Ottieni documenti dai tuoi clienti di buste paga

Mettere insieme i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. In questo articolo troverai un riassunto con i consigli più utili su come procurarti in tempo tutti i documenti necessari e organizzarli in un unico posto, indipendentemente da come preferisci farlo.

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Scarica questo Lista di controllo semplice per monitorare i tuoi progressi nella configurazione TaxDome per la busta paga e risparmia tempo!

Ottieni automaticamente le informazioni sui salari

Richiesta di informazioni o documenti in TaxDome ti offre automaticamente molteplici vantaggi: fa risparmiare tempo, crea una comunicazione adeguata con i clienti, previene ritardi inutili nel tuo flusso di lavoro da problemi relativi ai documenti e crea un archivio documenti facilmente accessibile per il tuo team.

Ti consigliamo di utilizzare queste opzioni:

• Richiedi le ore del libro paga tramite messaggi automatizzati

• Raccogli i documenti del libro paga tramite il collegamento di caricamento

• Richiedi informazioni ai clienti del libro paga tramite questionari

Richiedi le ore del libro paga tramite messaggi automatizzati

Una volta che il cliente carica i file in una chat thread , verranno salvati automaticamente nella cartella dei documenti caricati dal cliente . Crea automaticamente i tuoi messaggi per richiedere le ore di paga in due passaggi:

• Crea un modello di chat . Utilizza shortcodes per richiedere informazioni specifiche (ad esempio [LAST_WEEK] per richiedere le ore di paga dell'ultima settimana).

• Aggiungi l'automazione dei messaggi al tuo Progetto (di solito al primo fase ).

   La chiacchierata thread è automaticamente collegato al lavoro in modo che i membri del tuo team possano aprirlo e vedere l'elenco dei documenti.

  

  Facoltativamente puoi aggiungere attività del cliente al modello di chat (assicurati che lo spostamento automatico per l'attività sia impostato su fase è attivo), oppure attiva la funzione Rispondi all'ultimo thread per inviare ogni nuovo messaggio alla chat esistente thread .

  Guarda questo video su come impostare questo processo:

Raccogli i documenti del libro paga tramite il collegamento di caricamento

Se hai bisogno di richiedere documenti, ma non vuoi che i tuoi clienti abbiano accesso alle altre informazioni incluse nei loro account , utilizzare il collegamento alla pagina File richiesto . 

Richiedi informazioni ai clienti del libro paga tramite questionari

La funzione questionari consente di creare una serie di domande personalizzate per ottenere qualsiasi informazione, come fogli di calcolo con ore lavorate, moduli W-4, informazioni bancarie sulle buste paga, numeri di identificazione fiscale, informazioni sui dipendenti, ecc.

Inviare questionari automaticamente in due passaggi:

• Crea un questionario modello.

• Aggiungi un'automazione Crea questionario al tuo Progetto .

  Ecco alcune configurazioni per la tua pratica del libro paga:

• Nuovi clienti: richiedete documenti aziendali e informazioni aziendali prima di inviare una proposta. Copiate il nostro questionario sulla configurazione delle buste paga (Best Practice) questionario modello dalla libreria e modificarlo secondo necessità.

• Clienti esistenti: i clienti che si occupano di buste paga ti inviano documenti simili ogni mese. Copia la nostra busta paga questionario modello con richieste di moduli W-4 e foglio di calcolo delle ore lavorate.

• Tutti i clienti: invia loro un sondaggio di fine anno per conoscere il loro livello di soddisfazione e raccogliere i loro suggerimenti.

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Questa soluzione è più comoda della posta elettronica perché tutti i documenti vengono salvati automaticamente nella cartella client predefinita.

Gestisci le schede attività inviate tramite e-mail e collegale a lavori

Se ricevi fogli presenze e altri documenti dai clienti via e-mail, puoi organizzare anche questo processo. Ricorda solo di aprire la tua e-mail in TaxDome , non nella tua app di posta. Una volta ricevuta l'email, puoi salvarla nella cartella del client. 

In alternativa, puoi attivare la funzione Salva automaticamente gli allegati . In questo modo, gli allegati ricevuti via email verranno salvati automaticamente in una cartella client predefinita, con accesso di visualizzazione e modifica consentito al cliente .

Indipendentemente dall'opzione che hai selezionato, puoi quindi collegare i documenti al tuo lavori . 

Modificare TaxDome -schede attività memorizzate dal desktop

Per alcuni dei tuoi clienti, ti ritrovi con i fogli presenze sul desktop (ad esempio, te li inviano via fax). In questo caso, puoi facilmente trasferirli a TaxDome per ulteriori lavori. Puoi caricarlo rapidamente su TaxDome documenti dal desktop e modificarli senza trasferirli di nuovo. Segui questi passaggi:

• Installare il TaxDome Applicazione desktop.

• Carica i file su TaxDome da Esplora file e collegarli all'appropriato lavori .

• Aprire e modificare le schede attività memorizzate su TaxDome con Excel o qualsiasi applicazione di terze parti utilizzata sul computer.

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