Creare e inviare checklist di documenti

La checklist dei documenti di accettazione è un modo intelligente per raccogliere i documenti fiscali dai clienti. Crea un elenco personalizzato dei documenti che il tuo cliente deve caricare e consegnalo tramite questionario .

Ricevendo un elenco chiaro di ciò che è necessario, i clienti sanno esattamente cosa caricare o possono semplicemente indicare il motivo per cui un documento non è disponibile, riducendo così i ritardi, il lavoro manuale e rendendo l'inizio della preparazione della dichiarazione dei redditi molto più agevole.

Lista di controllo dei documenti, spiegata

Le checklist dei documenti ti consentono di impostare un processo di acquisizione intelligente, personalizzato per il tuo studio e i tuoi clienti. Le checklist vengono create come entità separate, ma vengono sempre consegnate ai clienti tramite un questionario . IL questionario può contenere solo la checklist, solo un questionario o entrambi.

Inizia creando liste di controllo personalizzate per i tuoi clienti fiscali , quindi scegli come inviarle questionario :

• Invia manualmente ai singoli clienti per un approccio personalizzato
• Invia in blocco quando più clienti hanno bisogno dello stesso questionario inviato insieme alle checklist personalizzate
• Automatizza l'assunzione aggiungendo liste di controllo al tuo Progetto flusso di lavoro

Dopo aver creato le checklist, è possibile rivedere e gestire tutti i documenti e le risposte in un unico posto. Questo rende la raccolta dei documenti per la dichiarazione dei redditi semplice ed efficiente.

Le checklist dei documenti fanno parte di TaxDome flusso di lavoro per l'acquisizione e la consegna delle dichiarazioni dei redditi , che ti aiuta a raccogliere documenti, preparare e consegnare le dichiarazioni dei redditi compilate ai clienti.

Crea una checklist dei documenti

La checklist viene creata nella sezione Documenti del account profilo. Quando si personalizza una checklist, è possibile:

• Scegli tra oltre 42 tipi di documenti : moduli fiscali comuni come W-2, 1099, 1098 e altro ancora
• Aggiungi descrizioni personalizzate : nomi di organizzazioni, istruzioni, date o contesto chiarificatore

Puoi crearla manualmente o utilizzare l'intelligenza artificiale per generarla a partire dalle dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti, utilizzando il tuo software fiscale. La checklist non è visibile al cliente finché non la invii .

Crea manualmente

Per creare manualmente la checklist:

1. Vai a Clienti > Accounts > Documenti > Documenti o a Documenti > Documenti clienti e seleziona account .
2. Fare clic su Lista di controllo .

3. Aggiungi elementi alla tua lista di controllo.

Per ogni documento è possibile compilare i seguenti campi:

• Tipo di documento : seleziona uno dei moduli fiscali più comuni (ad esempio, W-2, 1099, 1098) dal menu a discesa. Se il documento desiderato non è elencato, seleziona "Altro" .
• Descrizione : aggiungi dettagli per aiutare il tuo cliente a identificare il documento. Puoi utilizzare questo campo per i nomi delle organizzazioni (ad esempio, "Apple"), istruzioni o suggerimenti aggiuntivi, date rilevanti o qualsiasi contesto che chiarisca cosa è necessario.

Puoi modificare o eliminare gli elementi in qualsiasi momento. Tutte le modifiche vengono salvate automaticamente.

Generare con l'intelligenza artificiale

A seconda del software fiscale in uso, potresti essere in grado di generare una checklist basata sulle dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti tramite intelligenza artificiale. Questa funzionalità supporta attualmente il Modulo 1040 per Drake , Lacerte , ProSeries e UltraTax . Stiamo lavorando per aggiungere ulteriori opzioni software e fonti di dati.

Per generare una checklist con l'intelligenza artificiale:

1. Vai a Clienti > Accounts > Documenti > Documenti o a Documenti > Documenti del cliente e seleziona account .

2. Fare clic su Lista di controllo .

3. Seleziona dal menu a discesa il software fiscale utilizzato per la dichiarazione dei redditi dell'anno precedente. Se il tuo sistema è supportato, potrai procedere con il caricamento del file.

4. Carica il documento: il file deve essere in PDF Formato con una dimensione massima di 30 MB. È preferibile la copia del redattore, poiché in genere include fogli di lavoro che aiutano a generare una checklist più accurata. È possibile scegliere il documento:

• Da caricamenti per selezionare un documento già presente TaxDome .

• Sfoglia i file per caricare un nuovo documento dal tuo computer.

5. Attendi che il documento venga analizzato. Puoi chiudere la barra laterale: ti avviseremo quando la checklist sarà pronta.

6. Esaminare la checklist generata e apportare le modifiche necessarie. Modificare i tipi di documento, le descrizioni o rimuovere elementi, se necessario.

Se devi ricominciare da capo, fai clic su Cancella tutto per rimuovere tutti gli elementi e iniziare a creare una nuova checklist.

Invia la checklist del documento

Quando si crea una checklist di documenti, i clienti non la vedono ancora: lo stato riflette lo stato. Per rendere la checklist disponibile ai clienti, è necessario inviarla tramite questionario Questo potrebbe essere fatto sia dalla lista di controllo che dal questionario schermata di creazione.

Puoi inviare questionari contenente solo una checklist o una checklist con un questionario.

Invia dalla lista di controllo

Dopo aver creato una checklist, puoi inviarla immediatamente. Scegli tra due opzioni:

• Invia con questionario : questo ti permetterà di selezionare il questionario modello per inviare un questionario insieme alla checklist. Si prega di consultare il standard invio questionario sul flusso di lavoro per i dettagli.
• Invia solo la checklist : consente di raccogliere documenti senza richiedere ai clienti di compilare un questionario (vedere di seguito).

Quando fai clic su Invia solo la checklist , TaxDome crea automaticamente un vuoto questionario Questo modello contiene solo una sezione introduttiva e la checklist del documento, senza ulteriori domande o sezioni da configurare.

Per inviare solo una checklist:

1. Crea una lista di controllo

2. Fare clic su Invia solo la checklist . Un campo vuoto questionario il modello verrà creato automaticamente.

3. Attiva i promemoria automatici per garantire che venga inviata una notifica aggiuntiva al cliente se non restituisce la checklist compilata entro una determinata scadenza (facoltativo).

4. Aggiungi un nome per il questionario e clicca su Crea e invia .

Invia da questionario

Puoi anche inviare un questionario contenente una lista di controllo quando si invia un questionario al cliente. Si prega di consultare il standard invio questionario sul flusso di lavoro per i dettagli.

Invia in blocco

Quando si invia questionari con le checklist in blocco, tutti i clienti ricevono lo stesso modello di questionario, ma ognuno riceve la propria checklist personalizzata (creata in precedenza nel loro account ). Ecco perché è importante averli pronti prima di inviarli. Ecco come procedere con l'invio in blocco:

• Passaggio 1. Verificare che tutte le checklist siano state create

• Passaggio 2. Abilitare la checklist dei documenti in questionario modello

• Passaggio 3. Inviare il questionario con la lista di controllo dei documenti

Passaggio 1. Verificare che tutte le checklist siano state create

Per garantire che le liste di controllo siano pronte per tutti i tuoi clienti fiscali prima dell'invio, verificane la stato nella sezione Accounts . Puoi farlo in due modi:

• Visualizza la colonna Checklist : vai su Clienti > Accounts e guarda la colonna Checklist . Accounts con una checklist mostrerà un'icona di elenco, mentre accounts senza uno apparirà vuoto.

• Utilizzare il filtro Checklist : andare su Clienti > Accounts , fare clic su Filtro > Checklist e selezionare Creato o Non creato per visualizzare accounts in base alla loro lista di controllo stato In questo modo puoi identificare rapidamente quali clienti necessitano ancora di una checklist preparata.

Passaggio 2. Abilitare la checklist dei documenti in questionario modello (facoltativo)

Le checklist vengono sempre consegnate tramite questionario . IL questionario può contenere un questionario completo o essere vuoto (solo checklist). Per allegare una checklist a un modello questionario , apri il modello e abilita l'opzione Allega checklist .

Inoltre, questo è essenziale per l'invio automatico delle checklist .

Passaggio 3. Inviare il questionario con la lista di controllo dei documenti

Se hai già preparato le checklist di tutti i clienti, puoi inviarle in blocco. Per farlo:

1. Vai a Clienti dal menu della barra laterale sinistra, filtra i tuoi account elenca per Checklist > Creato . In questo modo, sarai in grado di identificare tutti accounts che hanno creato una checklist.

2. Seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare la checklist, quindi fai clic su Invia questionario .

3. Abilitare l'opzione Allega checklist o selezionare il modello con questa opzione abilitata, quindi inviare il questionario .

Ecco cosa succede:

• Se è stata creata una checklist per l' account : il cliente riceverà un pacchetto di assunzione unificato.
• Se non è stata creata alcuna checklist per l' account : il cliente riceverà solo un questionario. Tuttavia, è possibile aggiungere elementi alla checklist dopo l'invio.

Cosa succede se invio una checklist vuota?

Se invii accidentalmente un questionario con l'opzione Allega checklist abilitata per i clienti senza checklist create, ricevono solo questionario —la sezione della checklist non verrà visualizzata. Tuttavia, verrà creata una checklist vuota.

Puoi identificare questi clienti e compilare la checklist, se necessario. Per farlo:

1. Vai ai questionari dalla barra del menu a sinistra.

2. Fare clic su Filtro .

3. Selezionare Checklist , applicare l'operatore logico is e scegliere Empty . Questo mostra questionari con liste di controllo che esistono ma non contengono elementi.

questionari con checklist vuote, verrà visualizzata l'icona Aggiungi elementi nella colonna Checklist . Per aggiungere documenti a una checklist vuota, fare clic su Aggiungi elementi . Si aprirà l'editor delle checklist, dove è possibile aggiungere i tipi di documento e le descrizioni necessari. Una volta aggiunto almeno un elemento, la checklist verrà visualizzata per il cliente all'interno del file inviato. questionario .

Vista del cliente

Se le notifiche sono attive, i clienti vengono informati di aver ricevuto una questionario (che può contenere una checklist, un questionario o entrambi). I tuoi clienti possono visualizzare e interagire con una checklist in diversi modi:

• Dal portale clienti o dall'app mobile: fare clic sulla notifica sotto l'elenco delle cose da fare o sul collegamento nella pagina questionari . 

• Dalla notifica via e-mail : fare clic su Completa questionario nell'e-mail.

Come i clienti completano la checklist

I clienti ricevono la lista di controllo insieme al questionario e considerarlo come un pacchetto di assunzione unificato.

Il pacchetto comprende tre sezioni:

1. Introduzione : una spiegazione di ciò che il cliente deve fare

2. Questionario : Domande dal questionario (opzionale)

3. Lista di controllo dei documenti : l'elenco dei documenti richiesti

Quando entrambi i componenti sono presenti, i clienti possono completarli in qualsiasi ordine: non c'è una sequenza obbligatoria.

I clienti devono abbinare i documenti alle voci della checklist. Una volta completata la verifica, la voce verrà contrassegnata come completata e lo studio potrà visualizzare con precisione i progressi.

Se un cliente non può fornire immediatamente un documento, può indicarne il motivo e specificare quando prevede di inviarlo. Se le notifiche sono attive, il cliente riceve un promemoria via email per caricare i documenti nella data selezionata, riducendo la necessità di follow-up manuali.

Quando si sottopongono questionario contenente una lista di controllo, il questionario stato passa da In sospeso/In corso a Completato e ricevi una notifica .

Per vedere l'invio questionario con una checklist dal punto di vista del cliente, accedere alla vista di sola lettura . 

Successivamente, impara come utilizzare la checklist una volta inviata al cliente.