Chat (base): invia manualmente o automaticamente
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TaxDome La funzione Chat di ti consente di comunicare con i tuoi clienti in modo sicuro e in tempo reale. Usalo per pianificare appuntamenti o chiedere ai clienti le informazioni mancanti. Inoltre, Chats ti consente di impostare promemoria, allegare file e assegnare attività ai clienti e altro ancora.
- Chat, spiegato
- Creazione di nuove chat
- Avvia una chat con un cliente
- Avvia chat con diversi clienti
- Invia automaticamente un messaggio ai clienti
- Impostazione dei promemoria
- Allegare file all'interno delle chat
- Inclusi video all'interno delle chat
- Aggiunta di immagini alle chat
- Cosa vedono i clienti quando invii loro messaggi
Chat, spiegato
Principali cose da sapere sulle chat :
- I thread di chat sono un luogo sicuro in cui porre domande, richiedere file e assegnare attività .
- I clienti ricevono notifiche su nuove chat e domande in sospeso.
- When someone responds to a chat, creates a new chat, makes changes to client tasks or uploads a document, you get a notification and an email in your inbox+.
- Quando aggiungi attività per i clienti all'interno di una chat, queste vengono visualizzate come elenchi di cose da fare con caselle di controllo.
- Il progresso di quelli attività le cose da fare possono essere monitorate su una pagina separata.
- Utilizza @ prima del nome di un membro del team per attirare la sua attenzione all'interno di una chat.
- Puoi impostare promemoria automatici per le chat.
- Una volta che hai ciò di cui hai bisogno, archivia la chat per evitare confusione.
- Per inviare messaggi identici a più clienti, utilizza i modelli di chat .
- La funzione Chat è disponibile anche sull'app mobile TaxDome .
Per accedere alle chat, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.
Creazione di nuove chat
Una conversazione thread può essere creato da un proprietario dell'azienda, un amministratore o un membro del team assegnato account o visualizzando tutti i diritti di accesso agli accounts .
Nota: i clienti che non hanno attivato il proprio TaxDome account non può ricevere messaggi. Per poter utilizzare le Chat , i clienti devono avere l'accesso al portale abilitato da parte dell'azienda e un account attivati dalla loro parte.
Esistono tre modi diversi per inviare un messaggio di chat:
- Avvia una chat con un cliente
- Avvia chat con diversi clienti
- Invia automaticamente un messaggio ai clienti
Avvia una chat con un cliente
Per avviare una chat , fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, seleziona Chat dal menu a scorrimento, scrivi una nota, quindi fai clic su Crea chat pulsante . Puoi anche andare dal cliente account , apri la scheda Comunicazione e fai clic su Nuova chat .
Di seguito spieghiamo le sezioni numerate nella schermata Nuova chat in cui crei nuove discussioni:
1. A: selezionare il nome della persona a cui è rivolto il messaggio.
2. Modello: scegli un modello per un messaggio inviato di frequente. Per ulteriori dettagli sui modelli, vai qui . Seleziona un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.
3. Oggetto: inserisci la riga dell'oggetto; verrà visualizzato nell'elenco delle chat . Quando utilizzi un modello di chat, viene popolato automaticamente. Fai clic su + Aggiungi shortcode per personalizzarlo: Shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data. Per maggiori informazioni su shortcodes , vai all'articolo dettagliato .
4. Messaggio : componi il messaggio utilizzando la formattazione del testo, emoji, punti elenco, elenchi numerati e collegamenti. Quando applichi un modello, il messaggio viene popolato automaticamente. Attira l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del nome oppure fai clic su Allega per aggiungere file dal desktop oppure TaxDome (maggiori dettagli di seguito ).
5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).
6. attività : aggiungi liste di controllo per i tuoi clienti. Per maggiori dettagli, vai qui .
7. Crea chat: fare clic per inviare il messaggio al client. In caso contrario, fare clic su Annulla .
8. Collegamento a lavori : Selezionare lavori da collegare, quindi fare clic su Salva .
Avvia chat con diversi clienti
Se devi inviare lo stesso messaggio a molti clienti, utilizza la nostra funzione di messaggistica collettiva.
Vai a Clienti dal menu della barra laterale sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio, fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a discesa. Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il testo, quindi fai clic su Crea chat .
Aggiungi documenti e attività a una chiacchierata thread più tardi, se necessario.
Impostazione dei promemoria
Ogni volta che invii un messaggio, viene inviata una notifica. Utenti collegati a account che hanno attivato Notifica riceverlo . Puoi verificare quali utenti hanno attivato Notifica andando su account la scheda Informazioni e la visualizzazione della sezione Contatti .
Se i destinatari impiegano troppo tempo per leggere/rispondere al messaggio o per completare il file attività in un thread , hai due opzioni:
Imposta promemoria automatici
Per impostare promemoria automatici sui messaggi non letti/senza risposta e sui client non completati attività , azionare su Promemoria nel modello di chat , quando crei la chat manualmente o tramite Progetto automazione. Puoi anche farlo in qualsiasi momento successivo direttamente dal thread .
Come configurare i promemoria:
- Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'invio della notifica su un nuovo messaggio al client, ma puoi modificarlo come preferisci.
- Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.
I promemoria possono anche essere attivati e disattivati in qualsiasi momento accedendo a una chat thread . Apri la scheda Promemoria , azionare Invia promemoria ai clienti e apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva .
Nota: i promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio nel file thread .
Reminders stop for any thread when:
- If there are client tasks in the chat thread:
- Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
- Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
- If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
- Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
- ...hai archiviato il thread della chat .
- ...you disabled Reminders.
- ...the set number of reminders has been sent.
Nota: se archivi una chat thread ma poi riaprilo, i Promemoria azionare è acceso come se il messaggio fosse nuovo.
Allegare file all'interno delle chat
Il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti può allegare file ai thread della chat. A questo scopo è possibile utilizzare i file sia dal desktop che da cartelle principali con:
Il cliente può visualizzare e modificare l'accesso.
Il cliente può visualizzare accesso.
Per allegare file quando crei una chat:
- Fai clic su 📎 Allega in alto a sinistra nel campo del messaggio sia durante la creazione di una chat che durante la visualizzazione della chat esistente thread .
- Seleziona Dal mio computer e individua i file che desideri caricare dal desktop. Altrimenti seleziona Da TaxDome e scegli i documenti che vuoi allegare.
- Selezionare la cartella in cui caricare il documento e fare clic su Salva .
Mancia! Puoi caricare file zip dal desktop e verranno decompressi automaticamente. Ulteriori informazioni sul caricamento di file zip .
Quando tu o il tuo cliente caricate almeno un documento in una chat thread , al suo interno viene visualizzata una scheda Documenti con l'icona della graffetta nel nome della chat:
1,2. Scheda Documenti e icona graffetta : mostrata solo se sono presenti documenti allegati alla chat.
3. + Aggiungi documenti : carica nuovi documenti su thread .
4. Documenti caricati dal cliente : scaricali, visualizzali o eliminali. L'eliminazione dei documenti li rimuove anche dalla chat thread .
When a client or other team member uploads a document, you get a notification in the chat thread and in Inbox+.
Inclusi video all'interno delle chat
Vuoi aggiungere elementi visivi ai tuoi messaggi ai clienti? Includi clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile mostrare che raccontare. Fai clic sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incolla un collegamento nel popup Incorpora video .
Il tuo cliente vedrà il video direttamente nella tua chat condivisa thread .
Aggiunta di immagini alle chat
Puoi inviare immagini e screenshot alle chat dal tuo dispositivo o da qualsiasi sito web. Apri una chat thread e utilizza una delle opzioni disponibili:
- Carica un'immagine dal tuo dispositivo utilizzando 📎 Allega pulsante
- Incolla qualsiasi immagine dal Web nel campo del messaggio
Modi per aggiungere immagini che non sono supportate:
- Trascina e rilascia un'immagine nel campo del messaggio.
- Incolla un file con l'immagine nel campo del messaggio dal tuo dispositivo.
Cosa vedono i client quando invii messaggi
Un cliente visualizza e risponde a un messaggio che gli hai inviato facendo clic sulla notifica sul suo dashboard , cliccando il collegamento presente nell'e-mail di notifica o accedendo alla sezione Chat e attività del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.
Suggerimento: per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo dell'e-mail (il cliente dovrà accedere al proprio portale per vederlo). Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, mostralo nell'e-mail .
Se vuoi vedere TaxDome dal lato del cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .