Esempi di automazione (base): aggiornamento lavoro assegnatari

Quando la tua azienda ha molti dipendenti, le diverse persone mantengono il lavoro su diverso Progetto fasi . È davvero facile commettere un errore quando si riassegna lavori manualmente. Puoi invece aggiungere e rimuovere assegnatari lavoro automaticamente a determinati orari fasi del flusso di lavoro .

Coperto qui:

Passaggio 1. Definire lavoro assegnatari

Avendo lavoro assegnatari ti aiuta a vedere chi è responsabile di una cosa specifica lavoro e ti consente anche di filtrare in base a ciascuno assegnatario . Puoi impostarne tanti assegnatari come vuoi per ciascuno lavoro e puoi averli tutti visualizzati nelle tue carte lavoro purché questa opzione sia abilitata nel tuo Progetto le impostazioni di.

Prima di aggiungere l' automazione , devi decidere quale membro del team deve essere assegnato a a lavoro e quando ne hanno bisogno. Dipende dal ruolo o dalle responsabilità del membro del tuo team, dal momento che il tuo responsabile delle vendite/preparatore fiscale/revisore/ecc. potrebbe essere responsabile di a lavoro solo durante un certo flusso di lavoro fase . Ad esempio, puoi avere a lavoro assegnato a un client manager nel primo fase , poi al preparatore in quello successivo, poi al revisore e così via.

Passaggio 2. Configura "Aggiornamento lavoro assegnatario "automazione

Per assicurarti che tutto il tuo staff sia assegnato a lavoro mentre stanno completando la loro parte, segui questi passaggi:

1. Vai alle impostazioni Progetto , scegli il fase a cui vuoi aggiungere l'automazione, clicca sul link Aggiungi automazioni , quindi scegli Aggiorna lavoro assegnatari dal menu a tendina. Scegli i membri del team da account elenco.

2. Durante la creazione dell'automazione, seleziona i dipendenti che desideri aggiungere o rimuovere lavoro assegnatari automaticamente.

L'automazione può essere configurata in diversi modi:

  • Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari vuoto:
    Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e il lavoro diventa non assegnato.
  • Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari compilati:
    Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari vengono assegnati a lavoro Invece.
  • Cancella assegnatari esistenti disattivati + Aggiungi assegnatari compilati:
    Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati rimangono assegnati al lavoro e vengono assegnati anche quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari .
  • Cancella assegnatari esistenti disattivati + Rimuovi assegnatari riempiti:
    Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti elencati nel campo Rimuovi assegnatari diventano non assegnati.
  • Aggiungi assegnatari riempiti + Rimuovi assegnatari riempiti:
    Quando un lavoro entra in questo fase , vengono assegnati i dipendenti elencati nel campo Aggiungi assegnatari lavoro e quelli elencati in Rimuovi assegnatari non sono assegnati.

Una volta a lavoro entra nel fase , IL lavoro assegnatario viene aggiornato automaticamente.

mancia

Nota! Per l' Aggiornamento lavoro assegnatario automazione, non importa se lo spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede il completamento di azioni né da parte del cliente né da parte dell'azienda. Inoltre, nessun elemento è collegato al file lavoro quando viene attivata l'automazione.

Passaggio 3. Annotare l'ordine delle automazioni

Quando si costruisce un complesso progetti utilizzando Aggiornamento lavoro assegnatari automatizzati e condizionali fasi e automazioni, prestare attenzione all'ordine delle automazioni. Tieni presente che le automazioni si attivano una per una, dalla prima all'ultima. 

Confronta le due immagini sottostanti per una migliore comprensione. 

  • Nell'esempio a sinistra, a attività verrà creato per un membro del team assegnato a lavoro su un precedente fase e poi, il lavoro verrà assegnato a un altro membro del team.
  • Nell'esempio a destra, il lavoro verrà assegnato prima a un nuovo membro del team e poi a attività verrà creato per questo specifico membro del team.

Per modificare l'ordine delle automazioni, fare clic su qualsiasi automazione all'interno del file fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala. 

mancia

Mancia! Se, durante il attività creazione del modello, non sei sicuro dello specifico attività assegnatario , puoi lasciarlo vuoto e quindi abilitare la voce Assegna attività al lavoro assegnatario azionare in Crea automazione attività in concomitanza con l' Aggiornamento automazione lavoro assegnatari . In questo modo, il attività verrà assegnato a un membro del team che era stato assegnato a a lavoro dopo che l'automazione è stata attivata. Maggiori informazioni sull'abbinamento attività assegnatario con lavoro assegnatario .

Modifica lavoro assegnatari quando si sposta o si aggiunge lavori

Le opzioni che scegli nel Progetto le impostazioni sono quelle predefinite. Tuttavia, puoi sempre decidere quali membri del team verranno assegnati o rimossi quando sposti il tuo lavori manualmente o aggiungendoli al file Progetto .

Se è presente un aggiornamento assegnatario lavoro automatizzato creato all'interno di un selezionato fase ti stai muovendo lavori a, viene visualizzato in un popup. Hai le seguenti opzioni:

  • Se desideri che l'automazione venga attivata con le impostazioni predefinite, lasciala così com'è
  • Se non vuoi che l'automazione venga attivata, deseleziona la casella di controllo
  • Se desideri modificare le impostazioni per il assegnatari , aggiungi o rimuovi quelli che ti servono
  • Se vuoi cancellare tutto esistente assegnatari per il lavoro , azionare SU Cancella assegnatari esistenti

Inoltre, puoi vedere i membri del team assegnati dalla visualizzazione kanban, nonché aggiungerli o rimuoverli assegnatari modificando a lavoro carta sul posto.

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