Fatture una tantum (base): crea, invia e imposta promemoria

Invia fatture una tantum ai clienti una alla volta o in blocco e accelera il processo creando modelli e utilizzando le automazioni. Per il tempo tracciato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dalle tue registrazioni orarie!

Coperto qui:

Creazione e invio di fatture una tantum
Impostazione dei promemoria delle fatture
Come vengono generati i numeri delle fatture
Selezionando il tuo primo numero di fattura
Cosa vedono i clienti quando crei fatture

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Creazione e invio di fatture una tantum

Le fatture una tantum possono essere create e inviate dal proprietario dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture .

Puoi creare fatture da sole o includerle nelle tue proposte o modelli di proposta .

Esistono tre modi per creare e inviare fatture una tantum:

Crea e invia una fattura una tantum

Per creare e inviare una fattura una tantum, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su NUOVO pulsante in alto a sinistra, quindi seleziona Fattura dal menu a scorrimento.

2. Inserisci l'importo della fattura o seleziona un modello.

3. Quindi fare clic Creare per creare e inviare la fattura (a meno che il Pianifica la fattura azionare è abilitato, nel qual caso dovrai programmare la fattura).

Oltre all'importo, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. Controlla gli elementi numerati per vedere cos'altro puoi aggiungere:

1. Link ai lavori : Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collega a lavori , quindi selezionare il lavori . Una volta collegato, viene visualizzata la sezione lavori e puoi vedere il file lavori e il progetti appartengono a.

2. Tipo di fattura: seleziona se desideri creare una fattura una tantum o ricorrente .

3. Nome Account , ID o e-mail: selezionare un account al quale verrà inviata la fattura.

4. Modello di fattura: fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.

5. Numero della fattura: Puoi scegliere un numero di fattura o lasciare il campo vuoto e TaxDome ne genererà uno per te.

6. Scegli il metodo di pagamento: questo è il modo in cui desideri che le tue fatture vengano pagate (tramite carta di credito, addebiti bancari o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .

7. Data : inserire la data della fattura. È possibile emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita), nonché per qualsiasi data futura.

8. Membro del team: Seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).

9. Descrizione: aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

10, 13. Aggiungi shortcode : includi dati dinamici per personalizzare le tue fatture. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

11. Pagare la fattura utilizzando i crediti cliente: azionare attivatelo se volete che la fattura venga automaticamente contrassegnata come pagata. Questa opzione è disponibile solo quando i clienti hanno crediti sufficienti per pagare la fattura.

12. Fattura via email al cliente: azionare attivalo se desideri che il cliente riceva la fattura via e-mail e la paghi senza effettuare l'accesso. L'e-mail conterrà un collegamento per il pagamento. Puoi anche aggiungere un messaggio personalizzato all'e-mail. Se la fattura via e-mail al cliente non è attivata, i clienti riceveranno solo la fattura nel proprio portale.

14. Promemoria: azionare questo su per inviare una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato ( maggiori dettagli di seguito ).

15. Pianifica fattura: pianifica quando verrà inviata la fattura. Ulteriori informazioni sulla pianificazione delle fatture .

16. Impostazioni QuickBooks: seleziona la posizione in cui la fattura deve essere inviata a QuickBooks. I clienti non vedranno questo campo.

17. Voci: Dettagliare i servizi eseguiti e gli eventuali sconti applicati.

Elemento pubblicitario: fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe da inviare a QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
Sconto: per aggiungere un elemento pubblicitario, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .

Puoi anche modificare gli stessi campi dell'elemento pubblicitario dalla pagina Modifica elemento facendo clic sui tre punti a destra dell'elemento pubblicitario, selezionando Modifica , quindi facendo clic su Salva una volta completate le modifiche.

18. Sommario:

Subtotale: è la somma degli importi per i servizi forniti, al lordo delle imposte.
Aliquota fiscale: una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, questa si riflette nel totale (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).

19. Crea: fare clic per inviare la fattura.

Invia una fattura una tantum a più clienti

Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Account > Clienti dalla barra dei menu di sinistra, seleziona le caselle accanto ai clienti a cui desideri inviare la fattura questionario , quindi fare clic su Crea fattura .

È possibile inviare fatture ai clienti i cui accounts sono attivi o offline . Ad esempio, potresti voler inviare una fattura ai clienti offline se effettuano pagamenti offline, ma desideri archiviare queste informazioni nel tuo portale.

Qui hai le stesse opzioni di cui sopra .

Impostazione dei promemoria delle fatture

Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta dell'automazione Crea fattura , azionare su Promemoria . Quando lo fai, al cliente viene inviato un promemoria sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma puoi modificarlo:

Giorni fino al prossimo promemoria : questo è il numero di giorni prima che al cliente venga inviato un promemoria. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma puoi modificarlo come preferisci.
Numero se promemoria : questo è il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.

I promemoria si interrompono quando...

...il cliente non ha pagato la fattura, ma è stato inviato il numero di solleciti previsto.
...il cliente ha pagato la fattura.

Come vengono generati i numeri delle fatture

Se non inserisci un numero di fattura ma lasci il campo vuoto quando crei una fattura, verrà generato un numero.

Una volta TaxDome e QuickBooks sono sincronizzati , i numeri delle fatture su QuickBooks corrispondono.
Una volta sincronizzati, i numeri di fattura modificati si aggiornano automaticamente su QuickBooks.
Ogni fattura all'interno della tua azienda ha un numero univoco.
Quando i numeri delle fatture vengono generati automaticamente, sono sequenziali.
Per necessità, non esistono due numeri di fattura uguali.

Selezionando il tuo primo numero di fattura

Puoi scegliere il primo numero di fattura su TaxDome se sei il proprietario o l'amministratore di un'azienda . Ciò è utile se la tua azienda, ad esempio, ha già 1.500 fatture e non vuoi iniziare dal numero 1, perché eliminerebbe la sincronizzazione di QuickBooks.

Per fare ciò, vai su Impostazioni > Fattura dalla barra dei menu di sinistra. Inserisci il numero nella sezione Sequenza numero fattura , quindi fai clic su Salva . Ora, TaxDome inizierà a numerare le fatture a partire da quel numero specificato.

Mancia! Per evitare errori relativi ai numeri duplicati, attiva Sincronizza i numeri delle fatture con QuickBooks Online azionare SU.

Cosa vedono i clienti quando crei fatture una tantum

Il tuo cliente può visualizzare e pagare le fatture una tantum in diversi modi:

Facendo clic sulla notifica sul loro dashboard
Facendo clic sul collegamento nella pagina Fatture dal loro portale
Facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail (non è necessario accedere al portale clienti )

Se vuoi vedere cosa TaxDome sembra che dal punto di vista di un cliente acceda a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .