App Windows: carica documenti

IL TaxDome L'applicazione Windows ti consente di caricare documenti e cartelle in modo rapido e semplice. Ecco le diverse azioni che puoi intraprendere:

• Caricamento documenti
• Caricamento cartelle
• Caricamento in blocco
  • Preparazione della struttura delle cartelle per caricamento massivo
  • Creare account cartelle in blocco dall'elenco dei clienti
• Visualizzazione della cronologia dei caricamenti

Caricamento documenti

Per caricare file utilizzando il file TaxDome Applicazione Windows:

1. Fare clic su + NUOVO in alto a sinistra del pagina, seleziona Caricamento file , quindi scegli i file

2. Selezionare il cliente account in cui desideri caricare i file

3. Fare clic su CARICA FILE

Di seguito, vedi come gestire ciascuna sezione numerata:

1. Account : seleziona quale account i documenti servono. 

2. Seleziona la destinazione del file : seleziona la cartella di primo livello in cui desideri caricare i documenti. Ulteriori informazioni sulla visibilità e sui livelli di accesso .

3. Directory : per impostazione predefinita, i documenti vengono salvati in una cartella di livello superiore. Se desideri selezionare una sottocartella, fai clic su Cambia . Per creare una nuova cartella, fare clic sull'icona della cartella, inserire il nome della nuova cartella, fare clic sul segno di spunta verde a destra, quindi fare clic su SCEGLI .

4. Nome file : modifica il nome del file, se necessario.

5. Link al lavoro : azionare attivarlo, quindi selezionare a lavoro per il account a cui verrà collegato il documento. Maggiori informazioni sul collegamento degli elementi a lavori .

 6. Blocca il documento su una fattura non pagata: azionare attiva questa opzione se vuoi che il documento sia visibile al cliente, ma scaricabile solo dopo aver pagato il servizio. Il documento si sblocca non appena viene effettuato il pagamento. Seleziona dall'elenco la fattura a cui vuoi bloccare il documento oppure clicca su CREA NUOVA FATTURA per creare una nuova fattura, quindi fare clic su SCEGLIERE. (Ecco di più bloccare i documenti sulle fatture.)

Nota: Questa opzione è disponibile solo per i caricamenti su cartelle principali con il Il cliente può visualizzare accesso. Puoi leggere di più a riguardo impostazioni di visibilità.

7. Richiedi l'approvazione del cliente : azionare questo per scoprire se i clienti sono soddisfatti del tuo lavoro o hanno bisogno di apportare modifiche. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni su come richiedere feedback ai clienti .

8. Richiedi la firma del cliente : se desideri che i clienti firmino elettronicamente i documenti, azionare questo su. Ulteriori informazioni sull'aggiunta di campi firma .

9. Descrizione : modifica la descrizione del documento, se necessario (fino a 150 caratteri).

10. Informare i clienti del caricamento : Fai sapere ai clienti che un file è stato caricato. Per impostazione predefinita, questa opzione è attivata, in modo che venga inviata loro una notifica automatica via email. Disattivalo se non desideri che i clienti ricevano notifiche.

Nota: Questa opzione è disponibile solo per i caricamenti su file cartelle principali con il Il cliente può visualizzare accesso. Ecco di più impostazioni di visibilità.

11. CARICA FILE: fare clic per avviare il processo di caricamento; vedrai i progressi. Una volta terminato il caricamento, i file saranno disponibili nella scheda Documenti del client account profilo.

Caricamento cartelle

IL TaxDome L'applicazione Windows consente di caricare intere cartelle contenenti più client account documenti. Per aggiungere una cartella, fare clic su + NUOVO , selezionare Caricamento cartella , quindi scegliere la cartella. Proseguire come descritto sopra . È molto più veloce che caricare i documenti uno per uno.

Quando carichi le cartelle, tieni presente questi fatti:

1. TaxDome elabora tutti i file nella cartella selezionata e nelle relative sottocartelle.

2. Per la sicurezza e la protezione dei tuoi dati, TaxDome non riconosce tutti i tipi di file (maggiori informazioni sui tipi di file non riconosciuti ).

3. Puoi fornire dettagli per ciascun documento nelle tue cartelle e sottocartelle: seleziona il client, la cartella di destinazione, ecc.

4. La struttura delle cartelle originale non viene replicata TaxDome ; dovrai creare nuove cartelle per organizzare i tuoi file. Oppure puoi effettuare caricamento massivo per mantenere la tua struttura originale. Tieni presente che verranno create nuove cartelle in cui il Cliente potrà visualizzare e modificare il livello di accesso.

5. Non è possibile selezionare più cartelle contemporaneamente. Se devi caricare documenti da diverse cartelle, utilizza la CARTELLA DI CARICAMENTO pulsante per ognuno.

Caricamento in blocco

La nostra funzionalità caricamento massivo è utile quando hai molti vecchi documenti client in cartelle sul desktop o nel cloud storage. Il caricamento collettivo ti consente di spostare rapidamente tali documenti in TaxDome .

Quando tu caricamento massivo :

• I file che non si trovano nelle cartelle vengono caricati in una cartella privata di livello superiore. In questo modo, puoi ordinarli quando sei pronto. Se non disponi già di una cartella di primo livello denominata Private , ne verrà creata automaticamente una.
• Le cartelle sul desktop vengono abbinate automaticamente a account nomi dentro TaxDome , in modo da non doverli selezionare manualmente.
• Se una cartella desktop non dispone di un client corrispondente account , puoi crearne uno rapidamente.
• I file vengono caricati in background, quindi puoi utilizzare l'app mentre il caricamento è in corso.

Ecco come eseguire il caricamento in blocco:

1. Inserisci ogni documento che devi caricare nella cartella cliente appropriata. Crea tutte le sottocartelle di cui hai bisogno all'interno di una cartella cliente. La dimensione massima del file da caricare è 300 Mb.

2. Clicca su +NUOVO , quindi seleziona caricamento massivo . Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su TaxDome Icona nella barra delle applicazioni di Windows e seleziona caricamento massivo .

3. Individua la cartella principale che hai creato. Se il nome della cartella è il account nome o ID , IL TaxDome L'applicazione Windows corrisponderà automaticamente ai nomi dei client. Hai anche la possibilità di aggiungere nuovi accounts o selezionare quelli esistenti accounts .

Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti sulla preparazione delle cartelle di seguito:

• Preparazione della struttura delle cartelle per caricamento massivo
• Creare account cartelle in blocco 

4. Individua la destinazione del caricamento nel menu a discesa Destinazione selezionando una cartella o facendo clic su CREA CARTELLA pulsante per caricare i file in una nuova cartella.

5. Fare clic su CARICA FILE a cui aggiungere i documenti TaxDome .

Puoi guardare l'avanzamento del caricamento oppure puoi minimizzarlo e continuerà a funzionare in background. Una volta terminato il caricamento dei file, puoi scaricare un report. I file caricati correttamente saranno disponibili nella sezione Documenti di ciascun profilo cliente con la struttura delle cartelle in atto.

I file che non corrispondono a un file account può essere visualizzato nella scheda Senza eguali . 

Se si sono verificati errori durante il processo di caricamento, verranno visualizzati nella scheda Errori .

Preparazione della struttura delle cartelle per caricamento massivo

Per assicurarti che le tue cartelle siano automaticamente abbinate al client corretto accounts , il nome di ogni cartella deve corrispondere al nome corrispondente TaxDome cliente account nome o ID account .

Per trovare un cliente ID E account nome, vai alla sezione Clienti . Sono elencati nelle colonne ID e NOME . Cliente account i nomi sono il nome dell'organizzazione o il nome e il cognome del cliente.

Un cliente ID è una combinazione univoca di due lettere e un numero, come JB1 o AR2 .

Creare account cartelle in blocco 

Quando si utilizza la funzionalità caricamento massivo (dettagli qui ) o si copiano file da TD Drive alle cartelle locali o viceversa, è necessario avere account cartelle create sul tuo computer. Qui ti mostreremo come farlo rapidamente, anche se hai dozzine di clienti.

Per fare ciò, è necessario creare uno script per la creazione di cartelle. Ecco come:

1. Prepara il file CSV in cui hai importato i contatti TaxDome . Puoi anche utilizzare la funzione Esporta Accounts dalla pagina Clienti . Ulteriori informazioni sull'esportazione degli elenchi di contatti .
2. Crea una cartella sul desktop e inserisci il file CSV nella cartella.
3. Apri il file CSV . Trova la colonna con account nomi; è l'unico di cui hai bisogno. Elimina tutte le altre colonne.



4. Copia la formula: =CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) nella cella a destra di quella con il account nome e quindi applicarlo all'intera colonna (puoi utilizzare le funzionalità di compilazione automatica in Fogli Google o Excel). Se la formula CONCATENA non è disponibile nel tuo software, prova a utilizzare invece CONCATENA .

5. 

6. Seleziona tutte le celle con la formula applicata (colonna B) e copiale.
7. Crea un file di blocco note nella stessa cartella e incolla il valore al suo interno. Salvare il file denominandolo Script.bat e selezionando il tipo di file Tutti i file . Quindi chiudilo.
8. Apri Script.bat per eseguire lo script. Creerà rapidamente cartelle in blocco.

Ora sei pronto per utilizzare la funzionalità caricamento massivo per spostare rapidamente tutte le cartelle TaxDome . Ecco maggiori dettagli.

Visualizzazione della cronologia dei caricamenti

Non sei sicuro di aver caricato tutti i documenti necessari? Visualizza la cronologia dei caricamenti per scoprirlo. Fare clic sul collegamento CRONOLOGIA CARICAMENTO per visualizzare la data, il nome del file, le informazioni sul cliente e il caricamento stato . Fai clic su CANCELLA CRONOLOGIA per eliminare queste informazioni (questo non eliminerà i tuoi file).