TaxDome Dizionario

Abbiamo creato un TaxDome glossario per aiutarti a navigare sulla piattaforma con facilità. Sfoglia i termini per categoria o usa la ricerca (Ctrl+F su Windows, Cmd+F su Mac) per trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno.

Essenziali

URL del portale aziendale

L'URL del portale aziendale (o collegamento di accesso) è un collegamento univoco predefinito al tuo TaxDome portale nel formato yourtaxdomeurl. taxdome .com (ad esempio, general-ledger. taxdome .com ), che apre la pagina di accesso al portale. 

I proprietari e gli amministratori delle aziende possono modificare l'URL del portale e utilizzare invece il dominio personalizzato per il white-labeling (ad esempio, general-ledger. online ). 

Approfondimenti dashboard

Insights dashboard is a customizable overview of your firm’s key activities, including pending client actions, jobs, tasks, and team workload. It helps you track progress, prioritize tasks, and manage work efficiently—all in one place. 

I titolari e gli amministratori dell'azienda possono monitorare l'intero team, mentre i membri del team utilizzano Insights per tenere sotto controllo il carico di lavoro giornaliero.

Inbox+

Inbox+ is your central hub for tracking important updates in TaxDome. It notifies you about client actions (e.g., document uploads, signed proposals, new messages), team mentions, and system updates—all displayed chronologically. 

Un cerchio verde vicino al Inbox+ L'icona indica le notifiche non elaborate. Ogni membro del team può personalizzare le proprie preferenze di notifica per non ricevere quelle di cui non ha bisogno.

Il Nuovo pulsante

Il nuovo pulsante è il modo più veloce per creare qualsiasi nuovo TaxDome entità ( accounts , questionari , discussioni in chat, ecc.) da qualsiasi pagina. 

TaxDome applicazioni

Le app TaxDome rappresentano un ulteriore modo per accedere al tuo portale da dispositivi mobili (Android, iOS) e desktop (Windows, Mac in arrivo a breve). 

L'app mobile ti consente di rispondere rapidamente ai clienti, monitorare gli aggiornamenti senza accedere al portale e scansionare i documenti direttamente in TaxDome tramite la fotocamera. L'app Desktop si connette a TaxDome Drive, che consente di caricare file tramite trascinamento della selezione.

Negozio Microsoft

TaxDome guidare

L'unità TaxDome è una funzionalità dell'app Desktop che ti consente di accedere al tuo TaxDome file e cartelle direttamente dal tuo computer. Appare come un'unità mappata (Z:) e funziona come Dropbox o Google Drive senza usare lo spazio di archiviazione locale, consentendoti di caricare tramite trascinamento, scaricare ed eliminare file.

portale clienti

portale clienti è un'interfaccia web sicura e protetta simile al portale web per le aziende in cui i clienti condividono documenti importanti con te, pagano i tuoi servizi, visualizzano la cronologia dei pagamenti, rimangono aggiornati sulle scadenze, pongono e rispondono a domande in tempo reale e completano le dichiarazioni fiscali. questionari I clienti possono anche utilizzare l' app mobile portale clienti .

Costruttore di siti

Site builder è un intuitivo editor di siti web integrato che consente ai proprietari e agli amministratori di aziende di creare un sito web personalizzato e di impostarlo live senza bisogno di competenze di programmazione o tecniche, utilizzando modelli. La funzionalità Site builder è inclusa nei piani Pro e Business . 

CRM

Accounts

Accounts (o clienti) accounts ) sono aziende, famiglie e individui per cui lavori e per cui fai la fattura. Non confonderli con i contatti .

UN account è sempre collegato a uno o più contatti, a seconda di quante persone lo utilizzano. Ad esempio, un individuo account possono accedervi i coniugi (due contatti collegati) e l'azienda account può includere i contatti collegati del suo direttore, del responsabile operativo e della segretaria. 

Contatti

I contatti sono le persone con cui interagisci TaxDome I contatti memorizzano dati personali come numeri di telefono, e-mail e indirizzi di clienti, colleghi, potenziali clienti, partner e familiari. 

Un singolo contatto può essere collegato a più accounts . Ad esempio, come contatto, Adam Smith può essere collegato a Smith Family, Smith Rentals LLC , Acme Corp e Adam Smith accounts , poiché gestisce tutte e quattro le entità.

Profili dei clienti

Profili dei clienti (cliente account profili) sono entità in cui il account e i dettagli di contatto sono inseriti. Nel profilo del cliente, puoi visualizzare il account informazioni, comunicare con il cliente e memorizzare i suoi dati, come documenti, questionari , fatture, pagamenti, ecc.

Contatti commutabili

I toggle dei contatti (login/notifica/sincronizzazione e-mail) sono impostazioni che gestiscono l'accesso al portale di un contatto, le notifiche e-mail e l'integrazione e-mail all'interno del profilo del cliente. Possono essere modificati singolarmente o in blocco.

Campi personalizzati

I campi personalizzati sono campi definiti dall'utente per accounts e contatti che consentono di archiviare e organizzare informazioni aggiuntive specifiche del cliente. Aiutano a personalizzare i profili dei clienti in base alle esigenze della tua azienda, catturando dettagli quali tipo di entità, fonte di riferimento, scadenze o qualsiasi altro dato rilevante non presentato come campi predefiniti in TaxDome .

tag

tag sono etichette brevi e codificate a colori (ad esempio, Cliente di ritorno , Urgente , Preparazione delle tasse e così via) per un rapido riconoscimento che ti aiutano a filtrare i tuoi accounts clienti, contatti , documenti , voci di tempo e attività . tag fornire dettagli su un articolo e facilitare la ricerca di articoli simili con lo stesso tag facile. Puoi assegnare tag manualmente o tramite Progetto automazione per uno o più clienti alla volta.

Account Appunti

Le note Account sono note interne che i membri dell'azienda possono aggiungere sui clienti, fornendo le informazioni di supporto. Aiutano il tuo team a tenere traccia di dettagli importanti, preferenze e qualsiasi informazione rilevante sul cliente. È possibile collegarli a lavori E attività per mantenere la squadra unita.

Gestione del team

Proprietario dell'azienda

Il proprietario dell'azienda (o semplicemente il proprietario) è il membro del team che ha inizialmente registrato l'azienda con TaxDome e ha il pieno controllo su tutte le impostazioni aziendali. Ogni azienda può avere un solo proprietario.

Amministratore

L'amministratore è un membro del team assegnato dal proprietario dell'azienda per gestire determinate operazioni aziendali. Come il proprietario, un amministratore ha pieno accesso a TaxDome Caratteristiche e client accounts , ad eccezione della gestione del ruolo del proprietario, di alcune autorizzazioni dei dipendenti e TaxDome abbonamenti Un'azienda può avere più amministratori.

Membro del team (dipendente)

Il membro del team (dipendente) è un membro dello staff aziendale con diritti di accesso assegnati. Il proprietario e gli amministratori aziendali controllano le funzionalità e il client accounts i membri del team possono accedere. 

Cliente account accesso

L'accesso account cliente è il diritto di un membro del team di visualizzare e modificare tutte le informazioni relative al cliente, inclusi i suoi documenti, i thread dei messaggi, lavori svolti per lui e altro ancora . Il proprietario e gli amministratori dell'azienda hanno sempre accesso a tutti i clienti.

Account ruoli

Un ruolo account è una designazione personalizzabile per i membri del team per un cliente specifico accounts , tra cui preparatore fiscale , consulente , contabile , ecc . Invece di assegnare attività O lavori a una persona specifica, le aziende possono assegnarli a un account ruolo, assicurando che venga selezionato il membro del team giusto in base al cliente. I proprietari e gli amministratori dell'azienda gestiscono account ruoli a livello di portale.

Feed attività

Il feed attività è una pagina per controllare chi e quando ha eseguito una determinata azione nel portale. Esempi possono includere l'esportazione di alcuni dati, la modifica dei diritti di accesso, la modifica delle password, ecc. Il suo obiettivo principale è quello di assistere il proprietario e gli amministratori dell'azienda nel controllo delle attività dei membri del team e nel garantire l'integrità dei dati del portale. 

Segnalazione

Il reporting è una funzionalità che aiuta le aziende a monitorare e analizzare i dati chiave accounts , lavori , attività , fatture, registrazioni orarie, ecc. Consente agli utenti di generare report basati su filtri e campi personalizzati, fornendo informazioni sulle prestazioni aziendali e flusso di lavoro efficienza. I report possono essere personalizzati, salvati ed esportati per ulteriori analisi.

flusso di lavoro e automazione

progetti

progetti sono sequenze di fasi che completano un progetto. Ad esempio, può includere tutti i passaggi necessari per preparare una dichiarazione dei redditi, a partire dalla raccolta di informazioni dal cliente e terminando con la presentazione elettronica della dichiarazione.

fasi

fasi sono passaggi separati all'interno del tuo Progetto Ad esempio, rivedere documenti o presentare una dichiarazione. lavori in corso si trovano sempre in un punto particolare fasi del Progetto .

lavori

lavori sono progetti che stai realizzando per un cliente. In una dichiarazione dei redditi Progetto esempio, il lavoro sarebbe il ritorno di un cliente su cui stai lavorando.

attività

attività sono elementi da fare che i membri del team devono eseguire. Possono essere parte di un lavoro o esistono separatamente. Non confonderli con client attività (cose da fare) .

Automazioni

Le automazioni sono impostazioni aggiunte a Progetto fasi per eseguire automaticamente le azioni una volta lavori raggiungere un certo fase Ad esempio, puoi inviare aggiornamenti sui progressi ai tuoi clienti, emettere fatture, raccogliere dati sui clienti e avere attività per il tuo team creato automaticamente. Puoi anche aggiungere automazioni agli stati lavoro personalizzati . 

spostamento automatico

spostamento automatico è un'impostazione di a Progetto fase muoversi lavori attraverso il Progetto automaticamente una volta che tutte le azioni richieste sono state completate dai clienti o dai membri del team. In questo modo, ad esempio, non dovrai controllare se il tuo cliente ha inviato un questionario o pagato il conto. Una volta fatto, il lavoro viene spostato al successivo fase da solo e vengono attivate ulteriori automazioni. 

Logica condizionale in progetti

La logica condizionale in progetti è una funzionalità che automatizza flusso di lavoro in base a condizioni predefinite. Se alcuni dei tuoi clienti hanno esigenze aggiuntive o se il tuo approccio varia per diversi gruppi di clienti, puoi attivare determinati fasi e automazioni esclusivamente per i clienti con tag specifico. Ad esempio, i clienti nuovi e di ritorno riceveranno proposte diverse.

Costume lavoro stati

Gli stati lavoro personalizzati riflettono che il lavoro è in ritardo per qualche motivo o che hai bisogno di qualcosa dal cliente per procedere. Quando personalizzato lavoro stato è assegnato, il lavoro rimane comunque lo stesso fase ma è contrassegnato con un colore e non è coinvolto in generale Progetto automazione. La prassi migliore è quella di utilizzare le automazioni per lavoro stato e riportarlo su "Attivo" stato una volta eseguite le azioni specificate (ad esempio, il cliente invia la richiesta di documenti mancanti).

lavoro ricorrenze

Le ricorrenze lavoro consentono alle aziende di automatizzare la creazione di attività ripetitive lavori per lo stesso cliente a intervalli stabiliti. Ciò garantisce che i ricorrenti attività , come la contabilità mensile, vengono programmate automaticamente, riducendo lo sforzo manuale ed evitando di perdere scadenze.

Elementi collegati ( lavori )

Gli elementi collegati significano associare elementi rilevanti, come documenti, note del cliente, fatture e altro, con elementi specifici lavori per mantenere tutte le informazioni correlate organizzate e facilmente accessibili dal lavori ' carte. Gli elementi possono essere collegati manualmente o automaticamente, quando vengono attivate le automazioni. Elementi collegati con in sospeso stato agiscono come elementi di azione per lavori a spostamento automatico . 

Stati rivolti al cliente ( lavori )

Gli stati lavoro rivolti al cliente sono lavoro stato etichette impostate per Progetto fasi Sono visibili ai clienti, tenendoli informati sullo stato di avanzamento dei lavori dei servizi richiesti. Garantiscono trasparenza visualizzando gli aggiornamenti chiave sul portale clienti . Utilizzo rivolto al cliente lavoro gli stati sono facoltativi.

Documenti

Documenti del cliente

I documenti dei clienti sono file in diversi formati che i clienti o i membri dello studio caricano TaxDome . 

Livello di accesso al documento (cartella di livello superiore)

Il livello di accesso al documento (cartella di livello superiore) definisce chi può visualizzare e gestire i documenti all'interno di una cartella specifica in TaxDome . Ogni cartella di primo livello ha impostazioni di accesso predefinite: alcune sono visibili solo allo studio, mentre altre consentono ai clienti di caricare o visualizzare i file. Questi livelli di accesso aiutano a controllare l'organizzazione e la sicurezza dei documenti.

Modelli di cartelle

I modelli di cartelle sono usati per creare rapidamente un albero di cartelle per archiviare i documenti dei clienti. Puoi creare modelli di cartelle personalizzati o usare quello predefinito.

Approvazione del documento

L'approvazione del documento è una funzionalità che consente di richiedere al cliente la conferma del suo consenso al contenuto del documento. 

Richieste di file

Le richieste di file sono una funzionalità che ti consente di ottenere i file necessari da terze parti. Puoi selezionare qualsiasi cartella nel client account , genera un link di caricamento e invialo a qualsiasi persona. Nessun accesso a portale clienti è necessario per caricare i file, che vengono caricati nella cartella specificata. 

TaxDome Intelligenza artificiale

TaxDome AI ( solo per le aziende statunitensi ) è uno strumento di intelligenza artificiale integrato in TaxDome che rinomina automaticamente e tag documenti caricati dai tuoi clienti. In questo modo, riceverai tutti i loro documenti già opportunamente nominati e taggati. È disabilitato di default; puoi attivarlo nelle impostazioni dell'azienda .

firme

firme ( firma elettronica )

firme si riferisce all'elettronica firme utilizzato per firmare digitalmente i documenti. TaxDome supporta sia e- firme (digitale giuridicamente vincolante) firme ) E PDF firme (stile manoscritto) firme dove i clienti digitano o disegnano i loro nomi). firme possono includere l'apposizione automatica della data e vengono utilizzati per semplificare i processi di approvazione dei documenti.

Priorità di firma

La priorità di firma è una funzionalità che velocizza la preparazione dei documenti per la firma quando si utilizzano modelli di firma. 

Equilibrio saldo

Il saldo fisso è una pagina in cui puoi aggiungere fondi per funzionalità aggiuntive a pagamento, come KBA , QES / AdES richieste e SMS.

KBA

KBA (Knowledge-Based Authentication) è un metodo di verifica che richiede ai firmatari di rispondere a domande di sicurezza basate su dati personali prima di poter firmare i documenti. Migliora la sicurezza e la conformità, in particolare per i documenti fiscali e finanziari. Per utilizzare KBA , devi aggiungere fondi al tuo saldo.

QES E AdES

QES e AdES (Firma Elettronica Qualificata e Firma Elettronica Avanzata) sono tipologie di firma digitale conformi alla normativa dell'Unione Europea (eIDAS). AdES offre un livello di sicurezza più elevato rispetto a una firma elettronica di base, garantendo l'integrità e l'autenticità di un documento. QES fornisce il massimo livello di sicurezza ed equivalenza legale a una firma autografa, richiedendo la verifica dell'identità da parte di un'autorità di certificazione attendibile. Per utilizzare QES e AdeS, devi aggiungere fondi al tuo saldo.

questionari & Richieste dei clienti

questionari

questionari sono questionari digitali che aiutano a raccogliere informazioni strutturate sui clienti. Sono personalizzabili e possono includere logica condizionale per visualizzare domande pertinenti in base alle risposte.

Richieste del cliente

Le richieste dei clienti sono una funzionalità che consente di porre domande ad hoc durante un lavoro senza interrompere il tuo flusso di lavoro . Sono flessibili, aiutano a raccogliere informazioni cruciali rapidamente, migliorare la comunicazione e ridurre i ritardi. Le richieste dei clienti possono essere inviate ai clienti o a terze parti senza richiedere l'accesso.

Logica condizionale in questionari

La logica condizionale nei questionari è una funzionalità che si adatta dinamicamente questionario domande basate sulle risposte precedenti. Semplifica la raccolta dati mostrando solo i campi pertinenti, riducendo l'ingombro e rendendo il processo più efficiente per i clienti.

Comunicazione

Chat con i clienti

Le chat con i clienti sono una funzionalità che consente alle aziende di comunicare con i clienti in modalità sicura e in tempo reale. Ciò include messaggi di testo, richieste di file e cose da fare per i clienti in un unico posto.

Cliente attività (cose da fare)

attività del cliente sono elementi eseguibili, come le checklist, assegnate ai clienti nelle chat per richiedere azioni specifiche, come il caricamento di documenti o la fornitura di informazioni. 

SMS

Gli SMS sono integrati TaxDome funzionalità che consente alle aziende di inviare messaggi di testo ai clienti per aggiornamenti rapidi, promemoria e notifiche. SMS inviati da TaxDome può includere collegamenti a fatture, documenti e altre azioni importanti. 

Sincronizzazione e-mail

La sincronizzazione e-mail è una funzionalità che collega qualsiasi e-mail esterna account (ad esempio, Gmail, Outlook, ecc.) TaxDome , inserendo automaticamente le comunicazioni dei clienti nel sistema. I messaggi e-mail appaiono automaticamente nei profili dei clienti e sono accessibili a tutti i membri del team che hanno accesso al account Nel frattempo, le email personali non sono visibili in TaxDome , poiché vengono sincronizzati solo i messaggi da/verso i client.

Chat di gruppo

Le chat di gruppo sono una funzionalità di comunicazione che consente ai membri dello studio di discutere questioni interne. I membri del team possono creare canali per diversi argomenti o progetti, come dichiarazioni dei redditi o questioni interne. Queste chat sono esclusive dello studio e non visibili ai clienti.

Fatturazione

TaxDome Pagamenti

TaxDome Payments ( solo per aziende statunitensi ) è un sistema di elaborazione dei pagamenti integrato che consente alle aziende di accettare facilmente pagamenti nel portale in molti modi diversi, tra cui Venmo, Apple Pay e Google Pay. Consente di trasferire le commissioni di elaborazione ai tuoi clienti e di ricevere denaro inviato alla tua banca account il giorno lavorativo successivo al pagamento.

Fatture una tantum

Le fatture una tantum sono fatture autonome emesse per un importo e un servizio specifici e richiedono un unico pagamento da parte del cliente.

Fatture ricorrenti

Le fatture ricorrenti sono fatture generate automaticamente e inviate a intervalli predefiniti (ad esempio, settimanalmente, mensilmente, annualmente o personalizzate) per semplificare la fatturazione in corso. Le fatture ricorrenti supportano i pagamenti automatici e quindi possono essere utilizzate per impostare un abbonamento per un servizio.

Immissioni di tempo

Le voci di tempo sono ore di lavoro registrate che possono essere convertite in fatture, consentendo alle aziende di fatturare ai clienti in base al tempo monitorato. Inoltre, le voci di tempo possono essere utilizzate per la rendicontazione interna e la gestione dei progressi e delle capacità del team.

Servizi

I servizi sono voci di fatturazione predefinite con prezzi stabiliti (per voce o per ora), rendendo più semplice la standardizzazione e la semplificazione della fatturazione. I servizi possono essere utilizzati per semplificare fatture, proposte e registrazioni orarie.

Sconti

Gli sconti si riferiscono a una riduzione applicata a una fattura, sia come importo fisso che come percentuale. Gli sconti possono essere aggiunti manualmente quando si emette una fattura, aiutando le aziende a offrire prezzi speciali o promozioni ai clienti.

Crediti

I crediti sono fondi prepagati aggiunti al conto di un cliente account come note di accredito. Possono quindi essere utilizzate per pagare automaticamente le fatture future.

Pagamenti offline

I pagamenti offline sono pagamenti registrati manualmente effettuati al di fuori di TaxDome , come bonifici bancari, assegni o contanti. Possono anche essere usati per aggiungere crediti.

Proposte

Proposte (ex " mandati ") sono una funzionalità per creare lettere di incarico che delineano servizi e tariffe, consentendo ai clienti di approvare il lavoro ed effettuare pagamenti senza problemi. Le proposte possono includere fatture collegate o listini prezzi basati sui servizi.

Autorità di firma

L'autorità di firma è un'impostazione che definisce chi, da parte del cliente, ha l'autorità di firmare proposte e fatture ricorrenti.

Funzionalità a livello di sistema 

Modelli

I modelli sono voci predefinite in base alle quali è possibile creare rapidamente nuove entità (ad esempio, e-mail, lavori , attività , fatture, proposte, questionari , e altro). I modelli sono essenziali per flusso di lavoro automazione perché senza di essa non sarebbe possibile creare automazioni. 

Marketplace

Marketplace è una libreria di modelli pronti all'uso per le e-mail, questionari , lavori , attività , fatture e altro ancora. Le aziende possono sfogliare, personalizzare e applicare questi modelli per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza. Ogni TaxDome l'utente può diventare un creatore e suggerire i propri modelli per il Marketplace .

Promemoria

I promemoria sono avvisi automatici o manuali che informano i clienti sulle attività in sospeso attività , fatture, firme o altre azioni urgenti per mantenere il lavoro nei tempi previsti.

Notifiche

Le notifiche sono avvisi di sistema inviati tramite Inbox+ , e-mail o app mobile per informare gli utenti (sia i membri del team che i clienti) sulle attività dei clienti, sulle menzioni del team, lavoro aggiornamenti e altri eventi importanti.

Shortcodes

Shortcodes sono segnaposto dinamici che inseriscono automaticamente informazioni specifiche del cliente (ad esempio nome, data di scadenza, importo della fattura) nei messaggi, lavoro carte, questionari , e-mail, PDF fatture e altro ancora, rendendo la comunicazione personalizzata. Shortcodes sono estremamente utili quando si utilizzano modelli o si inviano informazioni in blocco ai clienti.

Integrazioni

Le integrazioni sono connessioni con strumenti di terze parti come QuickBooks , Zapier , ecc., che consentono alle aziende di sincronizzare i dati e automatizzare i processi.

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