Pianifica il budget temporale per lavori

Valutare il tempo assegnato per un lavoro rispetto al tempo effettivamente impiegato è fondamentale per mantenere efficienza e redditività, soprattutto nelle aziende più grandi. Questo articolo ti guiderà attraverso TaxDome funzionalità progettate per aiutarti a pianificare e gestire con precisione il tuo budget di tempo per lavori .

Pianificare il budget di tempo per lavori , spiegato

Alcuni lavori richiedono più tempo e impegno; potrebbero richiedere l'attenzione di membri del team più qualificati. Se utilizzi il monitoraggio del tempo o vuoi iniziare a usarlo, TaxDome ti consente di pianificare e analizzare il tuo lavoro budget di tempo utilizzando i seguenti concetti:

• Budget di tempo : il tempo assegnato per un particolare lavoro Se sei il proprietario di un'azienda, puoi impedire ad altri membri del team di accedervi e modificarla.

• Tempo monitorato : tutte le voci di tempo collegate al lavoro riassunto.

• Variazione temporale : differenza tra budget temporale e tempo monitorato. 

• Tempo di budget impiegato : quantità di tempo monitorato in relazione al budget di tempo (in %).

Ad esempio, se il budget di tempo è di 2 ore e il tempo monitorato è di 1 ora, la variazione di tempo sarà di 1 ora e il tempo di budget impiegato sarà del 50%.

In generale, l'intero processo di pianificazione del lavoro il budget temporale è il seguente:

1. Quando il lavoro viene creato, il responsabile imposta il budget di tempo per esso (ciò potrebbe essere fatto in anticipo utilizzando lavoro modelli)

2. I membri del team tengono traccia del tempo mentre lavorano sui loro compiti assegnati lavori . Voci di tempo per uno lavoro vengono sommati automaticamente.

3. Una volta il lavoro è terminato, la persona responsabile può vedere e analizzare la differenza tra il tempo pianificato e il tempo impiegato. 

In TaxDome , puoi usare questa funzionalità per:

• Rendi visibile il budget stimato e utilizzalo per distribuire lavori tra i membri del team. Ad esempio, potresti voler assegnare un compito più dispendioso in termini di tempo e importante lavoro a un membro del team più esperto e indietro. 
• Decidere a chi assegnare un lavoro , considerando il carico di lavoro attuale di ciascun membro del team espresso in lavoro ore di budget o nella variazione temporale.
• Analizza le prestazioni dei membri del tuo team in un periodo di tempo passato e se qualcuno è stato sovraccarico.

Un altro strumento per analizzare il carico di lavoro e pianificare la capacità del team è impostare la capacità settimanale per ciascun membro del team e confrontarla con il tempo effettivamente impiegato. Scopri di più qui .

Prima che inizi

Prima di iniziare a pianificare il lavoro budget di tempo, dovresti considerare quanto segue:

• Assicurati che tutti i membri del team utilizzino le voci di tempo mentre lavorano su lavori : se i tuoi dipendenti non tengono traccia del tempo mentre lavorano su lavori È possibile impostare il budget di tempo solo in ore, ma non analizzare il tempo effettivamente impiegato o creare report. Lavorare con il budget di tempo è più efficace se tutti i membri del team monitorano il tempo direttamente dalla scheda lavoro . In alternativa, è possibile collegare le voci di tempo a lavori manualmente.

  

• Imposta i diritti di accesso : per impostazione predefinita, solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono gestire il budget di tempo . Tuttavia, se desideri che i membri del tuo team siano responsabili del budget di tempo quando creano lavori o per poter confrontare il tempo assegnato con il tempo già impiegato, puoi abilitare per loro un diritto di accesso alla Gestione del budget di tempo . Per dare loro accesso alla Variazione temporale dashboard nella sezione Report, attiva anche per loro la funzione Visualizza report .

  

Imposta il budget di tempo per lavori

Definire un budget temporale è essenziale per il team di pianificazione, poiché è necessario confrontare e analizzare questi dati. Se, dopo l'analisi, ci si rende conto che la varianza temporale è solitamente elevata, è possibile modificare il budget temporale per il futuro. lavori . 

Un budget temporale può essere impostato in qualsiasi momento in uno dei seguenti modi:

• Dalla scheda lavoro : Apri il lavoro carta e compilare il campo Budget di tempo in ore e minuti.

  

• Dall'elenco lavoro : vai a flusso di lavoro > lavori e modifica il valore della colonna Budget di tempo direttamente nella tabella. Se non vedi la colonna, controlla se è nascosta .

  

• Dal modello lavoro . È una buona idea impostare il budget di tempo correttamente nel lavoro modello per comune lavori e quelli creati in base alla programmazione. In questo modo, verrà compilato automaticamente per tutti i nuovi lavori creato con questo modello.

  

Analizzare la varianza temporale

Una volta il lavoro ha impostato il budget temporale e le voci di tempo collegate, è il momento di analizzare la varianza temporale. Ci sono diversi modi per farlo:

• Nel lavoro carta (per uno lavoro )

• Nel lavori elenco (per più lavori )

• Nel Progetto (per lavori che sono in corso)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Variazione temporale visualizzata nel lavoro carta

Puoi sempre vedere la variazione temporale proprio all'interno del lavoro scheda nella sezione Voci di tempo .

Variazione temporale visualizzata nel lavori lista

È possibile visualizzare la variazione temporale per più lavori nel lavoro Elenco, accessibile andando su flusso di lavoro > lavori dal menu laterale sinistro. Qui sono presenti colonne che mostrano il budget temporale, il tempo monitorato, la varianza temporale e il tempo di budget impiegato, nonché i filtri corrispondenti. Questo è il modo migliore per analizzare la varianza temporale in tempo reale quando si desidera verificare a chi assegnare un nuovo lavoro. lavoro o per identificare attivi lavori che sono fuori budget e prendere provvedimenti se necessario.

Ad esempio, se vuoi trovare tutti gli attivi lavori dove il tempo monitorato supera significativamente il budget di tempo e capire qual è il motivo, filtrare lavori da ' Tempo di budget impiegato > 100 '. 

Variazione temporale visualizzata nel Progetto

Un altro modo per vedere la varianza temporale è mostrare i dati del budget temporale su lavoro carte nel Progetto Questo potrebbe essere utile per identificare i problemi mentre il team sta lavorando lavori . Questo potrebbe essere abilitato nelle impostazioni Progetto per ogni Progetto individualmente.

Variazione temporale della capacità dashboard

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.