Chat: Panoramica

Le chat ti consentono di comunicare in modo sicuro con i tuoi clienti in TaxDome senza usare applicazioni di terze parti. Ecco tutti i dettagli necessari per familiarizzare con la funzionalità.

Webinar: Watch the webinar to maximize client communication efficiency with TaxDome's suite of tools, including emails, chats, firm announcements, client tasks and automation with Streamline client communication.

Chat, spiegato

Le chat sono uno dei metodi di comunicazione integrati in TaxDome , insieme a e-mail e SMS. Questa funzionalità è disponibile per te e i tuoi clienti nel portale desktop e nell'app mobile TaxDome . Usando le chat puoi:

• Fai domande e discuti i dettagli del lavoro. 
• Invia messaggi interni che non saranno visibili ai clienti direttamente nei thread.
• Richiedi i documenti mancanti. I documenti caricati nei thread della chat verranno automaticamente inseriti nei profili dei clienti e saranno accessibili tramite Docs.
• Inviare le richieste ai clienti per ricevere le informazioni e/o i documenti mancanti il prima possibile.
• Aggiungi attività per i clienti. attività verranno visualizzati come elenchi di cose da fare con caselle di controllo; puoi monitorare i loro progressi su una pagina separata
• Fissa un appuntamento.

Ogni chat che crei è chiamata chat thread (o semplicemente una chiacchierata). Puoi creare thread di chat per un singolo cliente , con più clienti contemporaneamente (azioni collettive) o automaticamente . Le chat possono essere create da zero o utilizzando modelli . 

Per accedere alle chat create, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.

Le chat sono sicure. Ciò significa che possono essere visti solo da:

• Clienti per i quali hai creato la chat thread .
• Proprietari dell'azienda.
• Amministratori.
• Membri del team con accesso al cliente account oppure visualizza tutti accounts con diritto di accesso.
• Membri del team che hai menzionato nella chat .

L'elenco sopra si riferisce ai messaggi pubblici nelle chat. Tuttavia, puoi anche usare i messaggi interni , che sono visibili solo ai membri del team .

Notifiche chat

Quando invii messaggi, i client ricevono una notifica. I messaggi non letti vengono visualizzati nella sezione In attesa di azione . Da parte dell'azienda, tutte le chat sono disponibili nella sezione Chat e attività ( Chat nell'app mobile).   

As a chat thread creator, you will receive notifications in Inbox+, email or both when:

• I clienti inviano nuovi messaggi a una chat thread .
• Clienti o membri del team con accesso a account rispondi in una chat thread .
• I clienti completano tutto attività .
• I clienti caricano i documenti.

Gestisci le chat

Puoi creare un numero illimitato di thread di chat. Tuttavia, per evitare confusione, ti consigliamo di chiarire tutti i dettagli in una chat e di archiviarli una volta risolta la questione. Puoi riaprirlo in qualsiasi momento. 

Per impostazione predefinita, i clienti possono avviare nuovi thread di chat proprio come i membri del team. Potrebbe anche portare a molti thread di chat. Per mantenere le cose in ordine, puoi disattivare la possibilità di creare chat con i clienti nelle impostazioni dell'azienda . In questo modo, potranno rispondere solo a quelli che hai creato per loro. 

Automatizza i processi con le chat

TaxDome le aziende utilizzano ampiamente i messaggi di chat per automatizzare la comunicazione testuale: 

• Avvisare i clienti delle azioni necessarie (ad esempio, firmare elettronicamente il modulo 8879 o la fattura).
• Fornire istruzioni (ad esempio, spiegare come completare questionari ).
• Richiedi i documenti mancanti (ad esempio, documenti necessari per confermare l'attività dell'azienda) stato o preparazione delle dichiarazioni dei redditi).
• Segnala la corrente stato del lavoro (ad esempio, informare i clienti della revisione del loro reso).

Poiché i messaggi possono essere inviati ai clienti tramite le automazioni Progetto , è necessario padroneggiare i modelli di chat per i diversi casi una volta. Quindi, tutti i nuovi clienti aggiunti al Progetto riceverà automaticamente il messaggio appropriato.