Dizionario TaxDome

Questa pagina è solo per gli utenti TaxDome Pro . Se utilizzate TaxDome Lite, passate a questo articolo.

In questa sezione vi guidiamo attraverso i termini più comuni di TaxDome, con definizioni facili da capire.

Trattato qui:

• Account
• Automazioni
• Chat
• Portale clienti
• Contatti
• Mandati
• Approvazione dei documenti
• Sincronizzazione email
• Firme elettroniche
• Modelli di cartelle
• Inbox+
• Lavori
• Questionari
• Progetti
• Accesso al profilo
• Promemoria
• Servizi
• Tag
• Attività
• TaxDome Drive
• Modelli

Account

Account, account cliente e il profilo del cliente sono tutti sinonimi. Lavorate per un cliente, che si tratti di un individuo, una famiglia, un'azienda, un'organizzazione no profit o un trust, che ha un account /profilo attivo TaxDome. Lo stesso account/profilo è dove comunicate con il cliente e memorizzate i suoi dati, come documenti, questionari, fatture, pagamenti, ecc.

Gli account non includono le email, i contatti sì. Se volete che un cliente possa accedere al suo portale cliente, collegate il suo account con uno o più contatti, poi attivate l'accesso al profilo per almeno un'email.

Automazioni

Le automazioni di TaxDome avviano azioni per voi, i membri del vostro team o i clienti in diverse fasi del processo di lavoro. È possibile impostare le automazioni all'interno dei progetti. In questo modo, quando un lavoro passa ad una nuova fase in un progetto, le azioni che devono essere eseguite vengono attivate automaticamente - per esempio, un messaggio specifico, un questionario o un mandato viene automaticamente inviato al cliente.

Per saperne di più sull'uso delle automazioni, cliccate qui.

Chat

Le chat sono un modo sicuro per comunicare con i vostri clienti TaxDome. Le chat potrebbero essere collegate a uno specifico lavoro, automatizzato all'interno di a Progetto, o anche autonomo.

I thread di chat sono ordinatamente organizzati all'interno del profilo di ciascun cliente e sarai sempre in grado di vedere quanti di essi rimangono non letti e quale membro del team ha risposto in un thread . I thread di chat possono includere attività elenchi per i clienti, nonché documenti allegati. Una volta ottenuto ciò di cui hai bisogno da un cliente, puoi archiviare o eliminare il file thread per evitare di ingombrare le cose.

Per ulteriori informazioni sulle chat, cliccate qui.

Portale clienti

Il portale clienti di TaxDome è un hub sicuro e protetto dove i clienti condividono documenti importanti con voi, pagano per i vostri servizi, visualizzano la loro cronologia dei pagamenti, rimangono aggiornati sulle scadenze, fanno e rispondono a domande in tempo reale e completano i questionari fiscali. Possono fare tutto questo in un unico posto dalla comodità delle loro case o in movimento dai loro dispositivi mobili.

Potete dare l'accesso al portale ad un cliente mentre create il suo account o dopo. Una volta aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare l'account, il cliente deve accettare la richiesta e creare una password.

Visitare Come introdurre i vostri clienti a TaxDome per ulteriori dettagli.

Contatti

I contatti sono tutte le persone con cui interagite. La nostra funzione Contatti vi permette di memorizzare i numeri di telefono, le email e gli indirizzi delle persone; è dove conservate i dettagli personali non solo dei clienti, ma anche dei collaboratori, dei potenziali clienti, dei partner e dei familiari dei clienti.

Un contatto può essere collegato a più account. Ad esempio, il contatto di Kate Smith, insieme al suo indirizzo email (katesmith@gmail.com), è collegato a Kate Smith Family , Kate's LLC 1 e Kate's Trust, perché tutti e tre gli account sono suoi, anche se sono entità diverse. Ogni account, o profilo cliente, su TaxDome ha uno o più contatti corrispondenti.

Scoprite di più sui contatti qui.

Mandati

I mandati sono lettere di incarico o proposte progettate su misura che richiedono una firma. Non c'è bisogno di contrassegnare il documento con campi per le firme elettroniche; una richiesta di firma e un accordo sui termini vengono aggiunti automaticamente ai modelli di mandato. I mandati possono essere collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto o anche indipendenti.

Scoprite di più sui mandati cliccando qui.

Approvazione dei documenti

Dopo aver finito di preparare un documento, potreste voler ricevere un feedback dal cliente. TaxDome vi permette di richiedere l'approvazione per assicurarvi che i vostri clienti siano soddisfatti del vostro lavoro o per scoprire se hanno bisogno di qualcos'altro. Se un cliente non è completamente soddisfatto di un documento, gli verrà richiesto di elencare le ragioni, così saprete immediatamente cosa affrontare.

Per saperne di più sulla nostra funzione di approvazione dei documenti, cliccate qui.

Sincronizzazione email

Ci sono molti modi per comunicare con i clienti e l'email è il più comune. Ecco perché TaxDome offre un sistema di posta elettronica sicuro e integrato. Con TaxDome, non c'è bisogno di creare una cartella per ogni cliente o essere messo in copia su un'email che non richiede una risposta. Invece, condividete una casella di posta con ogni cliente, a cui si accede dal loro profilo. Per utilizzare questa funzione, ogni membro del team deve sincronizzare il proprio account email con TaxDome.

Tutti i nuovi messaggi in un thread con un cliente o un membro del team vengono visualizzati nella sezione Inbox+, insieme ad altre notifiche.

Scoprite come sincronizzare la vostra email, cliccando qui.

Firme elettroniche

La firma elettronica è un modo legale per ottenere il consenso o l'approvazione su documenti o moduli elettronici.

Ci sono due modi per utilizzare le firme elettroniche su TaxDome:

• Richiesta di firma per i vostri documenti e moduli
• Chiedere di firmare elettronicamente i contratti con i clienti

Approfondite l'argomento in questo articolo.

Modelli di cartelle

I modelli di cartella velocizzano l'organizzazione dei documenti dei vostri clienti creando cartelle predefinite per i loro account. I modelli di cartella possono essere automatizzati all'interno di un progetto o applicati manualmente a specifici account cliente.

Leggete di più sui modelli di cartelle, cliccando qui.

Inbox+

Inbox+ è dove iniziate e finite i vostri progetti, in aggiunta a ricevere importanti notifiche che mantengono il vostro lavoro in pista. Riceverete notifiche su TaxDome ogni volta che si verifica un evento relativo al cliente - il cliente apre un documento, firma un mandato, invia un nuovo messaggio, e così via - e Inbox+ vi permette di sapere a che punto si trovano queste notifiche. Le preferenze per le notifiche sono facilmente impostabili per ogni membro del team.

Scoprite di più su Inbox+, cliccando qui.

Lavori

Molto probabilmente il vostro studio offre una serie di servizi. Su TaxDome, un lavoro è quello che chiamiamo "singolo servizio", che un cliente vi paga per fare. Un lavoro entra in un progetto creato per quel particolare servizio, in modo che un progetto possa includere molti lavori per clienti diversi. Per esempio, le dichiarazioni dei redditi personali dei vostri clienti per il 2020 (ciascuna un lavoro) sono gestite nel vostro progetto Dichiarazione dei redditi. Ogni lavoro è abbinato ad un account cliente, ed entrambi si muovono insieme nel progetto, dalla prima all'ultima fase.

Scoprite di più sui lavori, cliccando qui.

Questionari

I questionari sono formulari progettati su misura che vi aiutano a raccogliere le informazioni dei vostri clienti di cui avete bisogno, riducendo l'avanti-e-indietro tra di voi. Possono essere collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto, o anche indipendenti.

Scoprite di più sui questionari qui.

Progetti

Un Progetto è una procedura di lavoro stabilita: una sequenza di passaggi coinvolti per completare un particolare servizio che eseguite. I progetti vi aiutano a gestire il flusso dei vostri clienti; createne uno per ogni diverso tipo di servizio che offrite, ad esempio una dichiarazione dei redditi, un 730 e un progetto per il libro paga. Ogni Progetto ha il proprio insieme unico di passaggi, chiamate fasi. I Lavori, i singoli progetti per i quali un cliente vi paga, entrano nei progetti necessari, e poi si spostano da fase a fase fino al completamento.

Per dettagli più approfonditi sui progetti, cliccate qui.

Accesso al profilo

Ogni account/profilo è collegato a uno o più contatti, e ogni contatto contiene un indirizzo email. In questo modo, se un account deve avere più di un utente, tutti possono accedere all'account tramite il portale clienti, e ogni persona avrà le proprie credenziali di accesso separate.

Per esempio, una coppia sposata che presenta una pratica congiunta ha bisogno di un solo account. Se entrambi i coniugi vogliono accedere al portale, collegate entrambi i loro contatti all'account. Una volta aggiunto l'accesso al portale agli indirizzi email dei loro contatti, TaxDome invia a ciascuno di loro una richiesta di attivazione via email. Ogni coniuge accetta la richiesta e crea la propria password; entrambi avranno quindi credenziali di accesso separate per lo stesso account.

Cliccate qui per scoprire come dare ad altri utenti l'accesso ad un account.

Promemoria

I promemoria sono notifiche email aggiuntive che vengono inviate automaticamente ai clienti quando non rispondono a un'email entro un determinato periodo di tempo, ad esempio, il cliente ritarda la firma di un documento o il pagamento di una fattura. Utilizzando i nostri promemoria automatici, risparmiate tempo non dovendo chiamare un cliente che non risponde o se ne dimentica.

Per saperne di più sui promemoria, cliccate qui.

Servizi

Utilizzate la nostra funzione Servizi per dettagliare le vostre fatture e aggiungere servizi specifici ai vostri mandati. Potrete completare le transazioni più velocemente e ottenere rapporti finanziari più dettagliati. Inoltre, i clienti sapranno sempre esattamente per cosa stanno pagando.

Per saperne di più sui servizi, cliccate qui.

Tag

Lunghi due o tre parole e codificati per colore per un rapido riconoscimento, i tag vi aiutano a filtrare gli account dei clienti, i contatti, i registri orari e le attività. Forniscono dettagli su un elemento e facilitano l'individuazione di quelli simili con lo stesso tag. Potrete assegnare i tag manualmente o tramite l'automazione del progetto, a un cliente o a più clienti alla volta.

Leggete di più sui tag qui.

Attività

Le attività sono le cose da fare. Su TaxDome, consideriamo le attività come passaggi che devono essere compiuti per completare un lavoro. Un lavoro potrebbe coinvolgere una varietà di attività per il vostro team e il cliente: chat, fatture, inserimenti orari, mandati, e così via.

Le attività possono essere assegnate a qualsiasi membro del vostro team, collegati a un lavoro specifico, automatizzati all'interno di un progetto o indipendenti. Etichettate con diversi stati, le attività possono anche includere sottoattività e commenti.

Per scoprire tutto sulle attività, cliccate qui.

TaxDome Drive

L'utilizzo di TaxDome Drive è un modo semplice e veloce per caricare, visualizzare e gestire i documenti dei clienti senza aprire il browser. Fondamentalmente, è un'unità mappata (Z:\ Drive) sul vostro desktop che funziona allo stesso modo di Dropbox o Google Drive. La cosa migliore di TaxDome Drive è che tutti i vostri dati vengono memorizzati su un server, anche se potrete vederli e modificarli; in questo modo, tutti quei dati non occupano spazio prezioso sul vostro disco rigido.

Scoprite come impostare e utilizzare TaxDome Drive qui.

Modelli

I nostri modelli sono documenti predefiniti, email, moduli, attività , e altro ancora. Come un progetto, un modello viene utilizzato come base per creare più o meno lo stesso. I modelli velocizzano il processo di invio di un'email, ad esempio, o la creazione di strutture di cartelle, mandati, e questionari di cui avrete bisogno più di una volta. Sono utili anche quando si aggiungono automazioni a progetti .

Per esempio, è possibile impostare un modello di attività Chiama cliente da attivare in modo che un membro del team chiami il cliente non appena un loro lavoro entra nella prima fase di un progetto. Oppure potrete creare un modello di mandato che userete più e più volte.