Create & schedule recurring invoices

Con le fatture ricorrenti, puoi richiedere l'autorizzazione al pagamento ai tuoi clienti ed essere pagato automaticamente a intervalli regolari. Questo può aiutarti con tutti i tuoi clienti che ordinano servizi in modo coerente. Qui, scopri tutti i dettagli sulla creazione di fatture ricorrenti.

Crea e invia fatture ricorrenti

Recurring invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices . 

You can create recurring invoices alone or include them in your proposals or proposal templates . You can also create recurring invoices from the services listed in the proposal .

Segui questi passaggi: 1. Crea una fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:

• Fare clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi selezionare Fattura da. Selezionare account per il quale deve essere emessa la fattura ricorrente.
• Aprire il client account , passare alla scheda Fatture e fare clic su Nuova fattura . La fattura corrente account verrà compilato automaticamente.

2. Imposta il tipo di fattura su Ricorrente , quindi inserisci un nome (scegli un nome visibile al cliente per le fatture con autorizzazione di pagamento) oppure seleziona un modello. Se selezioni un modello, procedi al passaggio 7.

3. Selezionare la frequenza con cui inviare le fatture (l'impostazione predefinita è Mensile ) e il numero di volte in cui devono essere ripetute.

4. Scegli un metodo di pagamento: è il metodo di pagamento che preferisci per le tue fatture (carta di credito, addebito bancario o entrambi). 5. Inserisci l'importo di ogni fattura inserendolo nel Subtotale o sommando le voci di riga.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Inoltre, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. La finestra "Crea fattura" è suddivisa in diverse sezioni:

• Tipo di fattura
• Generale
• Impostazioni di ricorrenza
• Autorizzazione al pagamento
• Ulteriori
• QuickBooks impostazioni
• Elementi pubblicitari e riepilogo
• Nota al cliente
• Calendario dei pagamenti

Tipo di fattura

La finestra "Crea fattura" è comune sia per le fatture singole che per quelle ricorrenti. Clicca su **Ricorrente** per passare alla fattura ricorrente.

Generale

• Nome Account , ID o e-mail : seleziona il account dove verrà inviata la fattura.
• Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura ricorrente che hai creato da menù a tendina . I modelli di fatture ricorrenti sono particolarmente utili per le fatture inviate regolarmente ai clienti.
• Nome : il nome della fattura ricorrente (ad esempio Contabilità 2023 o Pianificazione finanziaria 2024). Il cliente lo vedrà solo per le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento. 
• Choose a payment method: This is how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit or both). We support a number of payment methods .
• Membro del team : seleziona il membro del team responsabile della ricezione dei pagamenti (per impostazione predefinita, è la persona che crea la fattura).
• Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

Impostazioni di ricorrenza

• Scegli il metodo di pagamento : accetta pagamenti all'accettazione (solo per fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento) o in una data specifica. Se si sceglie Data specifica , è necessario selezionarla in Prima data fattura .
• Data della prima fattura : data di invio della prima fattura.
• Ricorrenze : inserisci il numero di fatture che desideri inviare.
• Ricorrenza : seleziona un intervallo di tempo tra le fatture. Può essere uno dell'elenco (ad esempio, mensile o annuale), oppure puoi impostare un intervallo personalizzato. Se imposti una ricorrenza mensile a partire dal 29, 30 o 31, e un mese non ha quella data, la fattura verrà inviata l'ultimo giorno di quel mese.

Puoi rivedere e modificare le impostazioni di ricorrenza della fattura in qualsiasi momento andando all'elenco **Fatture ricorrenti** e aprendolo.

Ecco alcuni esempi di ciò che si può ottenere selezionando diverse impostazioni di pianificazione:

Orari personalizzati

Le pianificazioni personalizzate consentono di personalizzare ulteriormente la pianificazione delle fatture ricorrenti, in base alle proprie esigenze. È possibile pianificare le fatture con la frequenza desiderata, ad esempio il 25 ogni 4 mesi, ogni due mesi, ogni secondo martedì, ecc. Per configurare le impostazioni di ricorrenza personalizzate, selezionare "Personalizzata" nel menu a discesa "Ricorrenza" .

Ecco le opzioni da impostare per creare pianificazioni personalizzate:

• Data di inizio: indica la data in cui la prima fattura verrà inviata al cliente dopo che quest'ultimo ha accettato la ricorrenza. Può essere una data specifica o al momento dell'accettazione.
• Data della prima fattura : data in cui verrà creata la prima fattura (disponibile se si sceglie Data specifica ).
• Emetti fattura ogni : numero di periodi di tempo tra ogni fattura. Se imposti una ricorrenza mensile a partire dal 29, 30 o 31 e un mese non ha quella data, la fattura verrà inviata l'ultimo giorno di quel mese.
• Categoria temporale : questo campo specifica il periodo di tempo: giorni, settimane o mesi.
• Numero di ricorrenze : il numero di fatture da inviare.

Vedrai anche la data di scadenza, ovvero la data in cui l'ultima fattura dovrà essere pagata secondo il programma.

Autorizzazione al pagamento

Seleziona una delle opzioni:

1.  Automatic payment : After the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client’s card/bank account will be charged automatically. This option is available for Stripe only.

2.  Manual payment of invoice : Invoices will be issued and sent to the client according to your schedule, but they will need to pay them manually each time.

Pagamento automatico

Quando si seleziona il pagamento automatico, il cliente autorizza il pagamento una sola volta e tutti i pagamenti successivi verranno eseguiti automaticamente. Vediamo come appare sul lato client:

1. The firm owner or team member prepares a recurrent invoice. The client receives an email and sees a pending notification at the top of the Billing page.

2. The client with signatory authority reviews the terms, submits payment details, and then signs and accepts the recurring invoice.

Fatto ciò, la carta/ account verrà addebitato automaticamente in base al programma delineato nella fattura ricorrente.

Mancia

Per utilizzare questo tipo di autorizzazione, Stripe dovrebbe essere selezionato come fornitore di servizi di pagamento predefinito.

Pagamento manuale della fattura

Scegliendo il pagamento manuale delle fatture, le fatture vengono emesse e inviate al cliente secondo la pianificazione impostata, e i clienti devono pagare le fatture manualmente ogni volta. Se hai selezionato CPACharge, non puoi selezionare l'autorizzazione al pagamento e l'opzione manuale sarà l'unica. Tutte le fatture emesse funzioneranno come fatture una tantum e saranno visualizzate nella pagina Fatturazione > Fatture . QuickBooks Se è connesso, verranno sincronizzati entro un giorno dall'emissione. Allo stesso tempo, la pianificazione sarà disponibile per la revisione e la modifica nella scheda Fatture Ricorrenti . 

Vediamo come appare sul lato client:

1. Il titolare dell'azienda o un membro del team prepara una fattura ricorrente e il cliente riceve una notifica per ogni fattura emessa. Selezionando il pagamento manuale, il cliente non visualizza la fattura come ricorrente. 

2. Il cliente paga la fattura manualmente, come farebbe con una normale fattura.

3. Quando arriva una certa data, al cliente viene emessa una nuova fattura secondo il programma e deve pagarla nuovamente manualmente. Ciò viene ripetuto finché tutte le fatture non vengono inviate secondo la pianificazione.

Ulteriori

Nota che vedrai questa sezione solo se usi Stripe e hai abilitato l'autorizzazione al pagamento. Nella sezione "Altre informazioni" , devi aggiungere dettagli solo se attivi le opzioni:

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo. 

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle classi.

Elementi pubblicitari e riepilogo

Sia le voci di riga che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non desideri includere una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e della tariffa, puoi andare direttamente alla sezione Riepilogo e inserire l'importo.

In alternativa, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi offerti, visibile al cliente, nella sezione "Voci di spesa" . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti anche alla sezione "Riepilogo" .

Nella sezione Voci di riga puoi:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 
• Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
• Impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte , la logica è diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

Il riepilogo ti consente di vedere:

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the **VAT **column for the line items (here’s more on sales tax ).
• Importo IVA : calcolato automaticamente da Subtotale x Aliquota IVA .
• Totale : calcolato automaticamente dall'importo del subtotale + IVA .

Inoltre, alla fine, dopo la sezione Pianificazione dei pagamenti , puoi rivedere le impostazioni principali della fattura ricorrente: il numero di pagamenti previsti, l'importo di ciascuno e l'importo totale.

Nota al cliente

Puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

Calendario dei pagamenti

Controlla le date in cui verrà inviata ciascuna fattura.

Salva la fattura ricorrente come bozza

La preparazione di una fattura ricorrente può richiedere tempo in alcuni casi (ad esempio se stai ancora definendo i termini con il cliente). Puoi salvare tutte le modifiche cliccando su "Salva come bozza" senza inviare la fattura al cliente.

Una volta completata la procedura, troverai la fattura ricorrente nella scheda "Inattive" della pagina " Fatture > Fatture Ricorrenti" . Queste fatture sono contrassegnate come "Bozza".

To view draft invoices for a specific client, go to  Clients, select the account, then go to the Recurring invoices subtab of the Invoices tab from their profile. The Invoices tab in the client’s profile is available to the firm owner, admin or any team member with the Manage invoices access right.

Una volta salvata la fattura ricorrente come bozza, è comunque possibile rivederla e aggiungere o eliminare campi. Tuttavia, la bozza della fattura non sarà visibile al cliente finché non si clicca su "Crea" .

Nota

La colonna del saldo per le fatture in bozza mostrerà $0,00 finché non si crea e si invia la fattura ricorrente. Il saldo è la somma delle fatture non pagate nella ricorrenza.

Fatture ricorrenti duplicate

Per creare una copia di una fattura ricorrente esistente, vai alla pagina Fatture > Fatture ricorrenti o alla sotto-scheda Fatture ricorrenti del cliente account Nella scheda Fatture , fare clic sui tre punti all'estrema destra del nome della fattura e selezionare Duplica .

Visualizzerai la pagina Crea fattura con tutti i dettagli della fattura originale già compilati. Fai clic su Crea o modificala come preferisci.

Vista del cliente

Il tuo cliente può visualizzare e firmare le fatture ricorrenti cliccando sulla notifica sul proprio dashboard , cliccando sul collegamento nella notifica e-mail o cliccando sul collegamento nella pagina Fatturazione del loro portale. 

Then, they will be presented with a simple form where they will be able to review the details, add payment information, and sign.  If you want to see TaxDome how the client sees it, access a read-only view of their portal .

Chi può firmare una fattura ricorrente

When you send a recurring invoice, all contacts linked to the account with the signatory authority enabled are allowed to sign from their client portal. 

È necessario che un solo contatto accetti la fattura ricorrente per renderla attiva. Quindi, assicurati che l'autorità di firma sia disabilitata per i contatti a cui non è consentito firmare (ad esempio i bambini).

Cosa succede se il cliente firma dopo la prima data di fatturazione

Se un cliente firma una fattura ricorrente con autorizzazione di pagamento dopo la data della prima fattura, tutte le fatture non ancora saldate verranno generate e addebitate automaticamente al cliente. Ad esempio, se la fattura ricorrente inizia il 25 settembre ma il cliente la firma il 26 ottobre, gli verranno addebitate le fatture non ancora saldate sia di settembre che di ottobre. Se il metodo di pagamento selezionato dal cliente non dispone di fondi sufficienti, TaxDome effettuerà più tentativi di addebitare i pagamenti. Tuttavia, il cliente avrà sempre la possibilità di pagare le fatture se sceglie di farlo manualmente. Cosa succede se un pagamento automatico fallisce? {#fail}

Se si verificano problemi con l'elaborazione dei pagamenti, ad esempio un saldo insufficiente sul conto bancario del cliente account o altri errori di elaborazione che impediscono il pagamento, il sistema tenterà automaticamente di riprovare il pagamento fino a un massimo di quattro volte:

• 4 ore dopo il primo pagamento non andato a buon fine
• 24 ore dopo l'ultimo tentativo
• 48 ore dopo l'ultimo tentativo
• 72 ore dopo l'ultimo tentativo

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details or you can apply credits to the invoice (if any). Once they have done so, future payments will be charged automatically.

Nota

Per i pagamenti tramite addebito bancario, il standard Il tempo di elaborazione può arrivare fino a 30 giorni, un lasso di tempo più che sufficiente per garantire che il pagamento venga elaborato correttamente. Se il pagamento non va a buon fine durante questo periodo, verrà ritentato una volta completato il pagamento. stato cambiamenti da Elaborazione del pagamento A Fallito.

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