dei tuoi modelli di fatture ricorrenti, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi Fatture ricorrenti .

L'intero elenco dei modelli di fatture ricorrenti è disponibile per il proprietario e l'amministratore dell'azienda o per qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli . In caso contrario, questa pagina non sarà disponibile.

La pagina Fatture ricorrenti è completamente personalizzabile (vedi sotto). Qui potresti avere colonne per:

  • Nome: questo è ciò che vedrai quando selezioni il modello.
  • Descrizione: la descrizione che illustra cosa è incluso nella fattura.
  • Autorizzazione del pagamento: se i pagamenti verranno elaborati automaticamente o meno.
  • Controlli: se mostrare i controlli per aprire il menu a discesa con le opzioni Modifica , Duplica ed Elimina .

I nomi delle colonne sono sempre visibili durante lo scorrimento. Puoi anche fare clic sulla freccia su-giù accanto all'intestazione della colonna che desideri ordinare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti può essere personalizzato in diversi modi. Puoi ridimensionare, abilitare, disabilitare e spostare le colonne a tuo piacimento. Per personalizzare le colonne, fai clic e tieni premuto il divisore tra i nomi delle colonne e ridimensionalo spostando il mouse.

Per impostare le colonne che desideri vengano visualizzate nella sezione con l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti, clicca sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella tabella.

Puoi abilitare, disabilitare o spostare tutte le colonne che desideri. Dopo aver fatto clic su Applica , la tabella verrà ricostruita con nuove colonne.

Facendo clic su Reimposta verranno visualizzate tutte le colonne.

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