Fatture ricorrenti (base): crea e applica modelli

I modelli di fatture ricorrenti sono un ottimo modo per semplificare e ottimizzare le procedure di fatturazione. Impostando una fattura ricorrente, puoi automatizzare il processo di fatturazione regolarmente abbonamento pagamenti con autorizzazione al pagamento, risparmiando tempo e fatica. Inoltre, le fatture ricorrenti garantiscono coerenza e uniformità in tutte le interazioni con i clienti, riducendo il rischio di errori e confusione. Qui mostriamo come crearli.

Prossimamente! Potrai utilizzare modelli di fatture ricorrenti anche per le automazioni.

Coperto qui:

• Creazione di modelli di fatture ricorrenti
• Applicazione di modelli di fatture ricorrenti
• Modifica di modelli di fatture ricorrenti
• Duplicazione di modelli di fatture ricorrenti
• Eliminazione dei modelli di fattura ricorrenti
• L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

Creazione di modelli di fatture ricorrenti

Un modello di fattura ricorrente può essere creato dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da un membro del team con diritti di accesso gestire i modelli .

Per creare un modello di fattura ricorrente, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi Fatture ricorrenti . Successivamente, fai clic su Crea modello .

Di seguito, scopri di più su tutte le opzioni (1-18) disponibili nella finestra Crea modello di fattura ricorrente :

1. Nome del modello: questo è ciò che vedrai quando selezioni il modello.

2. Scegli un metodo di pagamento: questo è il modo in cui desideri che le tue fatture vengano pagate (tramite carta di credito, addebiti bancari o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento . Quando il fornitore di servizi di pagamento predefinito viene disabilitato, il metodo di pagamento verrà cambiato in Carta di credito per tutti i modelli di fattura ricorrenti.

3, 4. Inizia il: Questo è il momento in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Ciò può avvenire al momento dell'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento) o in una data specifica. Se viene scelta una data specifica , è necessario selezionarla in Prima data fattura .

5, 6. Ricorrenza(i): qui è possibile selezionare il periodo di ripetizione della fattura e impostare il numero di fatture che verranno inviate nell'ambito della fattura ricorrente.

7. Membro del team: seleziona il membro del team che riceverà i pagamenti (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).

8. Nome: il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento.

9. Descrizione: aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

10. Aggiungi shortcode : includi dati dinamici per personalizzare le tue fatture. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

• Pagamento automatico: dopo che il cliente accetta i termini ricorrenti della fattura, le fatture verranno emesse in base alla pianificazione e alla carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Disponibile per Stripe soltanto.
• Pagamento manuale della fattura: le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo il tuo programma, ma sarà necessario pagarle ogni volta manualmente.

Maggiori informazioni sui tipi di autorizzazione al pagamento qui .

12. Fattura via email al cliente: azionare attivalo e aggiungi un messaggio personalizzato se desideri che il cliente venga avvisato via e-mail di una fattura ricorrente con pagamento automatico. In caso contrario, riceveranno una notifica solo all'interno del proprio portale.

13. Impostazioni QuickBooks: seleziona la posizione in cui la fattura deve essere inviata a QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo.

14. Voci: dettagliare i servizi eseguiti all'interno di ciascuna fattura della ricorrenza, nonché gli eventuali sconti applicati. 

• Elemento pubblicitario: fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta la quantità per ciascun servizio e l'aliquota fiscale (maggiori informazioni sulle aliquote fiscali ) e aggiungi una Descrizione (facoltativa). Seleziona la classe da inviare a QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
• Sconto: per aggiungere un elemento pubblicitario, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

Puoi anche modificare gli stessi campi dell'elemento pubblicitario dalla pagina Modifica elemento facendo clic sui tre punti a destra dell'elemento pubblicitario, selezionando Modifica e quindi facendo clic su Salva .

15. Sommario: Qui puoi vedere l'importo di ciascun pagamento.

• Subtotale: la somma dei servizi forniti per ciascuna fattura, al lordo delle imposte. Questo viene compilato automaticamente dopo che gli elementi pubblicitari sono stati aggiunti. In alternativa, puoi inserire la somma manualmente se non desideri aggiungere voci.
• Aliquota fiscale: una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, questa si riflette nel totale (maggiori informazioni sull'aggiunta dell'imposta sulle vendite ).

16. Calendario dei pagamenti: rivedere le date in cui verrà inviata ciascuna fattura. 

17. Ogni pagamento, Importo fattura, Totale: rivedi le impostazioni principali della fattura ricorrente: quanti pagamenti ti aspetti, l'importo di ciascun pagamento e il totale.

18. Salva ed esci , Salva e annulla : fare clic su Salva ed esci per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli, Salva per mantenere le modifiche e continuare a modificare il modello o Annulla per uscire senza salvare.

Applicazione di modelli di fatture ricorrenti

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.

Ecco come:

1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.

2. Set the  Invoice type to Recurring.

3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.

Nota: le modifiche apportate alle fatture non influiscono sul modello utilizzato per realizzarle.

Modifica di modelli di fatture ricorrenti

Per apportare modifiche a un modello di fattura ricorrente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi seleziona Fatture ricorrenti. Successivamente, fai clic sul nome del modello di fattura ricorrente nell'elenco.

2. Apporta modifiche al modello di fattura ricorrente, quindi fai clic su Salva ed esci .

Duplicazione di modelli di fatture ricorrenti

Per creare un nuovo modello di fattura ricorrente da uno esistente, fai clic su tre punti all'estrema destra del modello di fattura ricorrente, quindi seleziona Duplica dal menu a discesa. La copia del modello di fattura ricorrente verrà salvata con un suffisso (ad esempio, Modulo1040 (2)).

Eliminazione dei modelli di fattura ricorrenti

Per rimuovere completamente un modello di fattura ricorrente, fai clic su tre punti all'estrema destra del nome del modello di fattura ricorrente, seleziona Elimina nel menu a discesa, quindi fai nuovamente clic su Elimina per confermare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti

TaxDome ti consente di monitorare facilmente i tuoi modelli di fatture ricorrenti in modo da poterli sempre trovare rapidamente e facilmente. Per un quadro generale dei tuoi modelli di fatture ricorrenti, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi Fatture ricorrenti .

L'intero elenco dei modelli di fatture ricorrenti è disponibile per il proprietario e l'amministratore dell'azienda o per qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli . In caso contrario, questa pagina non sarà disponibile.

La pagina Fatture ricorrenti è completamente personalizzabile (vedi sotto). Qui potresti avere colonne per:

• Nome: questo è ciò che vedrai quando selezioni il modello.
• Descrizione: la descrizione che illustra cosa è incluso nella fattura.
• Autorizzazione del pagamento: se i pagamenti verranno elaborati automaticamente o meno.
• Controlli: se mostrare i controlli per aprire il menu a discesa con le opzioni Modifica , Duplica ed Elimina .

I nomi delle colonne sono sempre visibili durante lo scorrimento. Puoi anche fare clic sulla freccia su-giù accanto all'intestazione della colonna che desideri ordinare.

L'elenco dei modelli di fatture ricorrenti può essere personalizzato in diversi modi. Puoi ridimensionare, abilitare, disabilitare e spostare le colonne a tuo piacimento. Per personalizzare le colonne, fai clic e tieni premuto il divisore tra i nomi delle colonne e ridimensionalo spostando il mouse.

Per impostare le colonne che desideri vengano visualizzate nella sezione con l'elenco dei modelli di fatture ricorrenti, clicca sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella tabella.

Puoi abilitare, disabilitare o spostare tutte le colonne che desideri. Dopo aver fatto clic su Applica , la tabella verrà ricostruita con nuove colonne.

Facendo clic su Reimposta verranno visualizzate tutte le colonne.