💰 Libro paga: ottieni documenti dai tuoi clienti

Mettere insieme i documenti è una routine che ripeti con ogni cliente. In questo articolo troverai un riassunto con i consigli più utili su come procurarti in tempo tutti i documenti necessari e organizzarli in un unico posto, indipendentemente da come preferisci farlo.

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Suggerimento: scarica questo semplice elenco di controllo per monitorare i tuoi progressi nella configurazione TaxDome per il libro paga e risparmia tempo!

Coperto qui:

Ottieni automaticamente le informazioni sui salari

Richiesta di informazioni o documenti in TaxDome ti offre automaticamente molteplici vantaggi: fa risparmiare tempo, crea una comunicazione adeguata con i clienti, previene inutili ritardi nel tuo flusso di lavoro da problemi relativi ai documenti e crea un archivio di documenti facilmente accessibile per il tuo team.

Ti consigliamo di utilizzare queste opzioni:

Richiedi le ore del libro paga tramite messaggi automatizzati

Una volta che il cliente carica i file in un thread di chat , verranno automaticamente salvati nella cartella dei documenti caricati dal cliente . Ottieni i tuoi messaggi creati automaticamente per richiedere le ore del libro paga in due passaggi:

  1. Crea un modello di chat . Utilizza shortcodes per richiedere informazioni specifiche (ad esempio [LAST_WEEK] per richiedere le ore del libro paga per l'ultima settimana).
  2. Aggiungi l'automazione dei messaggi al tuo Progetto (di solito al primo fase ).

 La chiacchierata thread è automaticamente collegato al lavoro in modo che i membri del tuo team possano aprirlo e vedere l'elenco dei documenti.

Facoltativamente puoi aggiungere attività del cliente al modello di chat (assicurati che lo spostamento automatico per il fase è attivo) oppure attiva la funzione Rispondi all'ultima thread per far sì che ogni nuovo messaggio venga inviato alla chat esistente thread .

Guarda questo video su come impostare questo processo:

Raccogli i documenti del libro paga tramite il collegamento di caricamento

Se hai bisogno di richiedere documenti, ma non vuoi che i tuoi clienti abbiano accesso alle altre informazioni incluse nei loro account , utilizzare il collegamento alla pagina File richiesto . 

Richiedi informazioni ai clienti del libro paga tramite questionari

La funzione questionari ti consente di creare una serie di domande personalizzate per ottenere qualsiasi informazione, come fogli di calcolo con le ore lavorate, moduli W-4, informazioni bancarie sui salari, numeri di identificazione fiscale, informazioni sui dipendenti, ecc.

Inviare questionari automaticamente in due passaggi:

  1. Creare un questionario modello.
  2. Aggiungi un'automazione Crea questionario al tuo Progetto .

Ecco alcune configurazioni per la tua pratica del libro paga:

  • Nuovi clienti: richiedi documenti aziendali e informazioni aziendali prima di inviare una proposta. Copia il nostro questionario sulla configurazione del libro paga (migliori pratiche) questionario modello dalla libreria e modificarlo secondo necessità.
  • Clienti esistenti: i clienti del libro paga ti inviano documenti simili ogni mese. Copia il nostro libro paga questionario modello con le richieste dei moduli W-4 e del foglio di calcolo delle ore lavorate.
  • Tutti i clienti: invia loro un sondaggio di fine anno per conoscere il loro livello di soddisfazione e raccogliere i loro suggerimenti.
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Mancia! Questo è più conveniente dell'e-mail perché tutti i documenti vengono salvati automaticamente nella cartella client predefinita.

Gestisci le schede attività inviate tramite e-mail e collegale a lavori

Se ricevi schede attività e altri documenti dai clienti tramite e-mail, puoi organizzare anche questo processo. Ricorda solo di aprire la tua email TaxDome , non nella tua app di posta. Una volta ricevuta l'e-mail, puoi salvarla nella cartella del cliente. 

In alternativa, puoi attivare la funzione Salva automaticamente gli allegati . In questo modo gli allegati ricevuti via e-mail verranno salvati automaticamente in una cartella client predefinita con accesso visualizzabile e modificabile dal client .

Indipendentemente dall'opzione che hai selezionato, puoi quindi collegare i documenti al tuo lavori . 

Modificare TaxDome -schede attività memorizzate dal desktop

Per alcuni dei tuoi clienti, finisci per avere le schede attività delle buste paga sul desktop (ad esempio, te le inviano via fax). Se questo è il caso, puoi trasferirli facilmente a TaxDome per ulteriore lavoro.

Puoi caricare rapidamente su TaxDome documenti dal desktop e modificarli senza trasferirli nuovamente. Segui questi passi:

  1. Installa il TaxDome Applicazione desktop.
  2. Carica file su TaxDome da Esplora file e collegarli al file appropriato lavori .
  3. Aprire e modificare le schede attività archiviate in TaxDome con Excel o qualsiasi applicazione di terze parti che utilizzi sul tuo computer.
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Suggerimento: dai un'occhiata al corso completo sull'utilizzo della TaxDome Academy TaxDome per il libro paga.

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