Documenti (Base): Richiedere un feedback elettronico (Approvare/Rifiutare) ai clienti

Assicuratevi che i vostri clienti siano soddisfatti e che non vi siate persi nulla richiedendo l'approvazione dei documenti che avete preparato. Questo vi consente non solo di assicurarvi che i clienti siano soddisfatti del vostro lavoro, ma anche di verificare che abbiate tutte le cose giuste.

Quando un cliente non è soddisfatto, gli viene chiesto di spiegare il motivo, così saprete subito di cosa si tratta.

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Trattato qui:

• Come richiedere le approvazioni
• Ricordare ai clienti le approvazioni in sospeso
• Come appaiono le approvazioni dal lato del cliente
• Come sapere quando un cliente ha approvato o rifiutato un documento?
• Gestione delle approvazioni
• Trovare tutti gli account con documenti in attesa di approvazione
• Scoprire perché un cliente ha rifiutato un documento
• Collegare documenti in attesa di approvazione ai lavori e usare lo spostamento automatico

Come richiedere le approvazioni

Volete ottenere l'approvazione di un cliente per un servizio che avete svolto? Attivate Richiedi l'approvazione del cliente quando caricate documenti in una cartella con il livello di accesso Il cliente può visualizzare o mentre modificate un documento già caricato. Quindi impostare i Promemoria se volete anche quelli. 

Ricordare ai clienti le approvazioni in sospeso

I vostri clienti ricevono una notifica via email quando inviate loro un documento che deve essere approvato. Decidete se desiderate che ricevano anche un promemoria quando impiegano troppo tempo.

Se volete che venga inviato un promemoria o...

• ...volete inviare di nuovo manualmente una notifica.
• ...impostare dei promemoria automatici.

Invia manualmente un nuovo promemoria 

Per inviare manualmente un promemoria al cliente per l'approvazione di un documento, attenetevi alla seguente procedura:

1. Andate sull'account cliente, selezionate la scheda Documenti, aprite la sottoscheda Approvazioni, quindi cliccate su Richiedi approvazione in sospeso.
2. Controllare e modificare il messaggio per il cliente (facoltativo), quindi cliccate sul pulsante richiesta di invio.

Ecco cosa succede:

• Viene inviato al cliente un messaggio di posta elettronica aggiuntivo.
• Una notifica del portale si sposta in cima alle cose da fare del cliente.

Promemoria automatici

Attivare iPromemoria durante il caricamento dei documenti che volete che vengano approvati dai clienti. Potete anche attivare questa funzione in qualsiasi momento cliccando sui tre punti a destra del nome del documento e selezionando Modifica. Quando i Promemoria sono attivi, viene inviata un'email aggiuntiva al cliente quando non approva il documento entro un certo numero di giorni. Quando attivate i Promemoria, potete selezionare alcune cose.  

• Giorni fino al prossimo promemoria : ricorda al cliente dopo x giorni di inattività. Per impostazione predefinita, viene inviato un promemoria tre giorni dopo il caricamento del documento.

• Numero di promemoria : invia fino a x numero di promemoria. Per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di sollecito.

I promemoria non vengono più inviati quando...

• ...il cliente non ha approvato il documento, ma gli è stato inviato il numero predefinito di solleciti.
• ...il cliente ha approvato il documento.

Come appaiono le approvazioni dal lato del cliente

Dopo aver inviato i documenti che necessitano di approvazione, il cliente riceve una notifica sulla loro dashboard e un messaggio nella loro email.

Sul loro portale clienti, vedranno tutti i documenti in attesa di approvazione nel popup In attesa di azione nella loro paginaDocumenti. Di seguito, vi mostriamo come il cliente può approvare il vostro lavoro:

Volete vedere TaxDome dal punto di vista di un cliente? Date un'occhiata alla visualizzazione di sola lettura del loro portale.

Collegare documenti in attesa di approvazione ai lavori e usare lo spostamento automatico

Questa sezione è solo per gli utenti TaxDome Pro . Fate l'Upgrade in qualsiasi momento!

Collegate i documenti in attesa di approvazione ai lavori in modo che siano immediatamente disponibili nel vostro progetti. Inoltre, attivate lo Spostamento automatico dei lavori  . In questo modo, quando il cliente approva un documento, il lavoro passa automaticamente alla fase successiva nel progetto.

Ecco come funziona:

1. Accedere al Progetto impostazioni, aggiungere la fase per il documento in attesa di approvazione, quindi attivare Spostamento automatico dei lavori. Non è necessario aggiungere automazioni.

2. Accedere al progetto, assicurarsi che il lavoro sia nella fase giusta, quindi collegare il documento in attesa di approvazione: cliccare sulla casella del lavoro, cliccare su + Collegain alto, selezionare Documenti, cliccare sulla cartella e scegliere i file, quindi cliccare su Collega.

Questo è tutto! Quando il cliente approva il documento, il lavoro passa automaticamente alla fase successiva nel progetto. E se spostate il lavoro manualmente, potete decidere cosa fare con il documento collegato.

Come sapere quando un cliente ha approvato o rifiutato un documento?

Una volta che un cliente ha approvato o disapprovato un documento, questo si sposta in cima a Recenti elenco nella pagina Documenti . 

Se hai attivato la casella di controllo Approvazioni nella sezione Preferenze di notifica di Impostazioni , riceverai anche un'e-mail e una notifica nel tuo Inbox+ . 

Fare clic sul nome del documento o su Vai a... . per vederlo.

Il percorso di verifica del documento mostra se il cliente ha approvato o rifiutato un documento.

Gestione delle approvazioni

1. Esistono diversi modi per individuare i documenti in attesa di approvazione. Scegliete quello che funziona meglio per voi:

• Andate su Documenti per vedere tutti i documenti con cui si è lavorato attivamente (caricati, modificati, inviati, bloccati su una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni, 
• Andate su Documenti, selezionate Documenti, quindi scegliete il cliente per visualizzare i documenti per un cliente.
• Andate alla scheda Documenti del account cliente. 

2. Volete restringere l'elenco dei documenti in attesa di approvazione? Cliccate su Filtra nell'angolo in alto a destra e selezionate uno o più filtri nella sezione Approvazioni per restringere i risultati della vostra ricerca. 

• Tutti: tutti i documenti in attesa di approvazione
• Pagamento in sospeso: tutti i documenti bloccati su fatture e in attesa di pagamento
• In attesa di approvazione: tutti i documenti in attesa di approvazione del cliente
• Approvato: tutti i documenti approvati dal cliente
• Rifiutato: tutti i documenti rifiutati dal cliente

3. Fare clic su Applica per filtrare l'elenco.

Per visualizzare tutti i documenti in attesa di approvazione per un cliente, entrate nell'account, aprite Documenti, quindi aprite la sottoscheda Approvazioni.

Vedrete le seguenti informazioni:

• Nome del documento: il nome del documento insieme a un'icona che mostra il tipo di file.

• Data della richiesta: la data in cui è stata richiesta l'approvazione del cliente

• Caricato da : il nome del membro del team che ha caricato il documento

• Descrizione : una descrizione del documento se ne è stata aggiunta una al momento del caricamento del documento (opzionale)

• Stato: lo stato del documento. Scoprite di più sullo stato dei documenti qui.

• Non approvato: la data in cui il documento è stato respinto, nel caso in cui sia stato respinto

Trovare tutti gli account con documenti in attesa di approvazione

Potete facilmente filtrare l'elenco dei vostri account clienti per vedere quali hanno documenti in attesa di approvazione.

1. Andate su Clienti, quindi cliccate su FILTRO.
2. Nella sezione Approvazioni , seleziona In attesa , quindi fare clic su Applica nella parte inferiore della pagina.

Puoi farlo anche nella pagina Documenti nella scheda Recenti .

Scoprire perché un cliente ha rifiutato un documento

Se un cliente non è del tutto soddisfatto di un documento che avete preparato, TaxDome chiede loro di spiegare perché. Per visualizzare il feedback di un cliente, cliccate sul nome del documento. A destra del documento, troverete un elenco dei motivi della mancata approvazionecon i commenti del cliente.

Fare clic su CHIUDI per tornare all'elenco dei documenti.