Crea e pianifica fatture ricorrenti

Con le fatture ricorrenti, puoi richiedere l'autorizzazione al pagamento ai tuoi clienti ed essere pagato automaticamente a intervalli regolari. Questo può aiutarti con tutti i tuoi clienti che ordinano servizi in modo coerente. Qui, scopri tutti i dettagli sulla creazione di fatture ricorrenti.

Crea e invia fatture ricorrenti

Le fatture ricorrenti possono essere create e inviate dal titolare dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture . 

È possibile creare fatture ricorrenti singolarmente o includerle nelle proposte o nei modelli di proposta . È anche possibile creare fatture ricorrenti a partire dai servizi elencati nella proposta .

Segui questi passi:

1. Creare una fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:

• Fare clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi selezionare Fattura da. Selezionare account per il quale deve essere emessa la fattura ricorrente.
• Aprire il client account , passare alla scheda Fatture e fare clic su Nuova fattura . La fattura corrente account verrà compilato automaticamente.

2. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente , quindi inserisci un nome (scegli un nome visibile al cliente per le fatture con autorizzazione al pagamento) oppure seleziona un modello. Se selezioni un modello, procedi al passaggio 6.

3. Selezionare la frequenza con cui inviare le fatture (l'impostazione predefinita è Mensile ) e il numero di volte in cui devono essere ripetute.

4. Scegli un metodo di pagamento: è il metodo di pagamento che preferisci per le tue fatture (carta di credito, addebito bancario o entrambi). 5. Inserisci l'importo di ogni fattura inserendolo nel Subtotale o sommando le voci di riga.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Inoltre, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. La finestra "Crea fattura" è suddivisa in diverse sezioni:

• Generale
• Impostazioni di ricorrenza
• Autorizzazione al pagamento
• Ulteriori
• QuickBooks impostazioni
• Voci di riga e riepilogo
• Nota al cliente
• Calendario dei pagamenti

Generale

1. Nome Account , ID o e-mail : seleziona il account dove verrà inviata la fattura.

2. Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura ricorrente che hai creato da menù a tendina . I modelli di fatture ricorrenti sono particolarmente utili per le fatture inviate regolarmente ai clienti.

3. Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento. 

4. Membro del team : seleziona il membro del team responsabile della ricezione dei pagamenti (per impostazione predefinita, è la persona che crea la fattura).

5. Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes Ecco maggiori informazioni sugli shortcodes .

6. Metodo di pagamento : è il modo in cui desideri che i tuoi clienti paghino le fatture (tramite carta di credito, addebito bancario o entrambi).

Impostazioni di ricorrenza

1. Inizia il : la ricorrenza inizia all'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione di pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Data prima fattura .

2. Data della prima fattura : data di invio della prima fattura.

3. Ricorrenze : inserisci il numero di fatture che desideri inviare.

4. Ricorrenza : seleziona un intervallo di tempo tra le fatture. Può essere uno dell'elenco (ad esempio, mensile o annuale), oppure puoi impostare un intervallo personalizzato. Se imposti una ricorrenza mensile a partire dal 29, 30 o 31, e un mese non ha quella data, la fattura verrà inviata l'ultimo giorno di quel mese.

Puoi rivedere e modificare le impostazioni di ricorrenza delle fatture in qualsiasi momento andando all'elenco Fatture ricorrenti e aprendolo.

Ecco alcuni esempi di ciò che si può ottenere selezionando diverse impostazioni di pianificazione:

Orari personalizzati

Le pianificazioni personalizzate consentono di personalizzare ulteriormente la pianificazione delle fatture ricorrenti, in base alle proprie esigenze. È possibile pianificare le fatture con la frequenza desiderata, ad esempio il 25 ogni 4 mesi, ogni due mesi, ogni secondo martedì, ecc. Per configurare le impostazioni di ricorrenza personalizzate, selezionare "Personalizzata" nel menu a discesa "Ricorrenza" .

Ecco le opzioni da impostare per creare pianificazioni personalizzate:

• Data di inizio: indica la data in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo che quest'ultimo ha accettato la ricorrenza. Può essere una data specifica o al momento dell'accettazione.
• Data della prima fattura : data in cui verrà creata la prima fattura (disponibile se si sceglie Data specifica ).
• Emetti fattura ogni : numero di periodi di tempo tra ogni fattura. Se imposti una ricorrenza mensile a partire dal 29, 30 o 31 e un mese non ha quella data, la fattura verrà inviata l'ultimo giorno di quel mese.
• Categoria temporale : questo campo specifica il periodo di tempo: giorni, settimane o mesi.
• Numero di ricorrenze : il numero di fatture da inviare.

Vedrai anche la data di scadenza, ovvero la data in cui l'ultima fattura dovrà essere pagata secondo il programma.

Autorizzazione al pagamento

Seleziona una delle opzioni:

1. Pagamento automatico : dopo che il cliente accetta i termini di fatturazione ricorrente, le fatture verranno emesse secondo la tua pianificazione e la carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Questa opzione è disponibile per TaxDome Pagamenti ( Stripe ) soltanto.

2. Pagamento manuale della fattura : le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo la tua pianificazione, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

Pagamento automatico

Quando si seleziona il pagamento automatico, il cliente autorizza il pagamento una sola volta e tutti i pagamenti successivi verranno eseguiti automaticamente. Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o un membro del team prepara una fattura ricorrente. Il cliente riceve un'e-mail e visualizza una notifica di attesa nella parte superiore della pagina Fatturazione .

2. Il cliente con autorità di firma esamina i termini, invia i dettagli del pagamento e quindi firma e accetta la fattura ricorrente.

Fatto ciò, la carta/ account verrà addebitato automaticamente in base al programma delineato nella fattura ricorrente.

Mancia

Per utilizzare questo tipo di autorizzazione, TaxDome Pagamenti ( Stripe ) dovrebbe essere selezionato come fornitore di pagamento attuale.

Pagamento manuale della fattura

Se si sceglie il pagamento manuale delle fatture, le fatture vengono emesse e inviate al cliente secondo la pianificazione e il cliente deve pagare le fatture manualmente ogni volta. 

• Tutte le fatture emesse saranno considerate fatture una tantum e verranno visualizzate nella pagina Fatturazione > Fatture .

• La pianificazione sarà disponibile per la revisione e la modifica nella scheda Fatture ricorrenti . 

• Se QuickBooks è connesso, verranno sincronizzati entro un giorno dall'emissione.

• Se hai selezionato CPACharge, non puoi selezionare l'autorizzazione al pagamento e l'unica opzione sarà quella manuale.

  Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o un membro del team prepara una fattura ricorrente e il cliente riceve una notifica per ogni fattura emessa. Selezionando il pagamento manuale, il cliente non visualizza la fattura come ricorrente. 

2. Il cliente paga la fattura manualmente, come farebbe con una normale fattura.

3. Quando arriva una certa data, al cliente viene emessa una nuova fattura secondo il programma e deve pagarla nuovamente manualmente. Ciò viene ripetuto finché tutte le fatture non vengono inviate secondo la pianificazione.

Ulteriori

Nota che vedrai questa sezione solo se usi TaxDome Pagamenti ( Stripe ) e hai abilitato l'autorizzazione al pagamento. Nella sezione "Ulteriori" , devi aggiungere dettagli solo se attivi le opzioni:

1. Invia fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica di sistema inviata insieme alla fattura. L'email non sarà più accessibile dopo aver inviato la richiesta. Per riutilizzarla, valuta la possibilità di aggiungerla al modello di fattura . Puoi anche utilizzare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .

2. Promemoria : azionare Invia una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato. Ecco maggiori informazioni sui promemoria .

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo. 

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle classi.

Voci di riga e riepilogo

Sia le voci di riga che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non desideri includere una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e della tariffa, puoi andare direttamente alla sezione di riepilogo e inserire l'importo.

In alternativa, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi che offri, visibile al cliente, nella sezione "Voci di spesa" . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti al riepilogo.

Nella sezione Voci di riga puoi:

1. Aggiungi voce di spesa : fai clic su Voce di spesa , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Aliquota , imposta il numero di servizi e l'imposta (qui maggiori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativa). Seleziona la Classe a cui inviare il servizio. QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).

2. Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

3. Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.

4. Impostazioni : fare clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. 

Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e Quantità e Tasse , la logica è diversa: dovresti nasconderle nelle Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

La sezione riassuntiva consente di visualizzare:

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.

• Aliquota IVA/GST : se non hai voci di spesa, puoi modificare l'aliquota. Se hai voci di spesa, per modificare l'aliquota, devi abilitare la colonna Imposta per le voci di spesa (qui trovi maggiori informazioni sull'imposta sulle vendite ).

• Importo imposta/IVA/GST : calcolato automaticamente da Subtotale × Aliquota fiscale . Nella sezione vengono visualizzati sia la percentuale dell'imposta che l'importo dell'imposta.

• Totale : calcolato automaticamente dal subtotale + importo delle tasse .

Inoltre, alla fine, dopo la sezione Pianificazione dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

Nota al cliente

Puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

Calendario dei pagamenti

Controlla le date in cui verrà inviata ciascuna fattura.

Salva la fattura ricorrente come bozza

La preparazione di una fattura ricorrente può richiedere tempo in alcuni casi (ad esempio se stai ancora definendo i termini con il cliente). Puoi salvare tutte le modifiche cliccando su "Salva come bozza" senza inviare la fattura al cliente.

Una volta completata la procedura, troverai la fattura ricorrente nella scheda "Inattive" della pagina " Fatture > Fatture Ricorrenti" . Queste fatture sono contrassegnate come "Bozza".

Per visualizzare le bozze delle fatture per un cliente specifico, vai su Clienti , seleziona account , quindi accedi alla sotto-scheda " Fatture ricorrenti" della scheda "Fatture" dal tuo profilo. La scheda "Fatture" nel profilo del cliente è disponibile per il titolare dell'azienda, l'amministratore o qualsiasi membro del team con il diritto di accesso "Gestisci fatture" .

Una volta salvata la fattura ricorrente come bozza, è comunque possibile rivederla e aggiungere o eliminare campi. Tuttavia, la bozza della fattura non sarà visibile al cliente finché non si clicca su "Crea" .

Nota

La colonna del saldo per le fatture in bozza mostrerà $0,00 finché non si crea e si invia la fattura ricorrente. Il saldo è la somma delle fatture non pagate nella ricorrenza.

Fatture ricorrenti duplicate

Per creare una copia di una fattura ricorrente esistente, vai alla pagina Fatture > Fatture ricorrenti o alla sotto-scheda Fatture ricorrenti del cliente account Nella scheda Fatture , fare clic sui tre punti all'estrema destra del nome della fattura e selezionare Duplica .

Visualizzerai la pagina Crea fattura con tutti i dettagli della fattura originale già compilati. Fai clic su Crea o modificala come preferisci.

Vista del cliente

Il tuo cliente può visualizzare e firmare le fatture ricorrenti cliccando sulla notifica sul proprio dashboard , cliccando sul collegamento nella notifica e-mail o cliccando sul collegamento nella pagina Fatturazione del loro portale. 

Verrà quindi presentato loro un semplice modulo in cui potranno rivedere i dettagli, aggiungere le informazioni di pagamento e firmare. Se vuoi vedere TaxDome come lo vede il cliente, accedere a una vista di sola lettura del proprio portale .

Chi può firmare una fattura ricorrente

Quando si invia una fattura ricorrente, tutti i contatti collegati alla account con l' autorità di firma abilitata sono autorizzati a firmare dal loro portale clienti . 

È necessario che un solo contatto accetti la fattura ricorrente per renderla attiva. Quindi, assicurati che l'autorità di firma sia disabilitata per i contatti a cui non è consentito firmare (ad esempio i bambini).

Cosa succede se il cliente firma dopo la prima data di fatturazione

Se un cliente firma una fattura ricorrente con autorizzazione al pagamento dopo la data della prima fattura, tutte le fatture non saldate verranno generate e addebitate automaticamente al cliente. Ad esempio, se la fattura ricorrente inizia il 25 settembre ma il cliente la firma il 26 ottobre, gli verranno addebitate le fatture non saldate sia di settembre che di ottobre.

Se il metodo di pagamento selezionato dal cliente non dispone di fondi sufficienti, TaxDome effettuerà più tentativi di addebitare i pagamenti. Tuttavia, il cliente avrà sempre la possibilità di pagare le fatture se sceglie di farlo manualmente.

Cosa succede se un pagamento automatico non va a buon fine?

Se si verificano problemi con l'elaborazione dei pagamenti, ad esempio un saldo insufficiente sul conto bancario del cliente account o altri errori di elaborazione che impediscono il pagamento, il sistema tenterà automaticamente di riprovare il pagamento fino a un massimo di quattro volte:

• 4 ore dopo il primo pagamento non andato a buon fine
• 24 ore dopo l'ultimo tentativo
• 48 ore dopo l'ultimo tentativo
• 72 ore dopo l'ultimo tentativo

Se tutti e quattro i tentativi non vanno a buon fine, il cliente dovrà aggiornare i propri dati di pagamento oppure sarà possibile applicare un credito alla fattura (se presente). Una volta effettuato l'aggiornamento, i pagamenti futuri verranno addebitati automaticamente.

Nota

Per i pagamenti tramite addebito bancario, il standard Il tempo di elaborazione può arrivare fino a 30 giorni, un lasso di tempo più che sufficiente per garantire che il pagamento venga elaborato correttamente. Se il pagamento non va a buon fine durante questo periodo, verrà ritentato una volta completato il pagamento. stato cambiamenti da Elaborazione del pagamento A Fallito.

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