Spiegazione delle chat con i clienti

Le chat con i clienti sono uno dei metodi di comunicazione integrati in TaxDome , insieme a email e SMS. Questa funzionalità è disponibile per te e i tuoi clienti nel portale web e nell'app mobile TaxDome .

Riepilogo delle chat con i clienti

Utilizzando le chat con i clienti puoi:

• Comunicare con i clienti: porre domande e rispondere, discutere problemi di lavoro, fissare appuntamenti, ecc. 

• Richiedi file : chiedi ai tuoi clienti di caricare i documenti mancanti tramite chat . I documenti caricati nelle chat verranno automaticamente inseriti nei profili dei clienti.

• Assegna attività al cliente : aggiungi attività da svolgere per i clienti all'interno delle chat, visualizzandole come elenchi di cose da fare con caselle di controllo. L'avanzamento di queste attività attività può essere monitorato su una pagina separata.

• Ottieni informazioni ad hoc : invia la richiesta per ricevere al più presto le informazioni o i documenti mancanti dal cliente.

• Collaborare con i colleghi menzionandoli in un thread e inviare messaggi interni non visibili ai clienti.

Puoi accedere alle chat dei clienti andando su Comunicazioni > Chat o nella sezione corrispondente nel profilo del cliente.

Come funzionano le chat

In generale, l'invio e la gestione delle chat con i clienti seguono questo flusso:

1. Scegli a chi vuoi inviare. Avvia una chat thread con un cliente specifico dal suo profilo, oppure notificare più clienti contemporaneamente con messaggi di massa , utile per annunci a livello aziendale come l'inizio della stagione fiscale o l'inizio del processo di contabilità.

2. Scrivi il messaggio. Puoi comporlo da zero oppure utilizzare un modello di chat : un testo predefinito che ti evita di riscrivere lo stesso contenuto ogni volta. Puoi scaricare modelli già pronti o crearne di tuoi.

3. Se necessario, passa la conversazione a un collega. Se la comunicazione deve essere gestita da un altro membro del team, assegna la thread a un membro specifico per chiarire la responsabilità e garantire che nessun messaggio del cliente venga trascurato.

4. Rimani sempre aggiornato sulle risposte. Ricevi notifiche sui nuovi messaggi in chat per non perdere la risposta di un cliente.

Notifiche di chat

The firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:

• Il cliente invia un nuovo messaggio a una chat thread
• Il cliente o il membro del team risponde in una chat thread
• Il cliente completa tutto attività in un thread
• Il cliente carica un documento in un thread

Gli altri membri del team ricevono notifiche se qualcuno utilizza @mentions in un messaggio e hanno accesso a account .

Accesso e permessi

Le chat sono sicure. Ciò significa che possono essere visti solo da:

• Clienti per i quali hai creato la chat thread
• Proprietario dell'azienda
• Amministratori
• Membri del team con accesso al cliente account o visualizza tutti accounts con diritto di accesso

Puoi anche utilizzare i messaggi interni , visibili solo ai membri del team.

Per impostazione predefinita, i clienti possono avviare nuove conversazioni di chat proprio come i membri del team. Questo potrebbe però portare a un numero eccessivo di conversazioni. Per evitare che la situazione degeneri, è possibile disabilitare la possibilità di creare conversazioni di chat per i clienti nelle impostazioni dello Studio . In questo modo, i clienti potranno rispondere solo alle conversazioni create per loro. 

Automatizza i processi con le chat

Le chat possono essere automatizzate tramite le automazioni Progetto . Ciò significa che il messaggio viene inviato automaticamente al cliente nel momento in cui lavoro raggiunge il valore specificato fase .

Scenari di automazione comuni:

• Avvisare i clienti delle azioni necessarie (ad esempio, firmare elettronicamente il modulo 8879 o la fattura).
• Fornire istruzioni (ad esempio, spiegare come completare questionari ).
• Fornire un elenco dei documenti o delle azioni necessarie per completare il servizio.
• Richiedi i documenti mancanti (ad esempio, documenti necessari per confermare l'attività dell'azienda) stato o preparazione della dichiarazione dei redditi).
• Segnala la corrente stato del lavoro (ad esempio, informare i clienti della revisione del loro reso).

Vista del cliente

Quando invii un messaggio o avvii una nuova chat thread , i clienti ricevono una notifica tramite e-mail, app mobile e portale clienti . Devono aprire la notifica e rispondere se necessario. Possono accedere alla chat tramite portale clienti oppure l' app mobile TaxDome .