Crea e applica modelli di fatture ricorrenti

I modelli di fatture ricorrenti sono un ottimo modo per semplificare e ottimizzare le procedure di fatturazione. Impostando una fattura ricorrente, puoi automatizzare il processo di fatturazione regolarmente abbonamento pagamenti con autorizzazione al pagamento, risparmiando tempo e fatica. Inoltre, le fatture ricorrenti garantiscono coerenza e uniformità in tutte le interazioni con i clienti, riducendo il rischio di errori e confusione. Qui mostriamo come crearli.

Lavori in corso

Sarà possibile utilizzare modelli di fatture ricorrenti anche per le automazioni.

Crea modelli di fatture ricorrenti

Un modello di fattura ricorrente può essere creato dal proprietario di un'azienda, da un amministratore o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli .

Per creare un modello di fattura ricorrente, vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, quindi a Fatture ricorrenti . Quindi, fai clic su Crea modello .

La finestra Crea modello di fattura ricorrente può essere suddivisa in due parti:

• La prima parte include le impostazioni di ricorrenza, il metodo di pagamento e i metadati che descrivono il modello e la fattura. 
• La seconda parte comprende le impostazioni di autorizzazione del pagamento, il QuickBooks impostazioni di integrazione e dettagli relativi ai servizi e all'importo. Per ulteriori informazioni, vedere le descrizioni riportate di seguito. 

Nella prima parte hai le seguenti opzioni:

1. Nome del modello : lo vedrai quando selezioni il modello.

2, 3. Data di inizio : indica la data in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Può essere al momento dell'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione di pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Data prima fattura .

4, 5. Ricorrenza/e : inserisci quante fatture vuoi inviare e seleziona un intervallo di tempo tra di esse.

6. Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà i pagamenti (per impostazione predefinita, la persona che crea la fattura la riceve).

7. Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione di pagamento.

8. Descrizione : aggiungi una descrizione facoltativa che descriva cosa è incluso nella fattura. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes Ecco maggiori informazioni sugli shortcodes .

9. Metodo di pagamento : indica il metodo di pagamento che preferisci per le tue fatture (carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo diversi metodi di pagamento . Quando il fornitore di servizi di pagamento predefinito è disabilitato, il metodo di pagamento verrà impostato su Carta di credito per tutti i modelli di fattura ricorrenti.

Nella seconda parte hai le seguenti opzioni:

1. Autorizzazione al pagamento: seleziona una delle opzioni:

   • Pagamento automatico : dopo che il cliente accetta i termini della fattura ricorrente, le fatture verranno emesse secondo la tua pianificazione e la carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Questa opzione è disponibile per TaxDome Pagamenti ( Stripe ) soltanto.

   • Pagamento manuale : le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo la pianificazione, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

2. Invia fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica di sistema inviata insieme alla fattura. L'email non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Puoi anche utilizzare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes . 

3. Impostazioni QuickBooks : seleziona la posizione e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo. Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio di posizioni e/o classi.

4. Voci di riga : nella sezione Voci di riga , puoi:

• Aggiungi voce di spesa : fai clic su Voce di spesa , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Aliquota , imposta il numero di servizi e l'imposta (qui maggiori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativa). Seleziona la Classe a cui inviare il servizio. QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).

• Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

• Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.

• Regola impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte , la logica è diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

5,8. La sezione riassuntiva consente di visualizzare:

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.

• Aliquota IVA/GST : se non hai voci di spesa, puoi modificare l'aliquota. Se hai voci di spesa, per modificare l'aliquota, devi abilitare la colonna Imposta per le voci di spesa (qui trovi maggiori informazioni sull'imposta sulle vendite ).

• Importo imposta/IVA/GST : calcolato automaticamente da Subtotale × Aliquota fiscale . Nella sezione vengono visualizzati sia la percentuale dell'imposta che l'importo dell'imposta.

• Totale : calcolato automaticamente dal subtotale + importo delle tasse .

  Inoltre, alla fine, dopo la sezione Pianificazione dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

6. Nota al cliente : puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

7. Calendario dei pagamenti : controlla le date in cui verranno inviate ciascuna fattura. 

Applica modelli di fatture ricorrenti

I modelli di fatture ricorrenti possono essere utilizzati durante la creazione di fatture ricorrenti o durante la creazione di proposte .

Ecco come:

1. Crea una nuova fattura o aggiungi una fattura alla proposta.

2. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente .

3. Fai clic sull'elenco dei modelli di fattura per espanderlo, quindi seleziona un modello e continua a configurare la fattura ricorrente. Ora puoi modificare l'importo, l'aliquota fiscale, ecc.

Nota

Le modifiche apportate alle fatture non influiscono sul modello utilizzato per crearle.

Modifica modelli di fatture ricorrenti

Per apportare modifiche a un modello di fattura ricorrente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra, quindi seleziona Fatture ricorrenti . Quindi, clicca sul nome del modello di fattura ricorrente nell'elenco.

2. Apporta le modifiche al modello di fattura ricorrente, quindi fai clic su Salva ed esci .

Modelli di fatture ricorrenti duplicati

Per creare un nuovo modello di fattura ricorrente da uno esistente, fai clic sui tre puntini all'estrema destra del modello di fattura ricorrente, quindi seleziona Duplica dal menu a discesa. La copia del modello di fattura ricorrente verrà salvata con un suffisso (ad esempio, Modulo 1040 (2)).

Elimina modelli di fatture ricorrenti

Per rimuovere completamente un modello di fattura ricorrente, fare clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di fattura ricorrente, selezionare Elimina nel menu a discesa, quindi fare nuovamente clic su Elimina per confermare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

TaxDome Ti permette di monitorare facilmente i tuoi modelli di fatture ricorrenti, così potrai sempre trovarli in modo rapido e semplice. Per una panoramica completa dei tuoi modelli di fatture ricorrenti, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, quindi su Fatture ricorrenti .

La pagina "Fatture ricorrenti" è completamente personalizzabile. Qui puoi creare colonne per:

• Nome: questo è ciò che vedrai quando selezioni il modello.

• Descrizione: Descrizione che illustra cosa è incluso nella fattura.

• Autorizzazione del pagamento: se i pagamenti verranno elaborati automaticamente o meno.

• Controlli: se mostrare i controlli per aprire il menu a discesa con le opzioni Modifica , Duplica ed Elimina .

L'elenco completo dei modelli di fatture ricorrenti è disponibile per il proprietario e l'amministratore dell'azienda o per qualsiasi membro del team con diritti di accesso alla gestione dei modelli . In caso contrario, questa pagina non sarà disponibile.

Personalizza l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

Puoi personalizzare l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti in diversi modi. I nomi delle colonne sono sempre visibili durante lo scorrimento. Puoi anche cliccare sulla freccia su-giù accanto all'intestazione della colonna che desideri ordinare.

Puoi ridimensionare, abilitare, disabilitare e spostare le colonne a tuo piacimento. Per personalizzare le dimensioni delle colonne, clicca e tieni premuto il separatore tra i nomi delle colonne e ridimensionalo muovendo il mouse.

Per impostare le colonne che si desidera visualizzare nella sezione con l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti, fare clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra della tabella.

Puoi abilitare, disabilitare o spostare tutte le colonne che desideri. Dopo aver cliccato su Applica , la tabella verrà ricostruita con nuove colonne. Cliccando su Reimposta verranno visualizzate tutte le colonne.

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