Configurare i processi di preparazione delle tasse in TaxDome

Qui ti spiegheremo come impostare i processi di preparazione fiscale in TaxDome : come acquisire facilmente nuovi clienti, gestire le estensioni utilizzando le automazioni, ottenere e- firme per 8879 in un lampo e altro ancora.

Automatizza e delega la routine attività

Più attività automatizzi, più clienti puoi gestire. Abbiamo suggerimenti utili (basati sull'esperienza dei tuoi colleghi) su come:

• Automatizzare attività ripetute relative alla comunicazione ( messaggistica , richiesta di documenti , invio di fatture , ecc.)
• Delegare attività amministrativa (ad esempio lavorare con il cliente) accounts e condurre audit interni programmati regolarmente)

Ripetuto attività legati alla comunicazione

Questa routine quotidiana attività può essere assegnato a TaxDome in soli 3 passaggi: Scrivi cosa fai già Cerca attività che si ripetono - Crea progetti per ciascuno dei tuoi processi e usa le automazioni per le attività di routine attività

Non devi partire da zero: parti dal nostro Marketplace con modelli per diverse tipologie di servizi. Tutti i modelli che forniamo sono completamente modificabili , quindi puoi adattarli alle tue esigenze: 

• 1040 Dichiarazione dei redditi Progetto (da webinar )
• 1120S – Dichiarazione dei redditi delle S-Corp
• 1120 – Dichiarazione dei redditi delle società
• 1065 – Dichiarazione dei redditi delle società di persone

Ammin attività

Innanzitutto, scrivi tutto il tuo amministratore attività . Prendi in considerazione l'assunzione di qualcuno per il ruolo di amministratore per liberare il tuo tempo prezioso.

Quindi aggiungi un membro del team con il ruolo di amministratore per svolgere varie attività amministrative attività : controllo tag , assegnare i membri del team a accounts , controllo Progetto disponibilità all'interno del team, monitoraggio delle ore di lavoro del team, ecc.

Onboarding nuovi clienti: best practices

A seconda della tua azienda, potresti avere processi diversi in atto per acquisire nuovi clienti. Ti suggeriamo le seguenti due opzioni (scegli quale funziona meglio per te):

• Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi
• Incorpora nuovi clienti nei tuoi progetti abituali utilizzando tag e condizioni

Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi

La prima opzione è quella di avere un separato Progetto per i tuoi potenziali clienti e per spostarli verso il tuo solito Progetto una volta che diventano clienti. Puoi aggiungere nuovi clienti al tuo flusso di lavoro Da questa parte:

• Effettua una chiamata di scoperta, inviare una proposta e firmare un mandato durante il processo di generazione di lead. Quando i lead diventano clienti, sposta i loro lavoro dalle “Prospettive” Progetto alla “Preparazione delle tasse” Progetto con un solo clic, mantenendo tutto al suo posto: proposte, note, messaggi, inserimenti di tempo e così via.

  

Acquisisci nuovi clienti come al solito progetti utilizzando tag e condizioni

Un altro modo di gestire i nuovi clienti è quello di aggiungere alcune regole che verranno applicate solo ai nuovi accounts aggiunto al progetti In questo modo, non è necessario utilizzarne due progetti Secondo le migliori pratiche dei nostri clienti, dovresti fare quanto segue:

• Crea una fase condizionale per tutti accounts etichettato con il Nuovo cliente tag Se un account è contrassegnato con il Nuovo cliente tag , poi il lavoro si sposta in attesa di retainer fase dove viene aggiunta l' automazione della fatturazione :

• Crea automazioni condizionali e invia diversi messaggi di benvenuto ai tuoi clienti nuovi ed esistenti in base a tag applicato:

• Aggiungere l' automazione tag di aggiornamento account all'ultimo fase del Progetto e cambia il Nuovo client tag al cliente di ritorno tag :

Automatizzare l'acquisizione dei documenti

Semplifica il processo di assunzione raccogliendo i documenti tramite checklist ed estraendo automaticamente i dati con Juno. In questo modo, elimini l'inserimento manuale dei dati e ti assicuri di avere a disposizione tutti i documenti necessari prima di iniziare la dichiarazione.

Raccogliere documenti con liste di controllo

Le checklist dei documenti forniscono a ciascun cliente un elenco personalizzato dei documenti fiscali richiesti (W-2, 1099, 1098 e altro). I clienti vedono esattamente cosa caricare e, se manca qualcosa, ne indicano il motivo. È possibile creare checklist manualmente o tramite intelligenza artificiale utilizzando le dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti, quindi allegarle a questionario modelli per la consegna automatizzata tramite il tuo Progetto Monitora i progressi in tempo reale utilizzando la colonna Checklist nella sezione questionari .

Elaborare documenti con Juno

Juno è una piattaforma basata sull'intelligenza artificiale che automatizza l'inserimento dei dati dai documenti di origine nel tuo software fiscale. Invece di inserire manualmente i dati dai moduli W-2, 1099 e altri moduli, invia i documenti da TaxDome a Giunone con un clic.

Ecco come il flusso di lavoro sembra:

1. Invia documenti da TaxDome a Juno (dalla sezione Documenti o dalle checklist dei documenti ).

2. Juno estrae i dati, crea una bozza di dichiarazione dei redditi ed esegue una revisione automatica per individuare gli errori.

3. Rivedi e modifica i dati in Juno, quindi inseriscili direttamente nel tuo software fiscale (ProConnect, Drake, Lacerte o Ultratax).

Tieni traccia stato del documento nella colonna Juno nella scheda Documenti o Checklist : vedrai quando i documenti sono in fase di elaborazione, consegnati o necessitano di attenzione.

Gestisci le estensioni

Se ci chiedete: "Qual è il modo migliore per gestire le estensioni tramite TaxDome ?”—la risposta è: stati lavoro personalizzati . Vediamo come gestire le estensioni.

Se il tuo cliente ha bisogno di un'estensione, puoi rifletterla nel Progetto cambiando il lavoro stato a uno personalizzato, ad esempio, Estensione Needs . In questo modo, il lavoro verrà lasciato nella corrente fase ma visivamente distinto dall'altro lavori . Una volta che è pronto per procedere all'interno del flusso comune, modifica l'impostazione personalizzata stato su Attivo , e questo è tutto. Può essere fatto manualmente o automaticamente quando uno specifico attività è completato.  

Configura fatturazione e pagamenti

Il processo di fatturazione dipende da ciò che è più adatto a te e ai tuoi clienti. Scegli una delle seguenti opzioni o utilizzale entrambe per clienti diversi:

• Fattura i tuoi nuovi clienti prima che il lavoro sia completato . Puoi inviare una fattura insieme a una lettera di incarico . Una volta che il cliente firma la proposta, il lavoro passa alla fase successiva e la fattura viene inviata automaticamente insieme a un messaggio che informa che è necessario pagare prima dell'inizio del lavoro.

• Fattura i tuoi clienti di fiducia dopo aver completato il lavoro . Puoi bloccare le dichiarazioni preparate sulle fatture e i clienti vedranno che lavoro è fatto, ma non potranno accedere o scaricare i loro moduli finché non avranno pagato per il tuo lavoro.

Firma elettronica dei moduli 8879 e altri moduli fiscali

Di seguito puoi vedere il modo più veloce per ottenere una firma dal tuo cliente:

Usa i nostri hack per mantenere questo processo fluido:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• Per gestire più firmatari, ad esempio una famiglia, non è necessario aggiungere un coniuge come contatto, ma è necessario un indirizzo email separato .
• Collega il documento in attesa di firma al tuo lavoro : la funzione spostamento automatico verrà attivata una volta firmato il documento
• È possibile utilizzare i modelli di firma per aggiungere rapidamente campi per i moduli comuni

Consegnare le dichiarazioni dei redditi compilate

Una volta preparata la dichiarazione, è necessario consegnarla al cliente per la revisione, la firma e il pagamento. TaxDome offre due modi per gestire questa situazione:

• Carica per una rapida revisione: con l' app TaxDome Desktop , puoi caricare le dichiarazioni direttamente dal tuo software di preparazione delle tasse o da qualsiasi programma che abbia una funzione di stampa. Basta usare TaxDome come stampante e collegare il documento caricato all'appropriato lavoro in modo che il tuo responsabile possa trovarlo facilmente.

• Crea pacchetti di consegna della dichiarazione dei redditi: per un'esperienza cliente più completa, crea un pacchetto di consegna della dichiarazione dei redditi che includa:

  • Un'introduzione che spiega cosa deve fare il cliente
  • Riepiloghi delle dichiarazioni dei redditi con spiegazioni in linguaggio semplice dei rimborsi, degli importi dovuti e delle scadenze di pagamento
  • Pagine raggruppate che evidenziano i moduli più importanti (1040, voucher di pagamento, ecc.)
  • Richieste di firma incorporate direttamente nella dichiarazione
  • Fatture collegate (facoltative) che bloccano il reso fino al pagamento

Il cliente riceve tutto in un unico pacchetto personalizzato con un flusso di lavoro chiaro e dettagliato. È possibile impostare promemoria di pagamento automatici in base alle date di scadenza e i clienti possono rivedere, firmare e pagare tutto dal proprio portale o dall'app mobile.

Monitora stato di completamento in tempo reale e visualizza i progressi del cliente attraverso la consegna della dichiarazione dei redditi flusso di lavoro .