Impostazioni (base): firme

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Abilita/disabilita l'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA )

L'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA ) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza alla firma elettronica verificando l'identità del firmatario utilizzando le sue risposte a domande basate sulla conoscenza (solo per i tuoi clienti statunitensi). Per impostazione predefinita, è abilitato per tutte le aziende statunitensi e disabilitato per le aziende non statunitensi. Tuttavia, se fornisci servizi a clienti statunitensi, puoi attivarla o disattivarla, indipendentemente dall'ubicazione della tua azienda.  

Fare così:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Abilita/disabilita la firma elettronica qualificata ( QES / AdES )

Elettronica qualificata ed evoluta firme ( QES / AdES ) garantiscono il rispetto dei più elevati standard di elettronica firme (solo per i tuoi clienti UE), soddisfacendo i requisiti stabiliti dagli organismi di regolamentazione europei (eIDAS). Per impostazione predefinita, è abilitato per tutte le aziende UE e disabilitato per le aziende extra UE. Tuttavia, se fornisci servizi a clienti dell'UE, puoi attivarla o disattivarla, indipendentemente dall'ubicazione della tua azienda.

Fare così:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

QES / AdES fornitori

Una volta acceso il QES / AdES opzioni nella sezione firme della pagina Impostazioni azienda , puoi selezionare i fornitori disponibili per i tuoi clienti con cui procedere QES / AdES . I tuoi clienti potranno scegliere uno dei fornitori da te selezionati. Segui questi passi:

1. Fare clic sul collegamento QES AdES QES /AdES sotto l' opzione Mostra verifica QES / AdES come azionare . Vedrai l'elenco di QES / AdES fornitori con copertura dei paesi e prezzo per firma elettronica .

2. Seleziona i fornitori e fai clic su Salva . Ti consigliamo di selezionare solo i fornitori disponibili nella località dei tuoi clienti.

Nota! La modifica dei fornitori non avrà alcun impatto QES / AdES firme hai già richiesto. Per cambiare provider per il send QES / AdES richiesta di firma, annullala prima, quindi modifica i fornitori e richiedi il file QES / AdES nuovamente la firma.

Modifica il formato data predefinito per e- firme

Potrebbe essere necessario selezionare un formato data specifico per e- firme (escluso il QES / AdES firma) nei documenti per vari motivi legali. In TaxDome , hai la flessibilità di scegliere il formato data predefinito che verrà applicato a tutti i messaggi di posta elettronica firme .

Per modificare il formato data predefinito, attenersi alla seguente procedura:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. Nella sezione firme , seleziona il formato della data nel menu a tendina Formato data predefinito per firma elettronica .

È possibile selezionare uno dei seguenti formati di data:

• MMM-GG-AAAA: questo formato è selezionato come predefinito per tutte le aziende
• MM-GG-AAAA
• MM.GG.AAAA
• GG-MM-AAAA
• GG/MM/AAAA
• GG.MM.AAAA
• AAAA/MM/GG
• AAAA/GG/MM

Dopo aver selezionato il formato data predefinito, verrà visualizzato automaticamente per tutte le nuove richieste di firma.

Nota! La modifica del formato data predefinito non influisce sui formati data precedentemente selezionati nei modelli di firma .