Configurare i processi di preparazione delle tasse in TaxDome

Qui ti spiegheremo come impostare i processi di preparazione fiscale in TaxDome : come acquisire facilmente nuovi clienti, gestire le estensioni utilizzando le automazioni, ottenere e- firme per 8879 in un lampo e altro ancora.

Automatizza e delega la routine attività

Più attività automatizzi, più clienti puoi gestire. Abbiamo suggerimenti utili (basati sull'esperienza dei tuoi colleghi) su come:

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

Ripetuto attività legati alla comunicazione

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Dichiarazione dei redditi Progetto (da webinar )
• 1120S – Dichiarazione dei redditi delle S-Corp
• 1120 – Dichiarazione dei redditi delle società
• 1065 – Dichiarazione dei redditi delle società di persone

Ammin attività

Innanzitutto, scrivi tutto il tuo amministratore attività . Prendi in considerazione l'assunzione di qualcuno per il ruolo di amministratore per liberare il tuo tempo prezioso.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

Onboarding nuovi clienti: best practices

A seconda della tua azienda, potresti avere processi diversi in atto per acquisire nuovi clienti. Ti suggeriamo le seguenti due opzioni (scegli quale funziona meglio per te):

• Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Tienilo separato Progetto per lead/prospettivi

La prima opzione è quella di avere un separato Progetto per i tuoi potenziali clienti e per spostarli verso il tuo solito Progetto una volta che diventano clienti. Puoi aggiungere nuovi clienti al tuo flusso di lavoro Da questa parte:

• Effettua una chiamata di scoperta, inviare una proposta e firmare un mandato durante il processo di generazione di lead. Quando i lead diventano clienti, sposta i loro lavoro dalle “Prospettive” Progetto alla “Preparazione delle tasse” Progetto con un solo clic, mantenendo tutto al suo posto: proposte, note, messaggi, inserimenti di tempo e così via.

  

Acquisisci nuovi clienti come al solito progetti utilizzando tag e condizioni

Un altro modo di gestire i nuovi clienti è quello di aggiungere alcune regole che verranno applicate solo ai nuovi accounts aggiunto al progetti In questo modo, non è necessario utilizzarne due progetti Secondo le migliori pratiche dei nostri clienti, dovresti fare quanto segue:

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Gestisci le estensioni

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

Se il tuo cliente ha bisogno di un'estensione, puoi rifletterla nel Progetto cambiando il lavoro stato a uno personalizzato, ad esempio, Estensione Needs . In questo modo, il lavoro verrà lasciato nella corrente fase ma visivamente distinto dall'altro lavori . Una volta che è pronto per procedere all'interno del flusso comune, modifica l'impostazione personalizzata stato su Attivo , e questo è tutto. Può essere fatto manualmente o automaticamente quando uno specifico attività è completato.  

Configura fatturazione e pagamenti

Mancia

Collega il tuo fornitore di servizi di pagamento per poter ricevere denaro direttamente tramite TaxDome .

Il processo di fatturazione dipende da ciò che è più adatto a te e ai tuoi clienti. Scegli una delle seguenti opzioni o utilizzale entrambe per clienti diversi:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

Firma elettronica 8879 e altri moduli fiscali

Di seguito puoi vedere il modo più veloce per ottenere una firma dal tuo cliente:

Usa i nostri hack per mantenere questo processo fluido:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

Gestisci le tue dichiarazioni dei redditi pronte

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.

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