Preparazione fiscale: comunicazione al cliente

Come afferma uno dei nostri clienti: "La corretta gestione del tempo e la comunicazione con il cliente consentono a un professionista fiscale esperto di gestire ogni dichiarazione dei redditi una sola volta". Qui troverai un cheat sheet con i suggerimenti più utili su come raggiungere questo obiettivo.

Trattato qui:

• Invia email personalizzate
• Pianifica le email
• Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti
• Raccolta documenti
• Raccolta automatizzata con questionari
• Finalizzazione del pacchetto di documenti
• Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare e rivedere i resi

Invia email personalizzate

Una comunicazione regolare e personalizzata protegge l'interazione con il cliente dal caos e porta tranquillità.

Il seguente TaxDome le funzionalità aiuteranno molto:

• Modelli di posta elettronica . Prepara un modello di email per ogni volta che devi comunicare con i clienti. Utilizza la nostra libreria di modelli per iniziare facilmente.
• Utilizzo shortcodes per la personalizzazione: non è necessario comporre manualmente ogni e-mail.
• Invia email personalizzate in blocco (ovvero quando devi informare un gruppo di clienti su qualcosa).
• Invia e-mail automatiche (ovvero notifiche quando il tuo lavoro si sta muovendo attraverso a Progetto ).

Pianifica le email

Puoi anche pianificare l'invio automatico di e-mail se sai esattamente quando dovrebbe essere inviato. Scrivilo in anticipo e specifica la data e l'ora per la spedizione. Per maggiori dettagli, vai qui .

Sulla base dell'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzione per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:

• Cambiamenti nella tua pratica / servizi quest'anno
• Il tuo orario d'ufficio
• Come i tuoi clienti possono raggiungerti
• Informazioni su un deposito necessario per iniziare il tuo lavoro
• Come ti assicuri che i loro documenti siano al sicuro
• Come i clienti possono accedere al loro portale clienti

Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti

Puoi risparmiare il tempo solitamente impiegato per prenotare una chiamata. Vai alla pagina Impostazioni , seleziona la scheda Integrazioni , quindi fai clic sulla sottoscheda Scheduler . Qui puoi impostare TaxDome integrazione con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me e Schedulista. Per maggiori dettagli, vai qui .

Anche se i tuoi clienti saranno in grado di fissare appuntamenti utilizzando il pulsante in alto a destra del loro portale , ti consigliamo di creare un'e-mail con le istruzioni per loro.

Raccolta documenti

Mettere insieme i documenti è una routine ripetuta con ogni cliente. Inoltre, è una fonte di sorprese come documenti mancanti nel bel mezzo della preparazione del ritorno. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e far sì che i tuoi clienti lo seguano. Vedi i nostri consigli qui sotto:

• Raccolta automatizzata con questionari
• Finalizzazione del pacchetto di documenti

Raccolta automatizzata con questionari

Il modulo PDF con una richiesta è un modo comune per raccogliere informazioni e documenti dal tuo cliente, ma è anche obsoleto e inefficiente. TaxDome ti fornisce questionari , che può essere facilmente automatizzato e configurato in base alle proprie esigenze.

Usare questionari più intelligente che mai, esplora le seguenti funzionalità:

• Logica condizionale . Imposta le condizioni per saltare le domande che non sono applicabili.

• Sezioni aggiuntive . Lascia che i tuoi clienti copino le sezioni che possono essere ripetute (es. l'indirizzo di entrambi i coniugi).

• Spiegazioni per domande . Aggiungi una descrizione alle tue domande in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente cosa è loro richiesto.

• Blocchi di testo . Aggiungi blocchi di testo per descrivere ogni sezione in dettaglio o per trasmettere informazioni importanti.

Finalizzazione del pacchetto di documenti

Segui sempre la regola: inizia la preparazione del reso solo dopo aver ricevuto tutti i documenti del cliente.

Abbiamo fatto un paio di raccomandazioni qui:

• Apri quello del cliente questionario o documenti solo dopo aver ricevuto una notifica in cui tutti i documenti sono stati caricati TaxDome . I tuoi clienti hanno la casella di controllo Notifica azienda se hai finito di caricare .
• Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti di documenti in modo da non essere distratti prematuramente.

• Chiedi ai tuoi clienti di inviarti un'e-mail una volta terminato il caricamento o fai un ulteriore passo avanti utilizzando automazioni e client attività nei messaggi.

• Fai un separato fase per l'automazione del messaggio di conferma nel tuo Progetto .

• Crea un modello di messaggio per richiedere che i tuoi clienti confermino di aver completato il caricamento dei documenti e aggiungi un cliente attività Là.

• Addebitare una tassa per senza risposta questionari O questionari presentata oltre il termine.

Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare e rivedere i resi

TaxDome fornisce strumenti PDF incorporati adatti per la visualizzazione, la modifica , il markup, la collaborazione e altro ancora. Per tenere i documenti a portata di mano puoi usare questi trucchetti:

• Unisci i documenti direttamente all'interno TaxDome nel caso in cui il tuo cliente li abbia scansionati come singoli file.

• Usa i timbri durante la revisione dei PDF per il tuo team per assicurarti che i documenti siano stati controllati.