⏩ Migra i documenti a TaxDome in 3 passaggi

Migrazione dei documenti dei tuoi clienti a TaxDome Non deve essere complicato. Seguire la procedura descritta di seguito garantirà una transizione fluida dalla piattaforma precedente. Che tu stia esportando da Google Drive, SmartVault o Drake, questa guida ti aiuterà a replicare senza problemi la struttura delle cartelle dei tuoi clienti.

Passaggio 1. Esporta i documenti dalla tua piattaforma precedente

In TaxDome , i documenti vengono sempre archiviati all'interno del client account , quindi ogni documento fa sempre riferimento a un cliente. È possibile avere qualsiasi struttura di cartelle all'interno di ogni cliente. account In questo modo, se ora hai i dati del tuo cliente in un'altra applicazione, il primo passaggio per spostarli in TaxDome consiste nell'esportarlo sul computer in modo che i file di ciascun cliente si trovino all'interno di una cartella con il nome del cliente. Scopri come ottenere i dati in formato cartella per ciascun cliente, con la struttura nidificata desiderata di sottocartelle e documenti al loro interno, utilizzando la guida necessaria:

• Esporta documenti da Google Drive

• Esporta documenti da SmartVault

• Esporta documenti da Drake

Avvertimento

Il processo di migrazione per FileCabinet è molto diverso. Quindi, se si tratta della tua piattaforma, procedi con la guida separata.

Passaggio 2. Assicurati accounts sono creati in TaxDome

When you’re done exporting the folders from the previous platform, ensure you have accounts created in TaxDome for each client. The quickest way  to do that is to prepare a CSV file with your CRM data and then import it into the system . 

If you already have your client documents organized in the appropriate folders,  the best practice is not to use a folder template while importing the client list. This way, all client accounts created during import will have only one default folder for clients’ documents, which cannot be removed .

Passaggio 3. Importare i documenti utilizzando l'app Windows

Una volta che hai un cliente accounts creato in TaxDome e i dati dei clienti preparati, è possibile importare rapidamente le cartelle con i documenti dei clienti in due modi:

• Use TaxDome Drive . It’s intuitive and easy – drag-and-drop folders or copy and paste them. This Is convenient if you have different folders in different places. However, you should ensure the titles of all client folders match the accounts created because creating one via TD Drive is impossible. 

• Use Bulk upload in the Windows app . This way, you can check each account match, create one if needed and even apply a folder template in bulk. However, you need to have folders/docs gathered in one place beforehand: one top directory containing client folders that contain data. We consider the second case in the article.

1. Download and install the TaxDome Windows app. You can click the button below to download it:

2. Sign in to the app using your TaxDome credentials.

3. Fare clic su Nuovo e selezionare caricamento massivo .

   

4. Individua la cartella che include tutte le cartelle dei clienti con le sottocartelle e i file esportati dalla piattaforma precedente.

   

Nota

Se la cartella è vuota o contiene file non supportati, si verificherà un errore durante il caricamento.

5. Abbina le cartelle client con il client accounts creato in TaxDome Se i nomi corrispondono, dovrai solo controllarli. Se i nomi corrispondono, account non è stato trovato automaticamente (ad esempio, a causa di un errore di ortografia), puoi trovare il client esistente account oppure crearne uno nuovo. 

   

6. Nella colonna Destinazione , seleziona la cartella in cui copiare i file. Per impostazione predefinita, verranno copiati nella directory principale. Tutte le cartelle principali appena create non saranno visibili ai clienti finché non si modificano manualmente le impostazioni di visibilità.  

   Se desideri spostare i file in un'altra directory, fai clic sulla freccia a destra nella riga. Puoi selezionare la cartella esistente (che per impostazione predefinita contiene i documenti caricati dal cliente ) per crearne una nuova con autorizzazioni diverse.

   

7. Click  Upload files at the bottom right corner of the screen. The data will be uploaded to TaxDome. Empty folders will be skipped. The system will indicate if there are unsupported file types that cannot be uploaded. 

8. Fare clic su Fine per chiudere la schermata di caricamento in blocco oppure fare clic su Scarica report .

   

   Ecco fatto! I documenti verranno importati in TaxDome e la scheda Documenti del cliente conterrà la struttura e il contenuto richiesti. 

   

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