Richiedi e- firme dai clienti

La firma elettronica dei documenti è altrettanto vincolante dal punto di vista legale quanto la firma a mano. Una volta che un documento è stato firmato, è considerato definitivo e non può essere modificato. Con TaxDome , puoi indicare dove vuoi e- firme , inserire campi per il contribuente e il coniuge, aggiungere l'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA ) O QES / AdES , attiva promemoria e altro ancora! I tuoi clienti possono firmare i documenti indipendentemente dal fatto che utilizzino o meno il portale clienti .

Prima che inizi

Per procedere con la richiesta di firma:

• Assicurati che il tuo documento sia un file PDF .

• Make sure the doc has Client can view permission level . If it hasn’t, move the document to the folder with Il cliente può visualizzare permission level or grant the client individual permissions .

• Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.

Richiedi e- firme dai clienti

Per richiedere un firma elettronica da un cliente, attenersi alla seguente procedura:

Web Scrivania

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

3. Trascina e rilascia il firma elettronica campo. Se necessario, passa il mouse su uno degli angoli del campo e ridimensiona il campo firma.

4. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

1. Carica il documento su TaxDome Applicazione per Windows (per assistenza, vedere la demo qui sopra). 

2. Seleziona il cliente account a cosa serve il documento. 

3. Seleziona una cartella con accesso consentito al cliente a cui desideri caricare il documento, quindi azionare Firma del client su richiesta . Si aprirà una nuova finestra per la firma.

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

5. Aggiungine quanti ne vuoi firma elettronica campi necessari per ogni modulo.

6. Fai clic su SALVA . Una volta caricato il documento, verrà inviata un'e-mail al cliente con un collegamento al documento in attesa. firma elettronica e il documento diventa visibile nella sotto-scheda firme della scheda Documenti .

Menù richiesta firma

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

Fare clic sul nome di un firmatario, quindi trascinare e rilasciare i campi della firma qui sotto.

• Fare clic sulla X a destra per eliminare un firmatario.

• To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

• Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

• Firma: usala per un firma elettronica da un cliente o da un rappresentante dell'azienda. Ogni campo firma contiene la firma, la data e l'ora della firma.

• Iniziali: utilizzare questa opzione ogni volta che è necessario che il cliente o il rappresentante dello studio aggiunga le proprie iniziali.

• Data firmata: questo campo viene compilato quando il cliente firma il documento e il rappresentante dello studio lo vedrà nel TaxDome fuso orario del server. Nei campi del rappresentante dell'azienda, le date appaiono quando i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate.

• Testo: richiedi o aggiungi informazioni extra:

  • Per richiedere dati aggiuntivi, posiziona il campo dove desideri, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
  • Per aggiungere informazioni, posiziona il campo precompilato dove desideri che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

Richiedi e- firme da terze parti

Se il tuo cliente non utilizza il portale clienti , oppure se hai bisogno che qualcun altro (ad esempio, qualcuno con una procura) firmi il documento, è anche possibile richiedere la sua firma. Quando devi aggiungere firmatari, segui questi passaggi:

1. Fai clic su "Aggiungi firmatario" nell'elenco Firmatari . Seleziona "Nuovo firmatario" .

   

2. Inserisci il loro Nome, Cognome (facoltativo) e Indirizzo email .

   

3. (facoltativo). Se in seguito avranno bisogno dell'accesso al portale, abilita la funzione Crea nuovo contatto azionare Se vuoi aggiungere dettagli di contatto, espandi la sezione Informazioni di contatto e compila il campo desiderato.

   

4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

Quando richiedi una firma da un non-cliente, il firmatario riceve un link univoco via email. Il link sarà valido per 7 giorni. Potrà firmare cliccandoci sopra, non è necessaria alcuna autorizzazione.

Aggiungere il rappresentante dell'azienda firma elettronica

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi e modificali indicando il nome di ciascun membro del team.

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

• Firma: il tuo nome appare per impostazione predefinita, ma puoi modificarlo. Se hai bisogno di più campi per la firma dei rappresentanti dello studio, aggiungine altri, quindi modifica i nomi.

• Iniziali: per impostazione predefinita vengono visualizzate le iniziali selezionate, ma è possibile modificare il campo in base alle proprie esigenze.

• Data: questo campo viene compilato automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.

• Testo: Aggiungi il nome della tua azienda, l'indirizzo o altri dettagli necessari.

Suggerimenti:

• Se devi modificare il nome o le iniziali, fai clic e modifica il campo.

• Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante aziendale e il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso al cliente account documenti

• Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

• If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

• I documenti percorso di verifica mostra chi ha creato il campo per la firma di ciascun rappresentante dell'azienda nel documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che invii qualcosa con un'azione a un cliente, quest'ultimo riceve una notifica. Tutti gli utenti collegati a account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.   

Mancia

Ricorda che il link con la richiesta di firma inviato via email scadrà tra 7 giorniPer garantire un processo fluido, ricorda ai tuoi clienti di agire tempestivamente. In alternativa, fai sapere loro che possono sempre accedere e firmare la richiesta direttamente tramite portale clienti , dove non c'è data di scadenza.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per rispondere o se si dimenticano di farlo, puoi:

• Manually resend a notification about the pending document

• Imposta promemoria automatici

Promemoria manuali (nuovo invio)

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

Che succede:

• Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client
• A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

Promemoria automatici

I clienti ricevono una notifica e-mail quando invii loro un documento per la firma elettronica.

Se tu azionare sui Promemoria durante la richiesta di un firma elettronica , vengono inviate ulteriori e-mail al cliente se non firma elettronicamente il documento entro un intervallo di tempo specificato. 

Una volta che tu azionare in Promemoria , effettua le tue selezioni:

• Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

• Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

I promemoria si interrompono quando:

• Il numero impostato di promemoria è stato inviato
• Il documento è stato firmato da tutti i firmatari

L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se uno dei firmatari lo ha firmato elettronicamente). Per farlo, apri il profilo cliente e vai a Documenti > firme . Nella sotto-scheda firme , trova un documento e clicca sul suo nome. Quindi, clicca su Mostra firmatari e aggiorna le impostazioni del promemoria. Ricorda di cliccare su Salva dopo aver apportato modifiche.

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

• Dal portale clienti o dall'app mobile : Clicca sulla notifica sotto la Home page attività elenco o nella sezione In attesa di azione . Possono anche aprirlo direttamente dalla pagina Documenti .

• Dalla notifica via email : clicca su Rivedi e accedi nell'email.

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

Quando un cliente riceve una richiesta di firma per la prima volta, gli verrà chiesto di leggere l' informativa elettronica firme e di accettare di utilizzare l'e- firme .

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

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