💸 Preparazione fiscale: comunicazione al cliente

Come afferma uno dei nostri clienti: "La corretta gestione del tempo e la comunicazione con il cliente consentono a un professionista fiscale esperto di gestire ogni dichiarazione dei redditi una sola volta". Qui troverai un cheat sheet con i suggerimenti più utili su come raggiungere questo obiettivo.

Trattato qui:

• Invia email personalizzate
• Pianifica le email
• Consenti ai tuoi clienti di prenotare un appuntamento direttamente dal loro portale clienti
• Raccolta di documenti
• Raccolta automatizzata utilizzando questionari
• Finalizzazione dei documenti
• Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare e rivedere i resi

Invia email personalizzate

Una comunicazione regolare e personalizzata porta tranquillità sia a te che al tuo cliente. Sai che sono informati; si sentono come se stessi contattando regolarmente.

Il seguente TaxDome le funzionalità ti aiuteranno a semplificare le tue interazioni:

• Modelli di posta elettronica . Prepara un modello di email per ogni volta che devi comunicare con i clienti. Usa la nostra libreria di modelli per iniziare facilmente.
• Utilizzo shortcodes per la personalizzazione: non è necessario comporre manualmente ogni e-mail.
• Invia email personalizzate in blocco (ovvero quando devi informare un gruppo di clienti su qualcosa).
• Invia e-mail automatiche (ovvero notifiche quando il tuo lavoro si sta muovendo attraverso a Progetto ).

Pianifica le email

Puoi anche pianificare l'invio automatico delle e-mail se sai esattamente quando devono essere inviate. Scrivi le tue e-mail in anticipo e specifica la data e l'ora per la spedizione. Ecco ulteriori informazioni sulla pianificazione anticipata .

Sulla base dell'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzione per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:

• Cambiamenti nella tua pratica / servizi quest'anno
• Il tuo orario d'ufficio
• Come i tuoi clienti possono raggiungerti
• Info sulla caparra richiesta per iniziare il tuo lavoro
• Come ti assicuri che i loro documenti siano al sicuro
• Come i clienti possono accedere al loro portale clienti

Consenti ai tuoi clienti di prenotare un appuntamento direttamente dal loro portale clienti

Puoi risparmiare il tempo che di solito dedichi alla pianificazione di una chiamata. Vai alla pagina Impostazioni , seleziona la scheda Integrazioni , quindi fai clic sulla sottoscheda Scheduler . Qui è possibile configurare il TaxDome integrazione con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me e Schedulista. Per maggiori dettagli, vai qui .

Anche se i tuoi clienti saranno in grado di fissare appuntamenti utilizzando il pulsante in alto a destra del loro portale , ti consigliamo di creare un'e-mail separata con le istruzioni su come fissare un appuntamento.

Raccolta di documenti

Mettere insieme i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. Inoltre, può essere fonte di sorprese, come scoprire che mancano documenti nel bel mezzo della preparazione della dichiarazione dei redditi. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e assicurarti che i tuoi clienti lo seguano. Vedi i nostri consigli qui sotto:

• Raccolta automatizzata utilizzando questionari
• Finalizzazione dei documenti

Raccolta automatizzata utilizzando questionari

Il modo più comune per raccogliere informazioni e documenti dai tuoi clienti è tramite PDF. Tuttavia, anche questo è obsoleto e inefficiente. TaxDome ti fornisce questionari , che può essere facilmente automatizzato e configurato in base alle proprie esigenze.

Usando questionari può farti risparmiare un sacco di tempo e problemi: esplora le seguenti funzionalità per vedere:

• Logica condizionale : imposta le condizioni per saltare le domande che non sono applicabili

• Sezioni aggiuntive : lascia che i tuoi clienti copino le sezioni che si ripetono (es. l'indirizzo di entrambi i coniugi)

• Spiegazioni per le domande : aggiungi una descrizione alle tue domande in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente cosa è loro richiesto

• Blocchi di testo : aggiungi blocchi di testo per descrivere ogni sezione in dettaglio o per trasmettere informazioni importanti

Finalizzazione dei documenti

Segui sempre questa regola: inizia la preparazione del reso solo dopo aver ricevuto tutti i documenti da.

Abbiamo fatto un paio di raccomandazioni qui:

• Apri quello del cliente questionario o documenti solo dopo aver ricevuto una notifica in cui tutti i documenti sono stati caricati TaxDome . I tuoi clienti hanno la casella di controllo Notifica azienda se hai finito di caricare .
• Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti di documenti in modo da non essere distratti prematuramente.

• Chiedi ai tuoi clienti di inviarti un'e-mail una volta terminato il caricamento o fai un ulteriore passo avanti utilizzando automazioni e client attività nelle chat.

• Fai un separato fase per l'automazione per l'invio del messaggio di conferma nel tuo Progetto .

• Crea un modello di chat per richiedere che i tuoi clienti confermino di aver completato il caricamento dei documenti e aggiungi un cliente attività Là.

• Addebitare una tassa per senza risposta questionari O questionari presentata oltre il termine.

Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare e rivedere i resi

TaxDome fornisce strumenti PDF incorporati adatti per la visualizzazione, la modifica , il markup, la collaborazione e altro ancora. Per tenere i documenti a portata di mano, puoi utilizzare questi hack:

• Unisci i documenti direttamente all'interno TaxDome se il tuo cliente li ha scansionati come singoli file

• Usa i timbri durante la revisione dei PDF in modo che il tuo team sappia quali documenti sono stati controllati