Fatture ricorrenti (base): crea, pianifica, salva come bozza

Con le fatture ricorrenti, puoi richiedere l'autorizzazione al pagamento ai tuoi clienti ed essere pagato automaticamente a intervalli regolari. Questo può aiutarti con tutti i tuoi clienti che ordinano servizi in modo coerente. Qui, scopri tutti i dettagli sulla creazione di fatture ricorrenti.

Coperto qui:

Creazione e invio di fatture ricorrenti

Le fatture ricorrenti possono essere create e inviate dal proprietario dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture

Puoi creare solo fatture ricorrenti o includerle nelle tue proposte o modelli di proposta . Puoi anche creare fatture ricorrenti dai servizi elencati nella proposta .

Segui questi passi:

1. Fai clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi seleziona Fattura dal menu a scorrimento. Puoi anche aggiungere una fattura alla proposta.

2. Selezionare il account per il quale deve essere emessa la fattura ricorrente.

3. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente , quindi inserisci un nome (scegli un nome rivolto al cliente per le fatture con autorizzazione al pagamento) o seleziona un modello. Se è selezionato un modello, procedere al passaggio 7.

4. Seleziona la frequenza con cui devono essere inviate le fatture (impostato su Mensile per impostazione predefinita) e quante volte dovrebbero ripetersi.

5. Scegli un metodo di pagamento: ecco come vuoi che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebito bancario o entrambi)

6. Inserisci l'importo di ciascuna fattura inserendolo nel totale parziale o sommando le voci.

7. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Inoltre, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. La finestra Crea fattura è suddivisa in diverse sezioni:

Tipo di fattura

La finestra Crea fattura è comune per le fatture una tantum e ricorrenti. Fare clic su Ricorrente per passare a quello ricorrente.

Generale

  1. Nome Account , ID o e-mail : seleziona il account dove verrà inviata la fattura.
  2. Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura ricorrente che hai creato da menù a tendina . I modelli di fatture ricorrenti sono particolarmente utili per le fatture inviate regolarmente ai clienti.
  3. Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento. 
  4. Scegli un metodo di pagamento : questo è il modo in cui desideri che i tuoi clienti paghino le fatture (tramite carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .
  5. Membro del team : seleziona il membro del team responsabile della ricezione dei pagamenti (per impostazione predefinita, è la persona che crea la fattura).
  6. Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

Impostazioni di ricorrenza

  1. Scegli il metodo di pagamento : accetta pagamenti all'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Prima data fattura .
  2. Data della prima fattura : data di invio della prima fattura.
  3. Ricorrenze : inserisci il numero di fatture che desideri inviare.
  4. Ricorrenza : seleziona un intervallo di tempo tra le fatture. Può essere uno degli elenchi (ad esempio, mensile o annuale) oppure è possibile impostare un intervallo personalizzato.

Puoi rivedere e modificare le impostazioni di periodicità della fattura in qualsiasi momento accedendo all'elenco Fatture ricorrenti e aprendolo.

Ecco alcuni esempi di ciò che otterrai selezionando diverse impostazioni di pianificazione :

Ricorrenza Ricorrenze Occorrenze
Quotidiano

5 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 2 gennaio 2024
E tutti i giorni fino al 5 gennaio 2024
settimanalmente
(ogni venerdì)

8 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 8 gennaio 2024
E una volta alla settimana
fino al 19 febbraio 2024
Mensile
(una volta al mese)

12 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 1 febbraio 2024
E una volta al mese fino al 1° dicembre 2024
Ogni 3 mesi

4 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 1 aprile 2024
E una volta ogni tre mesi
fino al 1° dicembre 2024
Ogni 6 mesi
2 Prima volta: 1 gennaio 2024
Seconda volta: 1 luglio 2024
Annuale
(una volta all'anno)
5 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 1 gennaio 2025
E una volta all'anno fino al 1° gennaio 2028
Costume
(ogni secondo lunedì)

4 Prima volta : 1 gennaio 2024
Seconda volta : 15 gennaio 2024
E una volta ogni secondo lunedì
fino al 12 febbraio 2024

Orari personalizzati

Le pianificazioni personalizzate ti consentono di modificare ulteriormente le pianificazioni delle fatture ricorrenti, a seconda delle tue esigenze. Pianifica le fatture in modo che si ripetano con la frequenza desiderata, ad esempio il 25 ogni 4 mesi, ogni due mesi, ogni secondo martedì, ecc.

Per configurare le impostazioni di ricorrenza personalizzate, seleziona Personalizzato nel menu a discesa Ricorrenza .

Ecco le opzioni da impostare per creare pianificazioni personalizzate:

  • Inizia il: Questo è il momento in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo aver accettato la ricorrenza. Ciò può avvenire in una data specifica o al momento dell'accettazione.
  • Data prima fattura : la data in cui verrà creata la prima fattura (disponibile se si sceglie Data specifica ).
  • Emetti fattura ogni : il numero di periodi di tempo tra ciascuna fattura.
  • Categoria temporale : questo campo specifica il periodo di tempo: giorni, settimane o mesi.
  • Numero di ricorrenze : il numero di fatture da inviare.

Vedrai anche la data di scadenza, ovvero la data in cui l'ultima fattura dovrà essere pagata secondo il programma.

Autorizzazione al pagamento

Seleziona una delle opzioni:

1. Pagamento automatico : dopo che il cliente accetta i termini ricorrenti della fattura, le fatture verranno emesse in base al programma e alla carta/banca del cliente account verrà addebitato automaticamente. Questa opzione è disponibile per Stripe soltanto.

2. Pagamento manuale della fattura : le fatture verranno emesse e inviate al cliente secondo il programma, ma sarà necessario pagarle manualmente ogni volta.

Pagamento automatico

Quando viene selezionato il pagamento automatico, il cliente autorizza il pagamento una volta e tutti i pagamenti successivi avvengono automaticamente. Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o il membro del team prepara una fattura ricorrente. Il cliente riceve un'e-mail e vede una notifica in sospeso nella sezione In attesa di azione della pagina Fatturazione .

2. Il cliente con autorità di firma rivede i termini, invia i dettagli di pagamento, quindi firma e accetta la fattura ricorrente.

Fatto ciò, la carta/ account verrà addebitato automaticamente in base al programma delineato nella fattura ricorrente.

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Attenzione! Per utilizzare questo tipo di autorizzazione, Stripe dovrebbe essere selezionato come fornitore di pagamenti predefinito .

Pagamento manuale della fattura

Quando viene scelto il pagamento manuale delle fatture, le fatture vengono emesse e inviate al cliente secondo la pianificazione e i clienti devono pagare le fatture manualmente ogni volta. Se hai selezionato CPACharge, non puoi selezionare l'autorizzazione al pagamento e il manuale sarà l'unica opzione.

Tutte le fatture emesse funzioneranno come fatture una tantum e verranno visualizzate nella pagina Fatturazione > Fatture . Se QuickBooks è connesso, verranno sincronizzati entro un giorno dall'emissione. Allo stesso tempo, la pianificazione sarà disponibile per la revisione e la modifica nella scheda Fatture ricorrenti

Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o il membro del team prepara una fattura ricorrente e il cliente riceve una notifica su ogni fattura emessa. Quando viene selezionato il pagamento manuale, il cliente non vede la fattura come ricorrente da parte sua. 

2. Il cliente paga la fattura manualmente come farebbe con una fattura normale.

3. Quando arriva una certa data, al cliente viene emessa una nuova fattura secondo il programma e deve pagarla nuovamente manualmente. Ciò viene ripetuto finché tutte le fatture non vengono inviate secondo la pianificazione.

Ulteriori

Tieni presente che vedrai questa sezione solo se utilizzi Stripe e hai abilitato l'autorizzazione al pagamento.

Nella sezione Avanzate , devi aggiungere dettagli solo se attivi le levette:

1. Fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema email inviata insieme alla fattura. L'e-mail non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Per riutilizzarlo, valuta la possibilità di aggiungerlo al modello di fattura . Puoi anche usare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .

2. Promemoria : azionare questo per inviare una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato. Ecco ulteriori informazioni sui promemoria .

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo. 

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi QuickBooks . Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle lezioni.

Elementi pubblicitari e riepilogo

Sia le voci che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non vuoi inserire una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e della tariffa, puoi andare direttamente nella sezione Riepilogo e inserire l'importo.

Altrimenti, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e dei servizi rivolti al cliente nella sezione Elementi pubblicitari . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti anche alla sezione Riepilogo .

Nella sezione Elementi pubblicitari puoi:

  1. Aggiungi elemento pubblicitario : fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe a cui inviare il messaggio QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
  2. Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa
  3. Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
  4. Impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura.
    Se i campi Descrizione e Data servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Esiste una logica diversa per le colonne Tariffe e Qtà e Tasse : dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

Il riepilogo ti consente di vedere:

  • Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non sono presenti elementi pubblicitari. Dopo averli aggiunti, viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
  • Aliquota IVA : se non disponi di voci, puoi modificare l'aliquota IVA. Se disponi di elementi pubblicitari, per modificare l'aliquota IVA, devi abilitare la colonna IVA per gli elementi pubblicitari (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
  • Importo IVA : calcolato automaticamente dal totale parziale x aliquota IVA .
  • Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

Inoltre, alla fine, dopo la sezione Calendario dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

Nota al cliente

Puoi aggiungere Nota al cliente e personalizzalo utilizzando shortcodes . Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nel portale clienti e nel PDF fattura.

Calendario dei pagamenti

Controlla le date in cui verrà inviata ciascuna fattura.

Salvataggio della fattura ricorrente come bozza

In alcuni casi la preparazione di una fattura ricorrente può richiedere del tempo (ad esempio se stai ancora concordando i termini con il cliente). Puoi salvare tutte le modifiche facendo clic su Salva come bozza senza inviare questa fattura al tuo cliente.

Una volta terminato, sarai in grado di trovare la fattura ricorrente nella scheda Inattivo della pagina Fatture > Fatture ricorrenti . Queste fatture sono contrassegnate come Bozza .

Per visualizzare le bozze di fattura per un cliente specifico, vai su Clienti , seleziona account , quindi vai alla sottoscheda Fatture ricorrenti della scheda Fatture dal suo profilo. La scheda Fatture nel profilo del cliente è disponibile per il proprietario dell'azienda, l'amministratore o qualsiasi membro del team con il diritto di accesso Gestisci fatture .

Quando la fattura ricorrente viene salvata come bozza, puoi comunque rivederla e aggiungere o eliminare campi. Tuttavia, la bozza di fattura non sarà visibile al cliente finché non premi Crea .

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Nota! La colonna del saldo per le bozze di fattura visualizzerà $ 0,00 finché non crei e invii la fattura ricorrente. Il saldo è la somma delle fatture non pagate nella ricorrenza.

Duplicazione di fatture ricorrenti

Per creare una copia di una fattura ricorrente esistente, vai alla pagina Fatture > Fatture ricorrenti o alla sottoscheda Fatture ricorrenti del cliente account Nella scheda Fatture , fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome della fattura e seleziona Duplica .

Vedrai il Crea fattura pagina con tutti i dettagli della fattura originale già compilati. Clicca Creare oppure modificalo come ritieni opportuno.

Cosa vedono i clienti quando crei fatture ricorrenti

Il tuo cliente può visualizzare e firmare fatture ricorrenti facendo clic sulla notifica sul proprio dashboard , facendo clic sul collegamento nella notifica email o facendo clic sul collegamento nella pagina Fatturazione del portale. 

Quindi, verrà loro presentato un semplice modulo in cui potranno rivedere i dettagli, aggiungere informazioni di pagamento e firmare. 

Se vuoi vedere TaxDome come lo vede il cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .

Chi può firmare una fattura ricorrente

Quando invii una fattura ricorrente, tutti i contatti collegati al account con l' autorità di firma abilitata sono autorizzati a firmare dal proprio portale clienti . 

È necessario che un solo contatto accetti la fattura ricorrente per renderla attiva. Quindi, assicurati che l'autorità di firma sia disabilitata per i contatti a cui non è consentito firmare (ad esempio i bambini).

Cosa succede se il cliente firma dopo la prima data di fatturazione

Se un cliente firma una fattura ricorrente con autorizzazione al pagamento dopo che è trascorsa la data della prima fattura, tutte le fatture mancate verranno generate e addebitate automaticamente al cliente. Ad esempio, se la fattura ricorrente inizia il 25 settembre ma il cliente la firma il 26 ottobre, gli verranno addebitate le fatture mancate sia di settembre che di ottobre.

Se il metodo di pagamento selezionato dal cliente non dispone di fondi sufficienti, TaxDome effettuerà più tentativi di addebitare i pagamenti. Tuttavia, il cliente avrà sempre la possibilità di pagare le fatture se sceglie di farlo manualmente.

Cosa succede se un pagamento automatico non va a buon fine?

Se ci sono problemi con l'elaborazione dei pagamenti come saldo insufficiente nella banca del cliente account o altri errori di elaborazione che impediscono il pagamento, il sistema tenterà automaticamente di ritentare il pagamento fino a quattro volte aggiuntive:

  • 4 ore dopo il primo pagamento non andato a buon fine
  • 24 ore dopo l'ultimo tentativo
  • 48 ore dopo l'ultimo tentativo
  • 72 ore dopo l'ultimo tentativo

Se tutti e quattro i tentativi falliscono, il cliente dovrà aggiornare i propri dati di pagamento . Una volta fatto ciò, i pagamenti futuri verranno addebitati automaticamente.

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Nota! Per i pagamenti con addebito bancario, il standard il tempo di elaborazione arriva fino a 30 giorni, tempo sufficiente per garantire che il pagamento venga elaborato con successo. Se il pagamento non va a buon fine durante questo periodo, verrà ritentato una volta che lo stato del pagamento cambierà da "Elaborazione pagamento" a "Non riuscito". 

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