Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

Una comunicazione regolare e personalizzata porta tranquillità sia a te che al tuo cliente. Sai che è informato; ha la sensazione che lo contatti regolarmente. Quanto segue TaxDome le funzionalità ti aiuteranno a semplificare le tue interazioni:

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Pianifica le email

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

In base all'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzionalità per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:

• Cambiamenti nella tua pratica/servizi quest'anno

• I tuoi orari d'ufficio

• Come i tuoi clienti possono raggiungerti

• Informazioni sul deposito necessario per iniziare il tuo lavoro

• Come assicurarti che i loro documenti siano al sicuro

• Come i clienti possono accedere ai propri file portale clienti

Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

Raccolta documenti

Raccogliere i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. Inoltre, può essere fonte di sorprese, come scoprire che mancano dei documenti durante la preparazione della dichiarazione dei redditi. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e assicurarti che i tuoi clienti lo seguano. Consulta i nostri consigli qui sotto:

• Raccolta automatizzata utilizzando questionari

• Finalizzazione dei documenti

Raccolta automatizzata utilizzando questionari

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

Utilizzo questionari può farti risparmiare un sacco di tempo e problemi: esplora le seguenti funzionalità per vedere:

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

Finalizzazione dei documenti

Segui sempre questa regola: inizia a preparare la dichiarazione solo dopo aver ricevuto tutti i documenti. Abbiamo un paio di consigli qui:

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti dei documenti in modo da non essere distratto prematuramente.

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• Addebitare una commissione per i soggetti senza risposta questionari O questionari presentate oltre la scadenza.

Usa incorporato PDF strumenti per preparare e rivedere i resi

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked