CRM (avanzato): unire i contatti duplicati

I contatti vengono considerati come dei duplicati quando avete più di un contatto con lo stesso indirizzo email, numero di telefono e nome, e non ci sono campi in conflitto tra loro. Se avete delle voci doppie, unitele automaticamente o manualmente. Se unite due o più contatti che sono collegati a diversi account, il contatto risultante sarà ancora collegato a quegli account.

Trattato qui:

• Quali contatti sono segnalati come duplicati
• Come aggiornare al meglio le informazioni di contatto con ulteriori importazioni
• Come unire i contatti duplicati automaticamente
• Come unire manualmente i contatti duplicati

Quali contatti sono segnalati come duplicati

I contatti vengono considerati duplicati quando i campi completati contengono tutti gli stessi dati. I contatti sono ancora segnalati come duplicati quando uno o più non hanno tutti i campi compilati, basta che tutti i dati forniti corrispondano.

Nell'esempio seguente, i due contatti non verranno contrassegnati come duplicati perché i loro dati non corrispondono completamente.

Contatto 1:

Nome: Bob
Cognome: Smith
Nome di contatto: Bob Smith
Telefono: (555) 555-5555

Contatto 2:

Nome: Bob
Cognome: Smith
Nome di contatto: Bob Smith
Telefono: (444) 444-4444

Nome: UGUALE
Cognome: UGUALE
Nome del contatto: UGUALE
Telefono: DIVERSO

Nell'esempio seguente, i due contatti verranno contrassegnati come duplicati perché tutti i loro dati disponibili corrispondono, anche se il primo ne ha meno.

Contatto 1:

Nome: Bob
Ultimo : Smith
Nome di contatto: Bob Smith
Telefono : (555) 555-5555

Contatto 2:

Nome : Bob
Cognome: Smith
Nome di contatto: Bob Smith
Telefono : (555) 555-555
Data di nascita : 01/08/1955
Indirizzo : 123 Main St.
Telefono 2 : (995) 222-444
Orario migliore per chiamare: 20:00

Nome: STESSO
Cognome: STESSO
Nome del contatto: STESSO
Telefono: UGUALE
Data di nascita: CONTATTO MANCATO 2
Indirizzo: CONTATTO MANCANTE 2
Telefono 2: CONTATTO MANCATO 2
Orario migliore per chiamare: MANCANTE CONTATTO 2

Anche se mancano alcuni dati per il Contatto 2, tutti i suoi dati disponibili corrispondono al Contatto 1, quindi sono segnalati come duplicati.

Come aggiornare al meglio le informazioni di contatto con ulteriori importazioni

Se volete aggiornare le vostre informazioni di contatto con una nuova importazione, seguite queste linee guida:

1. Esportate i vostri contatti esistenti. Per le applicazioni comunemente usate, trovate i dettagli qui.
2. Aggiungete eventuali colonne aggiuntive al foglio di lavoro per le informazioni che desiderate includere (ad es. Data di nascita, Indirizzo, Telefono 2 o Orario migliore per chiamare).
3. Non modificate le colonne esistenti. Date un'occhiata a Quali contatti sono contrassegnati come duplicati sopra per vedere quali contatti non verranno uniti.
4. Importate i vostri contatti come descritto qui. Organizzate i campi esattamente come avete fatto prima, e aggiungete quelli nuovi.
5. Quando arrivate alla parte di collegamento degli account, non selezionate nessun campo se non volete collegare i contatti agli account.
6. Quando l'importazone viene completata, vedrete un rapporto sui duplicati.
7. Cliccare sul pulsante UNISCI DUPLICATI.
8. Se i nuovi contatti sono esattamente gli stessi di quelli vecchi, ma con l'aggiunta di campi supplementari, si uniranno con successo.

Come unire i contatti duplicati automaticamente

Per unirli tutti insieme:

Andate alla sezione Clienti, aprite la scheda Contatti, quindi cliccate sul pulsante UNISCI DUPLICATI. Il pulsante UNISCI DUPLICATI verrà visualizzato solo se TaxDome ha trovato duplicati (i vostri contatti vengono scansionati ogni ora per cercare i duplicati).

Per unirli uno per uno:

1. Andate su Clienti, aprite la scheda Contatti, quindi cliccate sul nome di un contatto nell'elenco. Se TaxDome trova il duplicato di un contatto, viene visualizzata una sezione Duplicati nella parte inferiore della finestra scorrevole a destra.

2. Cliccate sull'icona della freccia a destra del nome del duplicato per unirlo. Tutti i campi di un elenco duplicato vengono copiati nel contatto principale e quello extra viene eliminato.

Attenzione! Quando si uniscono in questo modo, i duplicati non dovrebbero avere campi in conflitto o perderete i dati.

Come unire manualmente i contatti duplicati

Se i vostri contatti hanno campi in conflitto, ma li considerate comunque dei duplicati, uniteli manualmente.

Nota:

• Se alcuni dei campi corrispondenti ai duplicati contengono dati, selezionate i dati che volete mantenere per il contatto risultante.
• Se i campi di corrispondenza dei duplicati contengono dati diversi, selezionate i dati che volete mantenere per il contatto risultante.
  
  Per esempio: Ci sono tre contatti per la stessa persona. Nel campo Nome, il primo dice "Mike"; il secondo, "Michael"; e il terzo, "M". Selezionate il primo nome che preferite per l'unione dei contatti risultante. Una volta salvato, gli altri vengono cancellati.
• Se uno dei contatti è collegato a uno o più account cliente, il contatto risultante sarà ancora collegato.
• Una volta che i contatti sono stati uniti, non possono essere disuniti. Tuttavia, potete sempre creare un nuovo contatto.

Per unire i contatti manualmente:

1. Andate su Clienti, aprite la scheda Contatti, quindi selezionate le caselle a sinistra dei contatti che desiderate unire.

2. Cliccate sul link Unisci selezionati.

3. Vedrete i campi per le informazioni di contatto della persona. Esaminate attentamente ogni campo cliccandoci sopra e selezionando le informazioni che volete conservare.

4. Poi cliccate su SALVA.