Pianifica il budget temporale per lavori

Valutare il tempo assegnato per un lavoro rispetto al tempo effettivamente impiegato è fondamentale per mantenere efficienza e redditività, soprattutto nelle aziende più grandi. Questo articolo ti guiderà attraverso TaxDome funzionalità progettate per aiutarti a pianificare e gestire con precisione il tuo budget di tempo per lavori .

Pianificare il budget di tempo per lavori , spiegato

Alcuni lavori richiedono più tempo e impegno; potrebbero richiedere l'attenzione di membri del team più qualificati. Se utilizzi il monitoraggio del tempo o vuoi iniziare a usarlo, TaxDome ti consente di pianificare e analizzare il tuo lavoro budget di tempo utilizzando i seguenti concetti:

• Budget di tempo : il tempo assegnato per un particolare lavoro Se sei il proprietario di un'azienda, puoi impedire ad altri membri del team di accedervi e modificarla.

• Tempo monitorato : tutte le voci di tempo collegate al lavoro riassunto.

• Variazione temporale : differenza tra budget temporale e tempo monitorato. 

• Tempo di budget impiegato : quantità di tempo monitorato in relazione al budget di tempo (in %).

Ad esempio, se il budget di tempo è di 2 ore e il tempo monitorato è di 1 ora, la variazione di tempo sarà di 1 ora e il tempo di budget impiegato sarà del 50%.

In generale, l'intero processo di pianificazione del lavoro il budget temporale è il seguente:

1. Quando il lavoro viene creato, il responsabile imposta il budget di tempo per esso (ciò potrebbe essere fatto in anticipo utilizzando lavoro modelli)

2. I membri del team tengono traccia del tempo mentre lavorano sui loro compiti assegnati lavori . Voci di tempo per uno lavoro vengono sommati automaticamente.

3. Una volta il lavoro è terminato, la persona responsabile può vedere e analizzare la differenza tra il tempo pianificato e il tempo impiegato. 

In TaxDome , puoi usare questa funzionalità per:

• Rendi visibile il budget stimato e utilizzalo per distribuire lavori tra i membri del team. Ad esempio, potresti voler assegnare un compito più dispendioso in termini di tempo e importante lavoro a un membro del team più esperto e indietro. 
• Decidere a chi assegnare un lavoro , considerando il carico di lavoro attuale di ciascun membro del team espresso in lavoro ore di budget o nella variazione temporale.
• Analizza le prestazioni dei membri del tuo team in un periodo di tempo passato e se qualcuno è stato sovraccarico.

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

Prima che inizi

Prima di iniziare a pianificare il lavoro budget di tempo, dovresti considerare quanto segue:

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

Imposta il budget di tempo per lavori

Definire un budget temporale è essenziale per il team di pianificazione, poiché è necessario confrontare e analizzare questi dati. Se, dopo l'analisi, ci si rende conto che la varianza temporale è solitamente elevata, è possibile modificare il budget temporale per il futuro. lavori . 

Un budget temporale può essere impostato in qualsiasi momento in uno dei seguenti modi:

• Dalla scheda lavoro : Apri il lavoro carta e compilare il campo Budget di tempo in ore e minuti.

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• Dal modello lavoro . È una buona idea impostare il budget di tempo correttamente nel lavoro modello per comune lavori e quelli creati in base alla programmazione. In questo modo, verrà compilato automaticamente per tutti i nuovi lavori creato con questo modello.

  

Analizzare la varianza temporale

Una volta il lavoro ha impostato il budget temporale e le voci di tempo collegate, è il momento di analizzare la varianza temporale. Ci sono diversi modi per farlo:

• Nel lavoro carta (per uno lavoro )

• Nel lavori elenco (per più lavori )

• Nel Progetto (per lavori che sono in corso)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Variazione temporale visualizzata nel lavoro carta

Puoi sempre vedere la variazione temporale proprio all'interno del lavoro scheda nella sezione Voci di tempo .

Variazione temporale visualizzata nel lavori lista

È possibile visualizzare la variazione temporale per più lavori nel lavoro Elenco, accessibile andando su flusso di lavoro > lavori dal menu laterale sinistro. Qui sono presenti colonne che mostrano il budget temporale, il tempo monitorato, la varianza temporale e il tempo di budget impiegato, nonché i filtri corrispondenti. Questo è il modo migliore per analizzare la varianza temporale in tempo reale quando si desidera verificare a chi assegnare un nuovo lavoro. lavoro o per identificare attivi lavori che sono fuori budget e prendere provvedimenti se necessario.

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

Variazione temporale visualizzata nel Progetto

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Variazione temporale della capacità dashboard

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.