Fatture ricorrenti (base): crea, pianifica, salva come bozza

Con le fatture ricorrenti, puoi richiedere l'autorizzazione al pagamento ai tuoi clienti ed essere pagato automaticamente a intervalli regolari. Questo può aiutarti con tutti i tuoi clienti che ordinano servizi in modo coerente. Qui, scopri tutti i dettagli sulla creazione di fatture ricorrenti.

Coperto qui:

• Creazione e invio di fatture ricorrenti
• Impostazioni di ricorrenza
  • Orari personalizzati
• Tipi di autorizzazione al pagamento
  • Pagamento automatico
  • Pagamento manuale della fattura
• Impostazione di solleciti ricorrenti di fatture
• Salvataggio della fattura ricorrente come bozza
• Duplicazione di fatture ricorrenti
• Cosa vedono i clienti quando crei fatture ricorrenti
• Chi può firmare una fattura ricorrente
• Cosa succede se il cliente firma dopo la prima data di fatturazione
• Cosa succede se un pagamento automatico non va a buon fine?

Creazione e invio di fatture ricorrenti

Le fatture ricorrenti possono essere create e inviate dal proprietario dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture . 

Puoi creare solo fatture ricorrenti o includerle nelle tue proposte o modelli di proposta . Puoi anche creare fatture ricorrenti dai servizi elencati nella proposta .

Segui questi passi:

1. Fare clic su + Nuovo pulsante nella barra laterale sinistra, quindi seleziona Fattura dal menu a scorrimento. Oppure aggiungi una fattura alla proposta.

2. Selezionare il account per il quale deve essere emessa la fattura ricorrente.

3. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente , quindi inserisci un nome (scegli un nome rivolto al cliente per le fatture con autorizzazione al pagamento) o seleziona un modello. Se è selezionato un modello, procedere al passaggio 7.

4. Seleziona la frequenza con cui devono essere inviate le fatture (impostato su Mensile per impostazione predefinita) e quante volte dovrebbero ripetersi.

5. Scegli un metodo di pagamento: ecco come vuoi che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebito bancario o entrambi)

6. Inserisci l'importo di ciascuna fattura inserendolo nel totale parziale o sommando le voci.

7. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Ci sono altri dettagli che potresti voler includere. Consulta le istruzioni dettagliate per ciascun campo numerato di seguito:

1. Tipo di fattura: per una fattura ricorrente, seleziona l'opzione appropriata. 

2. Nome Account , ID o e-mail: seleziona account dove verrà inviata la fattura.

3. Modello di fattura: fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura ricorrente che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fatture ricorrenti sono particolarmente utili per le fatture inviate regolarmente ai clienti.

4. Scegli un metodo di pagamento: questo è il modo in cui desideri che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .

5, 6. Inizia il: Questo è il momento in cui la prima fattura viene inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Ciò può avvenire al momento dell'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento) o in una data specifica. Se viene scelta una data specifica , è necessario selezionarla in Prima data fattura .

7, 8. Ricorrenza(i): qui è possibile selezionare il periodo di ripetizione della fattura e impostare il numero di fatture che verranno inviate nell'ambito della fattura ricorrente.

9. Membro del team: seleziona il membro del team responsabile della ricezione dei pagamenti (per impostazione predefinita, è la persona che crea la fattura).

10. Nome: il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento.

11. Descrizione: aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

12, 15. Aggiungi shortcode : includi dati dinamici per personalizzare le tue fatture. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

• Pagamento automatico: dopo che il cliente accetta i termini ricorrenti della fattura, le fatture verranno emesse in base al programma e alla carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Disponibile per Stripe soltanto.
• Pagamento manuale della fattura: le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo il tuo programma, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

Ulteriori informazioni sui tipi di autorizzazione al pagamento sono riportate di seguito .

14. Fattura via email al cliente: azionare attivalo e aggiungi un messaggio personalizzato se desideri che il cliente venga avvisato via e-mail di una fattura ricorrente con pagamento automatico. Altrimenti riceveranno solo una notifica nel loro portale.

16. Promemoria: azionare questo su per inviare una notifica via email al cliente quando non accetta la fattura ricorrente entro un numero di giorni specificato ( maggiori dettagli di seguito ).

17. Impostazioni QuickBooks: seleziona la posizione in cui la fattura deve essere inviata a QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo.

18. Voci: Dettagliare i servizi eseguiti per ciascuna fattura della ricorrenza, nonché gli eventuali sconti applicati. 

• Elemento pubblicitario: fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta la quantità per ciascun servizio e l'aliquota fiscale (maggiori informazioni sulle aliquote fiscali ) e aggiungi una Descrizione (facoltativa). Seleziona la classe da inviare a QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
• Sconto: per aggiungere un elemento pubblicitario, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

Puoi anche modificare gli stessi campi dell'elemento pubblicitario dalla pagina Modifica elemento facendo clic sui tre punti a destra dell'elemento pubblicitario, selezionando Modifica e quindi facendo clic su Salva .

19. Sommario: Qui puoi vedere l'importo di ciascun pagamento.

• Subtotale: la somma dei servizi forniti in ciascuna fattura, al lordo delle imposte. Questo viene compilato automaticamente dopo l'aggiunta degli elementi pubblicitari. In alternativa, puoi inserire la somma manualmente se non desideri aggiungere voci.
• Aliquota fiscale: una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, questa si riflette nel totale (maggiori informazioni sull'aggiunta dell'imposta sulle vendite ).

20. Calendario dei pagamenti: rivedere le date in cui verrà inviata ciascuna fattura. 

21. Ogni pagamento, Importo della fattura, Totale: rivedi le impostazioni principali della fattura ricorrente: quanti pagamenti ti aspetti, l'importo di ciascuno e il totale.

22. Crea: fare clic per inviare la fattura ricorrente affinché il cliente possa esaminarla e accettarla.

23. Salva come bozza: salva le modifiche senza inviare la fattura ricorrente: le impostazioni vengono salvate e la fattura ricorrente è visibile nella scheda Fatture ricorrenti nella sezione Fatture e contrassegnata come Bozza . Potrai comunque rivedere e modificare la fattura e aggiungere o eliminare campi. La fattura non è visibile al cliente finché non premi Crea .

Impostazioni di ricorrenza

Impostazioni della ricorrenza in dettaglio:

• Ricorrenze: imposta il numero di fatture che rientreranno nell'ambito della fattura ricorrente
• Ricorrenza: imposta il periodo di ripetizione della fattura:
  • Quotidiano
  • settimanalmente
  • Mensile
  • Ogni 3 mesi
  • Ogni 6 mesi
  • Annuale
  • Personalizzato (vedi sotto)

Puoi rivedere e modificare le impostazioni di periodicità della fattura in qualsiasi momento accedendo all'elenco Fatture ricorrenti e aprendolo.

Ecco alcuni esempi di ciò che otterrai selezionando diverse impostazioni di pianificazione :

Orari personalizzati

Le pianificazioni personalizzate ti consentono di modificare ulteriormente le pianificazioni delle fatture ricorrenti, a seconda delle tue esigenze. Pianifica le fatture in modo che si ripetano con la frequenza che desideri; ad esempio, il 25 ogni 4 mesi, ogni due mesi, ogni secondo martedì, ecc.

Per configurare le impostazioni di ricorrenza personalizzate, seleziona l'opzione Personalizzata nel menu a discesa Ricorrenza .

Ecco le opzioni da impostare per creare pianificazioni personalizzate:

• Inizia il: Questo è il momento in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Ciò può avvenire in una data specifica o al momento dell'accettazione.
• Data prima fattura : la data in cui verrà creata la prima fattura (disponibile se viene scelta una Data specifica ).
• Emetti fattura ogni : il numero di periodi di tempo tra ciascuna fattura.
• Categoria temporale : questo campo specifica il periodo di tempo: giorni, settimane o mesi.
• Numero di ricorrenze : il numero di fatture da inviare.

Vedrai anche la data di scadenza: la data in cui l'ultima fattura dovrà essere pagata secondo il programma.

Tipi di autorizzazione al pagamento

Con le fatture ricorrenti, puoi selezionare se desideri che i pagamenti vengano autorizzati e poi procedano automaticamente oppure no. Di seguito, abbiamo una descrizione più dettagliata di come funziona.

• Pagamento automatico : il cliente accetta i termini ricorrenti, quindi la sua carta/banca account viene addebitato automaticamente in base al programma. Disponibile per Stripe soltanto.
• Pagamento manuale della fattura : le fatture vengono emesse e inviate al cliente secondo il tuo programma e dovranno essere pagate manualmente ogni volta. Disponibile per Stripe e CPACharge. Se hai selezionato CPACharge, non sarai in grado di selezionare l'autorizzazione al pagamento e il manuale sarà l'unica opzione.

Pagamento automatico

Quando viene selezionato il pagamento automatico, il cliente autorizza il pagamento una volta e tutti i pagamenti successivi avvengono automaticamente. Le fatture ricorrenti con pagamenti automatici sono simili a a abbonamento -- una volta configurato, non sono necessarie ulteriori azioni da parte tua o del cliente.

Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o un membro del team prepara una fattura ricorrente. Il client riceve una notifica.

2. Il cliente con autorità di firma esamina i termini, invia i dettagli di pagamento, quindi firma e accetta la fattura ricorrente.

Una volta fatto, la carta/ account verrà addebitato automaticamente in conformità con il programma delineato nella fattura ricorrente.

Attenzione! Per utilizzare questo tipo di autorizzazione, Stripe dovrebbe essere selezionato come fornitore di pagamenti predefinito .

Pagamento manuale della fattura

Quando viene scelto il pagamento manuale delle fatture, le fatture vengono emesse e inviate al cliente secondo la pianificazione e i clienti devono pagare le fatture manualmente ogni volta. Se hai selezionato CPACharge, non sarai in grado di selezionare l'autorizzazione al pagamento e il manuale sarà l'unica opzione.

Tutte le fatture emesse funzioneranno come fatture una tantum: verranno visualizzate nella scheda Fatture della pagina Fatture e se QuickBooks Online è connesso, verranno sincronizzati entro un giorno dall'emissione. Allo stesso tempo, la pianificazione sarà disponibile per la revisione e la modifica nella scheda Fatture ricorrenti . 

Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o un membro del team prepara una fattura ricorrente e il cliente riceve una notifica su ogni fattura emessa. Quando viene selezionato il pagamento manuale, il cliente non vede la fattura come ricorrente da parte sua. 

2. Il cliente paga la fattura manualmente come farebbe con una fattura normale.

3. Quando arriva una certa data, al cliente viene emessa una nuova fattura secondo il programma e deve pagarla ancora una volta manualmente. Ciò viene ripetuto finché tutte le fatture non vengono inviate secondo la pianificazione.

Impostazione di solleciti ricorrenti di fatture

Durante la creazione di una fattura ricorrente, azionare su Promemoria . Quando lo fai, al cliente viene inviato un promemoria sulla fattura se non è stata accettata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma puoi modificarlo:

• Giorni fino al prossimo promemoria : questo è il numero di giorni prima che al cliente venga inviato un promemoria. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma puoi modificarlo come preferisci.

• Numero di promemoria : questo è il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificare questa impostazione.

I promemoria si interrompono quando:

• Il cliente non ha accettato la fattura ricorrente, ma è stato inviato il numero di solleciti impostato.
• Il cliente ha accettato la fattura.
• La fattura in sospeso è stata disattivata da un membro dell'azienda.

Salvataggio della fattura ricorrente come bozza

In alcuni casi, la preparazione di una fattura ricorrente può richiedere tempo (ad esempio, stai ancora definendo i termini con il cliente). Puoi salvare tutte le modifiche senza inviare questa fattura al tuo cliente facendo clic sul collegamento Salva come bozza .

Una volta terminato, sarai in grado di trovare la fattura ricorrente nella sottoscheda Inattivo della scheda Fatture ricorrenti nella sezione Fatture . Queste fatture sono contrassegnate come Bozza .

Per visualizzare le bozze di fattura per un cliente specifico, vai su Clienti , seleziona account , quindi vai alla sottoscheda Fatture ricorrenti della scheda Fatture dal suo profilo. La scheda Fatture nel profilo del cliente è disponibile per il proprietario dell'azienda, l'amministratore o qualsiasi membro del team con il diritto di accesso Gestisci fatture .

Quando la fattura ricorrente viene salvata come bozza, puoi comunque rivederla e aggiungere o eliminare campi. La bozza di fattura non sarà visibile al cliente finché non premi Crea .

Nota! La colonna del saldo per le bozze di fattura visualizzerà $ 0,00 finché non crei e invii la fattura ricorrente. Il saldo è la somma delle fatture non pagate nella ricorrenza.

Duplicazione di fatture ricorrenti

Per creare una copia di una fattura ricorrente esistente, vai alla scheda Fatture ricorrenti della pagina Fatture o alla sottoscheda Fatture ricorrenti del cliente account nella scheda Fatture , fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome della fattura e seleziona Duplica dal menu a discesa.

Vedrai la pagina Crea fattura con tutti i dettagli della fattura originale già compilati. Fai clic su Crea pulsante oppure modificalo come ritieni opportuno.

Cosa vedono i clienti quando crei fatture ricorrenti

Il tuo cliente può visualizzare e firmare fatture ricorrenti facendo clic sulla notifica sul proprio dashboard , facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail o facendo clic sul collegamento nella pagina Fatture ricorrenti del portale. 

Quindi, verrà loro presentato un semplice modulo in cui potranno rivedere i dettagli, aggiungere informazioni di pagamento e firmare. 

Se vuoi vedere TaxDome come lo vede il cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .

Chi può firmare una fattura ricorrente

Quando invii una fattura ricorrente, tutti i contatti collegati al account con l' autorità di firma abilitata sono autorizzati a firmare dal proprio portale clienti . 

Per rendere attiva la fattura ricorrente, è sufficiente che un solo contatto la accetti. Quindi, assicurati che l'autorità di firma sia disabilitata per i contatti a cui non è consentito firmare (ad esempio i bambini).

Cosa succede se il cliente firma dopo la prima data di fatturazione

Se un cliente firma una fattura ricorrente con autorizzazione al pagamento dopo che è trascorsa la data della prima fattura, tutte le fatture mancate verranno generate e addebitate automaticamente al cliente. Ad esempio, se la fattura ricorrente inizia il 25 settembre ma il cliente la firma il 26 ottobre, gli verranno addebitate le fatture mancate sia di settembre che di ottobre.

Se il metodo di pagamento selezionato dal cliente non dispone di fondi sufficienti, TaxDome effettuerà più tentativi di addebitare i pagamenti. Tuttavia, il cliente avrà sempre la possibilità di pagare le fatture se sceglie di farlo manualmente.

Cosa succede se un pagamento automatico non va a buon fine?

Se ci sono problemi con l'elaborazione dei pagamenti come saldo insufficiente nella banca del cliente account o altri errori di elaborazione che impediscono il pagamento, il sistema tenterà automaticamente di ritentare il pagamento fino a quattro volte aggiuntive:

• 4 ore dopo il primo pagamento non andato a buon fine
• 24 ore dopo l'ultimo tentativo
• 48 ore dopo l'ultimo tentativo
• 72 ore dopo l'ultimo tentativo

Se tutti e quattro i tentativi falliscono, il cliente dovrà aggiornare i propri dati di pagamento . Una volta fatto ciò, i pagamenti futuri verranno addebitati automaticamente.

Nota! Per i pagamenti con addebito bancario, il standard il tempo di elaborazione arriva fino a 30 giorni, tempo sufficiente per garantire che il pagamento venga elaborato con successo. Se il pagamento non va a buon fine durante questo periodo, verrà ritentato una volta che lo stato del pagamento cambierà da "Elaborazione pagamento" a "Non riuscito".