Dizionario TaxDome

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Questa pagina è solo per gli utenti TaxDome Pro. Passate all'altra scheda per vedere i contenuti relativi a TaxDome Lite*. *Non disponibile in EU

In questa sezione vi guidiamo attraverso i termini più comuni di TaxDome, con definizioni facili da capire.

Trattato qui:

Account

Account , cliente account e il profilo del cliente sono tutti sinonimi. Svolgi un lavoro per un cliente, che si tratti di un individuo, una famiglia, un'azienda, un'organizzazione no profit o un trust, che ha un account /profilo attivo TaxDome . Il account /profile stesso è dove comunichi con il cliente e memorizzi i suoi dati, come documenti, questionari , fatture, pagamenti, ecc.

Gli account non includono le email, i contatti sì. Se volete che un cliente possa accedere al suo portale cliente, collegate il suo account con uno o più contatti, poi attivate l'accesso al profilo per almeno un'email.

Automazioni

Le automazioni di TaxDome avviano azioni per voi, i membri del vostro team o i clienti in diverse fasi del processo di lavoro. È possibile impostare le automazioni all'interno dei progetti. In questo modo, quando un lavoro passa ad una nuova fase in un progetto, le azioni che devono essere eseguite vengono attivate autonomamente - per esempio, un messaggio specifico, un questionario o un mandato viene automaticamente inviato al cliente.

Per saperne di più sull'uso delle automazioni, cliccate qui.

Portale clienti

Il portale clienti di TaxDome è un hub sicuro e protetto dove i clienti condividono documenti importanti con voi, pagano per i vostri servizi, visualizzano la loro cronologia dei pagamenti, rimangono aggiornati sulle scadenze, fanno e rispondono a domande in tempo reale e completano i questionari fiscali. Possono fare tutto questo in un unico posto dalla comodità delle loro case o in movimento dai loro dispositivi mobili.

Potete dare l'accesso al portale ad un cliente mentre create il suo account o dopo. Una volta aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare l'account, il cliente deve accettare la richiesta e creare una password.

Visitare Come introdurre i vostri clienti a TaxDome per ulteriori dettagli.

Contatti

I contatti sono tutte le persone con cui interagite. La nostra funzione Contatti vi permette di memorizzare i numeri di telefono, le email e gli indirizzi delle persone; è dove conservate i dettagli personali non solo dei clienti, ma anche dei collaboratori, dei potenziali clienti, dei partner e dei familiari dei clienti.

Un contatto può essere collegato a più contatti accounts . Ad esempio, il contatto di Kate Smith, insieme al suo indirizzo e-mail (katesmith@gmail.com), è collegato a Kate Smith Family , Kate's LLC 1 e Kate's Trust, perché tutti e tre accounts sono sue, anche se entità diverse. A testa account , o profilo cliente, su TaxDome ha uno o più contatti corrispondenti.

Scoprite di più sui contatti qui.

Mandati

I mandati sono lettere di incarico o proposte progettate su misura che richiedono una firma. Non c'è bisogno di contrassegnare il documento con campi per le firme elettroniche; una richiesta di firma e un accordo sui termini vengono aggiunti automaticamente ai modelli di mandato. I mandati possono essere collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto o anche indipendenti.

Scoprite di più sui mandati cliccando qui.

Approvazione dei documenti

Dopo aver finito di preparare un documento, potreste voler ricevere un feedback dal cliente. TaxDome vi permette di richiedere l'approvazione per assicurarvi che i vostri clienti siano soddisfatti del vostro lavoro o per scoprire se hanno bisogno di qualcos'altro. Se un cliente non è completamente soddisfatto di un documento, gli verrà richiesto di elencare le ragioni, così saprete immediatamente cosa affrontare.

Per saperne di più sulla nostra funzione di approvazione dei documenti , vai qui .

Sincronizzazione email

Ci sono molti modi per comunicare con i clienti e l'email è il più comune. Ecco perché TaxDome offre un sistema di posta elettronica sicuro e integrato. Con TaxDome, non c'è bisogno di creare una cartella per ogni cliente o essere messo in copia su un'email che non richiede una risposta. Invece, si condivide una casella di posta con ogni cliente, a cui si accede dal loro profilo. Per utilizzare questa funzione, ogni membro del team deve sincronizzare il proprio account email con TaxDome.

Tutti i nuovi messaggi in un thread con un cliente o un membro del team vengono visualizzati nella sezione Inbox+, insieme ad altre notifiche.

Scoprite come sincronizzare la vostra email, cliccando qui.

Firme elettroniche

La firma elettronica è un modo legale per ottenere il consenso o l'approvazione su documenti o moduli elettronici.

Ci sono due modi per utilizzare le firme elettroniche su TaxDome:

  • Richiesta di firma per i vostri documenti e moduli
  • Chiedere di firmare elettronicamente i contratti con i clienti

Approfondite l'argomento in questo articolo.

Modelli di cartelle

I modelli di cartella velocizzano l'organizzazione dei documenti dei vostri clienti creando cartelle predefinite per i loro account. I modelli di cartella possono essere automatizzati all'interno di un progetto o applicati manualmente a specifici account cliente.

Leggete di più sui modelli di cartelle, cliccando qui.

Inbox+

Inbox+ è dove iniziate e finite i vostri progetti, in aggiunta a ricevere importanti notifiche che mantengono il vostro lavoro in pista. Riceverete notifiche su TaxDome ogni volta che si verifica un evento relativo al cliente - il cliente apre un documento, firma un mandato, invia un nuovo messaggio, e così via - e Inbox+ vi permette di sapere a che punto si trovano queste notifiche. Le preferenze per le notifiche sono facilmente impostabili per ogni membro del team.

Scoprite di più su Inbox+, cliccando qui.

Lavori

Molto probabilmente il vostro studio offre una serie di servizi. Su TaxDome, un lavoro è quello che chiamiamo "singolo servizio", che un cliente vi paga per fare. Un lavoro entra in un progetto creato per quel particolare servizio, in modo che un progetto possa includere molti lavori per clienti diversi. Per esempio, le dichiarazioni dei redditi personali dei tuoi clienti per il 2020 (ciascuna un lavoro) sono gestite nel tuo progetto Dichiarazione dei redditi. Ogni lavoro è abbinato ad un account cliente, ed entrambi si muovono insieme nel progetto, dalla prima all'ultima fase.

Scoprite di più sui lavori, cliccando qui.

Messaggi

I messaggi sono un modo sicuro per comunicare con i vostri clienti su TaxDome. I messaggi possono essere collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto, o anche indipendenti.

I thread dei messaggi sono organizzati in modo ordinato all'interno del profilo di ogni cliente, e sarete sempre in grado di vedere quanti messaggi rimangono non letti e quale membro del team ha risposto in un thread. I messaggi possono includere elenchi di attività per i clienti, così come documenti allegati. Una volta ottenuto ciò che vi serve da un cliente, potrete archiviare o cancellare la chat per evitare di ingombrare le cose.

Per saperne di più sui messaggi, cliccate qui.

Questionari

I questionari sono formulari progettati su misura che vi aiutano a raccogliere le informazioni dei vostri clienti di cui avete bisogno, riducendo l'avanti-e-indietro tra di voi. Possono essere collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto, o anche indipendenti.

Scoprite di più sui questionari qui.

Progetti

UN Progetto è una procedura di lavoro stabilita: una sequenza di passaggi coinvolti per completare un particolare servizio che esegui. progetti aiutarti a gestire il flusso dei tuoi clienti; ne crei uno per ogni diverso tipo di servizio che offri, ad esempio un ritorno 1040, un W-2 e un libro paga Progetto . A testa Progetto ha il proprio insieme unico di passi, chiamato fasi . lavori , i singoli progetti per i quali un cliente ti paga, entra nelle loro richieste Progetto , quindi spostati da fase a fase fino al completamento.

Per dettagli più approfonditi sui progetti, cliccate qui.

Accesso al profilo

Ogni account/profilo è collegato a uno o più contatti, e ogni contatto contiene un indirizzo email. In questo modo, se un account deve avere più di un utente, tutti possono accedere all'account tramite il portale clienti, e ogni persona avrà le proprie credenziali di accesso separate.

Per esempio, una coppia sposata che presenta una pratica congiunta ha bisogno di un solo account. Se entrambi i coniugi vogliono accedere al portale, collegate entrambi i loro contatti all'account. Una volta aggiunto l'accesso al portale agli indirizzi email dei loro contatti, TaxDome invia a ciascuno di loro una richiesta di attivazione via email. Ogni coniuge accetta la richiesta e crea la propria password; entrambi avranno quindi credenziali di accesso separate per lo stesso account.

Cliccate qui per scoprire come dare ad altri utenti l'accesso ad un account.

Promemoria

I promemoria sono notifiche e-mail aggiuntive che vengono inviate automaticamente ai clienti quando non rispondono a una richiesta e-mail entro un determinato periodo di tempo, ad esempio, il cliente ritarda la firma di un documento o il pagamento di una fattura. Utilizzando i nostri promemoria automatici, risparmi tempo non dovendo chiamare un cliente che non risponde o dimentico.

Per saperne di più sui promemoria, cliccate qui.

Servizi

Utilizza la nostra funzione Servizi per dettagliare le tue fatture e aggiungere servizi specifici al tuo mandati . Sarai in grado di completare le transazioni più velocemente e ottenere rapporti finanziari più dettagliati. Inoltre, i clienti sapranno sempre esattamente per cosa stanno pagando.

Per saperne di più sui servizi, cliccate qui.

Tag

Lunghi due o tre parole e codificati per colore per un rapido riconoscimento, i tag vi aiutano a filtrare gli account dei clienti, i contatti, lei registri orari e le attività. Forniscono dettagli su un elemento e rendono facile individuare quelli simili con lo stesso tag. Potrete assegnare i tag manualmente o tramite l'automazione del progetto, a un cliente o a più clienti alla volta.

Leggete di più sulle etichette qui.

Attività

Le attività sono cose da fare. Su TaxDome, vediamo le attività come fasi che devono essere raggiunte per completare un lavoro. Un lavoro potrebbe comportare diverse attività per il vostro team e il cliente - messaggi, fatture, voci di tempo, mandati, e così via.

Le attività possono essere assegnate a qualsiasi membro del vostro team, collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto o indipendenti. Etichettate con diversi stati, le attività possono anche includere sottoattività e commenti.

Per scoprire tutto sulle attività, cliccate qui.

TaxDome Drive

L'utilizzo di TaxDome Drive è un modo semplice e veloce per caricare, visualizzare e gestire i documenti dei clienti senza aprire il browser. Fondamentalmente, è un'unità mappata (Z:\ Drive) sul vostro desktop che funziona allo stesso modo di Dropbox o Google Drive. La cosa migliore di TaxDome Drive è che tutti i vostri dati vengono memorizzati su un server, anche se potrete vederli e modificarli; in questo modo, tutti quei dati non occupano spazio prezioso sul vostro disco rigido.

Scoprite come impostare e utilizzare TaxDome Drive qui.

Modelli

I nostri modelli sono documenti predefiniti, e-mail, moduli, attività , e altro ancora. Come un progetto, un modello viene utilizzato come base per creare più o meno lo stesso. I modelli velocizzano il processo di invio di un'e-mail, ad esempio, o la creazione di strutture di cartelle, mandati , e questionari di cui avrai bisogno più di una volta. Sono anche utili quando si aggiungono automazioni a progetti .

Per esempio, è possibile impostare un modello di attività Chiama cliente da attivare in modo che un membro del team chiami il cliente non appena un loro lavoro entra nella prima fase di un progetto. Oppure potrete creare un modello di mandato che userete più e più volte.

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Questa pagina si applica solo al piano tariffario TaxDome Lite. Passate alla scheda sopra per vedere i contenuti relativi a TaxDome Pro.

In questa sezione vi guidiamo attraverso i termini più comuni di TaxDome, con definizioni facili da capire.

Trattato qui:

Account

Account, account cliente e profilo del cliente sono tutti sinonimi. Si lavora per un cliente - sia esso un individuo, una famiglia, un'azienda, un'organizzazione non profit o un trust - che ha un account/profilo su TaxDome. Lo stesso account/profilo è il luogo in cui si comunica con il cliente e dove vengono memorizzano i suoi dati, come i documenti.

Gli account non includono le email, i contatti sì. Se volete che un cliente possa accedere al suo portale cliente, collegate il suo account con uno o più contatti, poi attivate l'accesso al profilo per almeno un'email.

Portale clienti

TaxDome 'S portale clienti è un hub sicuro e protetto dove i clienti condividono con te documenti importanti, rimangono aggiornati sulle scadenze, pongono domande e rispondono in tempo reale. Possono fare tutto questo in un unico posto comodamente da casa o in viaggio dai loro dispositivi mobili.

Potete dare l'accesso al portale ad un cliente mentre create il suo account o dopo. Una volta aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare l'account, il cliente deve accettare la richiesta e creare una password.

Visitare Come introdurre i vostri clienti a TaxDome per ulteriori dettagli.

Contatti

I contatti sono tutte le persone con cui interagite. La nostra funzione Contatti vi permette di memorizzare i numeri di telefono, le email e gli indirizzi delle persone; è dove conservate i dettagli personali non solo dei clienti, ma anche dei collaboratori, dei potenziali clienti, dei partner e dei familiari dei clienti.

Un contatto può essere collegato a più contatti accounts . Ad esempio, il contatto di Kate Smith, insieme al suo indirizzo e-mail (katesmith@gmail.com), è collegato a Kate Smith Family , Kate's LLC 1 e Kate's Trust, perché tutti e tre accounts sono sue, anche se entità diverse. A testa account , o profilo cliente, su TaxDome ha uno o più contatti corrispondenti.

Scoprite di più sui contatti qui.

Approvazione dei documenti

Dopo aver finito di preparare un documento, potreste voler ricevere un feedback dal cliente. TaxDome vi permette di richiedere l'approvazione per assicurarvi che i vostri clienti siano soddisfatti del vostro lavoro o per scoprire se hanno bisogno di qualcos'altro. Se un cliente non è completamente soddisfatto di un documento, gli verrà richiesto di elencare le ragioni, così saprete immediatamente cosa affrontare.

Per saperne di più sulla nostra funzione di approvazione dei documenti , vai qui .

Firme elettroniche

La firma elettronica è un modo legale per ottenere il consenso o l'approvazione su documenti o moduli elettronici.

Approfondite l'argomento in questo articolo.

Modelli di cartelle

I modelli di cartella velocizzano l'organizzazione dei documenti dei vostri clienti creando cartelle predefinite per i loro account. I modelli di cartella possono essere applicati in massa a specifici account cliente.

Leggete di più sui modelli di cartelle, cliccando qui.

Inbox+

Inbox+ è qui che inizi e finisci i tuoi progetti, oltre a ricevere notifiche importanti che tengono il tuo lavoro in carreggiata. Ricevi le notifiche TaxDome ogni volta che si verifica un evento correlato al client (un client apre un documento, invia un nuovo messaggio e così via) e Inbox+ ti fa sapere cosa stato quelle notifiche sono in. Le preferenze per le notifiche sono facilmente impostabili.

Scoprite di più su Inbox+, cliccando qui.

Messaggi (chat)

I messaggi sono un modo sicuro per comunicare con i tuoi clienti TaxDome .

I thread dei messaggi sono organizzati in modo ordinato all'interno del profilo di ogni cliente, e sarete sempre in grado di vedere quanti messaggi rimangono non letti e quale membro del team ha risposto in un thread. I messaggi possono includere elenchi di attività per i clienti, così come documenti allegati. Una volta ottenuto ciò che vi serve da un cliente, potrete archiviare o cancellare la chat per evitare di ingombrare le cose.

Per saperne di più sui messaggi, cliccate qui.

Accesso al profilo

Ogni account/profilo è collegato a uno o più contatti, e ogni contatto contiene un indirizzo email. In questo modo, se un account deve avere più di un utente, tutti possono accedere all'account tramite il portale clienti, e ogni persona avrà le proprie credenziali di accesso separate.

Per esempio, una coppia sposata che presenta una pratica congiunta ha bisogno di un solo account. Se entrambi i coniugi vogliono accedere al portale, collegate entrambi i loro contatti all'account. Una volta aggiunto l'accesso al portale agli indirizzi email dei loro contatti, TaxDome invia a ciascuno di loro una richiesta di attivazione via email. Ogni coniuge accetta la richiesta e crea la propria password; entrambi avranno quindi credenziali di accesso separate per lo stesso account.

Cliccate qui per scoprire come dare ad altri utenti l'accesso ad un account.

Promemoria

I promemoria sono notifiche e-mail aggiuntive che vengono inviate automaticamente ai client quando non rispondono a una richiesta e-mail entro un determinato periodo di tempo, ad esempio, il client ritarda la firma di un documento o la risposta a un messaggio. Utilizzando i nostri promemoria automatici, risparmi tempo non dovendo chiamare un cliente che non risponde o smemorato.

Per saperne di più sui promemoria, cliccate qui.

Tag

Da due a tre parole lunghe e codificate a colori per un rapido riconoscimento, tag aiutarti a filtrare il tuo cliente accounts e contatti . Forniscono dettagli su un elemento e facilitano l'individuazione di oggetti simili con lo stesso tag . Puoi assegnare tag a uno o più clienti alla volta.

Leggete di più sulle etichette qui.

TaxDome Drive

L'utilizzo di TaxDome Drive è un modo semplice e veloce per caricare, visualizzare e gestire i documenti dei clienti senza aprire il browser. Fondamentalmente, è un'unità mappata (Z:\ Drive) sul vostro desktop che funziona allo stesso modo di Dropbox o Google Drive. La cosa migliore di TaxDome Drive è che tutti i vostri dati vengono memorizzati su un server, anche se potrete vederli e modificarli; in questo modo, tutti quei dati non occupano spazio prezioso sul vostro disco rigido.

Scoprite come impostare e utilizzare TaxDome Drive qui.

Modelli

I nostri modelli sono documenti predefiniti, messaggi e altro. Come una matrice, un modello viene usato come base per creare più copie. I modelli velocizzano il processo di invio di messaggi di massa, per esempio, o la creazione di strutture di cartelle che ti serviranno più di una volta.

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