Fatturazione: Panoramica

TaxDome può aiutarti a tenere tutte le tue fatture all'interno del portale. Puoi emettere fatture, accettare pagamenti online , tieni traccia dei registri dei pagamenti, dei tempi di fatturazione e altro ancora. In questa guida troverai tutte le informazioni iniziali su come impostare e utilizzare la fatturazione in TaxDome .

Eseguire la configurazione iniziale

Prima di iniziare a fatturare ai tuoi clienti, devi effettuare la configurazione di base:

• Connettiti a un fornitore di servizi di pagamento : questo consente ai tuoi clienti di pagare in modo sicuro all'interno del portale.

• Sincronizza il tuo portale con QuickBooks Online : ti aiuta a inviare senza problemi tutte le fatture e i pagamenti di cui hai bisogno da TaxDome A QuickBooks .

• Aggiungi i servizi : puoi aggiungere i servizi che offri ai clienti e utilizzarli come modelli per la fatturazione. Se ne hai già alcuni in QuickBooks Online , puoi trasferirli a TaxDome in un clic.

• Imposta un'aliquota fiscale predefinita : includi automaticamente le tasse nelle tue fatture.

• Configura il periodo di scadenza : ottieni il controllo sul periodo dopo il quale le fatture sono considerate scadute.

• Seleziona il primo numero di fattura : Se utilizzi il QuickBooks Online integrazione, è possibile selezionare il primo numero di fattura in modo che le fatture non vengano duplicate quando inviate a QuickBooks .

• Personalizza le fatture : configura come PDF le fatture cercano clienti.

• Configura quando i documenti bloccati vengono sbloccati: scegli se i documenti vengono sbloccati immediatamente dopo l'invio del pagamento o dopo la liquidazione dei pagamenti.

Inizia a fatturare i tuoi clienti

Una volta configurato, puoi iniziare a utilizzare TaxDome per fatturare i tuoi clienti. Esplora le principali funzionalità di fatturazione:

• Emettere fatture : aggiungere i servizi svolti e inviare fatture ai clienti.

• Crea modelli di fattura : precompila i dati delle fatture e inviali con un clic.

• Imposta promemoria automatici : assicurati che i clienti non perdano fatture e non dimentichino di pagarti.

• Aggiungi sconti : aumenta le tue vendite includendo sconti nelle fatture.

• Elaborare pagamenti offline : anche se i tuoi clienti pagano in contanti o all'esterno TaxDome , puoi registrare i loro pagamenti nel portale.

• Abilita i pagamenti anticipati : se vuoi che i tuoi clienti paghino in anticipo, puoi consentire loro di effettuare pagamenti anticipati.

Inviare proposte con fatture

È una buona idea iniziare il vostro percorso congiunto con il cliente con una proposta che definisca tutti i termini e includa un listino prezzi fisso o pacchetti di servizi a più livelli tra cui il cliente può scegliere. Potete anche allegare fatture pronte per il pagamento insieme alla firma della proposta.

• Esamina il flusso della proposta : controlla tutte le impostazioni ed esplora cosa vedono i tuoi clienti quando leggono e firmano le proposte.

• Crea un modello di proposta : includi le informazioni essenziali sulla tua azienda e sui termini, in modo che possa essere facilmente adattato a ciascun gruppo di clienti.

• Offri pacchetti a livelli o un elenco fisso di servizi : presenta i servizi come un unico elenco fisso oppure crea fino a 3 pacchetti di servizi tra cui i clienti possono confrontare e scegliere.

• Includi il tuo listino prezzi, richiedi un deposito o avvia servizi in abbonamento : se i tuoi clienti accettano la proposta, può essere emessa una fattura una volta al mese.

• Imposta promemoria automatici : assicurati che i tuoi clienti non dimentichino di firmare una proposta.

Automatizzare il processo di fatturazione

La cosa migliore del lavorare con le fatture in TaxDome è che puoi automatizzarlo ed essere sicuro che non ci siano errori nella tua fatturazione. Ecco cosa puoi fare:

• Blocca i documenti sulle fatture : i tuoi clienti non potranno aprire o scaricare un documento a meno che non paghino una fattura ad esso collegata.

• Fattura per servizi ricorrenti : Se offri abbonamento Servizi basati su contabilità, come la contabilità mensile, consentono di utilizzare fatture ricorrenti. Si tratta di una serie di fatture una tantum emesse automaticamente secondo una pianificazione prestabilita. 

• Automatizzare le fatture in progetti : In progetti , puoi impostare un'automazione che crea fatture quando lavori raggiungere una certa fasi Una volta pagata la fattura, il lavoro può essere spostato automaticamente al successivo fase innescando le ulteriori automazioni.

• Automatizza le proposte : In progetti , puoi impostare un'automazione che invierà proposte ai tuoi clienti senza il tuo coinvolgimento.

Scopri le best practice per una fatturazione efficiente

Oltre ai principali flussi di lavoro correlati alla fatturazione, potrebbero esserci altri scenari importanti da gestire:

• Apporta modifiche alle fatture : mantieni accurati i tuoi registri finanziari.

• Modifica la pianificazione delle fatture ricorrenti : modifica la pianificazione generale o i dettagli di fatture specifiche all'interno di una serie ricorrente.

• Gestisci le fatture scadute : ricevi notifiche sulle fatture non pagate e invia promemoria di pagamento per risolvere eventuali problemi di pagamento.

• Scollega i pagamenti non elaborati : se un pagamento è bloccato, puoi sbloccarlo dalla fattura in modo che i clienti possano pagarlo nuovamente.

• Effettua rimborsi : indipendentemente dal tipo di pagamento, puoi elaborare un rimborso assicurandoti che i tuoi dati siano accurati.

• Premia i clienti con note di credito : puoi aggiungere crediti ai tuoi clienti fedeli, che potranno utilizzarli in seguito per pagare le fatture.

Traccia e fattura il tempo

Funzionalità di monitoraggio del tempo in TaxDome ti aiuta a fatturare i tuoi clienti in base al tempo dedicato a loro. Con il monitoraggio integrato del tempo, puoi essere certo che ogni ora lavorata venga fatturata correttamente.

• Tempo di tracciamento : ogni membro del team può iniziare il registratore orario quando si lavora su un lavoro O attività Una volta terminato il lavoro, verrà creata una voce di tempo. È anche possibile aggiungere voci di tempo manualmente e tenere traccia del tempo impiegato per qualsiasi attività.

• Fatturazione del tempo : crea una fattura da una o più voci di tempo completate e inviala al tuo cliente.

• Svuota il WIP : invia comodamente una fattura al tuo cliente per tutte le voci di tempo registrate in un determinato periodo di tempo.

Analizzare il tempo impiegato e pianificare la capacità

Il monitoraggio del tempo va oltre la fatturazione ai clienti, poiché ti aiuta a creare un ambiente di lavoro trasparente. Avendo tutti i dati accumulati, puoi pagare i tuoi dipendenti in base al tempo lavorato, analizzare le loro prestazioni, gestire la capacità del team e altro ancora.

• Work with the Time utilization dashboard : Measure your team’s performance and prepare employees’ payroll.

• Pianificare e analizzare i budget lavoro : confrontare il tempo assegnato per un lavoro rispetto al tempo effettivamente impiegato e analizzare la varianza temporale.

• Gestisci la capacità del tuo team : assicurati di analizzare settimanalmente la capacità del tuo team per monitorare la produttività e bilanciare i carichi di lavoro.