💸 Preparazione delle tasse: comunicazione con il cliente
Come ha affermato uno dei nostri clienti: “Una corretta gestione del tempo e una corretta comunicazione con il cliente consentono a un professionista fiscale esperto di gestire ciascuna dichiarazione dei redditi una sola volta”. Qui troverai un foglietto illustrativo con i suggerimenti più utili su come raggiungere questo obiettivo.
Trattato qui:
- Invia e-mail personalizzate
- Pianifica le email
- Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti
- Raccolta documenti
- Usa incorporato PDF strumenti per preparare e rivedere i resi
Invia e-mail personalizzate
Una comunicazione regolare e personalizzata porta tranquillità sia a te che al tuo cliente. Sai che sono informati; hanno la sensazione che tu li contatti regolarmente.
Il seguente TaxDome le funzionalità ti aiuteranno a semplificare le tue interazioni:
- Modelli di posta elettronica . Prepara un modello di email per ogni volta che devi comunicare con i clienti. Utilizza la nostra libreria di modelli per iniziare facilmente.
- Utilizza shortcodes per la personalizzazione: non è necessario comporre manualmente ogni email.
- Invia email personalizzate in blocco (ad esempio quando devi informare un gruppo di clienti su qualcosa).
- Invia e-mail automatizzate (ovvero notifiche quando il tuo lavoro si sta muovendo attraverso a Progetto ).
Pianifica le email
Puoi anche pianificare l'invio automatico delle email se sai esattamente quando dovrebbero essere inviate. Scrivete in anticipo le vostre email e specificate la data e l'ora di spedizione. Ecco ulteriori informazioni sulla pianificazione anticipata .
In base all'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzionalità per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:
- Cambiamenti nella tua pratica/servizi quest'anno
- I tuoi orari d'ufficio
- Come i tuoi clienti possono raggiungerti
- Informazioni sul deposito necessario per iniziare il tuo lavoro
- Come assicurarti che i loro documenti siano al sicuro
- Come i clienti possono accedere ai propri file portale clienti
Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti
Puoi risparmiare il tempo che normalmente dedichi alla pianificazione di una chiamata. Vai alla pagina Impostazioni , seleziona la scheda Integrazioni , quindi fai clic sulla sottoscheda Pianificazione . Qui puoi impostare il file TaxDome integrazione con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me e Schedulista. Per maggiori dettagli, vai qui .
Anche se i tuoi clienti potranno fissare appuntamenti utilizzando il pulsante in alto a destra del loro portale , ti consigliamo di creare un'email separata con le istruzioni su come fissare un appuntamento.
Raccolta documenti
Mettere insieme i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. Inoltre, può essere fonte di sorprese, come scoprire che mancano dei documenti nel bel mezzo della preparazione della dichiarazione dei redditi. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e assicurarti che i tuoi clienti lo seguano. Vedi i nostri consigli qui sotto:
Raccolta automatizzata utilizzando questionari
Il modo più comune per raccogliere informazioni e documenti dai tuoi clienti è tramite PDF . Tuttavia, anche questo è obsoleto e inefficiente. TaxDome ti fornisce questionari che possono essere facilmente automatizzati e impostati in base alle tue esigenze.
Utilizzando questionari può farti risparmiare un sacco di tempo e fatica: esplora le seguenti funzionalità per vedere:
Logica condizionale : imposta le condizioni per saltare le domande che non sono applicabili
Sezioni aggiuntive : lascia che i tuoi clienti copino le sezioni che si ripetono (ad esempio l'indirizzo di entrambi i coniugi)
Spiegazioni per le domande : aggiungi una descrizione alle tue domande in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente cosa è loro richiesto
Blocchi di testo : aggiungi blocchi di testo per descrivere ogni sezione in dettaglio o per trasmettere informazioni importanti
Finalizzazione dei documenti
Segui sempre questa regola: inizia la preparazione del reso solo dopo aver ricevuto tutti i documenti da.
Abbiamo fatto un paio di raccomandazioni qui:
- Apri quello del cliente questionario o documenti solo dopo aver ricevuto la notifica che tutti i documenti sono stati caricati TaxDome . I tuoi clienti hanno la casella di controllo Avvisami se hai finito di caricare .
- Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti dei documenti in modo da non essere distratto prematuramente.
Chiedi ai tuoi clienti di inviarti un'e-mail una volta terminato il caricamento o fai un ulteriore passo avanti utilizzando le automazioni e attività del cliente nelle chat.
Crea un separato fase per l'automazione per l'invio del messaggio di conferma nel tuo Progetto .
Crea un modello di chat per richiedere ai tuoi clienti di confermare di aver finito di caricare i documenti e aggiungere un cliente attività Là.
Addebitare una commissione per i soggetti senza risposta questionari O questionari presentate oltre la scadenza.
Usa incorporato PDF strumenti per preparare e rivedere i resi
TaxDome fornisce strumenti PDF incorporati adatti per la visualizzazione, la modifica , il markup, la collaborazione e altro ancora. Per tenere i documenti a portata di mano, puoi utilizzare questi hack:
Unisci i documenti direttamente all'interno TaxDome se il tuo cliente li ha scansionati come file singoli
- Utilizza i timbri durante la revisione dei PDF in modo che il tuo team sappia quali documenti sono stati controllati
