Chat (base): invia manualmente o automaticamente

TaxDome La funzione chat di ti consente di comunicare con i tuoi clienti in modo sicuro e in tempo reale. Usala per pianificare appuntamenti o chiedere ai clienti informazioni mancanti. Inoltre, con Chats puoi impostare promemoria, allegare file, assegnare attività ai clienti e altro ancora.

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Chat, spiegato

I thread di chat (o chat) sono canali di comunicazione sicuri in cui puoi:

Comunicare con i clienti: porre domande e rispondere, discutere problemi di lavoro, ecc. Se hai bisogno di informazioni specifiche nel modulo del questionario del cliente, puoi inviare una richiesta tramite chat.
Comunicare con i membri del team : inviare messaggi interni invisibili ai clienti e menzionare esplicitamente i membri del team utilizzando @.
Richiedi file : chiedi ai tuoi clienti di caricare documenti tramite chat .
Assegna attività al cliente : aggiungi attività per i clienti all'interno delle chat, visualizzandole come elenchi di cose da fare con caselle di controllo. Il progresso di queste attività le attività da svolgere possono essere monitorate su una pagina separata.

Le notifiche della chat variano:

Firm owners receive email and Inbox+ notifications when clients or team members respond in the chat, change client tasks or upload documents.
I clienti ricevono notifiche sulle nuove chat e sulle domande in sospeso.
I membri del team ricevono notifiche quando qualcuno utilizza le @menzioni.

Puoi impostare promemoria automatici per le chat per rimanere aggiornato sulle conversazioni importanti. Una volta ottenute le informazioni necessarie, archivia la chat per evitare confusione. Se devi inviare messaggi identici a più clienti, sono disponibili modelli di chat per farti risparmiare tempo. La funzionalità Chat è accessibile anche sull'app mobile TaxDome , semplificando la gestione delle comunicazioni in movimento.

Per accedere alle chat, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.

Crea nuove chat

Una conversazione thread può essere creato da un proprietario dell'azienda, un amministratore o un membro del team assegnato account o visualizzando tutti i diritti di accesso agli accounts .

Nota: puoi inviare messaggi di chat ai clienti che non hanno attivato il loro TaxDome account ancora. Se i loro contatti hanno un indirizzo email, riceveranno notifiche email sui messaggi di chat anche se non usano il portale. Quando uno qualsiasi dei tuoi clienti inizia a usare il portale, può leggere i messaggi di chat che gli hai inviato in precedenza.

Esistono tre modi diversi per inviare un messaggio di chat:

Inizia la chat con il cliente

Esistono diversi modi per avviare una chat:

Fai clic su Nuovo in alto, seleziona Chat , compilalo e fai clic su Crea chat .

Vai al cliente account , apri la scheda Comunicazione e clicca su Nuova chat .

Di seguito spieghiamo le sezioni in Nuova chat schermata in cui creare nuovi thread/chat:

a. A: seleziona il nome della persona a cui è destinato il messaggio.

b. Modello: scegli un modello per i messaggi inviati di frequente . Seleziona un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

c. Oggetto: Inserisci l'oggetto. Sarà visualizzato nell'elenco Chat . Un modello di chat viene automaticamente compilato. Fai clic su Aggiungi shortcode per personalizzare l'oggetto ( shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data).

d. Messaggio : componi il messaggio. Utilizza formattazione del testo, emoji, elenchi puntati, numerati e link. Quando applichi un modello, il messaggio si popola automaticamente. Attira l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del suo nome, oppure fai clic su Allega per aggiungere file dal tuo desktop o TaxDome .

e. Promemoria: azionare se desideri che un'e-mail di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un determinato lasso di tempo o non ha il suo attività completato (maggiori dettagli di seguito ).

g. attività : Aggiungi delle checklist per i tuoi clienti.

h. Link ai lavori : Seleziona lavori per collegare, quindi fare clic su Salva .

f. Crea chat: clicca per inviare il tuo messaggio al cliente. Altrimenti, clicca su Annulla .

Avvia chat con diversi clienti

Se devi inviare lo stesso messaggio a più clienti, utilizza la nostra funzione di invio di messaggi in blocco.

Vai a Clienti dal menu della barra laterale sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui vuoi inviare il messaggio, clicca su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi clicca su Invia messaggio nel menu a discesa. Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il tuo testo e clicca su Crea chat .

Aggiungi documenti e attività a una chiacchierata thread più tardi, se necessario.

Invia messaggi interni

Puoi inviare messaggi interni visibili solo ai membri del team, non ai clienti. Per rendere un messaggio interno, basta azionare l'opzione nella finestra dell'editor. I messaggi interni sono distinti dal colore: i normali messaggi visibili al client sono blu, mentre i messaggi interni sono arancioni.

Per una comunicazione efficace, combina messaggi interni con @menzioni per avvisare colleghi specifici. Questo assicura che i membri del tuo team siano avvisati e possano collaborare senza problemi.

Modifica, elimina e rispondi ai messaggi

Fare clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra di un messaggio (pubblico o interno) per scegliere tra le seguenti azioni:

Modifica: la modifica è disponibile entro 24 ore dall'invio.
Elimina: l'eliminazione sarà definitiva, ovvero il messaggio non potrà essere ripristinato.
Risposta: Anche le risposte saranno interne.

Imposta promemoria

Ogni volta che invii qualcosa nella chat ai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati al account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per leggere/rispondere al messaggio o per completare il file attività in un thread , hai due opzioni:

Quando imposti un promemoria, nella tua chat apparirà una notifica che mostra il numero di promemoria e il loro intervallo thread Il tuo cliente riceverà anche una notifica nella sua chat thread , indicando quale azione è richiesta per interrompere i promemoria:

Imposta promemoria automatici

Per impostare promemoria automatici sui messaggi non letti/senza risposta e sui client non completati attività , azionare su Promemoria nel modello di chat , quando crei la chat manualmente o tramite Progetto automazione. Puoi anche farlo in qualsiasi momento successivo direttamente dal thread .

Come configurare i promemoria:

Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'invio della notifica su un nuovo messaggio al client, ma puoi modificarlo come preferisci.
Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.

I promemoria possono anche essere attivati e disattivati in qualsiasi momento andando in una chat thread . Apri la scheda Promemoria , azionare Invia promemoria ai clienti e apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva .

Nota: i promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio nel file thread .

I promemoria si fermano per qualsiasi cosa thread Quando:

Se ci sono clienti attività nella chat thread:
- attività contrassegnata come incompleta : i promemoria si interrompono quando tutti i client attività nel thread vengono contrassegnati come completati e tutti i messaggi vengono letti.
- attività contrassegnata come completata : i promemoria si interrompono quando tutti i messaggi vengono letti.
Se non ci sono attività nel thread della chat : i promemoria si interrompono una volta che il cliente risponde all'ultimo messaggio.
Indipendentemente da attività presenza nella chat thread , i promemoria si interrompono anche se:
- ...hai archiviato il thread della chat .
- ...hai disattivato i promemoria.
- ...il numero di promemoria impostato è stato inviato.

Nota: se archivi una chat thread ma poi riaprilo, i Promemoria azionare è acceso come se il messaggio fosse nuovo.

Allega file all'interno delle chat

Un proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti può allegare file ai thread di chat. A questo scopo, puoi utilizzare file dal tuo desktop o da cartelle principali con:

Il cliente può visualizzare e modificare l'accesso.

Il cliente può visualizzare accesso.

Per allegare file quando crei una chat:

Fai clic su 📎 Allega in alto a sinistra del campo del messaggio sia quando crei una chat sia quando visualizzi la chat esistente thread .
Seleziona From my computer e individua i file che vuoi caricare dal tuo desktop. Altrimenti, seleziona From TaxDome e scegli i documenti che vuoi allegare.
Selezionare la cartella in cui caricare il documento e fare clic su Salva .

Mancia! Puoi caricare file zip dal desktop e verranno decompressi automaticamente. Ulteriori informazioni sul caricamento di file zip .

Quando tu o i tuoi clienti caricate almeno un documento in una chat thread , al suo interno appare una scheda Documenti con l'icona della graffetta nel nome della chat.

a, b. Scheda Documenti e icona della graffetta : vengono visualizzate solo se ci sono documenti allegati alla chat.

c. + Aggiungi documenti : carica nuovi documenti sul thread .

d. Documenti caricati dal cliente : scaricali, visualizzali o eliminali. L'eliminazione dei documenti li rimuove anche dalla chat thread .

When a client or other team member uploads a document, you are notified in the chat thread and in Inbox+.

Includi video nelle chat

Vuoi aggiungere elementi visivi ai tuoi messaggi per i clienti? Includi clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile mostrare che dire. Fai clic sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incolla un collegamento nel pop-up Incorpora video . Il tuo cliente vedrà il video direttamente nella tua chat condivisa thread .

Aggiungere immagini alle chat

Puoi inviare immagini e screenshot alle chat sia dal tuo dispositivo che da qualsiasi sito web. Apri una chat thread e utilizzare una delle opzioni disponibili:

Carica un'immagine dal tuo dispositivo utilizzando 📎 Allega.
Incolla un'immagine qualsiasi dal web nel campo del messaggio.

Modi per aggiungere immagini che non sono supportate:

Trascina e rilascia un'immagine nel campo del messaggio.
Incolla un file con l'immagine nel campo del messaggio dal tuo dispositivo.

Cosa vedono i client quando invii messaggi

I clienti visualizzano e rispondono a un messaggio che hai inviato loro cliccando sulla notifica sul loro dashboard , cliccando sul link nella notifica e-mail o andando alla sezione Chat e attività del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.

Per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo della notifica e-mail (il cliente dovrà navigare sul proprio portale per vederlo). Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, mostralo nell'e-mail .

Nota! Se i tuoi clienti rispondono a un messaggio non in una chat thread ma rispondendo all'email di notifica, il messaggio non viene recapitato e ricevono un'email a riguardo. Tuttavia, se perdono l'email sull'errore e si chiedono perché il loro thread non ho ricevuto risposta, potrebbe essere questo il motivo.

Se non disabiliti specificamente questa funzione, i tuoi clienti possono anche avviare un thread di chat facendo clic su Nuova chat nella pagina portale clienti home page o nella sezione Chat e attività o facendo clic su Invia messaggio all'azienda nell'app mobile.

Se vuoi vedere TaxDome dal lato del cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .