progetti spiegato

progetti sono un elemento visivo, fase -rappresentazione basata sul lavoro che la tua azienda svolge per i clienti, dall'inizio alla fine. Ti consentono di monitorare ogni cliente lavoro Visualizzate a colpo d'occhio il lavoro da svolgere tra i membri del team e automatizzate le operazioni ripetitive in modo che nulla venga trascurato.

progetti in sintesi

UN Progetto è riutilizzabile, fase -schema basato su un servizio fornito dalla tua azienda: preparazione delle imposte, contabilità mensile, buste paga, onboarding . Ogni Progetto è composto da fasi ordinate; ogni impegno con il cliente si muove attraverso di esso come un lavoro ; e ogni fase può attivare automazioni che inviano email, creano attività emettere fatture, inviare questionari e altro ancora.

Ecco cosa puoi fare con progetti :

• Crea un flusso di lavoro basato fase : progetta le fasi attraverso cui si svolge ogni interazione con il cliente, con limiti di tempo opzionali fase per segnalare il lavoro in ritardo.
• Automatizza il lavoro in ogni fase : attiva le email, attività , fatture, questionari , proposte e altro ancora quando un lavoro entra in un fase Scopri come funzionano le automazioni .
• Advance lavori automaticamente — spostamento automatico a lavoro al prossimo fase quando tutte le sue azioni sono completate.
• Filiale per tipo di cliente : esegui fasi o automazioni specifiche solo per determinati clienti in base a account tag .
• Pianifica il lavoro ricorrente : per la contabilità mensile o le dichiarazioni trimestrali, imposta le ricorrenze lavoro in modo lavori vengono creati con cadenza regolare.
• Traccia le eccezioni con gli stati lavoro — ogni lavoro è Attivo , Completato o Archiviato per impostazione predefinita; crea stati personalizzati come In sospeso senza aggiungere fasi .

progetti vs lavori vs attività

Questi tre termini vengono spesso confusi:

• Progetto — il modello: ordinato fasi , le automazioni collegate a ciascuna fase e le regole (ricorrenze, logica condizionale, limiti di tempo) che governano il flusso di lavoro. Progetto Esiste una sola volta e viene riutilizzato da diversi client.
• lavoro — un esempio di lavoro che si muove attraverso un Progetto per un cliente account . Un singolo Progetto può contenere centinaia di lavori in diversi fasi subito.
• attività : una discreta cosa da fare all'interno di a lavoro , assegnato a un membro del team.

Per un vocabolario più approfondito, vedere fasi , lavori e attività spiegate .

Come progetti lavoro

UN Progetto diventa utile nel momento in cui inizi a spingere lavori attraverso di esso. A un livello generale, il flusso è:

1. Si crea un Progetto , da zero o da un Marketplace modello e adattarlo fasi e l'automazione dei processi della vostra azienda.
2. Aggiungi un lavoro per un cliente account — manualmente, in blocco o automaticamente tramite una pianificazione ricorrente.
3. Quando un lavoro entra in un fase , qualsiasi automazione collegata a ciò fase eseguire in ordine — ad esempio, viene inviata una lettera di fidanzamento, una attività viene creato un documento per chi lo prepara e viene messa in coda un'e-mail di follow-up.
4. IL lavoro passa alla fase successiva manualmente, quando il tuo team clicca su "avanti", oppure automaticamente tramite spostamento automatico una volta completato" fase Le operazioni sono state completate.
5. Quando il lavoro raggiunge la finale fase e il lavoro è terminato, viene contrassegnato come completato e può essere archiviato per mantenere pulita la vista Kanban, preservando al contempo la registrazione completa.

Accesso e permessi

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono vedere e gestire ogni Progetto nell'azienda per impostazione predefinita.

Gli altri membri del team hanno bisogno di due cose:

• Il diritto di accesso Gestisci progetti , che consente loro di creare e modificare progetti .
• Per essere aggiunto all'elenco Disponibile in Progetto le impostazioni che controllano la visibilità dei singoli membri del team.

lavoro -la visibilità del livello all'interno di un Progetto è regolato separatamente dall'accesso account e assegnatari lavoro — un membro del team può vedere un Progetto ma solo il lavori legato a accounts hanno accesso a.

Nota

Concessione Maneggio progetti concede inoltre i diritti di modifica a ogni Progetto il membro del team può accedere. Utilizzare il Disponibile elenco per ambito quale progetti che si applica a.

Automatizza i processi con progetti

progetti è lì che risiede la maggior parte dell'automazione a livello aziendale. Invece di inviare le stesse email, creare le stesse attività e generando lo stesso questionari per ogni client manualmente, si allegano tali azioni a un fase una volta, e corrono ogni volta lavoro entra quello fase .

Scenari di automazione comuni:

• Client onboarding — when a new client’s job enters the first stage, automatically send an engagement letter, create an intake organizer, and notify the account manager.
• Raccolta di documenti — quando un lavoro passa alla sezione Documenti in attesa fase , inviare un questionario e programma promemoria automatici fino a quando il cliente non risponde.
• Fatturazione e pagamento : emettere una fattura quando il lavoro è completato e utilizzare spostamento automatico per promuovere il lavoro una volta che il cliente paga.
• Servizi ricorrenti : per la contabilità mensile o le dichiarazioni trimestrali, le ricorrenze lavoro creano il lavoro automaticamente e fase L'automazione si occupa del resto.

Vista del cliente

I clienti non vedono mai il Progetto , fasi , O lavori — questa è la tua vista di back-office. Vedono solo ciò che inviano le automazioni: notifiche, questionari , proposte, fatture, documenti e firma elettronica richieste. lavoro Il progresso rimane dalla tua parte a meno che tu non scelga di metterlo in evidenza.

Se vuoi che i clienti tengano traccia dello stato del loro lavoro, assegna uno stato lavoro rivolto al cliente al lavoro . IL stato appare nel portale clienti e può essere aggiornato manualmente, in blocco o automaticamente da Progetto automazioni.

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