Gestisci team (avanzato): pianifica la capacità del team

Valutare il tempo assegnato per un lavoro rispetto al tempo effettivamente impiegato è fondamentale per mantenere efficienza e redditività, soprattutto nelle aziende più grandi. Questo articolo ti guiderà attraverso TaxDome funzionalità progettate per aiutarti a pianificare e gestire con precisione le capacità del tuo team.

Pianificazione della capacità del team, spiegata

Alcuni lavori richiedono più tempo e impegno; potrebbero richiedere l'attenzione di membri del team più qualificati. Se utilizzi il monitoraggio del tempo o vuoi iniziare a usarlo, TaxDome consente di pianificare e analizzare la capacità del team utilizzando i seguenti concetti:

• Budget di tempo : il tempo assegnato per un particolare lavoro Se sei il proprietario di un'azienda, puoi impedire ad altri membri del team di accedervi e modificarla.
• Tempo monitorato : tutte le voci di tempo collegate al lavoro riassunto.
• Variazione temporale : differenza tra budget temporale e tempo monitorato. 
• Tempo di budget impiegato : quantità di tempo monitorato in relazione al budget di tempo (in %).

Ad esempio, se il budget di tempo è di 2 ore e il tempo monitorato è di 1 ora, la variazione di tempo sarà di 1 ora e il tempo di budget impiegato sarà del 50%.

In generale, l'intero processo di pianificazione della capacità del team è il seguente:

1. Quando il lavoro viene creato, il responsabile imposta il budget temporale per esso (ciò potrebbe essere fatto in anticipo utilizzando lavoro modelli)

2. I membri del team monitorano il tempo mentre lavorano sui loro compiti assegnati lavori . Voci di tempo per uno lavoro vengono sommati automaticamente.

3. Una volta che il lavoro è completato, il responsabile può vedere e analizzare la differenza tra il tempo pianificato e il tempo impiegato. 

In TaxDome , puoi usare questa funzionalità per:

• Rendi visibile il budget stimato e utilizzalo per distribuire lavori tra i membri del team. Ad esempio, potresti voler assegnare un compito più dispendioso in termini di tempo e importante lavoro a un membro del team più esperto e indietro. 
• Decidi a chi assegnare un lavoro , considerando il carico di lavoro attuale di ciascun membro del team espresso in lavoro ore di budget o nella variazione temporale.
• Analizza le prestazioni dei membri del tuo team in un periodo di tempo passato e se qualcuno è stato sovraccarico.

Prima che inizi

Prima di iniziare a pianificare la capacità del team, dovresti considerare quanto segue:

• Assicurati che tutti i membri del team utilizzino le voci di tempo mentre lavorano su lavori : se i tuoi dipendenti non tengono traccia del tempo mentre lavorano su lavori , puoi solo impostare il budget di tempo in ore ma non analizzare il tempo effettivamente impiegato o creare report. La pianificazione della capacità è più efficace se tutti nel team tengono traccia del tempo direttamente dalla scheda lavoro . Oppure, possono collegare le voci di tempo a lavori manualmente.

• Imposta i diritti di accesso : per impostazione predefinita, solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono gestire il budget di tempo . Tuttavia, se desideri che i membri del tuo team siano responsabili del budget di tempo quando creano lavori o per poter confrontare il tempo assegnato con il tempo che hanno già impiegato, puoi abilitare un diritto di accesso Gestisci budget di tempo per loro. Per dare loro accesso alla pianificazione della capacità dashboard nella sezione Report, attiva anche per loro la funzione Visualizza report .

Imposta il budget di tempo per lavori

Impostare un budget temporale è un passaggio essenziale nella capacità del team di pianificazione perché hai bisogno di questi dati per confrontare e analizzare. Se, dopo l'analisi, capisci che la varianza temporale è solitamente grande, puoi modificare il budget temporale per il futuro lavori . 

Un budget temporale può essere impostato in qualsiasi momento in uno dei seguenti modi:

• Dalla scheda lavoro : Apri il lavoro e compilare il campo Budget di tempo in ore e minuti.

• Dall'elenco lavoro : vai a flusso di lavoro > lavori e modifica il valore della colonna Budget temporale direttamente nella tabella. Se non vedi la colonna, controlla se è nascosta .

• Dal modello lavoro . È una buona idea impostare il budget di tempo giusto nel lavoro modello per comune lavori e quelli creati in base alla programmazione. In questo modo, verrà compilato automaticamente per tutti i nuovi lavori creato con questo modello.

Analizzare la varianza temporale

Una volta il lavoro ha impostato il budget temporale e le voci di tempo collegate, è il momento di analizzare la varianza temporale. Ci sono diversi modi per farlo:

• Nel lavoro carta (per uno lavoro )
• Nel lavori elenco (per più lavori )
• Nel Progetto (per lavori che sono in corso)
• On the Capacity planning dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Variazione temporale visualizzata nel lavoro carta

Puoi sempre vedere la variazione temporale proprio all'interno del lavoro scheda nella sezione Voci di tempo .

Variazione temporale visualizzata nel lavori lista

È possibile vedere la variazione temporale per più lavori nel lavoro elenco, a cui si può accedere andando su flusso di lavoro > lavori dal menu della barra laterale sinistra. Qui, hai colonne che mostrano budget di tempo, tempo monitorato, varianza di tempo e tempo di budget speso e filtri corrispondenti. Questo è il modo migliore per analizzare la varianza di tempo in movimento quando vuoi controllare a chi assegnare un nuovo lavoro o per identificare attivi lavori che sono fuori budget e prendere provvedimenti se necessario.

Ad esempio, se vuoi trovare tutti gli attivi lavori dove il tempo monitorato supera significativamente il budget di tempo e capire qual è il motivo, filtrare lavori per ' Tempo di budget impiegato > 100 '. 

Variazione temporale visualizzata nel Progetto

Un altro modo per vedere la varianza temporale è mostrare i dati del budget temporale su lavoro carte nella Progetto Ciò potrebbe essere utile per identificare i problemi mentre il team sta lavorando su lavori Questa opzione può essere abilitata nelle impostazioni Progetto per ogni Progetto singolarmente.

Variazione temporale della capacità dashboard

Capacity planning pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You'll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Capacity Planning.