Unisci i contatti duplicati

I contatti sono considerati duplicati quando hai più di un contatto con lo stesso indirizzo email, numero di telefono e nome e non esistono campi in conflitto tra loro. Se ti ritrovi con elenchi duplicati, uniscili automaticamente o manualmente. Se unisci due o più contatti collegati a contatti diversi accounts , il contatto risultante sarà comunque collegato a quelli accounts .

Nota

Fusione accounts non è disponibile: puoi solo unire i contatti.

Quali contatti sono contrassegnati come duplicati

I contatti sono considerati duplicati quando tutti i campi compilati contengono gli stessi dati. Anche se un contatto ha meno campi compilati, verrà comunque considerato duplicato, purché i dati esistenti corrispondano. Nell'esempio seguente, i due contatti non vengono contrassegnati come duplicati perché i loro dati non sono completamente allineati:

Nell'esempio seguente, i due contatti verrebbero contrassegnati come duplicati perché tutti i dati disponibili corrispondono, anche se il primo ne ha di meno.

Come aggiornare le informazioni di contatto utilizzando importazioni aggiuntive

Quando importi i contatti da un file CSV, TaxDome Crea un nuovo contatto per ogni riga del file, anche se nel portale esiste già un contatto con le stesse informazioni. Di conseguenza, importare nuovamente gli stessi contatti, o importare dati che si sovrappongono a contatti esistenti, creerà dei duplicati.

Esempio: se importi un CSV con 10 righe e 5 di questi contatti esistono già nel tuo sistema, al termine dell'importazione ti ritroverai con 5 contatti duplicati.

A causa di questo comportamento, l'importazione di un file con nuovi campi non aggiorna direttamente i contatti esistenti. Per aggiornare le informazioni di contatto evitando duplicati:

1. Esporta i tuoi contatti esistenti dalla sezione Contatti . Per istruzioni dettagliate, consulta questo articolo .

2. Aggiungi al tuo foglio di calcolo eventuali colonne aggiuntive per le informazioni che desideri includere (ad esempio, Data di nascita, Indirizzo, Telefono 2 o Orario migliore per la chiamata). Non modificare le colonne esistenti.

3. Importa i tuoi contatti come descritto in questo articolo . Mappa i campi esattamente come hai fatto prima, poi aggiungi quelli nuovi.

4. Quando arrivi al collegamento- accounts passaggio, non selezionare alcun campo se non desideri collegare i contatti a accounts .

5. Una volta completata l'importazione, vai alla sezione Contatti . Fai clic sul menu a tre puntini nell'angolo in alto a destra e seleziona "Unisci duplicati" .

Se i nuovi contatti sono esattamente uguali ai vecchi contatti, ma con l'aggiunta di campi aggiuntivi, verranno uniti correttamente.

Come unire automaticamente i contatti duplicati

Per unire tutti i duplicati in una volta sola, vai su Clienti , apri la scheda Contatti , fai clic sul menu a tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Unisci duplicati . pulsante appare solo quando TaxDome rileva i duplicati (i contatti vengono analizzati ogni ora per individuare eventuali duplicati).

Per unirli uno per uno:

1. Vai su Clienti , apri la scheda Contatti , quindi fai clic sul nome di un contatto nell'elenco. Se TaxDome trova un elenco duplicato per un contatto, nella parte inferiore della finestra scorrevole di destra viene visualizzata una sezione Duplicati .

2. Fai clic su "Unisci contatti" a destra del nome del duplicato per unirlo. Tutti i campi di un elenco duplicato vengono copiati nel contatto principale e quello in eccesso viene eliminato.

   

Avvertimento

L'unione automatica conserva tutte le informazioni di entrambi i contatti, a condizione che i dati non siano in conflitto. Ad esempio, se un contatto ha un indirizzo email e l'altro un numero di telefono, il contatto unito includerà entrambi. Tuttavia, se lo stesso campo contiene valori diversi (ad esempio due numeri di telefono diversi), l'unione automatica potrebbe sovrascrivere uno dei due. In questi casi, utilizzare l'unione manuale per scegliere quali informazioni conservare.

Come unire manualmente i contatti duplicati

Se i tuoi contatti hanno campi in conflitto, ma li consideri comunque duplicati, puoi unirli manualmente. Per farlo:

1. Vai su Clienti , apri la scheda Contatti , quindi seleziona le caselle di controllo a sinistra dei contatti che vuoi unire.

2. Fare clic su Unisci selezionati nel menu in alto.

3. Vedrai i campi per le informazioni di contatto della persona. Esamina attentamente ogni campo cliccandoci sopra e selezionando le informazioni che desideri conservare.

4. Fare clic su Salva .

   Nota:

• Se i campi corrispondenti dei duplicati contengono dati diversi, seleziona i dati che desideri conservare per il contatto risultante.

  Ad esempio: ci sono tre contatti per la stessa persona. Nel campo Nome , il primo è "Mike", il secondo "Michael" e il terzo "M". Seleziona il nome che preferisci per il contatto risultante dall'unione. Una volta salvato, gli altri verranno eliminati.

• Se uno qualsiasi dei contatti è collegato a uno o più client accounts , il contatto risultante è ancora collegato. Quando si uniscono contatti con valori diversi nei campi personalizzati a discesa a selezione multipla, sarà possibile selezionare quali dati mantenere: valore per uno dei accounts , oppure un'unione di tutti i valori.

• Una volta uniti i contatti, non è più possibile separarli. Tuttavia, è sempre possibile creare un nuovo contatto .

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