Elaborare le transazioni contabili
Nota
Al momento, questa funzionalità non è disponibile per le aziende che operano nell'area UE.L' hub di contabilità ti consente di rivedere, classificare e chiarire le transazioni dei clienti senza dover passare da uno strumento all'altro. Usalo per elaborare le transazioni sincronizzate da QuickBooks Online — classificare ciò che è chiaro, chiedere ai clienti cosa non lo è e monitorare le risposte man mano che arrivano.
La maggior parte delle azioni viene eseguita dalla sezione Transazioni del client account .
Sincronizzare i dati
Per mantenere aggiornate le transazioni, ogni notte viene automaticamente attivata una sincronizzazione regolare; la data dell'ultima sincronizzazione viene visualizzata nell'angolo in alto a destra della pagina Transazioni .
Se hai bisogno di dati recenti da QuickBooks Subito, puoi anche avviare una sincronizzazione manuale. Per aggiornare manualmente i dati, fai clic su Sincronizza con QBO pulsante .
Nota
Il processo di sincronizzazione esegue un aggiornamento completo delle transazioni e dei relativi parametri, insieme ai dati di riferimento correlati, come fornitori, clienti, il grafico di accounts e altro ancora. Per maggiori informazioni sul funzionamento della sincronizzazione e sulla risoluzione dei problemi di sincronizzazione, consulta la nostra guida .
Categorizza le transazioni
È possibile modificare la categoria nella colonna Split per qualsiasi transazione che non includa sottotransazioni o voci di riga secondarie. Questo verrà aggiornato automaticamente in QuickBooks .
Per modificare la categoria di una transazione, nella colonna Suddivisione fare clic sul menu a tendina e selezionare la categoria appropriata. Il menu a tendina visualizza tutte le opzioni attive del Piano dei Accounts del cliente.
Tieni presente quanto segue:
- Tutte le modifiche di categoria sono convalidate da QuickBooks Online secondo le sue regole aziendali interne.
- Se la transazione di deposito è collegata a un'altra transazione, non è possibile modificare la categoria. L' apertura in QBO pulsante viene visualizzato invece.
- Per le transazioni di acquisto che includono voci di riga secondarie, la categoria non può essere modificata direttamente in TaxDome , ma puoi farlo in QuickBooks Online .
- Per visualizzare o modificare i dettagli della transazione, fai clic sulla data nella colonna Data accanto alla transazione: in questo modo la transazione si aprirà direttamente in QuickBooks Online .
Fai domande sulle transazioni
Dall'elenco delle transazioni , è possibile chiedere ai clienti chiarimenti su dettagli di transazioni poco chiari, sia per una singola transazione che per più transazioni contemporaneamente .
Richiedi informazioni su una transazione
Per porre una domanda sulla transazione:
-
Nella colonna Comunicazione con il cliente , fare clic su Chiedi al cliente .
-
Seleziona uno dei modelli di domanda o scrivi una nuova domanda.
-
Fare clic su Invia .
Dopo aver inviato la domanda:
- Se c'è una domanda senza risposta su una transazione, questa verrà risolta e la tua nuova domanda avvierà una nuova comunicazione.
- Se una transazione è contrassegnata come Revisionata , tornerà a Richiede revisione e la comunicazione verrà riaperta.
Chiedi in blocco
Se devi porre la stessa domanda su più transazioni, puoi farlo contemporaneamente:
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Seleziona dall'elenco le transazioni su cui desideri chiedere informazioni.
-
Fare clic su Chiedi al cliente .
-
Seleziona uno dei modelli di domanda o scrivi una nuova domanda.
-
Fare clic su Invia domanda e confermare l'azione.
Crea modelli di domande
Per evitare di dover riscrivere le domande più comuni, crea modelli di domande riutilizzabili. Digita la tua domanda nel campo del messaggio e clicca su "Aggiungi ai preferiti" . Il modello viene salvato immediatamente e reso disponibile su tutti i client. accounts .
Per eliminare un modello di domanda, fare clic sull'icona del cestino accanto alla domanda.
Gestire una conversazione
Tutte le azioni relative alla conversazione sono disponibili tramite il menu con i tre puntini accanto alla comunicazione.
Per modificare la domanda prima che il cliente risponda, seleziona Modifica domanda .
Per terminare la conversazione senza attendere una risposta, seleziona Termina comunicazione .
Per porre un'altra domanda al termine, seleziona "Poni un'altra domanda" .
Identificare i clienti con risposte in sospeso
Nella sezione Accounts , puoi identificare rapidamente i clienti con transazioni che richiedono la tua attenzione. Per scoprire quali transazioni sono ancora senza risposta e quali sono pronte per essere categorizzate, utilizza il filtro Domande sulle transazioni e osserva i contatori nelle colonne Transazioni: In attesa di risposta e Transazioni: Risposte .
Per visualizzare le transazioni che richiedono attenzione:
-
Vai su Clienti > Accounts dalla barra laterale del menu.
-
Fare clic su Filtro e scegliere il filtro Domande sulle transazioni .
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Scegli il tipo di comunicazioni che desideri visualizzare: risposte o in attesa di risposta, e applica l'operatore. Scopri di più sull'utilizzo dei filtri .
-
Cercare il contatore nelle colonne Transazioni: In attesa di risposta e Transazioni: Risposte .
-
Clicca su un contatore per andare direttamente alla pagina della transazione di quel cliente con il filtro corrispondente già applicato.
Vedrai quindi un elenco filtrato delle transazioni in base alla loro comunicazione stato , semplificando il follow-up delle domande in sospeso o la revisione delle risposte dei clienti.
Mancia
Se non riesci a visualizzare le colonne nell'elenco Accounts , devi personalizzarlo .
Ricorda ai clienti le domande in sospeso
Per impostazione predefinita, il cliente riceve una notifica sulle domande senza risposta relative alle sue transazioni una volta alla settimana, ogni lunedì alle 9:00 (fuso orario del cliente).
Puoi anche inviare manualmente un promemoria via email al cliente in qualsiasi momento. Per farlo:
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Fare clic sul client Notifica pulsante in cima all'elenco Transazioni .
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Si aprirà una finestra con un messaggio email precompilato. Se necessario, è possibile modificare il testo.
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Fare clic su Invia .
Ricevi notifiche sulle risposte dei clienti
Per rimanere informato sulle nuove risposte alle transazioni, puoi abilitare le notifiche. Riceverai notifiche solo sui clienti a cui hai accesso.
Per abilitare le notifiche delle transazioni:
-
Vai a Impostazioni Account .
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Nella sezione Preferenze di notifica , abilita Transazioni .
Riceverai quindi un'e-mail giornaliera o Inbox+ Notifica alle ore 9:00. Conterrà:
- il numero di risposte dei clienti ricevute nelle ultime 24 ore
- il numero totale di risposte in attesa di revisione
- cinque risposte recenti con collegamenti diretti alla tabella delle transazioni, filtrate per mostrare le transazioni con risposte
Informazioni
Ogni notifica è personalizzata in base all'accesso del cliente, quindi non può essere archiviata per tutti i membri del team.
Contrassegna le transazioni come riviste
Puoi contrassegnare una transazione come esaminata una volta ricevuta una risposta. Questo ti aiuta a concentrarti solo sulle transazioni che richiedono ancora un intervento e a tenere traccia di quelle già esaminate.
Per contrassegnare una transazione come revisionata nella tabella delle transazioni, fare clic su "Segna come revisionata" accanto alla transazione nella colonna Azioni . La transazione verrà quindi spostata dalla scheda " Necessita di revisione" alla scheda " Revisionata" .
Per velocizzare il lavoro, puoi contrassegnare le transazioni come revisionate in blocco. Per farlo, seleziona le transazioni, clicca su "Segna come revisionate" e conferma l'azione.
Riaprire la transazione
Se sono necessarie ulteriori comunicazioni o verifiche, puoi riaprire la transazione in qualsiasi momento. Per farlo, vai alla scheda "Revisionato" e clicca su "Riapri" accanto alla transazione. Puoi anche porre una domanda su una transazione, che tornerà automaticamente alla scheda " Necessita di revisione" .
Per riaprire le transazioni in blocco, seleziona le transazioni, fai clic su Riapri e conferma l'azione.
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