progetti : Panoramica

progetti sono una parte essenziale del tuo flusso di lavoro Sono una rappresentazione visiva di un processo che porta un client dal punto A (inizio) al punto B (fine) lungo una serie di percorsi definiti fasi . Puoi usarli per gestire vari servizi, come la contabilità mensile, la preparazione delle tasse, la busta paga settimanale e altro ancora. 

In questo articolo imparerai i passaggi principali per iniziare a lavorare con progetti In TaxDome . 

Mappa i tuoi processi

Da progetti In TaxDome rappresentano i tuoi processi, devi mapparli prima di poter iniziare a utilizzarli progetti Ecco come puoi riuscirci.

Per prima cosa, determina quali sono i processi e i passaggi coinvolti. Rispondi alle seguenti domande:

1. Quali sono gli input e gli output di ogni fase?

2. Cosa devi fare a ogni passaggio?

3. Come fai a sapere che il passaggio è terminato?

Ti consigliamo di mappare i tuoi processi in questo modo:

1. Inizia identificando la prima e l'ultima fasi del tuo processo, che fungeranno da endpoint. Questi fasi sono fondamentali perché forniscono una comprensione iniziale dell'intero processo.

Per esempio:

1. Inviare la lettera di incarico.

...

5. Inviare i documenti preparati. 

2. Aggiungi fasi intermedie che accompagnino il cliente dall'inizio alla fine, in base alle attività svolte e ai risultati ottenuti.

Per esempio:

1. Inviare la lettera di incarico.

2. Raccogliere tutti i documenti richiesti.

3. Preparare una dichiarazione.

4. Fai revisionare il reso

5. Inviare i documenti preparati. 

Anche:

• Per i servizi di contabilità , potresti avere fasi per la riscossione delle fatture, l'inserimento dei dati nel software di contabilità, la riconciliazione accounts e generare report. A TaxDome , sarà simile a questo:

• Per la busta paga , dovrai ricevere le schede orarie dei dipendenti, preparare la busta paga, ottenere la conferma, elaborare la busta paga e caricare tutti i documenti necessari. A TaxDome , sarà simile a questo:

Capire Progetto struttura 

Nostro progetti sono progettati per sembrare un bacheca kanban. La funzione complessiva di un Progetto è per aiutarti a monitorare facilmente i progressi di simili lavori per diversi clienti, consentendo loro di procedere senza intoppi verso il completamento.

Cosa succede all'interno di a Progetto :   

1. fasi sono i passaggi di una procedura di lavoro complessiva. Una volta che tutto il lavoro coinvolto in un fase è completato, un lavoro si sposta al successivo fase .
2. lavori , i singoli progetti per cui un cliente ti paga (come una dichiarazione dei redditi o una busta paga di gennaio), vengono introdotti in un Progetto specificamente progettato per questo. Ogni lavoro associato a un cliente account si muove attraverso il Progetto dal primo all'ultimo fase , o completamento. 
3. Automazioni , i meccanismi che automatizzano un Progetto , fanno sì che le cose accadano in modo indipendente. Una volta attivate, creano attività per i membri del team o inviare questionari e proposte ai clienti, ad esempio.

Puoi esplorare ulteriormente la struttura Progetto .

Imposta il tuo Progetto

Una volta compresi i passaggi del tuo processo, sei pronto per creare il tuo primo Progetto . Sebbene si possa fare da zero, il modo più veloce è costruirlo in base a un modello già pronto. Puoi ottenerne diversi dal Marketplace gratuitamente.

Una volta fatto, puoi perfezionarli per adattarli alle tue esigenze. Questo include: 

• Aggiungi/modifica fasi : i passaggi identificati nel tuo processo corrispondono a fasi nel Progetto , quindi sentiti libero di aggiungerne alcuni o di rinominare quelli presenti nel modello scaricato.
• Esaminare le automazioni e i modelli Progetto utilizzati. Ogni fase del tuo Progetto può includere una o più azioni automatizzate eseguite al momento necessario. Quando si copia il Progetto modello, ottieni tutti i modelli utilizzati nelle automazioni, come e-mail, proposte, questionari e altro ancora. Prenditi il tempo necessario per rivederli e apportare modifiche. 

• Regola le impostazioni Progetto : In Progetto impostazioni , puoi decidere a quali membri del team questo Progetto sarà disponibile per adattare la vista kanban a tuo piacimento e velocizzare ulteriormente lavoro creazione selezionando un valore predefinito lavoro modello.

Aggiungere lavori

Una volta che il tuo Progetto è impostato, puoi iniziare ad aggiungere lavori ad esso. Uno lavoro in un Progetto è un progetto che stai realizzando per il tuo cliente. Quindi, il tuo Progetto inizierà davvero a funzionare per te solo quando aggiungerai un lavoro . 

lavori può contenere tutte le informazioni necessarie per fornire un servizio, come documenti collegati, attività per i diversi membri del team, riempiti questionari e altro ancora. 

Per automatizzare il lavoro con lavori e dedicare meno tempo alla loro creazione, puoi: 

• Utilizzare i modelli lavoro per precompilare dati generali, come il nome del servizio, la descrizione o la data di scadenza.
• Imposta le ricorrenze lavoro per creare automaticamente lavori per servizi ricorrenti. 

Sposta e completa lavori

Quando hai terminato il passaggio su cui stai lavorando, puoi spostare il lavoro alla fase successiva . Questo può essere fatto manualmente o automaticamente. Uno spostamento automatico avviene quando tutti gli elementi in sospeso per un fase sono completati. Ad esempio, se il cliente paga una fattura, questo può spostare automaticamente il lavoro al prossimo fase di preparazione dei documenti.

Quando il lavoro si sposta al successivo fase , potrebbero verificarsi ulteriori azioni automatizzate, come la creazione attività per i membri del team, notificare al cliente lavoro avanzamento, invio di una fattura e altro ancora. 

Una volta che il tuo lavoro raggiunge la finale fase e una volta fatto tutto, puoi archiviarlo in modo che scompaia dalla vista kanban ma sia comunque possibile accedervi in qualsiasi momento.