Inviare questionari automaticamente e collega a lavori

Puoi creare e inviare automaticamente i tuoi questionari . Una volta che un cliente invia il questionario , IL lavoro passa automaticamente alla fase successiva del Progetto . Per far sì che l'automazione funzioni, configura l'automazione Crea questionario e attiva la funzione spostamento automatico .

Imposta un fase per creare il questionario , quindi abilita spostamento automatico

Un processo perfettamente automatizzato inizia sempre con la selezione del posto giusto nel tuo flusso di lavoro Puoi farlo in tre semplici passaggi: crea un questionario modello, aggiungi un'automazione per l'invio del questionario , Poi azionare sull'opzione spostamento automatico . 

Guarda il video di esempio qui sotto, quindi leggi come automatizzare l'invio del tuo questionari :

Ecco come impostare il fase per creare il questionario con spostamento automatico :

1. Hai bisogno di un modello questionario per richiedere i documenti e le informazioni necessarie a un cliente. Se non ne hai uno questionario modello, puoi crearlo cliccando su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione.

2. Assicurati di avere un fase nel tuo Progetto per l'invio di un questionario , quindi aggiungi l'automazione Crea questionario . In questo modo, una volta che il lavoro entra in questo fase , un nuovo questionario viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, il questionario sarà collegato al lavoro . 

3. Assicurati di avere lo spostamento automatico lavori azionare per il fase acceso. Ora, una volta che il questionario è presentato da un cliente, il lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase .

Se il tuo questionario il modello ha un elenco di controllo dei documenti allegato, il lavoro passerà al prossimo fase solo dopo che il cliente ha completato tutti gli elementi della checklist e li ha inviati questionario Scopri di più su come automatizzare l'invio questionari con le checklist .

Nota

Se il questionario è archiviato, il spostamento automatico non verrà attivato.

Collegamento questionario ad a lavoro manualmente

questionari può essere collegato a lavori da un proprietario di un'azienda, un amministratore o qualsiasi dipendente a cui sono stati concessi i diritti di accesso per gestire questionari . Una volta che il questionario è collegato manualmente, il spostamento automatico lavori la funzionalità funziona allo stesso modo di questionari che vengono inviati e collegati automaticamente: quando il cliente o il membro dello studio invia il questionario , IL lavoro viene spostato al successivo fase .

Esistono tre modi per collegare un file questionario manualmente:

• Da una scheda lavoro : Apri la lavoro scheda, clicca su Link nella sezione Collegato , seleziona questionari , quindi scegli questionari Oppure, fai clic su Nuovo nella sezione Collegato , seleziona questionari e creane uno nuovo questionario collegato al lavoro .

• Dalla schermata Crea questionario : fare clic su Collegamento a lavori , quindi selezionare lavori Una volta collegato, viene visualizzata la sezione lavori e vedrai il lavoro titoli e progetti a cui appartengono.

• Dall'elenco questionari di un cliente: fare clic sui tre punti all'estrema destra del questionario , clicca su Link a lavori , seleziona lavori dall'elenco, quindi fare clic su Invia .

Per impostazione predefinita, quando si collega questionari da un lavoro carta e selezione da quella esistente questionari , solo in attesa questionari vengono visualizzati. Puoi filtrare l'elenco per stato :

• In attesa di mostra tutti attivi questionari non ancora inviato.

• Finito mostra tutti inviati questionari .

• Attivo mostra tutto in sospeso e finito questionari attualmente in uso.

• Archiviato mostra tutto in sospeso e finito questionari non più in uso.

• Tutto mostra questionari in tutti gli stati sopra indicati.

Indipendentemente dall'opzione utilizzata, puoi collegarne quante più ne vuoi questionari a un lavoro secondo necessità.

Dopo aver collegato, questionari verrà visualizzato nella sezione Collegati > questionari a destra del lavoro carta. Se la questionario ha una lista di controllo, il suo progresso può essere monitorato direttamente dal lavoro carta.

Nota

Se il questionario non viene inviato e si sposta manualmente il lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla questione in sospeso questionario (per maggiori dettagli, leggi come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).

Organizza automaticamente i documenti caricati

Se offri un servizio ricorrente come la contabilità mensile, puoi automatizzare l'organizzazione dei documenti dei clienti. I loro upload verranno automaticamente ordinati in cartelle mensili, senza bisogno di alcun intervento manuale.

Per fare questo:

• Imposta un Progetto di contabilità mensile con lavoro ricorrenza abilitata.
• Nel primo fase , aggiungi l'automazione Crea questionario per inviare il questionario di contabilità mensile .

• Nel questionario modello, abilita Personalizza cartella di destinazione per i caricamenti dei documenti e aggiungi [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode al nome della cartella.

Quindi, ogni volta che il ricorrente lavoro inizia:

1. Un nuovo questionario viene inviato automaticamente.

2. Il cliente carica i documenti.

3. Viene creata una nuova cartella, denominata dinamicamente in base al mese corrente, mantenendo tutti i documenti ordinati in modo ordinato.

Questa configurazione garantisce che i documenti caricati vengano raggruppati automaticamente per mese, mantenendo le cartelle pulite e organizzate senza alcuno sforzo manuale.

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