Windows App: Caricare documenti

L'applicazione Windows di TaxDome vi consente di caricare rapidamente e facilmente documenti e cartelle. Qui trovate tutti i modi per farlo:

Caricare i documenti
Caricare le cartelle
Caricamento in blocco
Creare cartelle degli account in massa
Visualizzare la cronologia dei caricamenti

Caricare i documenti

Per caricare i file dalla applicazione Windows di TaxDome:

1. Cliccate su + NUOVO in alto a sinistra della pagina, selezionate Caricamento file, quindi scegliete i file.

2. Selezionate l'account cliente dove desiderate caricare i file.

3. Cliccate su CARICA FILE per completare il caricamento dei documenti.

Di seguito, potete vedere come gestire ciascuna sezione numerata:

1.Account: Selezionate a quale account sono destinati i documenti.

2. Selezionare la destinazione del file: selezionate la cartella di primo livello in cui desiderate caricare il file. Per maggiori dettagli sulla visibilità e sui livelli di accesso, cliccare qui.

3. Directory: per impostazione predefinita, i documenti vengono salvati in una cartella di primo livello. Se desiderate selezionare una sottocartella, cliccate su Modifica. Per creare una nuova cartella, cliccate sull'icona della cartella, inserite un nome, cliccate sul segno di spunta verde a destra, quindi cliccate su SCEGLI.

4. Nome del file: modificare il nome del file, se necessario.

5. Collegamento a lavoro : azionare this on per collegare il documento a a lavoro , quindi selezionare a lavoro si desidera collegare questo documento. Ulteriori informazioni sul collegamento di elementi a lavori .

6. Bloccare il documento su una fattura non pagata: attivatelo se volete che il documento sia visibile al cliente ma scaricabile solo dopo che ha pagato il servizio. Il documento si sblocca non appena viene fatto il pagamento. Selezionate la fattura su cui desiderate bloccare il documento dall'elenco o cliccate su CREA NUOVA FATTURA per crearne una nuova, quindi cliccate su SCEGLI. Per maggiori dettagli, cliccare qui.

Nota: Questa opzione è disponibile solo per i caricamenti su cartelle principali con il livello di accesso Il cliente può visualizzare . Troverete ulteriori informazioni sulle impostazioni della visibilità Nell'articolo.

7. Richiedi cliente account approvazione : se desideri sapere se i clienti sono soddisfatti del tuo lavoro o se hanno bisogno di modifiche, azionare questo su. Per maggiori dettagli, vai qui .

8. Richiedi la firma del cliente : se desideri che i clienti firmino elettronicamente i documenti, azionare questo su. Per maggiori dettagli sull'aggiunta di campi firma, vai qui .

9. Descrizione : modifica la descrizione del documento se necessario (fino a 150 caratteri).

10. Informare i clienti sul caricamento : Fai sapere ai clienti che è stato caricato un file. Per impostazione predefinita, questo è attivato, in modo che venga loro inviata una notifica e-mail automatica. Disattivalo se non desideri che i clienti ricevano notifiche.

11. CARICA FILE: clicca per avviare il processo di caricamento; vedrai l'avanzamento del caricamento. Al termine del caricamento, i file saranno disponibili nella scheda Documenti del client account profilo.

Caricare le cartelle

L'applicazione Windows di TaxDome vi consente di caricare intere cartelle contenenti diversi documenti dell'account cliente. Per aggiungere una cartella, cliccare su +NUOVO, selezionate Caricamento cartella, quindi scegliete la cartella. Continuate come descritto sopra. È molto più veloce che caricare i documenti uno per uno.

Quando caricate le cartelle, ricordate questi fattori:

TaxDome elabora tutti i file nella cartella selezionata e le relative sottocartelle.
Per la sicurezza dei vostri dati, TaxDome non riconosce tutti i tipi di file (per maggiori dettagli, cliccare qui).
Puoi fornire dettagli per ogni documento nelle tue cartelle e sottocartelle: seleziona il client, la cartella di destinazione, ecc.
La struttura della cartella originale non viene replicata su TaxDome; dovrete creare nuove cartelle per organizzare i vostri file. O potete caricare in massa per mantenere la vostra struttura originale. Ricordate che verranno create nuove cartelle con il livello di accesso Il cliente può visualizzare e modificare.
Non potete selezionare più cartelle contemporaneamente. Se dovete caricare documenti da cartelle diverse, usate il pulsante CARICA CARTELLA per ognuno.

Caricamento in blocco

La nostra funzionalità di caricamento in blocco è utile quando si hanno molti vecchi documenti del cliente nelle cartelle sul desktop o nell'archivio cloud. Vi permette di spostare rapidamente quei documenti su TaxDome.

Quando si carica in blocco:

I file che non sono nelle cartelle vengono caricati nella cartella di primo livello Privato. In questo modo, potrete organizzarli ogni volta che vorrete. Se non disponete già di una cartella di primo livello denominata Privato, ne viene creata una automaticamente per voi.
Le cartelle sul vostro desktop vengono automaticamente abbinate ai nomi degli account TaxDome, quindi non devete selezionare i clienti manualmente.
Se manca un account cliente per una cartella del desktop, createne una nuova in modo rapido.
I file vengono caricati in background, quindi puoi utilizzare l'app mentre il caricamento è in corso.

Per assicurarvi che le vostre cartelle vengano accoppiate all'account cliente corrispondente, ogni nome di cartella deve corrispondere a quello corrispondente del nome account di TaxDome o dell'account ID.

Per trovare l'ID di un cliente e il nome dell'account, andate alla sezione Clienti. Si trovano nelle colonne ID e NOME. I nome degli account clienti sono il nome dell'organizzazione o il nome e cognome del cliente.

Un ID cliente è una combinazione unica di due lettere e un numero, come JB1 o AR2.

Consiglio! Potete creare le cartelle di un account in blocco esportando l'elenco dei clienti e utilizzando il script semplice. Scoprite di più qui.

1. Posizionate ogni documento che dovete caricare nella cartella cliente corretta. Create tutte le sottocartelle necessarie all'interno della cartella di un cliente. La dimensione massima del file di caricamento è di 200 Mb.

2. Cliccate su NUOVO, quindi selezionate caricamento in blocco. Potete anche cliccare con il pulsante destro del mouse sull'icona TaxDome della barra delle applicazioni di Windows e selezionate caricamento in blocco.

3. Individuate la cartella principale che avete creato. L'applicazione Windows di TaxDome selezionerà automaticamente i nomi dei clienti. Tuttavia, potete modificare qualsiasi nome cliente. Se avete cartelle per i clienti che non sono ancora stati aggiunti su TaxDome, cliccate su Crea nuovo nella lista degli account percreare un account TaxDome per loro.

4. Cliccate su CARICA FILE per aggiungere i documenti a TaxDome .

Puoi vedere l'avanzamento del caricamento o ridurlo a icona (continuerà in background). Al termine del caricamento dei file, scaricare un report. I file caricati con successo saranno disponibili nella sezione Documenti del profilo di ciascun cliente e la struttura delle cartelle verrà mantenuta.

Consiglio! Se avete ancora problemi con il trasferimento dei file, possiamo farlo per voi. Seguite le istruzioni dell'articolo per ottenere aiuto.

Creare cartelle degli account in massa

Quando si usa la funzionalità di caricamento in blocco (per maggiori dettagli, cliccare qui) o si copiano i file da TD Drive nelle vostre cartelle locali o viceversa, dovete aver creato delle cartelle degli account sul vostro computer. Qui vi mostreremo come farlo velocemente, anche se avete dozzine di clienti.

Per farlo, è necessario creare uno script per la creazione di cartelle. Ecco come:

Preparate il file CSV che avete utilizzato per importare i contatti TaxDome . Potete anche usare la funzionalità Esporta gli account dalla pagina Clienti. Per maggiori dettagli, cliccate qui.
Create una cartella sul desktop e inserite il file CSV nella cartella.
Aprite il file CSV. Trovate la colonna con i nomi degli account, vi servirà solo questa. Eliminate tutte le altre colonne.

Copia la formula: =CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) nella cella a destra di quella con account nome e quindi applicarlo all'intera colonna (puoi utilizzare le funzioni di riempimento automatico in Fogli Google o Excel). Se la formula CONCATENATE non è disponibile nel tuo software, prova invece a utilizzare CONCATE .
Selezionate tutte le celle con la formula applicata (colonna B) e copiatele.
Create un file di blocco note nella stessa cartella e incollate il valore al suo interno. Quindi salvate il file come tipo Tutti i file con il nome Script.bat e chiudetelo.
Aprite Script.bat per eseguire lo script. Creerà rapidamente cartelle in blocco.

Ora siete pronti per usare la funzione di caricamento in blocco per trasferire rapidamente tutte le cartelle su TaxDome. Per maggiori dettagli, cliccate qui.

Visualizzare la cronologia dei caricamenti

Non siete sicuri di aver caricato tutti i documenti necessari? Visualizzate la cronologia dei caricamenti per scoprirlo. Cliccate sul collegamento CARICA CRONOLOGIA per visualizzare la data, il nome del file, le informazioni sul cliente e lo stato di caricamento. Cliccate su CANCELLA CRONOLOGIA per eliminare le informazioni (questo non cancellerà i vostri file).