Aggiornamento lavoro assegnatari

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Passaggio 1. Definire lavoro assegnatari

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation , you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member’s role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Passaggio 2. Imposta "Aggiorna" lavoro assegnatario ” automazione

Per assicurarti che tutto il tuo staff sia assegnato a lavoro mentre stanno completando la loro parte, segui questi passaggi:

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Durante la creazione dell'automazione, seleziona i dipendenti che desideri aggiungere o rimuovere come lavoro assegnatari automaticamente.

   

   L'automazione può essere configurata in diversi modi:

• Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari vuoti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e il lavoro diventa non assegnato.

• Cancella assegnatari esistenti su + Aggiungi assegnatari compilati: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati diventano non assegnati e quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari vengono assegnati al lavoro Invece.

• Cancella assegnatari esistenti + Aggiungi assegnatari riempiti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti assegnati rimangono assegnati al lavoro , e vengono assegnati anche quelli elencati nel campo Aggiungi assegnatari .

• Cancella assegnatari esistenti off + Rimuovi assegnatari riempiti: Quando un lavoro entra in questo fase , i dipendenti elencati nel campo Rimuovi assegnatari non saranno più assegnati.

• Aggiungi assegnatari riempiti + Rimuovi assegnatari riempiti: Quando a lavoro entra in questo fase , i dipendenti elencati nel campo Aggiungi assegnatari vengono assegnati al lavoro , e quelli elencati in Rimuovi assegnatari risultano non assegnati.

Una volta a lavoro entra nel fase , IL lavoro assegnatario viene aggiornato automaticamente.

Nota

Per il Aggiornamento lavoro assegnatario automazione, non importa se il spostamento automatico lavori azionare per il fase è attivato. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede azioni da parte del cliente o dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato al lavoro quando viene attivata l'automazione.

Passaggio 3. Annotare l'ordine delle automazioni

Quando si costruisce un complesso progetti utilizzando Aggiornamento lavoro assegnatari automatizzati e condizionali fasi e automazioni, presta attenzione all'ordine delle automazioni. Tieni presente che le automazioni vengono attivate una alla volta, dalla prima all'ultima. 

Confronta le due immagini sottostanti per una migliore comprensione. 

• Nell'esempio a sinistra, a attività verrà creato per un membro del team assegnato a lavoro su un precedente fase e poi, il lavoro verrà assegnato a un altro membro del team.
• Nell'esempio a destra, il lavoro verrà assegnato prima a un nuovo membro del team e poi a attività verrà creato per questo specifico membro del team.

Per modificare l'ordine delle automazioni, fare clic su qualsiasi automazione all'interno fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala. 

Mancia

Se, durante la attività creazione del modello, non sei sicuro dello specifico attività assegnatario , puoi lasciarlo vuoto e quindi abilitare l' Assegnare attività A lavoro assegnatario azionare In Creare attività automazione in combinazione con Aggiornamento lavoro assegnatari automazione. In questo modo, il attività verrà assegnato a un membro del team a cui è stato assegnato un lavoro dopo l'attivazione dell'automazione. Leggi di più su corrispondenza attività assegnatario con lavoro assegnatario .

Modifica lavoro assegnatari quando si sposta o si aggiunge lavori

Le opzioni che scegli nel Progetto le impostazioni sono quelle predefinite. Tuttavia, puoi sempre decidere quali membri del team verranno assegnati o rimossi quando sposti il tuo lavori manualmente o aggiungendoli al file Progetto .

Se è presente un'automazione di aggiornamento lavoro assegnatario creata all'interno di un selezionato fase ti stai muovendo lavori a, viene visualizzato in un pop-up. Hai le seguenti opzioni:

• Se desideri che l'automazione venga attivata con le impostazioni predefinite, lasciala così com'è
• Se non vuoi che l'automazione venga attivata, deseleziona la casella di controllo
• Se desideri modificare le impostazioni per il assegnatari , aggiungi o rimuovi quelli che ti servono
• Se vuoi cancellare tutto ciò che è esistente assegnatari per il lavoro , azionare su Cancella assegnatari esistenti

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

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