Comunicazione con il cliente: panoramica

La comunicazione con i clienti è una parte essenziale del lavoro di un commercialista. Raccogliere informazioni, richiedere documenti e tenere informati i clienti sono attività quotidiane. attività . TaxDome ti aiuta a semplificare questi processi offrendoti molteplici modalità di comunicazione, tutte in un unico posto.

Metodi di comunicazione

TaxDome L'ecosistema di comunicazione di è costituito da tre metodi di comunicazione, ciascuno progettato per specifiche esigenze di interazione con il cliente:

Chat con i clienti : messaggistica sicura in-app, ideale per la collaborazione continua con i clienti. Disponibili sia sul portale web che sull'app mobile, le chat sono perfette per:

• Invio e richiesta di informazioni finanziarie sensibili
• Condivisione sicura dei documenti
• Fornitura stato aggiornamenti sui progetti in corso
• Creazione di checklist e richieste di informazioni facili da seguire

Email : : Funzionalità di posta elettronica integrata che gestisce tutta la corrispondenza con i clienti all'interno del tuo TaxDome portale. La posta elettronica è più adatta per:

• Informazioni approfondite o di lunga durata che richiedono una spiegazione dettagliata
• Comunicazioni formali, come avvisi ufficiali
• Comunicazioni programmate come newsletter, importanti aggiornamenti aziendali o annunci stagionali
• Situazioni in cui i clienti preferiscono la comunicazione via e-mail tradizionale

SMS : : Messaggi di testo diretti tramite l'integrazione con Twilio per un contatto immediato con il cliente. Gli SMS sono particolarmente efficaci per:

• Promemoria e follow-up per appuntamenti, eventi importanti o scadenze
• Notifiche urgenti su scadenze imminenti, aggiornamenti critici o richieste urgenti
• Quando hai bisogno che il tuo messaggio venga visto il più velocemente possibile
• Comunicazioni brevi e orientate all'azione che richiedono attenzione immediata

Prima che inizi

Per garantire una comunicazione fluida con il cliente, completare prima i seguenti passaggi di configurazione:

1. Aggiungi i dettagli della tua azienda : logo, indirizzo, numero di telefono, e-mail e sito web per assicurarti che i tuoi clienti possano contattarti e sapere chi sei. I tuoi clienti vedranno le tue informazioni sul web e TaxDome applicazione mobile.

2. Incoraggia i tuoi clienti a usare il portale per comunicare con loro tramite chat. Puoi aiutarli a familiarizzare con il portale realizzando un breve video introduttivo o inviando un'e-mail di benvenuto con i dettagli.

3. Se desideri utilizzare questi metodi di comunicazione, imposta una sincronizzazione e-mail e l'integrazione Twilio per gli SMS .

4. Inserisci i dati di contatto dei clienti . Per inviare e-mail o messaggi SMS tramite TaxDome , è necessario includere nel profilo di ciascun cliente un numero di telefono valido e un indirizzo email nei suoi dati di contatto.

La pagina delle comunicazioni globali

Per una comunicazione più semplice con i tuoi clienti, è disponibile una pagina "Comunicazione" globale, da cui puoi visualizzare tutte le comunicazioni aziendali con i tuoi clienti. Inoltre, è possibile accedere a email, chat e SMS di un cliente dal suo profilo, tramite la scheda "Comunicazione" .

Thread incarico

Thread L'assegnazione aiuta il tuo team a gestire le comunicazioni con i clienti designando il responsabile di ogni conversazione. Assegna conversazioni in chat, SMS o email a membri specifici del team per chiarire la responsabilità e garantire che nessun messaggio del cliente venga trascurato.

I thread assegnati vengono visualizzati in Comunicazioni > Thread assegnati a me , offrendo ai membri del team una visione dedicata delle proprie responsabilità.

Modelli di comunicazione

I modelli di comunicazione aiutano ad accelerare la creazione di messaggi in-app. Un modello è un testo già pronto per chat, SMS o e-mail che ti evita di dover scrivere ogni volta lo stesso contenuto da zero.

Puoi scaricare modelli già pronti o crearne di tuoi.

Tutti i tuoi modelli sono archiviati in Modelli > Modelli aziendali nella scheda Chat, Email o SMS.

Invia messaggi in blocco

Se devi inviare lo stesso messaggio o email a più clienti, utilizza la messaggistica di massa . Aiuta a notificare tutti i clienti contemporaneamente, ad esempio, sulla stagione delle tasse o sull'inizio della contabilità.

I messaggi in massa possono essere personalizzati con shortcodes . Vengono automaticamente sostituiti con i dati dinamici di cui hai bisogno: nome del destinatario, indirizzo, account nome, data o altro.

Automazioni nelle comunicazioni

TaxDome consente di automatizzare le comunicazioni tramite chat ed e-mail aggiungendole a qualsiasi fase del tuo Progetto . Ciò garantisce una comunicazione coerente con i clienti e riduce il carico di lavoro manuale.

• Le e-mail automatiche sono comunemente utilizzate per i messaggi di benvenuto, stato aggiornamenti, notifiche di completamento e richieste di follow-up.
• Le chat automatizzate sono ideali per avvisare i clienti delle azioni richieste, richiedere documenti mancanti e fornire informazioni in tempo reale stato aggiornamenti. Crea automazioni basate su modelli una volta, quindi i clienti ricevono automaticamente i messaggi appropriati quando lavori avanzare attraverso Progetto fasi .