Migrare i documenti a TaxDome in 3 passaggi
Migrazione dei documenti dei tuoi clienti a TaxDome non deve essere complicato. Seguire il processo descritto di seguito garantirà una transizione fluida dalla tua piattaforma precedente. Che tu stia esportando da Google Drive, SmartVault o Drake, questa guida ti aiuterà a replicare senza sforzo le strutture delle cartelle dei tuoi clienti.
Passaggio 1. Esporta i documenti dalla tua piattaforma precedente
In TaxDome , i documenti vengono sempre archiviati all'interno del client account , quindi ogni documento fa sempre riferimento a un client. Puoi avere qualsiasi struttura di cartelle all'interno di ogni client account .
In questo modo, se ora hai i dati del tuo cliente in un'altra applicazione, il primo passaggio per spostarli in TaxDome consiste nell'esportarlo sul computer in modo che i file di ciascun cliente siano posizionati all'interno di una cartella denominata con il nome del cliente.
Scopri come ottenere i dati in formato cartella per ciascun cliente, con la struttura nidificata desiderata di sottocartelle e documenti al loro interno, utilizzando la guida necessaria:
Attenzione! Il processo di migrazione per FileCabinet differisce drasticamente. Quindi, se è la tua piattaforma, procedi con la guida separata .
Passaggio 2. Assicurati accounts sono creati in TaxDome
Una volta terminata l'esportazione delle cartelle dalla piattaforma precedente, assicurati di aver accounts creato in TaxDome per ogni cliente. Il modo più rapido per farlo è preparare un file CSV con i dati del tuo CRM e poi importarlo nel sistema .
Se hai già i documenti dei tuoi clienti organizzati nelle cartelle appropriate, la prassi migliore è quella di non usare un modello di cartella durante l'importazione dell'elenco clienti. In questo modo, tutti i clienti accounts creati durante l'importazione avranno una sola cartella predefinita per i documenti dei clienti, che non potrà essere rimossa .
Passaggio 3. Importare i documenti utilizzando l'app Windows
Una volta che hai un cliente accounts creato in TaxDome e i dati dei clienti preparati, è possibile importare rapidamente le cartelle con i documenti dei clienti in due modi:
- Usa TaxDome Drive . È intuitivo e facile: trascina e rilascia le cartelle o copia e incollale. È comodo se hai cartelle diverse in posti diversi. Tuttavia, dovresti assicurarti che i titoli di tutte le cartelle client corrispondano a accounts creato perché è impossibile crearne uno tramite TD Drive.
- Usa caricamento massivo nell'app Windows . In questo modo, puoi controllare ogni account match, crearne uno se necessario e persino applicare un modello di cartella in blocco. Tuttavia, è necessario che le cartelle/i documenti siano raccolti in un unico posto in anticipo: una directory superiore contenente le cartelle client che contengono dati. Consideriamo il secondo caso nell'articolo.
1. Scarica e installa il TaxDome App di Windows. Puoi cliccare su pulsante qui sotto per scaricarlo:
2. accedere all'app utilizzando il tuo TaxDome credenziali.
3. Clicca su Nuovo e seleziona caricamento massivo .
4. Individuare la cartella che include tutte le cartelle dei clienti con le sottocartelle e i file esportati dalla piattaforma precedente.
Nota! Se la cartella è vuota o contiene file non supportati , si verificherà un errore durante il caricamento.
5. Abbina le cartelle client con il client accounts creato in TaxDome . Se i nomi corrispondono, dovrai solo controllarlo. Se il nome corretto account non è stato trovato automaticamente (ad esempio, a causa di un errore di ortografia), puoi trovare il client esistente account oppure crearne uno nuovo.
6. Nella colonna Destinazione , seleziona la cartella per copiare i file. Per impostazione predefinita, andranno alla directory padre. Tutte le cartelle principali appena create non saranno visibili ai client finché non cambierai manualmente le impostazioni di visibilità.
Se vuoi mettere i file nell'altra directory, clicca sulla freccia a destra nella riga. Puoi selezionare la cartella esistente (che è Client uploaded documents per impostazione predefinita) per crearne una nuova con un permesso diverso
7. Fai clic su Carica file nell'angolo in basso a destra dello schermo. I dati verranno caricati su TaxDome . Le cartelle vuote verranno saltate. Il sistema indicherà se ci sono tipi di file non supportati che non possono essere caricati .
8. Fare clic su Fine per chiudere la schermata di caricamento in blocco oppure fare clic su Scarica report .
Ecco fatto! I documenti verranno importati in TaxDome e la scheda Documenti del cliente conterrà la struttura e il contenuto richiesti.
