Servizi e pagamenti nelle proposte: guida all'impostazione

Sommario

Fase 1. Scegli come presentare i tuoi servizi
Passaggio 2. Scegli la tua politica di pagamento e compila i dettagli
Schermata Servizi: panoramica

Quando crei delle proposte, hai a disposizione ampie opzioni di personalizzazione per adattarle alle tue esigenze. In questa guida, spiegheremo le opzioni di configurazione disponibili e come impostarle.

Il processo di configurazione si concentra su due decisioni chiave: come presentare i propri servizi ai clienti e quale politica di pagamento applicare.

Nota

L'impostazione di servizi, pagamenti e pacchetti nelle proposte è possibile sia quando si è lavorando sul modello di proposte O preparare una proposta per il tuo cliente, quindi assicurati di essere sul Servizi fase della creazione della proposta/modello.

Fase 1. Scegli come presentare i tuoi servizi

Il modo in cui presenti i tuoi servizi può influenzare le decisioni dei clienti. Puoi offrire pacchetti a più livelli che orientino i clienti verso diversi livelli di servizio oppure presentare un unico elenco di servizi.

I pacchetti a livelli sono ideali quando si desidera offrire diversi livelli di servizio o aiutare i clienti a scegliere tra più opzioni. Questo approccio è comunemente utilizzato per la differenziazione dei livelli di servizio (base, standard e livelli premium) o pacchetti basati sull'ambito (strutturando i livelli in base all'ampiezza dei servizi inclusi).
L'elenco dei servizi funziona meglio quando l'ambito è già concordato o per progetti una tantum con risultati chiari.

Passaggio 2. Scegli la tua politica di pagamento e compila i dettagli

Dopo aver deciso come presentare i tuoi servizi, scegli il metodo di pagamento. TaxDome offre tre opzioni in base ai casi d'uso comuni e alle esigenze di fatturazione:

Invia solo un listino prezzi
Emettere una fattura insieme alla proposta
Richiedi un deposito entro la proposta

Una volta completata la configurazione della fase Servizi , puoi continuare a preparare la tua proposta. Scopri di più nell'articolo dedicato .

Inviare una proposta solo con listino prezzi

Se non desideri riscuotere il pagamento dal cliente immediatamente all'interno della proposta, puoi inviare solo un listino prezzi. Questa opzione funziona sia con i pacchetti a livelli che con le proposte a prezzo fisso. Questa opzione è ideale per le lettere di incarico con nuovi lead in cui desideri definire l'ambito e i prezzi, ma in cui la fattura verrà emessa in un secondo momento in base al lavoro effettivamente svolto.

Come impostare

Vai alla fase Servizi della tua proposta o del tuo modello.
Seleziona Pacchetti a livelli o Elenco dei servizi . Se utilizzi pacchetti a livelli, aggiungi fino a 3 pacchetti .
Nella sezione Pagamento , scegli una strategia di pagamento:

Per i requisiti di deposito: selezionare No – non riscuotere il deposito .
Per emettere fattura per saldo: selezionare No – non emettere fattura .

Aggiungere voci di riga e rivedere il riepilogo.
Fare clic su Salva (durante la configurazione di un pacchetto) oppure procedere al passaggio successivo se è presente un singolo elenco di servizi.

Includere la fattura nelle proposte

L'inclusione delle fatture nelle proposte mantiene la fatturazione organizzata collegando i pagamenti direttamente ai servizi concordati dai clienti. È possibile riscuotere il pagamento immediatamente alla firma della proposta oppure emettere una fattura per un pagamento successivo. Gli scenari più comuni includono:

Servizi basati su abbonamento : includono fatture ricorrenti con pagamento automatico per la contabilità mensile o la conformità continua.
Prezzi scontati: aggiungi uno sconto a una fattura una tantum con pagamento manuale per le offerte fedeltà.
Progetti basati su milestone: emettere più fatture una tantum in momenti diversi fasi .
Lavoro orario o di portata variabile: utilizzare la fattura una tantum con pagamento manuale per gli impegni a consumo.

Come impostare

Vai alla fase Servizi della tua proposta o del tuo modello.
Seleziona Pacchetti a livelli o Elenco dei servizi . Se utilizzi pacchetti a livelli, aggiungi fino a 3 pacchetti .
Nella sezione Pagamento , scegli una strategia di pagamento:

Per i requisiti di deposito: selezionare No – non riscuotere il deposito .
Per emettere fattura per saldo: selezionare Sì – emettere fattura .

Imposta i requisiti di fatturazione .
Aggiungi voci di riga .
Fare clic su Salva (durante la configurazione di un pacchetto) oppure procedere al passaggio successivo se è presente un singolo elenco di servizi.

Vai alla fase Invia per attivare l' opzione di pagamento automatico . Quando abilitata, i clienti forniscono i dettagli di pagamento una sola volta e le fatture vengono addebitate automaticamente senza necessità di ulteriori autorizzazioni.

Richiedi un deposito anticipato

È possibile riscuotere un acconto al momento della firma della proposta da parte del cliente. In questo modo, si garantisce il pagamento prima di iniziare a lavorare su dichiarazioni dei redditi, audit o progetti di consulenza.

Come impostare

Vai alla fase Servizi della tua proposta o del tuo modello.
Seleziona Pacchetti a livelli o Elenco dei servizi . Se utilizzi pacchetti a livelli, aggiungi fino a 3 pacchetti .
Nella sezione Pagamento , scegli una strategia di pagamento:

Per i requisiti di deposito: selezionare Sì – riscuoti il deposito .
Per emettere fattura per saldo: selezionare No – non emettere fattura .

Aggiungi voci di riga .
Imposta un deposito .
Fare clic su Salva (durante la configurazione di un pacchetto) oppure procedere al passaggio successivo se è presente un singolo elenco di servizi.

Schermata Servizi: panoramica

Di seguito sono riportati i campi e le opzioni chiave disponibili durante la configurazione della fase Servizi della proposta.

Dettagli del pacchetto

Dopo aver scelto l'opzione Pacchetti a livelli nella fase Servizi della creazione della proposta/modello, sarà necessario aggiungere i pacchetti. Fare clic su Imposta pacchetto .

Qui potrai aggiungere tutte le informazioni su un pacchetto:

Dettagli del pacchetto

a) Nome del pacchetto: ad esempio, Basic, Gold, Ultimate, ecc.

b) Descrizione: una breve descrizione del pacchetto. Puoi includere informazioni su quando questo pacchetto potrebbe essere la scelta giusta e in quali situazioni potrebbe essere utile.

Presentazione rivolta al cliente

c) Punti vendita: aggiungi fino a 20 punti vendita per presentare i tuoi servizi. Puoi copiarli dai servizi aggiunti o cliccare su "Aggiungi riga" per aggiungerli manualmente.

d) Evidenzia pacchetto: attiva il azionare per attirare l'attenzione sull'offerta che vorresti vendere più spesso. Puoi anche aggiungere un'etichetta.

e) Aggiorna tag account : attiva azionare per assegnare o rimuovere automaticamente tag account dopo che il cliente ha firmato la proposta.

Sulla destra puoi vedere un'anteprima di come il pacchetto verrà presentato al cliente.

Aggiungi altri pacchetti

Dovresti aggiungere almeno due pacchetti. Aggiungere un solo pacchetto funziona come una proposta a prezzo fisso. Puoi creare tutti i pacchetti da zero o duplicare quelli esistenti e modificarne la copia. Per aggiungere un nuovo pacchetto, clicca su " Aggiungi un altro pacchetto" e scegli una delle opzioni.

Dopo aver aggiunto due o più pacchetti, puoi riordinarli trascinandoli e rilasciandoli.

Fattura

Qui potrai aggiungere tutte le informazioni relative a una fattura:

a) Tipo di fattura : seleziona se desideri che venga creata una fattura una tantum o ricorrente per questa proposta. Ricorda che tutte le fatture ricorrenti devono essere firmate. Ciò significa che, dopo aver firmato la proposta, i tuoi clienti dovranno firmare una fattura ricorrente .

b) Modello di fattura : seleziona uno dei tuoi modelli di fattura una tantum o ricorrenti da menù a tendina .

c) Membro del team : seleziona un membro del team responsabile del cliente.

d) Emissione fattura : selezionare quando verrà emessa la fattura, all'accettazione della proposta o in una data specifica. Il comportamento della fattura dipende dal fatto che sia ricorrente o una tantum e dall'impostazione di emissione scelta:

Per fatture ricorrenti:

All'accettazione : la prima fattura utilizza la data di firma della proposta come data di registrazione ; le fatture future seguono il programma di ricorrenza impostato.
Data specifica : la prima fattura utilizza la data specificata; le fatture successive seguono la pianificazione ricorrente.

Per fatture una tantum:

All'accettazione : creato subito dopo la firma della proposta.
Data specifica : creata nella data specificata; se la data è già trascorsa, la fattura viene creata immediatamente.

e) Descrizione : aggiungere una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

f) Nota per il cliente: aggiungi un messaggio alla tua fattura e personalizzalo utilizzando shortcodes . Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e il PDF fattura.

Se necessario, puoi aggiungere più fatture cliccando su Aggiungi un'altra fattura .

Elementi pubblicitari e riepilogo

I servizi sono i singoli elementi di lavoro o le offerte che fornisci ai clienti e che devono essere specificati e prezzati nelle proposte e nelle fatture.

a) Voci di riga : elenca i servizi eseguiti. Fai clic su Voce di riga e crea un nuovo servizio o selezionane uno esistente. Puoi aggiungere tutte le voci di riga che desideri. Ecco maggiori dettagli sui campi delle voci di riga:

Descrizione: Aggiungi la descrizione del servizio se necessario. Se la descrizione è troppo lunga, puoi dividerla in paragrafi premendo Invio.
Imposta: seleziona la casella se devi includere le aliquote fiscali .
Tariffa: specificare la tariffa o la tariffa applicabile ai servizi specificati nella fattura. Se lo cambi nella proposta, rimarrà lo stesso per il servizio stesso.
Qtà: cambia se il numero di servizi forniti supera uno (il valore predefinito).
Importo: il valore viene specificato automaticamente moltiplicando la tariffa per la quantità. Non è necessario modificare il valore predefinito se si include un solo servizio.

b) Sconto : fare clic su Sconto per impostare il prezzo ridotto per il servizio .

c) Impostazioni : imposta quali colonne verranno visualizzate nelle voci di riga.

d) Riepilogo :

Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte.
Aliquota fiscale : una volta selezionata la casella di controllo Imposta per il servizio, l'aliquota fiscale verrà automaticamente aggiunta al riepilogo in base all'aliquota fiscale predefinita .
Totale imposte : somma delle imposte per i servizi forniti.
Totale : somma del subtotale e del totale delle imposte.

Depositare

Nella sezione riepilogativa puoi inserire i dettagli del deposito:

Tipo di deposito: Selezionare Fisso (inserisci un importo specifico) o Percent (inserisci una percentuale del totale)
- Quantità: Specificare l'importo o la percentuale del deposito:
  - Deposito a prezzo fisso: inserisci un importo qualsiasi. Se non conosci ancora l'importo finale, puoi richiedere un deposito a prezzo fisso che superi l'importo del subtotale.
  - Percentuale di deposito: inserisci 1–100% (non può essere 0%)

Il Saldo rappresenta l'importo dovuto dopo l'applicazione del deposito. È possibile emettere una fattura finale per questo saldo una volta completato il lavoro e il deposito verrà automaticamente applicato come credito.

Quando il subtotale = $0, la riga del saldo è nascosta sia per l'azienda che per il cliente
Quando il deposito supera il subtotale (saldo negativo), viene visualizzato solo nella vista dell'azienda
Il saldo negativo non viene mai mostrato ai clienti e nei PDF