💸 Preparazione fiscale: comunicazione con il cliente

Come ha affermato uno dei nostri clienti: “Una corretta gestione del tempo e una corretta comunicazione con il cliente consentono a un professionista fiscale esperto di gestire ciascuna dichiarazione dei redditi una sola volta”. Qui troverai un foglietto illustrativo con i suggerimenti più utili su come raggiungere questo obiettivo.

Coperto qui:

• Invia e-mail personalizzate
• Pianifica le email
• Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti
• Raccolta documenti
• Raccolta automatizzata utilizzando questionari
• Finalizzazione dei documenti
• Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare ed esaminare i resi

Invia e-mail personalizzate

Una comunicazione regolare e personalizzata porta tranquillità sia a te che al tuo cliente. Sai che sono informati; hanno la sensazione che tu li contatti regolarmente.

Il seguente TaxDome le funzionalità ti aiuteranno a semplificare le tue interazioni:

• Modelli di posta elettronica . Prepara un modello di email per ogni volta che devi comunicare con i clienti. Utilizza la nostra libreria di modelli per iniziare facilmente.
• Utilizza shortcodes per la personalizzazione: non è necessario comporre manualmente ogni email.
• Invia email personalizzate in blocco (ad esempio quando devi informare un gruppo di clienti su qualcosa).
• Invia e-mail automatizzate (ovvero notifiche quando il tuo lavoro si sta muovendo attraverso a Progetto ).

Pianifica le email

Puoi anche pianificare l'invio automatico delle email se sai esattamente quando dovrebbero essere inviate. Scrivete in anticipo le vostre email e specificate la data e l'ora di spedizione. Ecco ulteriori informazioni sulla pianificazione anticipata .

In base all'esperienza di altre aziende che utilizzano il nostro sistema, ti consigliamo di utilizzare questa funzionalità per l'e-mail di avvio della stagione fiscale per informare i clienti su:

• Cambiamenti nella tua pratica/servizi quest'anno
• I tuoi orari d'ufficio
• Come i tuoi clienti possono raggiungerti
• Informazioni sul deposito necessario per iniziare il tuo lavoro
• Come assicurarti che i loro documenti siano al sicuro
• Come i clienti possono accedere ai propri file portale clienti

Lascia che i tuoi clienti prenotino un appuntamento direttamente dal loro portale clienti

Puoi risparmiare il tempo che normalmente dedichi alla pianificazione di una chiamata. Vai alla pagina Impostazioni , seleziona la scheda Integrazioni , quindi fai clic sulla sottoscheda Pianificazione . Qui puoi impostare il file TaxDome integrazione con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me e Schedulista. Per maggiori dettagli, vai qui .

Anche se i tuoi clienti potranno fissare appuntamenti utilizzando il pulsante in alto a destra del loro portale , ti consigliamo di creare un'email separata con le istruzioni su come fissare un appuntamento.

Raccolta documenti

Mettere insieme i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. Inoltre, può essere fonte di sorprese, come scoprire che mancano dei documenti nel bel mezzo della preparazione della dichiarazione dei redditi. Con TaxDome , puoi impostare il processo di raccolta dei documenti e assicurarti che i tuoi clienti lo seguano. Vedi i nostri consigli qui sotto:

• Raccolta automatizzata utilizzando questionari
• Finalizzazione dei documenti

Raccolta automatizzata utilizzando questionari

Il modo più comune per raccogliere informazioni e documenti dai tuoi clienti è tramite PDF. Tuttavia, anche questo è obsoleto e inefficiente. TaxDome ti fornisce questionari che possono essere facilmente automatizzati e impostati in base alle tue esigenze.

Utilizzando questionari può farti risparmiare un sacco di tempo e fatica: esplora le seguenti funzionalità per vedere:

• Logica condizionale : imposta le condizioni per saltare le domande che non sono applicabili

• Sezioni aggiuntive : lascia che i tuoi clienti copino le sezioni che si ripetono (ad esempio l'indirizzo di entrambi i coniugi)

• Spiegazioni per le domande : aggiungi una descrizione alle tue domande in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente cosa è loro richiesto

• Blocchi di testo : aggiungi blocchi di testo per descrivere ogni sezione in dettaglio o per trasmettere informazioni importanti

Finalizzazione dei documenti

Segui sempre questa regola: inizia la preparazione del reso solo dopo aver ricevuto tutti i documenti da.

Abbiamo fatto un paio di raccomandazioni qui:

• Apri quello del cliente questionario o documenti solo dopo aver ricevuto la notifica che tutti i documenti sono stati caricati TaxDome . I tuoi clienti hanno la casella di controllo Avvisami se hai finito di caricare .
• Disattiva le notifiche in questionari sui caricamenti dei documenti in modo da non essere distratto prematuramente.

• Chiedi ai tuoi clienti di inviarti un'e-mail una volta terminato il caricamento o fai un ulteriore passo avanti utilizzando le automazioni e attività del cliente nelle chat.

• Crea un separato fase per l'automazione per l'invio del messaggio di conferma nel tuo Progetto .

• Crea un modello di chat per richiedere ai tuoi clienti di confermare di aver finito di caricare i documenti e aggiungere un cliente attività Là.

• Addebitare una commissione per i soggetti senza risposta questionari O questionari presentate oltre la scadenza.

Utilizza gli strumenti PDF incorporati per preparare ed esaminare i resi

TaxDome fornisce strumenti PDF incorporati adatti per la visualizzazione, la modifica , il markup, la collaborazione e altro ancora. Per tenere i documenti a portata di mano, puoi utilizzare questi hack:

• Unisci i documenti direttamente all'interno TaxDome se il tuo cliente li ha scansionati come file singoli

• Utilizza i timbri durante la revisione dei PDF in modo che il tuo team sappia quali documenti sono stati controllati