Crea e applica modelli di fatture ricorrenti

I modelli di fatture ricorrenti sono un ottimo modo per semplificare e ottimizzare le procedure di fatturazione. Impostando una fattura ricorrente, puoi automatizzare il processo di fatturazione regolarmente abbonamento pagamenti con autorizzazione al pagamento, risparmiando tempo e fatica. Inoltre, le fatture ricorrenti garantiscono coerenza e uniformità in tutte le interazioni con i clienti, riducendo il rischio di errori e confusione. Qui mostriamo come crearli.

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Sarà possibile utilizzare modelli di fatture ricorrenti anche per le automazioni.

Crea modelli di fatture ricorrenti

A recurring invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Per creare un modello di fattura ricorrente, vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, quindi a Fatture ricorrenti . Quindi, fai clic su Crea modello .

La finestra Crea modello di fattura ricorrente può essere suddivisa in due parti:

• La prima parte include le impostazioni di ricorrenza, il metodo di pagamento e i metadati che descrivono il modello e la fattura. 

• La seconda parte comprende le impostazioni di autorizzazione del pagamento, il QuickBooks impostazioni di integrazione e dettagli relativi ai servizi e all'importo. Per ulteriori informazioni, vedere le descrizioni riportate di seguito. 

  

Nella prima parte hai le seguenti opzioni:

1. Nome del modello : verrà visualizzato quando si seleziona il modello.

2. Choose a payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods . When the default payment provider is disabled, the payment method will be switched to Credit card for all recurring invoice templates.

3., 4. Data di inizio : indica la data in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Può essere al momento dell'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione di pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Data prima fattura .

5, 6. Ricorrenza/e : inserisci quante fatture vuoi inviare e seleziona un intervallo di tempo tra di esse.

7. Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà i pagamenti (per impostazione predefinita, la riceve la persona che crea la fattura).

8. Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione Finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione di pagamento.

9. Description: Add an optional description outlining what’s included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

Nella seconda parte hai le seguenti opzioni:

1. Autorizzazione al pagamento: seleziona una delle opzioni:

   • Pagamento automatico : dopo che il cliente accetta i termini di fatturazione ricorrente, le fatture verranno emesse secondo la tua programmazione e la carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Questa opzione è disponibile per Stripe soltanto.

   • Pagamento manuale della fattura : le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo il programma, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account  shortcodes  based on  custom fields  and date shortcodes. 

3. Impostazioni QuickBooks : seleziona la posizione e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo. Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio di posizioni e/o classi.

4. Voci di riga : nella sezione Voci di riga , puoi:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

• Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.

• Regola impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte , la logica è diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

5,8. Il riepilogo ti consente di vedere:

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Importo IVA : calcolato automaticamente da Subtotale x Aliquota IVA .

• Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

Inoltre, alla fine, dopo la sezione Pianificazione dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

6. Nota al cliente : puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

7. Calendario dei pagamenti : controlla le date in cui verranno inviate ciascuna fattura. 

Applica modelli di fatture ricorrenti

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals .

Ecco come:

1. Crea una nuova fattura o aggiungi una fattura alla proposta.

2. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente .

3. Fai clic sull'elenco dei modelli di fattura per espanderlo, quindi seleziona un modello e continua a configurare la fattura ricorrente. Ora puoi modificare l'importo, l'aliquota fiscale, ecc.

Nota

Le modifiche apportate alle fatture non influiscono sul modello utilizzato per crearle.

Modifica modelli di fatture ricorrenti

Per apportare modifiche a un modello di fattura ricorrente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra, quindi seleziona Fatture ricorrenti . Quindi, clicca sul nome del modello di fattura ricorrente nell'elenco.

2. Apporta le modifiche al modello di fattura ricorrente, quindi fai clic su Salva ed esci .

   

Modelli di fatture ricorrenti duplicati

Per creare un nuovo modello di fattura ricorrente da uno esistente, fai clic sui tre puntini all'estrema destra del modello di fattura ricorrente, quindi seleziona Duplica dal menu a discesa. La copia del modello di fattura ricorrente verrà salvata con un suffisso (ad esempio, Modulo 1040 (2)).

Elimina modelli di fatture ricorrenti

Per rimuovere completamente un modello di fattura ricorrente, fare clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di fattura ricorrente, selezionare Elimina nel menu a discesa, quindi fare nuovamente clic su Elimina per confermare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

TaxDome Ti permette di monitorare facilmente i tuoi modelli di fatture ricorrenti, così potrai sempre trovarli in modo rapido e semplice. Per una panoramica completa dei tuoi modelli di fatture ricorrenti, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, quindi su Fatture ricorrenti .

The entire recurring invoice template list is available to a firm owner and admin or any team member with access rights to manage templates . Otherwise, this page will not be available.

La pagina Fatture ricorrenti è completamente personalizzabile (vedi sotto). Qui puoi creare colonne per:

• Nome: questo è ciò che vedrai quando selezioni il modello.

• Descrizione: Descrizione che illustra cosa è incluso nella fattura.

• Autorizzazione del pagamento: se i pagamenti verranno elaborati automaticamente o meno.

• Controlli: se mostrare i controlli per aprire il menu a discesa con le opzioni Modifica , Duplica ed Elimina .

  I nomi delle colonne sono sempre visibili durante lo scorrimento. Puoi anche cliccare sulla freccia su-giù accanto all'intestazione della colonna che desideri ordinare.

  

  L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti può essere personalizzato in diversi modi. È possibile ridimensionare, abilitare, disabilitare e spostare le colonne a proprio piacimento. Per personalizzare le colonne, fare clic e tenere premuto il separatore tra i nomi delle colonne, quindi ridimensionarlo muovendo il mouse. Per impostare le colonne da visualizzare nella sezione con l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti, fare clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra della tabella.

  

  Puoi abilitare, disabilitare o spostare qualsiasi colonna desideri. Dopo aver cliccato su Applica , la tabella verrà ricostruita con nuove colonne.

  Facendo clic su Reimposta verranno visualizzate tutte le colonne.

  

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