progetti : Panoramica

progetti sono una parte essenziale del tuo flusso di lavoro Sono una rappresentazione visiva di un processo che porta un client dal punto A (inizio) al punto B (fine) lungo una serie di percorsi definiti fasi . Puoi usarli per gestire vari servizi, come la contabilità mensile, la preparazione delle tasse, la busta paga settimanale e altro ancora. 

In questo articolo imparerai i passaggi principali per iniziare a lavorare con progetti In TaxDome . 

Capire Progetto struttura

Nostro progetti sono progettati per assomigliare a una bacheca kanban . La funzione generale di un Progetto è quello di aiutarti a monitorare facilmente i progressi di simili lavori per diversi clienti, consentendo loro di procedere senza intoppi verso il completamento.

Cosa succede all'interno di a Progetto :   

• fasi sono i passaggi di una procedura di lavoro complessiva. Una volta completato tutto il lavoro coinvolto in un fase è completato, un lavoro passa al successivo fase .

• lavori , i singoli progetti per cui un cliente ti paga (come una dichiarazione dei redditi o una busta paga di gennaio), vengono introdotti in un Progetto specificamente progettato per questo. Ogni lavoro associato a un cliente account si muove attraverso il Progetto dal primo all'ultimo fase , o completamento. 

• Automazioni , i meccanismi che automatizzano un Progetto , fanno sì che le cose accadano in modo indipendente. Una volta attivate, creano attività per i membri del team o inviare questionari e proposte ai clienti, ad esempio.

Puoi esplorare ulteriormente la struttura Progetto .

Ottieni il tuo primo Progetto

Una volta capito Progetto struttura, sei pronto per impostare il tuo primo Progetto . Sebbene sia possibile costruire un Progetto da zero, il modo più veloce è partire da un modello già pronto.

Se al momento non disponi di alcun modello, puoi trovare le opzioni più diffuse in Modelli > progetti e iniziare con opzioni predefinite pensate per i flussi di lavoro più comuni. Puoi anche scaricare gratuitamente i modelli dal Marketplace .

Mancia

Puoi richiedere un Progetto modello di cui hai bisogno cliccando Modulo di richiesta completo.

Imposta il tuo Progetto

Una volta scaricato un Progetto modello, puoi adattarlo alle tue esigenze. Questo include:

• Rinomina o regola fasi : personalizza il fasi incluso nel Progetto modello: rinominali o riordinali per adattarli alla tua azienda flusso di lavoro Ciò consente al modello di adattarsi allo stile del tuo team, mantenendolo pronto per l'uso in TaxDome .

• Esaminare le automazioni e i modelli Progetto utilizzati. Ciascuno fase può includere una o più azioni automatizzate, come e-mail, proposte, questionari , E attività Quando copi il modello, tutte le automazioni sono incluse: prenditi il tempo necessario per rivederle e modificarle secondo necessità.

• Regola le impostazioni Progetto : In Progetto impostazioni , puoi decidere quali membri del team possono accedere Progetto , configura la vista kanban e seleziona predefinita lavoro modelli per velocizzare lavoro creazione.

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Esplorare impostazione progetti in pratica ulteriore

Mappa i tuoi processi

progetti In TaxDome rappresentano i tuoi processi aziendali, quindi prima di iniziare a utilizzarli, è importante mappare i flussi di lavoro. Mappare i processi ti aiuta a capire cosa è incluso in un Progetto modello e cosa potrebbe essere necessario personalizzare.

Ecco un modo semplice per farlo:

1. Comprendi il tuo processo : confronta il modello che hai scaricato con il tuo modo di lavorare reale. Identifica i passaggi che il tuo team segue dall'inizio alla fine. Chiediti:

   • Quali sono gli input e gli output di ogni fase?
   • Quali azioni sono richieste in ogni fase?
   • Come faccio a sapere quando un passaggio è completato?

2. Identifica le lacune e apporta le modifiche : la mappatura del processo chiarisce cosa manca nel modello. Aggiungi, rimuovi o riorganizza fasi quindi il Progetto riflette la tua realtà flusso di lavoro .

   • Per i servizi di dichiarazione dei redditi , il fasi in genere includono l'invio della lettera di incarico, la raccolta dei documenti, la preparazione della dichiarazione, la sua revisione e l'invio dei documenti completati. A TaxDome , sarà simile a:

• Per i servizi di contabilità , potresti avere fasi per la riscossione delle fatture, l'inserimento dei dati nel software di contabilità, la riconciliazione accounts e generare report. A TaxDome , sarà simile a questo:

• Per quanto riguarda la busta paga , dovrai ricevere i fogli presenze dei dipendenti, preparare la busta paga, ottenere la conferma, elaborare la busta paga e caricare tutti i documenti necessari. A TaxDome , sarà simile a:

Aggiungere lavori

Una volta che il tuo Progetto è impostato, puoi iniziare ad aggiungere lavori ad esso. Uno lavoro in un Progetto è un progetto che stai realizzando per il tuo cliente. Quindi, il tuo Progetto inizierà davvero a funzionare per te solo quando aggiungerai un lavoro . 

lavori può contenere tutte le informazioni necessarie per fornire un servizio, come documenti collegati, attività per i diversi membri del team, riempiti questionari e altro ancora. 

Per automatizzare il lavoro con lavori e dedicare meno tempo alla loro creazione, puoi: 

• Utilizzare i modelli lavoro per precompilare dati generali, come il nome del servizio, la descrizione o la data di scadenza.

• Imposta le ricorrenze lavoro per creare automaticamente lavori per servizi ricorrenti. 

Sposta e completa lavori

Una volta completata la fase su cui si sta lavorando, è possibile spostare il lavoro alla fase successiva . Questa operazione può essere eseguita manualmente o automaticamente. Uno spostamento automatico avviene quando tutti gli elementi in sospeso per un fase sono completati. Ad esempio, se il cliente paga una fattura, questo può spostare automaticamente il lavoro al prossimo fase di preparazione dei documenti.

Quando il lavoro si sposta al successivo fase , potrebbero verificarsi ulteriori azioni automatizzate, come la creazione attività per i membri del team, notificare al cliente lavoro avanzamento, invio di una fattura e altro ancora. 

Una volta che il tuo lavoro raggiunge la finale fase e una volta fatto tutto, puoi archiviarlo in modo che scompaia dalla vista kanban ma sia comunque possibile accedervi in qualsiasi momento.

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