Documenti (base): Richiedi e-feedback (approvazione/disapprovazione) dai clienti
Assicurati che i tuoi clienti siano soddisfatti e che non ti sia mancato nulla richiedendo l'approvazione dei documenti che hai preparato. Ciò ti consente non solo di assicurarti che i clienti siano soddisfatti del tuo lavoro, ma anche di verificare che tu abbia ricevuto tutto correttamente.
Quando un cliente non è soddisfatto, gli viene chiesto di spiegare il motivo, in modo da sapere immediatamente a cosa rivolgersi.
Richiedi approvazioni
Vuoi ottenere l'approvazione di un cliente per un servizio che hai eseguito? Assicurati che il documento sia archiviato in una cartella con Il cliente può visualizzare 
accesso, quindi segui questi passaggi:
1. Aprire il documento e fare clic sul segno di spunta di approvazione pulsante nella parte superiore del visualizzatore di documenti.
Puoi anche richiedere l'approvazione del cliente durante il caricamento dei documenti oppure cliccando sui tre puntini a destra del documento nell'elenco e selezionando Richiedi approvazione .
2. Digita il messaggio per il cliente ( facoltativo ).
3. Imposta promemoria ( facoltativo ), quindi invia la tua richiesta.
Ricorda ai clienti le approvazioni in sospeso
Ogni volta che invii documenti che devono essere approvati dai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati al account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.
Se i destinatari impiegano troppo tempo per approvare un documento, hai due possibilità:
Invia manualmente nuovi promemoria
Per inviare manualmente un promemoria al cliente per approvare un documento, attenersi alla seguente procedura:
1. Aprire il documento, quindi fare clic sul segno di spunta di approvazione pulsante nella parte superiore del visualizzatore di documenti.
Puoi anche inviare nuovamente l'approvazione al cliente cliccando sui tre puntini a destra del documento e selezionando Invia nuovamente richiesta di approvazione.
2. Digita il messaggio per il cliente ( facoltativo ).
3. Imposta promemoria ( facoltativo ), quindi invia nuovamente la richiesta.
Ecco cosa succede:
- Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client.
- Una notifica del portale si sposta in cima alle cose da fare del cliente .
Promemoria automatici
azionare Attivare i Promemoria quando si invia o si reinvia una richiesta di approvazione al cliente. Quando i Promemoria sono attivati, viene inviata un'e-mail aggiuntiva al cliente quando non approva il documento entro un certo numero di giorni. Una volta azionare in Promemoria puoi configurare le seguenti impostazioni:
Giorni fino al prossimo promemoria : avvisa il cliente dopo x giorni di inattività. Per impostazione predefinita, viene inviato un promemoria tre giorni dopo il caricamento del documento.
- Numero di promemoria : invia fino a x numero di promemoria. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria.
I promemoria si interrompono quando...
- ...il cliente non ha approvato il documento, ma è stato inviato il numero di solleciti previsto.
- ...il cliente ha approvato il documento.
Vista del cliente
Se le notifiche per il cliente sono attive, viene informato della ricezione di una richiesta di approvazione di un documento. I tuoi clienti possono vedere e aprire tali richieste in diversi modi:
- Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Documenti .
- Dalla notifica via e-mail : fare clic su Rivedi documenti nell'e-mail.
Successivamente, i clienti potranno interagire con il tuo modulo di feedback: approvarlo o disapprovarlo.
Per visualizzare l'approvazione inviata dal punto di vista del cliente, accedere alla vista di sola lettura .
Vuoi sapere quando i clienti hanno approvato o respinto i documenti?
Una volta che un cliente ha approvato o disapprovato un documento, questo si sposta in cima a Recenti elenco nella pagina Documenti .
If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+.
Fare clic sul nome del documento o su Vai a.. . per visualizzarlo.
Gli stati dei documenti vengono visualizzati nella scheda Documenti . Per ulteriori informazioni sugli stati, vai qui .
Il percorso di verifica del documento mostra se il cliente ha approvato o disapprovato un documento.
Gestisci le approvazioni
1. Esistono alcuni modi per individuare i documenti in attesa di approvazione. Scegli quello che funziona meglio per te:
- Vai su Documenti per vedere tutti i documenti con cui si è lavorato attivamente (caricati, modificati, inviati, bloccati in una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni,
- Vai su Documenti , quindi su Documenti , quindi seleziona il cliente per visualizzare i documenti per un cliente.
- Vai alla scheda Documenti dal client account .
2. Vuoi restringere l'elenco dei documenti in attesa di approvazione? Fai clic su F iltro nell'angolo in alto a destra e seleziona uno o più filtri nella sezione Approvazioni per restringere i risultati della ricerca.
- Tutto: tutti i documenti in attesa di approvazione
- In attesa di pagamento: tutti i documenti bloccati nelle fatture e in attesa di pagamento
- In attesa di approvazione: tutti i documenti in attesa di approvazione da parte del cliente
- Approvato: tutti i documenti approvati dal cliente
- Rifiutato: tutti i documenti rifiutati dal cliente
3. Fare clic su Applica per filtrare l'elenco.
Per vedere tutti i documenti in attesa di approvazione per un cliente, vai al account , apri Documenti , quindi apri la sottoscheda Approvazioni .
Vedrai le seguenti informazioni:
- Nome del documento : il nome del documento insieme a un'icona che mostra il tipo di file.
- Data richiesta : la data in cui è stata richiesta l'approvazione del cliente
- Caricato da : il nome del membro del team che ha caricato il documento
- Descrizione : una descrizione del documento, se ne è stata aggiunta una al momento del caricamento del documento (facoltativo)
- stato : il stato del documento. Ulteriori informazioni sugli stati dei documenti qui .
- Non approvato : la data in cui il documento è stato rifiutato, se lo era
Annulla richiesta di approvazione
Se il documento necessita di modifiche, è stato inviato per errore o non è più pertinente, puoi annullare la richiesta di approvazione. Per farlo, apri il documento in attesa di approvazione, clicca sui tre puntini in alto a destra del visualizzatore di documenti e seleziona "Annulla richiesta di approvazione" .
Puoi anche accedere allo stesso nome pulsante cliccando sui tre puntini a destra del documento.
Trova tutto accounts con documenti in attesa di approvazione
Puoi facilmente filtrare il tuo cliente account elenco per vedere quali hanno documenti in attesa di approvazione.
- Vai su Clienti , quindi fai clic su Filtro .
- Seleziona Approvazioni nel menu a discesa e seleziona Approvazione in sospeso .
Puoi anche utilizzare il filtro nella pagina Documenti nella scheda Recenti .
Scopri perché i clienti hanno rifiutato i documenti
Se un cliente non è completamente soddisfatto di un documento che hai preparato, TaxDome chiede loro di spiegare il perché. Per visualizzare il feedback di un cliente, apri il documento, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Mostra maggiori informazioni (il pulsante non è disponibile se il documento è stato accettato). A destra del documento, troverai l'elenco dei motivi di disapprovazione con i commenti del cliente.
