💸 Preparazione delle tasse: configura i processi in TaxDome
Qui ti spiegheremo come impostare i processi di preparazione fiscale in TaxDome : come acquisire facilmente nuovi clienti, gestire le estensioni utilizzando le automazioni, ottenere e- firme per 8879 in un lampo e altro ancora.
Trattato qui:
- Automatizza e delega la routine attività
- Onboarding nuovi clienti: best practices
- Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi
- Acquisisci nuovi clienti come al solito progetti utilizzando tag e condizioni
- Gestisci le estensioni
- Configura fatturazione e pagamenti
- Firma elettronica 8879 e altri moduli fiscali
- Gestisci le tue dichiarazioni dei redditi già pronte
Automatizza e delega la routine attività
Più attività automatizzi, più clienti puoi gestire. Abbiamo suggerimenti utili (basati sull'esperienza dei tuoi colleghi) su come:
- Automatizzare attività ripetute legate alla comunicazione ( messaggistica , richiesta documenti , invio fatture , ecc.)
- Delegare attività di amministrazione (come lavorare con client accounts e lo svolgimento di audit interni regolarmente programmati)
Ripetuto attività legati alla comunicazione
Queste routine quotidiane attività può essere assegnato a TaxDome solo in 3 passaggi:
- Annota quello che già fai
- Cercare attività che si ripete
- Crea progetti per ciascuno dei tuoi processi e utilizza le automazioni per la routine attività
Non è necessario farlo da zero: inizia dal nostro Marketplace con modelli per diversi tipi di servizi. Tutti i modelli che forniamo sono completamente modificabili , quindi puoi cambiarli in base alle tue esigenze:
- 1040 Dichiarazione dei redditi Progetto (da webinar )
- 1120S – Dichiarazione dei redditi delle S-Corp
- 1120 – Dichiarazione dei redditi delle società
- 1065 – Dichiarazione dei redditi delle società di persone
Ammin attività
Innanzitutto, scrivi tutto il tuo amministratore attività . Prendi in considerazione l'assunzione di qualcuno per il ruolo di amministratore per liberare il tuo tempo prezioso.
Quindi aggiungi un membro del team con il ruolo di amministratore per eseguire varie operazioni amministrative attività : controllo tag , assegna i membri del team a accounts , controllo Progetto disponibilità all'interno del team, tenere traccia dell'orario di lavoro del tuo team, ecc.
Onboarding nuovi clienti: best practices
A seconda della tua azienda, potresti avere processi diversi in atto per acquisire nuovi clienti. Ti suggeriamo le seguenti due opzioni (scegli quale funziona meglio per te):
- Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi
- Integra nuovi clienti nei tuoi soliti progetti utilizzando tag e condizioni
Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi
La prima opzione è avere un separato Progetto per i tuoi potenziali clienti e spostarli al tuo solito Progetto una volta diventati clienti.
Puoi aggiungere nuovi clienti al tuo flusso di lavoro Da questa parte:
- Effettua una chiamata conoscitiva, invia una proposta e firma un mandato durante il processo di lead generation.
- Quando i lead diventano clienti, spostali lavoro dalle “Prospettive” Progetto alla “Preparazione fiscale” Progetto con un solo clic mantenendo tutto a posto: proposte, note, messaggi, registrazioni di orari e così via.
Acquisisci nuovi clienti come al solito progetti utilizzando tag e condizioni
Un altro modo di gestire i nuovi client è aggiungere alcune regole che verranno applicate solo ai nuovi accounts aggiunto al progetti . In questo modo non è necessario usarne due progetti .
Secondo le migliori pratiche dei nostri clienti, dovresti fare quanto segue:
Creare una fase condizionale per tutti accounts contrassegnato con il nuovo client tag . Se uno account è contrassegnato con il nuovo client tag , poi il lavoro passa all'operazione di conservazione In attesa fase dove viene aggiunta l' automazione della fattura :
- Crea automazioni condizionali e invia diversi messaggi di benvenuto ai tuoi clienti nuovi ed esistenti in base al tag applicato:
- Aggiungi il Aggiorna l'automazione tag account all'ultimo fase del Progetto e cambiare il Nuovo client tag al cliente di ritorno tag :
Gestisci le estensioni
Se ci chiedete: "Qual è il modo migliore per gestire le estensioni tramite TaxDome ?" -- la risposta è: stati lavoro personalizzati . Esploriamo come puoi gestire le estensioni.
Se il tuo cliente ha bisogno di un'estensione, puoi rifletterla nel Progetto cambiando il lavoro stato a uno personalizzato, ad esempio, Estensione Needs . In questo modo, il lavoro verrà lasciato nella corrente fase ma visivamente distinto dall'altro lavori . Una volta che è pronto per procedere all'interno del flusso comune, modifica l'impostazione personalizzata stato su Attivo , e questo è tutto. Può essere fatto manualmente o automaticamente quando uno specifico attività è completato.
Configura fatturazione e pagamenti
Mancia! Collega il tuo fornitore di servizi di pagamento per poter ricevere denaro direttamente tramite TaxDome .
Il processo di fatturazione dipende da ciò che funziona meglio per te e i tuoi clienti.
Scegli una delle seguenti opzioni o utilizzale entrambe per clienti diversi:
Fattura i tuoi nuovi clienti prima che il lavoro sia finito . È possibile inviare una fattura insieme a una lettera di impegno . Una volta che il cliente firma la proposta, il lavoro viene spostato alla fase successiva e la fattura viene inviata automaticamente insieme a un messaggio che deve pagare prima di iniziare il lavoro.
- Fattura ai tuoi clienti fidati una volta terminato il lavoro . Puoi bloccare i resi preparati nelle fatture e i clienti vedranno che i lavoro è fatto, ma non saranno in grado di accedere o scaricare i loro moduli finché non pagheranno il tuo lavoro.
Firma elettronica 8879 e altri moduli fiscali
Di seguito puoi vedere il modo più veloce per ottenere una firma dal tuo cliente:
Usa i nostri hack per mantenere questo processo fluido:
- For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
- Per gestire più firmatari , ad esempio una famiglia, non è necessario aggiungere il coniuge come contatto, ma è richiesto un indirizzo email separato .
- Collega il documento in attesa di firma al tuo lavoro : la funzione spostamento automatico verrà attivata una volta firmato il documento
- Puoi utilizzare i modelli di firma per aggiungere rapidamente campi per moduli comuni
Gestisci le tue dichiarazioni dei redditi pronte
Una volta preparato il reso, potrebbe essere necessario caricarlo su TaxDome per la revisione del manager e l'approvazione del cliente .
Con l' app TaxDome Desktop , puoi farlo direttamente dal tuo software di preparazione fiscale o da qualsiasi programma dotato di funzionalità di stampa. Basta usare TaxDome come stampante e collega il documento caricato al lavoro appropriato in modo che il tuo responsabile possa trovarlo facilmente.