Use custom job statuses

When working on a job, you may need to show that it’s delayed or waiting on client input. This is where custom job statuses come in. In this article, you’ll learn how to use them to clearly communicate the job’s current state to your team.

Change the job status to a custom one

Cambiare il lavoro stato a uno personalizzato è sempre fatto manualmente. Per farlo:

1. Aprire il lavoro carta. Fai clic su stato accanto alla sezione informazioni lavoro .

2. Seleziona un'opzione personalizzata esistente stato oppure aggiungine uno nuovo.

3. In the sidebar, select the status automations you want to trigger. For example:

• To handle filing extensions, apply a custom status like Needs extension and use the Create task automation with instructions on how to file it.
• To handle missing client information, use a status like Missing info with the Send client request automation listing what the client needs to provide.

Then, click Change status. 

4. You will see linked elements created by automation in a color-coded section on the right of the job card. To manually link existing element or add new ones, click Link or Add New inside the color-coded section of the job card.

   

Entità collegate al lavoro stato vengono visualizzati anche nella sezione Collegati del lavoro carta. Nella colonna spostamento automatico sono contrassegnati con l'icona dell'orologio, il che significa che hanno un impatto sulla stato cambia in Attivo .

You can also set up custom job statuses with automations for each pipeline . When that status is applied to a job in the pipeline, the linked automations will be preselected by default.

Mancia

To make the process smooth for your team, create a wiki page with step-by-step instructions and add it to the job template or use the Add wiki page automation to include it in the pipeline stage.

Cambia il lavoro stato torna ad Attivo, automaticamente

Una volta rimossi i bloccanti, è il momento di mettere il lavoro tornare al lavoro. Per farlo, è necessario modificare le impostazioni personalizzate stato Torna ad Attivo . Ci sono due modi per farlo:

• Automaticamente : se il lavoro stato aveva automazioni che creavano elementi di azione collegati o li hai collegati manualmente ad esso, devono essere completati per il lavoro per tornare attivo . Ad esempio, se hai collegato una richiesta del cliente ai documenti mancanti stato , quando il tuo cliente fornisce le informazioni (come un K-1 mancante), il lavoro stato cambia automaticamente in Attivo . Lo stesso può essere fatto per i requisiti aziendali con l'azienda attività , fatture, ecc. Qualsiasi elemento collegato può fungere da trigger per l' lavoro per tornare all'attivo stato , automaticamente, eliminando la necessità di extra fasi nel tuo Progetto .

• Manually: If the job status has no linked action items, you only need to click the job status and select Active to activate it again. If the job status has linked action items, you can do it, but then, like with moving jobs with the unfinished linked elements to another stage, you must select what needs to be done with the linked entities.

Cambia il lavoro stato da archiviare

When you stop working on a job for some reason (for example, the work has been canceled or finished), you may archive it so that it doesn’t clutter your kanban view and job list. One way to do this is to change its status to Archived. 

Per farlo, clicca su lavoro stato sul lavoro carta e seleziona Archiviato . Verrà rimosso il lavoro dal punto di vista kanban. 

You can review or restore it from the Archived tab on the Workflow > Jobs page.

Visualizzazione lavori con stati personalizzati

lavori negli stati personalizzati possono essere facilmente distinti da quelli attivi. 

• In the job list: Go to Workflow > Jobs and review the job status in the Job status column. If you don’t see the column, click the gear icon and enable it. The status is displayed with its assigned icon and color (if configured). Here, you can sort jobs by status or filter by the status name. This way, you can easily see all jobs in the same status from different pipelines. However, please keep in mind that for this to work, job status names must match exactly, including the capitalization.

• In the pipeline kanban view: custom job statuses are color-coded so that you can always clearly see where you have blockers inside the particular pipeline. Here, you can filter jobs by the status name. However, if you apply filtering by status in one pipeline from the kanban view and then switch to another pipeline, you’ll need to apply filtering again, as it will be reset.

Chi può farlo?

Custom job statuses can be updated by firm owner, admins, or any team member who has access to a job in a pipeline. Here’s more on managing access to pipelines and jobs . 

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