How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

tag : Organizzare i clienti per un migliore flusso di lavoro

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

tag Ti aiuta a segmentare i tuoi clienti per una gestione e un'automazione più semplici. Alcuni casi d'uso comuni includono:

• Moduli e servizi fiscali: categorizzare i clienti in base ai servizi di cui hanno bisogno.

• stato del cliente: etichetta i clienti come nuovi o di ritorno per un migliore follow-up.

• Livelli VIP: Assegna tag come oro, argento o bronzo per dare priorità alla gestione del cliente.

• Metodo di pagamento: identifica i clienti che pagano tramite metodi diversi (carta di credito, bonifico bancario, ecc.).

• Posizione: ordina i clienti in base alla loro posizione geografica per comunicazioni mirate.

  

In TaxDome , puoi usare tag in tutto il sistema. Alcuni dei casi più comuni sono:

• progetti : Usa tag per spostare i clienti attraverso flusso di lavoro fasi automaticamente.

• Email di massa: filtra i clienti per tag per inviare e-mail mirate.

• Filtra per tipo: trova facilmente gruppi specifici di clienti per aggiungere servizi per loro, comunicare, riassegnare i membri del team responsabili, ecc.

• Trova documenti: individua facilmente i documenti importanti in base all'assegnazione tag .

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

Modelli di cartelle: struttura i documenti del cliente

Prima di importare i tuoi clienti, è fondamentale impostare una struttura di cartelle allineata con quella della tua azienda flusso di lavoro In questo modo si garantisce che i documenti siano archiviati in modo logico e facilmente accessibili fin dall'inizio.

Per impostazione predefinita, hai selezionata la seguente struttura di cartelle per tutti i tuoi client:

• Documenti caricati dal cliente: una cartella designata in cui i clienti possono caricare documenti. Tutti i caricamenti richiesti appariranno qui.

• Documenti aziendali condivisi con i clienti: una cartella condivisa per i documenti inviati ai clienti, come firma elettronica richieste o dichiarazioni dei redditi definitive.

• Privato: una cartella interna visibile solo al tuo studio, perfetta per documenti di lavoro, bozze o informazioni sensibili.

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Includi una cartella privata denominata Importati : ciò garantisce che i documenti importati in blocco mantengano la struttura delle cartelle originale.

• Prendi in considerazione l'idea di avere modelli di cartelle diversi per diversi tipi di clienti (ad esempio, quelli di contabilità e di preparazione delle tasse)

Una volta preparati i modelli di cartella, puoi selezionarli nel portale durante l'importazione e risparmiare tempo (non preoccuparti, i modelli di cartella possono essere applicati in qualsiasi momento successivo).

Campi personalizzati: acquisisci le informazioni del cliente

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome consente diversi campi personalizzati per accounts (dati aziendali) e contatti (dati personali). Una volta aggiunti e compilati, i campi personalizzati possono essere utilizzati in tutto il sistema (in PDF fatture, nei modelli di posta elettronica per l'invio di e-mail personalizzate in blocco, ecc.).

Esempi di campi personalizzati utili:

• Nome del coniuge : importante per le dichiarazioni dei redditi congiunte.

• Metodo di contatto preferito : e-mail, telefono o di persona.

• Tipo di attività : ditta individuale, società a responsabilità limitata, società di capitali, ecc.

• Data di fine anno : utile per i clienti aziendali.

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .