Tieni traccia dell'assunzione di documenti e delle scadenze interne per lavori

Rimani organizzato e rispetta le scadenze monitorando l'arrivo dei documenti e impostando obiettivi di completamento interni. Questo articolo illustra i nuovi campi Data di assunzione e Scadenza interna nelle schede lavoro e come utilizzarli in modo efficace. flusso di lavoro .

Cosa sono la data di ammissione e la scadenza interna?

I nuovi campi data ti aiutano a tenere traccia di due importanti traguardi per il tuo lavori :

• Data di assunzione : la data in cui ricevi effettivamente ciò di cui hai bisogno dal cliente e lavoro è veramente pronto per iniziare. Questo è diverso da quando il lavoro è stato creato o quando hai contattato per la prima volta il cliente.
• Scadenza interna : il tuo buffer privato prima della data di scadenza ufficiale, che ti dà il tempo di rivedere il tutto ed evitare gli impegni dell'ultimo minuto.

Queste date funzionano indipendentemente dai campi Data di inizio e Data di scadenza in lavori , fornendoti un monitoraggio più dettagliato del tuo flusso di lavoro Tempistica. Entrambi i campi sono facoltativi e possono essere utilizzati separatamente o insieme in base alle proprie esigenze. È possibile aggiornarli manualmente o automaticamente.

Perché sono importanti per la stagione delle tasse

La stagione delle imposte comporta l'elaborazione di centinaia o migliaia di dichiarazioni con complessità variabile. Questi campi aiutano a monitorare l'effettivo inizio del lavoro produttivo (quando arrivano i documenti) rispetto alla configurazione amministrativa, offrendo una visibilità più chiara della tua Progetto .

• Migliore gestione flusso di lavoro : sapere quando i documenti sono effettivamente arrivati aiuta a calcolare i tempi di elaborazione effettivi e a stimare meglio quanto tempo richiederanno resi simili in futuro. È possibile identificare facilmente quali clienti non hanno ancora fornito documenti (data di assunzione vuota) e dare priorità al follow-up di conseguenza.

• Responsabilità interna : stabilire scadenze interne prima di quelle dei clienti crea un margine di tempo per la revisione della qualità, le domande dei clienti e le complicazioni impreviste che spesso si presentano durante la preparazione della dichiarazione dei redditi. Questo riduce il rischio di corse dell'ultimo minuto che possono portare a errori o al mancato rispetto delle scadenze.

• Organizzazione coerente : l'utilizzo di queste date con le automazioni ti aiuta a organizzare il lavoro in base al metodo FIFO (first in, first out) poiché ogni lavoro ha una data di assunzione chiara. Questo approccio garantisce equità e un'elaborazione sistematica all'interno del team.

Prossimamente!

Queste date non servono solo per il monitoraggio: sono la base per il Previsore del lavoroIl sistema li utilizzerà per mostrare quali lavori sono pronti per iniziare, quanto tempo impiega ciascuno fase si prevede che prenda, e che lavori sono sulla buona strada rispetto a quelli a rischio. Questo trasforma le scadenze in una visione predittiva del carico di lavoro, consentendo di pianificare la capacità, prevenire i colli di bottiglia e rispettare le scadenze dei clienti senza sorprese.

Aggiungi data di assunzione e scadenza interna a lavori

È possibile impostare queste date quando si crea un nuovo lavori o modificando quelli esistenti:

1. Crea un nuovo lavoro o apri quello esistente

2. Nel campo Data di assunzione , seleziona quando hai ricevuto i documenti del cliente

3. Nel campo Scadenza interna , imposta il tuo obiettivo di completamento interno

4. Salva le tue modifiche

Entrambe le date utilizzano lo stesso formato di selezione data dei campi Data di inizio e Data di scadenza . È possibile impostare date passate o future senza restrizioni e non è necessario che le date seguano un ordine specifico.

Aggiorna in blocco la data di assunzione e la scadenza interna

Risparmia tempo impostando date per più lavori contemporaneamente utilizzando la modifica in blocco:

1. Vai a flusso di lavoro > lavori

2. Selezionare le caselle di controllo accanto a lavori vuoi aggiornare

3. Fare clic su Modifica nel menu azioni sopra la tabella

4. Nella barra laterale di modifica in blocco, imposta la data di assunzione e/o la scadenza interna

5. Fare clic su Salva per applicare le modifiche a tutti gli elementi selezionati lavori

L'operazione in blocco viene eseguita in background, quindi potrebbe volerci un po' di tempo prima che le date vengano visualizzate nel tuo lavoro tabella dopo il salvataggio.

Visualizzazione lavori per data di ammissione e scadenza interna

Puoi vedere tutte le date di ammissione e le scadenze interne direttamente sul lavoro schede nella vista Kanban del tuo Progetto Questa operazione viene gestita tramite i pulsanti nelle impostazioni del Progetto (sono attivati per impostazione predefinita).

I campi Data di assunzione e Scadenza interna vengono visualizzati anche come colonne nel tuo lavoro elenco con funzionalità di ordinamento e filtraggio:

• Utilizzare l'icona delle impostazioni nell'intestazione della tabella per nascondere/mostrare queste colonne o spostarle
• Fare clic su qualsiasi intestazione di colonna data per ordinare lavori entro quella data. azionare tra ordine crescente (prima il più vecchio) e decrescente (prima il più nuovo). lavori con campi data vuoti appaiono sempre alla fine dell'elenco ordinato.

Filtro lavori per data di ammissione e scadenza interna

Per filtrare il tuo lavoro elenco per data di ammissione e/o scadenza interna :

1. Fare clic su Filtro sopra lavoro lista

2. Seleziona la data di ammissione o la scadenza interna

3. Scegli tra intervalli di date preimpostati, seleziona Data personalizzata per date specifiche o usa Non impostato per trovare lavori date mancanti

4. Applica più filtri data contemporaneamente per una precisione lavoro liste.

Scopri di più sul filtraggio lavori .

Utilizzare la data di assunzione e la scadenza interna in lavoro modelli

È possibile impostare date predefinite nei modelli lavoro . Quando si crea un lavoro modello, è possibile preimpostare regole per la data di scadenza , la scadenza interna e gli altri campi. Ciò garantisce che ogni volta che si avvia un lavoro (come "Dichiarazione dei redditi 2025"), il sistema compila automaticamente le scadenze corrette.

Come funzionano i modelli con questi campi data:

• È possibile modificare le date prima di salvare se necessario per scopi specifici lavori
• Imposta un modello come predefinito per un Progetto e tutto nuovo lavori includerà le date preimpostate
• Utilizzare modelli di data in ricorrente lavoro pianificazioni per garantire l'impostazione coerente delle date
• Continuerai ad aggiornare la data di assunzione una volta che il cliente avrà effettivamente fornito i documenti

Questo approccio mantiene le cose coerenti: ogni volta che crei un lavoro , le scadenze corrette sono già impostate. Poi aggiungi la data di accettazione quando arrivano i documenti del cliente.

Per aggiungere la data di assunzione e la scadenza interna al tuo lavoro modello:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali > scheda lavori

2. Fai clic su Crea modello o modificane uno esistente

3. Imposta i valori predefiniti per Data di assunzione e Scadenza interna

4. Salva il modello

Aggiornamenti automatici delle date di assunzione e delle scadenze interne

È possibile utilizzare le automazioni per aggiornare queste date senza inserimento manuale. Ad esempio, quando un cliente termina il suo questionario , puoi impostare automaticamente la data di assunzione a oggi. Puoi anche concatenare gli aggiornamenti delle date: quando la data di assunzione è impostata su oggi, imposta automaticamente la scadenza interna a 14 giorni dopo. Questa coerenza ti aiuta a organizzare il lavoro in base al metodo FIFO (first in, first out) poiché ogni lavoro ha un chiaro timestamp di assunzione.

Successivamente, scopri come aggiornare automaticamente le date lavoro .

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