Elaborare le transazioni contabili

Transazioni (hub di contabilità) è una nuova TaxDome funzionalità che semplifica la comunicazione tra contabili e clienti. L'hub di contabilità si integra con QuickBooks Online e consente ai contabili di trovare transazioni con informazioni mancanti o errate, comunicare con i clienti e risolvere i problemi, il tutto direttamente all'interno TaxDome .

Transazioni, spiegate

Per poter rivedere e categorizzare le transazioni contabili fin da subito TaxDome , il proprietario o gli amministratori dell'azienda devono connettersi al QuickBooks del tuo cliente . Una volta fatto, TaxDome estrae l'elenco delle transazioni nella sezione Transazioni del client account .

Le transazioni vengono visualizzate in un formato chiaro, basato su tabelle , che facilita l'identificazione di quelle che richiedono attenzione. Tutti gli aggiornamenti effettuati in TaxDome vengono sincronizzati automaticamente con QuickBooks Online , riducendo il lavoro manuale e mantenendo registri accurati.

Per i clienti, questa funzionalità offre un'esperienza senza interruzioni: dopo aver connesso il loro QuickBooks Online account A TaxDome , tutte le comunicazioni e le azioni avvengono direttamente all'interno del portale clienti Non è necessario passare da una piattaforma all'altra: tutto avviene tramite un'unica interfaccia sicura.

Fai domande sulle transazioni

Puoi chiedere ai clienti di chiarire i dettagli della transazione direttamente dalla sezione Transazioni , sia per una singola transazione che per più transazioni contemporaneamente .

Richiedi informazioni su una transazione

Per porre una domanda sulla transazione:

1. Vai alla sezione Transazioni del cliente account .

2. Nella colonna Comunicazione con il cliente , fare clic su Chiedi al cliente .

3. Seleziona uno dei modelli di domanda o scrivi una nuova domanda.

4. Fare clic su Invia .

Chiedi in blocco

Se devi porre la stessa domanda su più transazioni, puoi farlo contemporaneamente:

1. Vai alla sezione Transazioni del cliente account .

2. Seleziona dall'elenco le transazioni su cui desideri chiedere informazioni.

3. Fare clic su Chiedi al cliente .

   

4. Seleziona uno dei modelli di domanda o scrivi una nuova domanda.

5. Fare clic su Invia domanda e confermare l'azione.

   

Dopo aver inviato la domanda:

• Se c'è una domanda senza risposta su una transazione, questa verrà risolta e la tua nuova domanda avvierà una nuova comunicazione.
• Se una transazione è contrassegnata come Revisionata , tornerà a Richiede revisione e la comunicazione verrà riaperta.

Riceverai una notifica dopo la risposta del cliente. Se non hai più bisogno di contattarlo, clicca sui tre puntini e seleziona "Termina comunicazione" .

Puoi sempre porre domande aggiuntive, anche dopo aver completato la comunicazione precedente. Per farlo, clicca sui tre puntini accanto alla comunicazione completata e seleziona "Fai un'altra domanda" .

Crea modelli di domande

Per evitare di dover riscrivere le domande più comuni, crea modelli di domande riutilizzabili. Digita la tua domanda nel campo del messaggio e clicca su "Aggiungi ai preferiti" . Il modello viene salvato immediatamente e reso disponibile su tutti i client. accounts .

Per eliminare un modello di domanda, fare clic sull'icona del cestino accanto alla domanda.

Come faccio a sapere se ho ricevuto nuove risposte dal cliente?

Per rimanere informato sulle nuove risposte alle transazioni, puoi abilitare le notifiche. Riceverai notifiche solo sui clienti a cui hai accesso.

Per abilitare le notifiche delle transazioni:

1. Vai a Impostazioni Account .

2. Nella sezione Preferenze di notifica abilita Transazioni .

Riceverai quindi un'e-mail giornaliera o Inbox+ notifica alle ore 9:00. Conterrà:

• Numero di risposte dei clienti ricevute nelle ultime 24 ore
• Numero totale di risposte in attesa di revisione
• Cinque risposte recenti con il link. Tramite il link, è possibile accedere direttamente alla tabella delle transazioni filtrata per visualizzare le transazioni con le risposte.

Categorizza le transazioni

È possibile modificare la categoria nella colonna Dividi per qualsiasi transazione che non includa sottotransazioni o voci di riga secondarie. Questa operazione verrà aggiornata automaticamente in QuickBooks .

Per modificare una categoria di transazione:

1. Vai alla sezione Transazioni del cliente account .

2. Nella colonna "Dividi" , clicca sul menu a discesa e seleziona la categoria appropriata. Il menu a discesa mostra tutte le opzioni attive del piano dei Accounts del cliente.

Contrassegna le transazioni come riviste

Puoi contrassegnare una transazione come esaminata una volta ricevuta una risposta. Questo ti aiuta a concentrarti solo sulle transazioni che richiedono ancora un intervento e a tenere traccia di quelle già esaminate.

Per contrassegnare una transazione come revisionata nella tabella delle transazioni, fare clic su "Segna come revisionata" accanto alla transazione nella colonna Azioni . La transazione verrà quindi spostata dalla scheda " Necessita di revisione" alla scheda " Revisionata" .

Per velocizzare il lavoro, puoi contrassegnare le transazioni come revisionate in blocco. Per farlo, seleziona le transazioni, clicca su "Segna come revisionate" e conferma l'azione.

Riaprire la transazione

Se sono necessarie ulteriori comunicazioni o verifiche, puoi riaprire la transazione in qualsiasi momento. Per farlo, vai alla scheda "Revisionato" e clicca su "Riapri" accanto alla transazione. Puoi anche porre una domanda su una transazione, che tornerà automaticamente alla scheda " Necessita di revisione" .

Per riaprire le transazioni in blocco, seleziona le transazioni, fai clic su Riapri e conferma l'azione.

Lavora con le transazioni dai feed bancari

Per lavorare con le transazioni Bank Feed in TaxDome , prima assegnali a qualsiasi account In QuickBooks Online (incluso un non categorizzato account ). Una volta assegnate, le transazioni verranno sincronizzate automaticamente con TaxDome durante la successiva sincronizzazione manuale o automatica , e potrai lavorarci come al solito: porre domande e categorizzare .

Lavora con i documenti caricati

Oltre alle risposte, i clienti possono caricare più file e inserirli in cartelle con il livello di autorizzazione "Il cliente può visualizzare e modificare" . Questi file saranno visibili nella tabella Transazioni , nella colonna Allegati . L'etichetta verde mostra il numero di file allegati.

Puoi aprire questi file e lavorarci allo stesso modo in cui lo fai con qualsiasi altro documento in TaxDome .

Ricorda ai clienti le domande in sospeso

Per impostazione predefinita, il cliente riceve una notifica sulle domande senza risposta relative alle sue transazioni una volta alla settimana, ogni lunedì alle 9:00 (fuso orario del cliente).

Puoi anche inviare manualmente un promemoria via email al cliente in qualsiasi momento. Per farlo:

1. Fare clic sul client Notifica pulsante in cima all'elenco Transazioni .

2. Si aprirà una finestra con un messaggio email precompilato. Se necessario, è possibile modificare il testo.

3. Fare clic su Invia .

Aggiornamento regolare e manuale dei dati

Per mantenere aggiornate le transazioni, ogni notte viene automaticamente attivata una sincronizzazione regolare; la data dell'ultima sincronizzazione viene visualizzata nell'angolo in alto a destra della pagina Transazioni .

Se hai bisogno di dati recenti da QuickBooks Puoi anche avviare subito una sincronizzazione manuale. Per aggiornare manualmente i dati:

1. Vai alla sezione Transazioni del cliente account .

2. Fai clic su Sincronizza con QBO pulsante .

   

Filtra i clienti per transazione stato

Nella sezione Accounts , puoi identificare rapidamente i clienti con transazioni che richiedono la tua attenzione. Per scoprire quali transazioni sono ancora senza risposta e quali sono pronte per essere categorizzate, utilizza il filtro Domande sulle transazioni e osserva i contatori nelle colonne Transazioni: In attesa di risposta e Transazioni: Risposte .

Per visualizzare le transazioni che richiedono attenzione:

1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra laterale del menu.

2. Fare clic su Filtro e scegliere il filtro Domande sulle transazioni .

3. Scegli il tipo di comunicazioni che desideri visualizzare: risposte o in attesa di risposta, e applica l'operatore. Scopri di più sull'utilizzo dei filtri .

4. Cercare il contatore nelle colonne Transazioni: In attesa di risposta e Transazioni: Risposte .

5. Clicca su un contatore per andare direttamente alla pagina della transazione di quel cliente con il filtro corrispondente già applicato.

Vedrai quindi un elenco filtrato delle transazioni in base alla loro comunicazione stato , semplificando il follow-up delle domande in sospeso o la revisione delle risposte dei clienti.

Vista del cliente

La funzionalità di gestione delle transazioni contabili offre ai clienti una mini-chat chiara e organizzata per ogni transazione, con una cronologia trasparente delle comunicazioni. I clienti possono trovare domande sulle transazioni nella loro TaxDome portale, nella sezione Elenco cose da fare e Transazioni .

Ogni transazione non risolta con domanda da parte dell'azienda appare come una scheda separata, che mostra il messaggio thread tra lo studio e il cliente. I clienti possono:

• rispondere alle domande.
• modificare la loro risposta finché non viene contrassegnata come Risposta .
• visualizza fino a 5 dei messaggi più recenti nel thread .

Per garantire che le domande senza risposta non vadano perse, i clienti ricevono un'e-mail settimanale con tutte le transazioni in attesa di risposta.