Importazione (base): perché preoccuparsene tag , modelli di cartelle e campi personalizzati

Prima di importare l'elenco dei tuoi clienti in TaxDome , è essenziale capire come tag , i modelli di cartelle e i campi personalizzati possono aiutarti a rimanere organizzato e semplificare il tuo flusso di lavoro Impostandoli in anticipo, garantirai che i tuoi dati siano strutturati in modo efficiente fin dall'inizio.

tag : Organizzare i clienti per un migliore flusso di lavoro

tag sono un modo potente per categorizzare e filtrare l'elenco dei clienti. Mentre molti utenti ne comprendono appieno l'importanza solo dopo aver impostato flussi di lavoro e progetti , aggiungendo tag durante l'importazione CSV può far risparmiare tempo e fatica in seguito.

tag Ti aiuta a segmentare i tuoi clienti per una gestione e un'automazione più semplici. Alcuni casi d'uso comuni includono:

Moduli e servizi fiscali: categorizzare i clienti in base ai servizi di cui hanno bisogno.
stato del cliente: etichetta i clienti come nuovi o di ritorno per un migliore follow-up.
Livelli VIP: Assegna tag come oro , argento o bronzo per dare priorità alla gestione del cliente.
Metodo di pagamento: identifica i clienti che pagano tramite metodi diversi (carta di credito, bonifico bancario, ecc.).
Posizione: ordina i clienti in base alla loro posizione geografica per comunicazioni mirate.

In TaxDome , puoi usare tag in tutto il sistema. Alcuni dei casi più comuni sono:

progetti : Usa tag per spostare i clienti attraverso flusso di lavoro fasi automaticamente.
Email di massa: filtra i clienti per tag per inviare e-mail mirate.
Filtra per tipologia. Trova facilmente gruppi specifici di clienti per aggiungere servizi, comunicare, riassegnare i membri del team responsabili, ecc.
Trova documenti: individua facilmente i documenti importanti in base all'assegnazione tag .

Anche se puoi sempre aggiungere tag In seguito, è una buona idea iniziare a definire il sistema di tagging prima dell'importazione. In questo modo, puoi aggiungere una colonna per tag al file CSV in modo che vengano creati e applicati automaticamente durante il processo di importazione.

Modelli di cartelle: struttura i documenti del cliente

Prima di importare i tuoi clienti, è fondamentale impostare una struttura di cartelle allineata con quella della tua azienda flusso di lavoro In questo modo si garantisce che i documenti siano archiviati in modo logico e facilmente accessibili fin dall'inizio.

Per impostazione predefinita, hai selezionata la seguente struttura di cartelle per tutti i tuoi client:

Documenti caricati dal cliente: una cartella designata in cui i clienti possono caricare documenti. Tutti i caricamenti richiesti appariranno qui.
Documenti aziendali condivisi con i clienti: una cartella condivisa per i documenti inviati ai clienti, come firma elettronica richieste o dichiarazioni dei redditi definitive.
Privato: una cartella interna visibile solo al tuo studio, perfetta per documenti di lavoro, bozze o informazioni sensibili.

La struttura delle cartelle è definita da modelli di cartelle . La procedura consigliata è modificare il modello di cartella "Anni fiscali predefiniti" a proprio piacimento o crearne uno nuovo prima di importare la base clienti. Ecco alcuni consigli:

Includi una cartella privata denominata Importati : ciò garantisce che i documenti importati in blocco mantengano la struttura delle cartelle originale.
Prendi in considerazione l'idea di avere modelli di cartelle diversi per diversi tipi di clienti (ad esempio, quelli di contabilità e di preparazione delle tasse)

Una volta preparati i modelli di cartella, puoi selezionarli nel portale durante l'importazione e risparmiare tempo (non preoccuparti, i modelli di cartella possono essere applicati in qualsiasi momento successivo).

Campi personalizzati: acquisisci le informazioni del cliente

I campi personalizzati consentono di memorizzare ulteriori dettagli specifici del cliente oltre a standard Campi informativi. Prima di importare l'elenco clienti, decidi quali dati aggiuntivi devi monitorare.

TaxDome consente diversi campi personalizzati per accounts (dati aziendali) e contatti (dati personali). Una volta aggiunti e compilati, i campi personalizzati possono essere utilizzati in tutto il sistema (in PDF fatture, nei modelli di posta elettronica per l'invio di e-mail personalizzate in blocco, ecc.).

Esempi di campi personalizzati utili:

Nome del coniuge : importante per le dichiarazioni dei redditi congiunte.
Metodo di contatto preferito : e-mail, telefono o di persona.
Tipo di attività : ditta individuale, società a responsabilità limitata, società di capitali, ecc.
Data di fine anno : utile per i clienti aziendali.

Impostando in anticipo i campi personalizzati, puoi garantire che i dati dei clienti importati siano completi e pronti per l'uso. Se sei sicuro di voler trasferire alcuni dati relativi ai clienti a TaxDome , assicurati di aggiungere una colonna per ogni campo al tuo file CSV . In questo modo, verranno creati e compilati automaticamente durante il processo di importazione. Tuttavia, puoi sempre aggiungere ulteriori CRM dati in blocco in un secondo momento .