Preparazione fiscale: configurare i processi in TaxDome

Qui, ti diremo come impostare i tuoi processi di preparazione fiscale TaxDome : come integrare facilmente nuovi clienti, gestire le estensioni utilizzando le automazioni, ottenere firme elettroniche per 8879 in un lampo e altro ancora.

Trattato qui:

• Automatizza e delega la routine attività
• Ripetuto attività Relativo alla comunicazione
• Amministratore attività
• Onboarding Nuovi clienti: best practice
• Tieni un separato Progetto per lead/prospetti
• Gestisci i nuovi clienti nel tuo solito progetti utilizzando tag e condizioni
• Trattare con le estensioni
• Imposta fatturazione e pagamenti
• Firma elettronica 8879 e altri moduli fiscali
• Gestisci le tue dichiarazioni fiscali pronte

Automatizza e delega la routine attività

Più attività automatizzi, più clienti puoi gestire. Abbiamo suggerimenti utili basati sull'esperienza dei tuoi colleghi su come:

• Automatizzare ripetuto attività relative alla comunicazione ( messaggistica , richiesta di documenti , invio di fatture , ecc.).
• Amministratore delegato attività (come lavorare con client accounts e lo svolgimento di audit interni regolarmente programmati).

Ripetuto attività Relativo alla comunicazione

Queste routine quotidiana attività può essere assegnato a TaxDome solo in 3 passi:

1. Scrivi quello che già fai.
2. Cercare attività che si ripetono continuamente.
3. Creare progetti per ciascuno dei tuoi processi e utilizza le automazioni per la routine.

Non è necessario farlo da zero: inizia dalla nostra libreria con progetti per diverse tipologie di servizi. Tutti i modelli che forniamo sono completamente modificabili , quindi puoi modificarli in base alle tue esigenze: 

• IT (US) 1040 - Preparati per la stagione fiscale Webinar 8 dicembre 2022 (best practice) 
• 1040 - Dichiarazione dei redditi delle persone fisiche 
• 1065 - Dichiarazione dei redditi delle società di persone 
• 1120 - Dichiarazione dei redditi delle società 
• 1120S - Dichiarazione dei redditi S-Corp

Amministratore attività

Innanzitutto, annota tutti gli admin attività . Prendi in considerazione l'assunzione di qualcuno per il ruolo di amministratore per liberare il tuo tempo prezioso.

Quindi aggiungi un membro del team con un ruolo di amministratore per svolgere varie attività di gestione attività : controllo tag , assegnare i membri del team a accounts , controllo Progetto disponibilità all'interno del team, monitorare l'orario di lavoro del tuo team, ecc.

Onboarding Nuovi clienti: best practice

A seconda della tua particolare azienda, potresti avere diversi processi in atto per assumere nuovi clienti. Ti suggeriamo le seguenti due opzioni (scegli quale funziona meglio per te):

• Tieni un separato Progetto per lead/prospetti
• Gestisci i nuovi clienti nel tuo solito progetti utilizzando tag e condizioni

Tieni un separato Progetto per lead/prospetti

La prima opzione è avere un file separato Progetto per i tuoi potenziali clienti e per spostarli al tuo solito Progetto una volta diventati clienti.

Ti consigliamo di utilizzare i nostri prospect Progetto modello da How to Automate Your flusso di lavoro Corso Academy (puoi copiarlo anche dalla nostra libreria ). Suggerisce di aggiungere nuovi clienti al tuo flusso di lavoro Da questa parte:

1. Effettua una chiamata di scoperta, invia una proposta e firma un mandato dal processo di lead generation.
2. Quando i lead diventano clienti, trasferisci i loro lavoro dalle “Prospettive” Progetto alla "preparazione fiscale" con un solo clic mantenendo tutto a posto — mandati , note, messaggi, inserimenti orari e così via.

Gestisci i nuovi clienti nel tuo solito progetti utilizzando tag e condizioni

Un altro modo di gestire i nuovi client è aggiungere alcune regole che verranno applicate solo ai nuovi accounts aggiunto al progetti . In questo modo, non è necessario usarne due progetti .

Secondo le migliori pratiche dei nostri clienti puoi fare quanto segue:

• Crea un condizionale fase per tutti accounts contrassegnato con il nuovo client . Se uno account è contrassegnato con il New client , quindi il lavoro passa alla conservazione In attesa fase dove viene aggiunta l' automazione della fattura :

• Crea automazioni condizionali e invia diversi messaggi di benvenuto ai tuoi clienti nuovi ed esistenti in base al tag applicato:

• Aggiungi il Aggiornamento account tag automazione fino all'ultimo fase del Progetto e cambia il nuovo client tag al cliente di ritorno tag :

Trattare con le estensioni

Se ci chiedi, qual è il modo migliore per gestire le estensioni tramite TaxDome ? - la risposta è, dipende. Esploriamo come gestire le estensioni.

• Crea un'estensione separata Progetto . Quando un cliente ha bisogno di un interno, puoi spostarlo su un altro Progetto . E poi puoi spostarlo indietro al precedente Progetto quando il cliente è pronto per archiviare.

• Oppure crea un condizionale fase nella tua preparazione fiscale Progetto . Se il tuo cliente ha bisogno di un'estensione, puoi applicare l' ext necessario tag alla loro account . I clienti entrano in questo fase solo se sono etichettati, si spostano più in basso Progetto . Altrimenti, saltano il fase .

Imposta fatturazione e pagamenti

Mancia! Collega il tuo fornitore di servizi di pagamento per poter ricevere denaro direttamente TaxDome .

Il processo di fatturazione dipende da ciò che funziona meglio per te e per i tuoi clienti.

Scegli una delle seguenti opzioni o utilizzale entrambe per clienti diversi:

• Fattura i tuoi nuovi clienti prima del lavoro è fatto . È possibile inviare una fattura insieme a una lettera di impegno . Una volta che il cliente firma il file mandato , IL lavoro viene spostato al successivo fase e la fattura verrà inviata automaticamente insieme a un messaggio che devono pagare prima di iniziare il lavoro.

• Fattura i tuoi clienti di fiducia dopo il lavoro è fatto . Puoi bloccare i resi preparati sulle fatture e i clienti vedranno che il lavoro è fatto, ma non possono accedervi o scaricarli finché non pagano per il tuo lavoro.

Firma elettronica 8879 e altri moduli fiscali

Di seguito puoi vedere il modo più veloce per ottenere una firma dal tuo cliente:

Usa i nostri life hack per mantenere questo processo fluido:

• Per i moduli 8879 che richiedono l'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) TaxDome può richiedere una firma conforme all'IRS (questo costerà $ 1 per firmatario).
• Per gestire più firmatari come una famiglia, collegali a uno solo account .
• Collega il documento in attesa di firma al tuo lavoro : IL spostamento automatico funzione verrà attivata una volta firmato il documento.
• Puoi utilizzare i modelli di firma per aggiungere rapidamente campi per moduli comuni.

Gestisci le tue dichiarazioni fiscali pronte

Una volta preparato il reso, potrebbe essere necessario caricarlo su TaxDome per la revisione del manager e l'approvazione del cliente .

Con TaxDome App desktop puoi farlo direttamente dal tuo software di preparazione fiscale o da qualsiasi programma che abbia una funzione di stampa. Basta usare TaxDome come stampante e collegare il documento caricato all'appropriato lavoro in modo che il tuo manager possa trovarlo facilmente.