Preparazione delle dichiarazioni dei redditi: comunicazione con il cliente

Come ha affermato uno dei nostri clienti: "Una corretta gestione del tempo e una buona comunicazione con il cliente consentono a un professionista fiscale esperto di gestire ogni dichiarazione dei redditi una sola volta". Qui troverai un promemoria con i consigli più utili su come raggiungere questo obiettivo.

Invia email personalizzate

Una comunicazione regolare e personalizzata porta tranquillità sia a te che al tuo cliente. Sai che è informato; ha la sensazione che lo contatti regolarmente. Quanto segue TaxDome le funzionalità ti aiuteranno a semplificare le tue interazioni:

• Modelli di email : prepara un modello di email ogni volta che devi comunicare con i clienti. Utilizza i modelli Marketplace per iniziare facilmente.

• Utilizza shortcodes per la personalizzazione : non devi scrivere manualmente ogni email.

• Invia email personalizzate in blocco : quando devi informare un gruppo di clienti su qualcosa.

• Invia email automatiche : notifiche quando il tuo lavoro si sta muovendo attraverso un Progetto .

Pianifica le email

Puoi anche pianificare l'invio automatico delle email se sai esattamente quando inviarle. Scrivi le tue email in anticipo e specifica la data e l'ora di invio. Ecco maggiori informazioni sulla pianificazione anticipata .

In base all'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzionalità per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:

• Cambiamenti nella tua pratica/servizi quest'anno

• I tuoi orari d'ufficio

• Come i tuoi clienti possono raggiungerti

• Informazioni sul deposito necessario per iniziare il tuo lavoro

• Come assicurarti che i loro documenti siano al sicuro

• Come i clienti possono accedere ai propri file portale clienti

Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti

Puoi risparmiare il tempo che normalmente impieghi a pianificare una chiamata. Vai alla pagina Impostazioni , seleziona la scheda Integrazioni , quindi clicca sulla sottoscheda Pianificatore . Qui puoi impostare TaxDome Integrazione con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me e Schedulista. Per maggiori dettagli, clicca qui .

Anche se i tuoi clienti potranno programmare appuntamenti utilizzando il pulsante in alto a destra del loro portale , ti consigliamo di creare un'e-mail separata con le istruzioni su come programmare un appuntamento.

Raccogliere documenti

Raccogliere i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. Inoltre, può essere fonte di sorprese, come scoprire che mancano dei documenti nel bel mezzo della preparazione della dichiarazione dei redditi. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e assicurarti che i tuoi clienti lo seguano. Consulta i nostri consigli qui sotto:

• Raccolta automatizzata utilizzando questionari

• Utilizzare le checklist dei documenti per un'assunzione chiara

• Finalizzazione dei documenti

Raccolta automatizzata utilizzando questionari

Il modo più comune per raccogliere informazioni e documenti dai tuoi clienti è tramite PDF Tuttavia, anche questo è obsoleto e inefficiente. TaxDome ti fornisce questionari che possono essere facilmente automatizzati e configurati in base alle tue esigenze.

Utilizzo questionari può farti risparmiare un sacco di tempo e problemi: esplora le seguenti funzionalità per vedere:

• Logica condizionale : imposta le condizioni per saltare le domande che non sono applicabili

• Sezioni aggiuntive : lascia che i tuoi clienti copino le sezioni che si ripetono (ad esempio l'indirizzo di entrambi i coniugi)

• Spiegazioni per le domande : aggiungi una descrizione alle tue domande in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente cosa è richiesto loro

• Blocchi di testo : aggiungi blocchi di testo per descrivere ogni sezione in dettaglio o per trasmettere informazioni importanti

Inviare liste di controllo dei documenti

Le checklist dei documenti forniscono un elenco personalizzato di documenti fiscali per ciascun cliente, consegnati tramite questionario Invece di dover indovinare cosa caricare, i clienti vedono esattamente cosa serve e, se manca qualcosa, possono indicarne il motivo (non pertinente, verrà caricato in seguito, già fornito o aggiungere un commento). Ecco alcuni suggerimenti sull'utilizzo delle checklist dei documenti:

• Crea liste di controllo durante la bassa stagione, in modo che siano pronte all'inizio della stagione fiscale. Puoi crearle manualmente selezionando tra oltre 42 tipi di documenti (W-2, 1099, 1098 e altro), oppure utilizzare l'intelligenza artificiale per generarle a partire dai documenti dell'anno precedente. PDF dichiarazioni (attualmente disponibili per il modulo 1040 con Drake, Lacerte e ProSeries).

• Allega delle checklist ai modelli questionario in modo che vengano inviati insieme. azionare su Allega checklist durante la creazione o la modifica di un questionario modello.

• Invia le checklist in blocco a più clienti contemporaneamente. Filtra l'elenco dei tuoi account per Checklist > Creata , seleziona i clienti e inviala questionario con lista di controllo allegata.

• Automatizza la consegna della checklist tramite il tuo Progetto aggiungendo un'automazione Crea questionario nel punto appropriato fase Attivare lavoro spostamento automatico e questo procederà automaticamente una volta che il cliente avrà completato tutti gli elementi della checklist e inviato il questionario .

• Monitora i progressi in tempo reale utilizzando la colonna Checklist nella sezione questionari . Filtra per checklist stato per identificare rapidamente i clienti che necessitano di un follow-up.

Finalizzazione dei documenti

Segui sempre questa regola: inizia a preparare la dichiarazione solo dopo aver ricevuto tutti i documenti.

Abbiamo fatto un paio di raccomandazioni qui:

• Aprire il client questionario o documenti solo dopo aver ricevuto una notifica che tutti i documenti sono stati caricati su TaxDome I tuoi clienti hanno la casella di controllo "Avvisa l'azienda se hai completato il caricamento" .

• Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti dei documenti in modo da non essere distratto prematuramente.

  

• Chiedi ai tuoi clienti di inviarti un'e-mail una volta terminato il caricamento oppure fai un ulteriore passo avanti utilizzando automazioni e attività dei clienti nelle chat.

• Crea un separato fase per l'automazione dell'invio del messaggio di conferma nel tuo Progetto .

• Crea un modello di chat per richiedere ai tuoi clienti di confermare di aver completato il caricamento dei documenti e aggiungi un cliente attività Là.

• Addebitare una commissione per i soggetti senza risposta questionari O questionari presentate oltre la scadenza.

Usa incorporato PDF strumenti per preparare e rivedere i resi

TaxDome Fornisce strumenti PDF integrati, ideali per la visualizzazione, la modifica , la marcatura, la collaborazione e altro ancora. Per tenere i documenti a portata di mano, puoi usare questi trucchi:

• Unisci i documenti direttamente all'interno TaxDome se il tuo cliente li ha scansionati come singoli file

• Utilizza i timbri quando rivedi i PDF in modo che il tuo team sappia quali documenti sono stati controllati