Prepara il tuo portale per invitare i clienti

Benvenuti a TaxDome Questa guida ti aiuterà a configurare efficacemente il tuo portale per la gestione dei clienti. Imparerai come strutturare le informazioni dei clienti, importare dati esistenti, organizzare i documenti e personalizzare le comunicazioni con i clienti per creare un'esperienza efficiente. flusso di lavoro .

Capire accounts e contatti

Prima di aggiungere clienti al tuo portale, è importante capire come TaxDome organizza le informazioni del cliente attraverso accounts e contatti.

• Contatti e Accounts : scopri come organizzare coppie sposate, entità aziendali o gruppi familiari sotto un unico account mantenendo profili di contatto separati. Questa struttura è utile quando si lavora con nuclei familiari che necessitano di documenti fiscali condivisi ma comunicazioni separate.

• Interruttori di contatto : configura quali contatti ricevono l'accesso al portale, notifiche ed email. Utilizza queste impostazioni per controllare chi riceve promemoria sulle scadenze o richieste di documenti all'interno della stessa sessione. account .

• accounts client di prova : crea un campione accounts per vedere l'esperienza esatta del cliente prima di invitare clienti effettivi. Questo aiuta a identificare eventuali problemi di configurazione nel tuo portale.

Nota

Configurato correttamente accounts e i contatti prevengono problemi come consentire a contatti non autorizzati di firmare proposte o creare duplicati accounts per individui imparentati.

Muovi il tuo CRM dati a TaxDome

Importazione del database clienti esistente in TaxDome richiede una pianificazione per garantire che tutte le informazioni vengano trasferite correttamente:

• Esporta un elenco clienti dal tuo software attuale : istruzioni dettagliate per esportare i dati dei clienti dai software fiscali e contabili più comuni, comprese considerazioni sulla mappatura dei campi.

• Prepara il tuo file CSV per l'importazione : formatta i dati del tuo cliente in modo che corrispondano TaxDome Requisiti di importazione. Ciò include la mappatura di campi come nomi, informazioni di contatto e identificativi fiscali. Inoltre, è necessario assicurarsi che le relazioni tra coniugi/dipendenti siano strutturate correttamente.

• Importa i dati del tuo CRM in TaxDome : esegui il processo di importazione, che include fasi di convalida, gestione degli errori e verifica post-importazione, per garantire l'integrità dei dati.

• Importare un file CSV con contribuente e coniuge su una riga : istruzioni speciali per l'importazione di dati sul nucleo familiare in cui le informazioni sul contribuente e sul coniuge sono contenute in un singolo record nel sistema di origine.

Mancia

Esegui un'importazione di prova con un piccolo campione di clienti che includa vari tipi di relazione per verificare che la struttura dei dati funzioni correttamente prima di importare l'intera base clienti.

Esplora il Accounts lista

L'elenco Accounts funge da interfaccia principale per la gestione dei clienti. Imparare a utilizzare le sue funzionalità in modo efficiente migliorerà la tua flusso di lavoro :

• Impara le azioni in blocco : esegui operazioni su più accounts contemporaneamente, come l'invio di richieste a tutti i clienti che mancano di moduli specifici, applicando tag per categorizzare i clienti o assegnare accounts ai membri del team.

• Scopri la potenza dei filtri : crea e salva filtri per identificare rapidamente segmenti di clienti in base a criteri specifici. Ad esempio, filtra per archiviazione stato , preparatore assegnato, tipo di servizio o questionario stato per concentrarsi sui gruppi di clienti rilevanti durante diversi flusso di lavoro fasi.

  

Sposta i tuoi documenti su TaxDome

Una gestione efficace dei documenti è essenziale per la collaborazione con i clienti. Ecco come configurare il tuo sistema documentale:

• Comprendere i documenti: panoramica : Imparare TaxDome La struttura organizzativa dei documenti, incluse cartelle private e condivise, stati dei documenti e controllo delle versioni. Questo sistema aiuta a separare i file di lavoro interni dai documenti rivolti al cliente.

• Installa l'app desktop con TD Drive - TaxDome Drive funziona allo stesso modo di Dropbox o Google Drive, consentendoti di copiare rapidamente i file su TaxDome senza dover aprire il portale web. Puoi anche aprire e modificare facilmente i file già archiviati in TaxDome .

• Strategie di migrazione dei documenti : diversi metodi per trasferire i documenti esistenti in base al sistema di archiviazione corrente. Include caricamento massivo procedure, mappatura delle cartelle e conservazione dei metadati durante l'importazione da altri sistemi di gestione dei documenti.

Nota

L'implementazione di modelli di cartelle standardizzati prima della migrazione garantisce un'organizzazione coerente dei documenti su tutti i client accounts e semplifica l'accesso dei membri del team ai file critici.

Imposta notifiche/personalizzazioni per i tuoi clienti

Configura il modo in cui i tuoi clienti interagiscono con la tua azienda tramite il portale:

• Esplora promemoria manuali e automatici : configura regole di notifica per scadenze di documenti, richieste di informazioni in sospeso e promemoria di pagamento. Definisci quali eventi attivano le notifiche ai clienti e personalizza la frequenza dei promemoria.

• Email dalle aziende ai clienti : imposta modelli di email per le comunicazioni più comuni.

• Personalizza portale clienti : adatta le impostazioni del portale in base alle esigenze della tua azienda flusso di lavoro , inclusa l'abilitazione/disabilitazione di funzionalità specifiche, aggiungendo l'azienda branding elementi e configurazione rivolta al cliente lavoro stati.

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