Fatture una tantum (di base): crea, invia e imposta promemoria
Questa pagina è solo per gli utenti TaxDome Pro. Fate l'Upgrade in qualsiasi momento!
Invia fatture una tantum ai clienti una alla volta o in blocco e velocizza il processo creando modelli e utilizzando le automazioni. Per il tempo monitorato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dai tuoi inserimenti orari!
Trattato qui:
- Creazione e invio di fatture una tantum
- Impostazione dei promemoria delle fatture
- Come vengono generati i numeri delle ricevute
- Selezione del tuo primo numero di fattura
- Cosa vedono i clienti quando crei le fatture
Creazione e invio di fatture una tantum
Le fatture una tantum possono essere create e inviate da un titolare dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato a account con diritti di accesso per gestire le fatture .
Esistono tre modi per creare e inviare fatture una tantum:
- Crea e invia una fattura una tantum
- Crea un modello e invia fatture tramite automazione
- Invia una fattura una tantum a più clienti
Crea e invia una fattura una tantum
Per creare e inviare una fattura una tantum, procedi nel seguente modo:
1. Cliccate sul pulsante + NUOVO nella barra laterale sinistra, quindi selezionate Fattura dal menu a tendina.
2. Immettere l'importo della fattura o selezionare il modello.
3. Quindi fare clic su Crea per creare e inviare la fattura.
Oltre all'importo, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. Controlla gli elementi numerati per vedere cos'altro puoi aggiungere:
1. Collegamento a lavori : Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo rapidamente disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collega a lavori , quindi selezionare il lavori . Una volta collegati, il lavori viene visualizzata la sezione e puoi vedere il lavori e il progetti a cui appartengono.
2. Tipo di fattura: selezionare se si desidera creare una fattura una tantum o ricorrente .
3. Account nome, ID o e-mail: selezionare un account a cui sarà inviata la fattura.
4. Modello di fattura: fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.
5. Numero fattura: Puoi scegliere un numero di fattura o lasciare il campo vuoto e TaxDome ne genererà uno per te.
6. Scegli un metodo di pagamento: è così che desideri che le tue fatture vengano pagate (tramite carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo una serie di metodi di pagamento .
7. Data : Inserire la data per la fattura. È possibile emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita), nonché per una data passata o futura.
8. Membro del team: Seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, la persona che crea la fattura lo riceve).
9. Descrizione: aggiungi una descrizione che descriva ciò che è incluso nella fattura (facoltativo).
10, 13. Aggiungi shortcode : includi dati dinamici per personalizzare le tue fatture. Puoi usare account shortcodes in base a campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .
12. Fattura via email al cliente: azionare attiva questa opzione se desideri che il cliente venga avvisato via email di una fattura e la paghi senza autorizzazione. L'e-mail conterrà un collegamento per il pagamento. Puoi anche aggiungere un messaggio personalizzato all'e-mail. Se la fattura via e-mail al cliente non è attivata, i clienti riceveranno solo la fattura nel proprio portale.
14. Promemoria: azionare questo su per inviare una notifica via e-mail al cliente quando non paga la fattura entro un determinato numero di giorni ( maggiori dettagli di seguito ).
15. Voci: Elenca i servizi prestati e gli eventuali sconti applicati.
- Elemento pubblicitario: fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e le imposte (ecco maggiori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativa e può essere compilata automaticamente se creata dalle voci orarie ).
- Sconto: per aggiungere un elemento pubblicitario, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .
Puoi anche modificare gli stessi campi dell'elemento pubblicitario dalla pagina Modifica elemento facendo clic sui tre punti a destra dell'elemento pubblicitario, selezionando Modifica , quindi facendo clic su Salva al termine delle modifiche.
16. Sommario:
- Subtotale: è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte.
- Aliquota fiscale: una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, si riflette nel totale (ecco ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
17. Crea: fare clic per inviare la fattura.
Invia una fattura una tantum a più clienti
Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Clienti dal menu della barra laterale di sinistra, seleziona le caselle accanto ai clienti a cui vuoi inviare la questionario , quindi fai clic su Crea fattura .
È possibile inviare fatture ai clienti i cui accounts sono attivi o offline . Ad esempio, potresti voler inviare una fattura ai clienti offline se effettuano pagamenti offline, ma desideri memorizzare queste informazioni nel tuo portale.
Qui avete le stesse opzioni di cui sopra.
Impostazione dei promemoria delle fatture
Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta di un'automazione Crea fattura , azionare su Promemoria . Quando lo fai, al cliente viene inviato un sollecito sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma puoi modificarlo:
-
Giorni fino al prossimo promemoria : questo è il numero di giorni prima che il cliente riceva un promemoria. Per impostazione predefinita, un sollecito viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma puoi modificarlo come preferisci.
-
Numero se solleciti : questo è il numero di solleciti inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla con quella che preferisci.
I promemoria non vengono più inviati quando...
- ...il cliente non ha pagato la fattura, ma è stato inviato il numero di solleciti impostato.
- ...il cliente ha pagato la fattura.
Come vengono generati i numeri delle ricevute
- Se non inserisci un numero di fattura ma lasci il campo vuoto quando crei una fattura, viene generato un numero per te.
- Una volta TaxDome e QuickBooks sono sincronizzati , i numeri di fattura su QuickBooks corrispondono.
- Una volta sincronizzati, i numeri di fattura modificati si aggiornano automaticamente su QuickBooks.
- Ogni fattura all'interno della tua azienda ha un numero univoco.
- Quando i numeri di fattura vengono generati automaticamente, sono sequenziali.
- Per necessità, non esistono due numeri di fattura uguali.
Selezione del tuo primo numero di fattura
Puoi scegliere il primo numero di fattura su TaxDome se sei titolare o amministratore dell'azienda . Questo è utile se la tua azienda, ad esempio, ha già 1.500 fatture e non vuoi iniziare dal numero 1, perché eliminerà la sincronizzazione di QuickBooks.
Per fare ciò, vai su Impostazioni , quindi Impostazioni azienda . Nella sezione Sequenza numero fattura , compila il campo, quindi fai clic su Salva . Adesso, TaxDome inizierà a numerare le fatture da quel numero specificato.
Mancia! Per evitare errori di numeri duplicati, attiva la Sincronizza i numeri delle fatture con QuickBooks Online azionare SU.
Cosa vedono i clienti quando crei fatture una tantum
Il tuo cliente può visualizzare e pagare le fatture una tantum in diversi modi:
- Facendo clic sulla notifica sul loro dashboard
- Facendo clic sul collegamento nella pagina Fatture dal loro portale
- Facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail (non è necessario accedere al portale clienti )
Se vuoi vedere cosa TaxDome sembra che dal punto di vista di un cliente acceda a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .
