Migrare i documenti a TaxDome : Esporta da FileCabinet

Tuttavia, al momento FileCabinet CS non supporta l'importazione automatica di documenti in TaxDome , un membro della nostra Community di Facebook ha sviluppato una soluzione per velocizzare e automatizzare parzialmente il processo di trasferimento, in modo da non dover stampare ogni documento su TaxDome individualmente. Con il consenso del partecipante, abbiamo descritto questa soluzione e lo ringraziamo per la sua disponibilità a condividere questa conoscenza con altri titolari di aziende.

Importa documenti

FileCabinet ha una limitazione quando esporta file: non può conservare la struttura delle cartelle di ogni client. Per aggirare questa limitazione, puoi esportare i file di ogni client senza la struttura e quindi eseguire un   .exe file per creare automaticamente cartelle e ordinare i file in base ai loro nomi.

Nota! Per importare documenti da FileCabinet a TaxDome , devi gestire ogni cliente separatamente. Ciò significa che dovrai ripetere i passaggi sottostanti per ogni cliente.

Passaggio 1. Esportare tutti i file di un cliente

Esportare tutti i PDF per un singolo cliente in una cartella temporanea, ad esempio C:\temp\Documenti TD. 

Ad esempio, supponiamo che la struttura originale delle cartelle per John Doe (un cliente immaginario) sia simile a questa:

├── John Doe/ ├── Dichiarazioni dei redditi/ │ ├── 2022/ │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf
│ ├── 2021/ │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf
├── mandati / │ ├── mandato _2022. pdf
├── Rapporti/ │ ├── rapporto_2022. pdf

Dopo l'esportazione in una cartella temporanea, C:\temp\Documenti TD conterrà i seguenti file senza alcuna struttura di cartelle:

    ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf
├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf
├── mandato _2022. pdf
├── rapporto_2022. pdf

Passaggio 2. Eseguire lo script my.exe

mio.exe è uno script che esegue le seguenti azioni:

• Passa alla directory (C:\temp\Documenti TD\) contenente i file.
• Cerca i file con modelli specifici nei loro nomi.
• Crea cartelle per ogni modello.
• Sposta i file corrispondenti nelle cartelle appropriate.

1. Scarica il file my.exe creato da un TaxDome Membro della comunità.

2. Correre  mio.exe dal computer locale (è sufficiente fare doppio clic su di esso) per creare automaticamente le cartelle appropriate e spostare al loro interno i PDF esportati.

Ad esempio, con i quattro file menzionati sopra, dopo aver eseguito lo script, la struttura delle cartelle sul computer verrà ripristinata come segue:

    ├── Dichiarazioni dei redditi/ │ ├── 2022/ │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf
│ ├── 2021/ │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf
├── mandati / │ ├── mandato _2022. pdf
├── Rapporti/ │ ├── rapporto_2022. pdf

Passaggio 3. Spostare le cartelle nel client TaxDome cartella

1. Crea l' account client con gli stessi nomi della struttura delle cartelle. Continuando l'esempio precedente, dovremmo creare un John Doe account In TaxDome .

Attenzione! Se vuoi applicare la struttura del passaggio 2, disabilita un modello di cartella (punto 6) durante la creazione.  

2. Caricare le cartelle create dallo script nella cartella client tramite il portale web.  

La struttura delle cartelle nel portale web sarà simile a questa. Nota che la cartella dei documenti caricati dal cliente verrà creata automaticamente quando il cliente viene creato e non può essere eliminata.  

Dopo aver terminato con un cliente, cancella il C:\temp\Documenti TD cartella e ripetere il procedimento per il cliente successivo.