Aggiornamento lavoro date automaticamente

Lascia che il progetti fai il lavoro per te: automatizza l'aggiornamento dei campi Data di assunzione e Scadenza interna quando lavori muoviti attraverso il tuo flusso di lavoro In questo modo, il tuo team avrà sempre traccia con precisione dell'arrivo dei documenti e degli obiettivi di completamento interni, senza dover effettuare aggiornamenti manuali.

In questo articolo imparerai come impostare questa automazione in Progetto fasi , ma questo approccio si applica anche all'impostazione di questa automazione negli stati lavoro personalizzati .

Passaggio 1. Definire quando le date devono essere aggiornate

Prima di aggiungere l'automazione, decidi quando ogni campo data in lavori deve essere aggiornato automaticamente e quale valore dovrebbe avere.

Ad esempio, quando un cliente termina il suo questionario , puoi contrassegnare automaticamente la data di assunzione come oggi. Puoi anche concatenare gli aggiornamenti delle date: quando la data di assunzione è impostata su oggi, imposta automaticamente la scadenza interna a 14 giorni dopo. Questa coerenza ti aiuta a organizzare il lavoro in base al metodo FIFO (first in, first out) poiché ogni lavoro ha un chiaro timestamp di assunzione.

Passaggio 2. Impostare l'automazione dell'aggiornamento delle date lavoro

Per assicurarti che i campi data vengano mantenuti automaticamente come lavori progredire attraverso il tuo flusso di lavoro , segui questi passaggi:

1. Seleziona il fase sul tuo Progetto quando la data deve essere aggiornata, quindi aggiungere l'automazione Aggiorna date lavoro .

2. Durante la creazione dell'automazione, seleziona il campo data che desideri aggiornare e come deve essere calcolato.

Una volta un lavoro entra nel fase , i campi data vengono aggiornati automaticamente in base alla configurazione.

Nota

Per il Aggiornamento lavoro date automazione, non importa se il spostamento automatico lavori azionare per il fase è attivato. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede azioni da parte del cliente o dell'azienda per essere completata.

Opzioni di configurazione

L'automazione può essere configurata in diversi modi:

a. Seleziona il tipo di data: scegli quale campo verrà aggiornato dall'automazione:

• Data di assunzione : tiene traccia della data di ricezione dei documenti
• Scadenza interna : definisce gli obiettivi di completamento interni

b. Imposta data utilizzando le opzioni:

• Data di inserimento lavoro fase : Imposta la data odierna in cui il lavoro raggiunge questo fase
• Altra data di riferimento : calcola la data in base a un altro campo data

c. Opzioni data di riferimento (quando si utilizza Altra data di riferimento ):

• Data di inserimento lavoro fase : Utilizza oggi come data di base
• Data di assunzione : utilizza il lavoro la data di assunzione come data di base
• Scadenza interna : utilizza il lavoro la scadenza interna come data base
• Data di inizio : Utilizza il lavoro la data di inizio come data di base
• Data di scadenza : utilizza il lavoro la data di scadenza come data di base

d. Giorni da aggiungere: specificare quanti giorni aggiungere o sottrarre dalla data di riferimento (massimo 999 giorni).

Considerazioni importanti

• Failed automations: If the reference date field is empty, the automation will fail and you’ll receive a notification in Inbox+ . For example, if you set up an automation to calculate “Start Date + 10 days” but the job has no Start Date, the automation won’t run.

• Automazioni multiple: è necessario creare automazioni separate per ogni campo data che si desidera aggiornare. È possibile avere più automazioni di aggiornamento delle date lavoro sullo stesso fase .

• Aggiungi condizioni: usa le condizioni per applicare le automazioni solo a tipi di clienti specifici, account dimensioni o altri criteri.

Aggiornamento lavoro esempi di automazione delle date

Esempio 1: contrassegnare la data di assunzione al termine del rapporto del cliente questionario

• fase : “ questionario Completare"
• Tipo di data: Data di assunzione
• Imposta data utilizzando: Data lavoro entrato fase
• Risultato: la data di assunzione è impostata su oggi quando lavori entra qui fase

Esempio 2: Impostare una scadenza interna in base alla data di assunzione

• fase : “ questionario Completare"
• Tipo di data: Scadenza interna
• Imposta data utilizzando: Altra data di riferimento
• Data di riferimento: Data di assunzione
• Giorni per aggiungere: 14
• Risultato: la scadenza interna è fissata a 14 giorni dopo la data di ammissione

Esempio 3: Imposta una scadenza interna prima della data di scadenza

• fase : “Lavori in corso”
• Tipo di data: Scadenza interna
• Imposta data utilizzando: Altra data di riferimento
• Data di riferimento: Data di scadenza
• Giorni da aggiungere: -5
• Risultato: la scadenza interna è fissata a 5 giorni prima della lavoro data di scadenza

Chi può farlo?

Il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono impostare automazioni di date senza ulteriori diritti di accesso.

I membri del team dovranno disporre dei seguenti diritti di accesso:

• progetti i diritti di accesso ai progetti per aggiungere automazioni al progetti hanno accesso.
• Accesso al Progetto specifico in cui si desidera aggiungere l'automazione (deve essere elencato nel Progetto 's Disponibile nel campo).

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