Migrare i documenti a TaxDome : Esporta da FileCabinet
Tuttavia, al momento FileCabinet CS non supporta l'importazione automatica di documenti in TaxDome , un membro della nostra community Facebook, ha sviluppato una soluzione per velocizzare e automatizzare parzialmente il processo di trasferimento, in modo da non dover stampare ogni documento singolarmente su TaxDome . Con il consenso del partecipante, abbiamo descritto questa soluzione e lo ringraziamo per la disponibilità a condividere questa conoscenza con altri titolari di aziende.
Importa documenti
FileCabinet presenta una limitazione durante l'esportazione dei file: non può preservare la struttura delle cartelle di ciascun client. Per aggirare questa limitazione, è possibile esportare i file di ciascun client senza la struttura e quindi eseguire un file .exe per creare automaticamente cartelle e ordinare i file in base al loro nome.
Nota
Per importare documenti da FileCabinet a TaxDome , devi gestire ogni cliente separatamente. Ciò significa che dovrai ripetere i passaggi seguenti per ogni cliente.Passaggio 1. Esportare tutti i file di un cliente
Esportare tutti i PDF di un singolo cliente in una cartella temporanea, ad esempio C:\temp\TD Docs.
Ad esempio, supponiamo che la struttura originale delle cartelle per John Doe (un cliente immaginario) sia simile a questa:
| Cartella / File |
|---|
| ├── John Doe/ |
| ├── Dichiarazioni dei redditi/ |
| │ ├── 2022/ |
| │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf |
| │ ├── 2021/ |
| │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf |
| ├── mandati / |
| │ ├── mandato _2022. pdf |
| ├── Rapporti/ |
| │ ├── report_2022. pdf |
Dopo l'esportazione in una cartella temporanea, C:\temp\TD Docs conterrà i seguenti file senza alcuna struttura di cartelle:
| File |
|---|
| ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf |
| ├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf |
| ├── mandato _2022. pdf |
| ├── report_2022. pdf |
Passaggio 2. Eseguire lo script my.exe
my.exe è uno script che esegue le seguenti azioni:
-
Passa alla directory (C:\temp\TD Docs) contenente i file.
-
Cerca i file con modelli specifici nei loro nomi.
-
Crea cartelle per ogni modello.
-
Sposta i file corrispondenti nelle cartelle appropriate.
- Scarica il file my.exe creato da un TaxDome Membro della comunità.
2. Esegui my.exe dal tuo computer locale (fai semplicemente doppio clic su di esso) per creare automaticamente le cartelle appropriate e spostare al loro interno i PDF esportati.
Ad esempio, con i quattro file menzionati sopra, dopo aver eseguito lo script, la struttura delle cartelle sul computer verrà ripristinata come segue: ├── Dichiarazioni dei redditi/
| Cartella / File |
|---|
| ├── Dichiarazioni dei redditi/ |
| │ ├── 2022/ |
| │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2022_john. pdf |
| │ ├── 2021/ |
| │ │ ├── dichiarazione_dei_redditi_2021_john. pdf |
| ├── mandati / |
| │ ├── mandato _2022. pdf |
| ├── Rapporti/ |
| │ ├── report_2022. pdf |
Passaggio 3. Spostare le cartelle nel client TaxDome cartella
- Creare l' account cliente con gli stessi nomi presenti nella struttura delle cartelle. Continuando con l'esempio precedente, dovremmo creare un account John Doe. account In TaxDome .
Avvertimento
Se si desidera applicare la struttura del passaggio 2, disattivare un modello di cartella (elemento 6) durante la creazione.-
Caricare le cartelle create dallo script nella cartella client tramite il portale web.
La struttura delle cartelle nel portale web sarà la seguente. Si noti che la cartella dei documenti caricati dal cliente verrà creata automaticamente alla creazione del cliente e non potrà essere eliminata.
Dopo aver terminato con un client, svuota la cartella C:\temp\TD Docs e ripeti il procedimento per il client successivo.
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