Aggiornamento lavoro assegnatari

Quando la tua azienda ha molti dipendenti, le diverse persone mantengono il lavoro su diversi Progetto fasi È davvero facile commettere un errore quando si riassegna lavori manualmente. Invece, è possibile aggiungere e rimuovere automaticamente lavoro assegnatari in determinati momenti fasi del flusso di lavoro .

In questo articolo imparerai come impostare questa automazione in Progetto fasi , ma questo approccio si applica anche all'impostazione di questa automazione negli stati lavoro personalizzati .

Passaggio 1. Definire lavoro assegnatari

Avendo lavoro assegnatari ti aiuta a vedere chi è responsabile di uno specifico lavoro e ti consente anche di filtrare per ciascuno assegnatario Puoi impostarne quanti ne vuoi assegnatari come vuoi per ciascuno lavoro e puoi visualizzarli tutti nelle tue schede lavoro a patto che tu abbia questa opzione abilitata nel tuo Progetto impostazioni di .

Prima di aggiungere l' automazione , devi decidere a quale membro del team deve essere assegnato un lavoro e quando ne hanno bisogno. Dipende dal ruolo o dalle responsabilità del membro del tuo team, poiché il tuo responsabile delle vendite/preparatore fiscale/revisore/ecc. potrebbe essere responsabile di un lavoro solo durante un certo periodo flusso di lavoro fase Ad esempio, puoi avere un lavoro assegnato a un gestore clienti nel primo fase , poi al preparatore nel successivo, poi al revisore e così via.

Passaggio 2. Imposta "Aggiorna" lavoro assegnatario ” automazione

Per assicurarti che tutto il tuo staff sia assegnato a lavoro mentre stanno completando la loro parte, segui questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni Progetto , scegli fase a cui desideri aggiungere l'automazione, clicca sul link Aggiungi automazioni , quindi scegli Aggiorna lavoro assegnatari nel menu a tendina. Scegli il/i membro/i del team dal account lista.

2. Durante la creazione dell'automazione, seleziona i dipendenti che desideri aggiungere o rimuovere come lavoro assegnatari automaticamente.

   

   L'automazione può essere configurata in diversi modi:

• Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari vuoti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e il lavoro diventa non assegnato.

• Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari compilati: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari vengono assegnati al lavoro Invece.

• Cancella assegnatari esistenti + Aggiungi assegnatari riempiti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati rimangono assegnati al lavoro , e vengono assegnati anche quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari .

• Cancella assegnatari esistenti off + Rimuovi assegnatari riempiti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti elencati nel campo Rimuovi assegnatari non saranno più assegnati.

• Aggiungi assegnatari riempiti + Rimuovi assegnatari riempiti: Quando a lavoro entra in questo fase , i dipendenti elencati nel campo Aggiungi assegnatari vengono assegnati al lavoro , e quelli elencati in Rimuovi assegnatari risultano non assegnati.

Una volta a lavoro entra nel fase , IL lavoro assegnatario viene aggiornato automaticamente.

Nota

Per il Aggiornamento lavoro assegnatario automazione, non importa se il spostamento automatico lavori azionare per il fase è attivato. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede azioni da parte del cliente o dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato al lavoro quando viene attivata l'automazione.

Passaggio 3. Annotare l'ordine delle automazioni

Quando si costruisce un complesso progetti utilizzando Aggiornamento lavoro assegnatari automatizzati e condizionali fasi e automazioni, presta attenzione all'ordine delle automazioni. Tieni presente che le automazioni vengono attivate una alla volta, dalla prima all'ultima. 

Confronta le due immagini sottostanti per una migliore comprensione. 

• Nell'esempio a sinistra, a attività verrà creato per un membro del team assegnato a lavoro su un precedente fase e poi, il lavoro verrà assegnato a un altro membro del team.
• Nell'esempio a destra, il lavoro verrà assegnato prima a un nuovo membro del team e poi a attività verrà creato per questo specifico membro del team.

Per modificare l'ordine delle automazioni, fare clic su qualsiasi automazione all'interno fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala. 

Mancia

Se, durante la attività creazione del modello, non sei sicuro dello specifico attività assegnatario , puoi lasciarlo vuoto e quindi abilitare l' Assegnare attività A lavoro assegnatario azionare In Creare attività automazione in combinazione con Aggiornamento lavoro assegnatari automazione. In questo modo, il attività verrà assegnato a un membro del team a cui è stato assegnato un lavoro dopo l'attivazione dell'automazione. Leggi di più su corrispondenza attività assegnatario con lavoro assegnatario .

Modifica lavoro assegnatari quando si sposta o si aggiunge lavori

Le opzioni che scegli nel Progetto le impostazioni sono quelle predefinite. Tuttavia, puoi sempre decidere quali membri del team verranno assegnati o rimossi quando sposti il tuo lavori manualmente o aggiungendoli al file Progetto .

Se è presente un'automazione di aggiornamento lavoro assegnatario creata all'interno di un selezionato fase ti stai muovendo lavori a, viene visualizzato in un pop-up. Hai le seguenti opzioni:

• Se desideri che l'automazione venga attivata con le impostazioni predefinite, lasciala così com'è
• Se non vuoi che l'automazione venga attivata, deseleziona la casella di controllo
• Se desideri modificare le impostazioni per il assegnatari , aggiungi o rimuovi quelli che ti servono
• Se vuoi cancellare tutto ciò che è esistente assegnatari per il lavoro , azionare su Cancella assegnatari esistenti

Inoltre, puoi vedere i membri del team assegnati dalla vista kanban, nonché aggiungere o rimuovere assegnatari modificando un lavoro carta sul posto.

Utilizzo lavoro assegnatari come mittenti nelle comunicazioni

Una volta lavoro assegnatari sono impostati e automatizzati, puoi usarli come mittenti nelle tue automazioni di email e messaggi. Quando selezioni lavoro assegnatario come mittente nella sezione Impostazioni modello di Invia email o Invia automazioni di messaggi , la comunicazione verrà inviata automaticamente dal membro del team assegnato a lavoro .

Ciò è particolarmente utile quando lavoro assegnatari cambiare in modo diverso Progetto fasi (ad esempio, dal responsabile del cliente al preparatore al revisore). Messaggi ed e-mail proverranno sempre dal membro del team attualmente assegnato, creando un'esperienza cliente fluida.

Scopri di più sull'utilizzo lavoro assegnatari come mittenti:

• Invia automazione dei messaggi
• Invia automazione e-mail

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