Inviare questionari automaticamente e collega a lavori

Sommario

Imposta un fase per creare il questionario , quindi abilita spostamento automatico
Collegamento questionario ad a lavoro manualmente
Organize uploaded docs automatically

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Imposta un fase per creare il questionario , quindi abilita spostamento automatico

Un processo perfettamente automatizzato inizia sempre con la selezione del posto giusto nel tuo flusso di lavoro Puoi farlo in tre semplici passaggi: crea un questionario modello, aggiungi un'automazione per l'invio del questionario , Poi azionare sull'opzione spostamento automatico .

Guarda il video di esempio qui sotto, quindi leggi come automatizzare l'invio del tuo questionari :

Ecco come impostare il fase per creare il questionario con spostamento automatico :

You need an organizer template to request necessary documents and information from a client. If you don’t have an organizer template, you can create it by clicking New template when you add the automation.
Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job .
Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. Now, once the organizer is submitted to a client, the job is automatically moved to the next stage.

Nota

Se il questionario è archiviato, il spostamento automatico non verrà attivato.

Collegamento questionario ad a lavoro manualmente

Organizers can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage organizers . Once the organizer is manually linked, the automove jobs feature works the same as for organizers that are sent and linked automatically: when the client or firm member submits the organizer, the job is moved to the next stage.

Esistono tre modi per collegare un file questionario manualmente:

Da una scheda lavoro : Apri la lavoro scheda, clicca su Link nella sezione Collegato , seleziona questionari , quindi scegli questionari Oppure, fai clic su Nuovo nella sezione Collegato , seleziona questionari e creane uno nuovo questionario collegato al lavoro .
Dalla schermata Crea questionario : fare clic su Collegamento a lavori , quindi selezionare lavori Una volta collegato, viene visualizzata la sezione lavori e vedrai il lavoro titoli e progetti a cui appartengono.
Dall'elenco questionari di un cliente: fare clic sui tre punti all'estrema destra del questionario , clicca su Link a lavori , seleziona lavori dall'elenco, quindi fare clic su Invia .

Per impostazione predefinita, quando si collega questionari da un lavoro carta e selezione da quella esistente questionari , solo in attesa questionari vengono visualizzati. Puoi filtrare l'elenco per stato :

In attesa di mostra tutti attivi questionari non ancora inviato.
Finito mostra tutti inviati questionari .
Attivo mostra tutto in sospeso e finito questionari attualmente in uso.
Archiviato mostra tutto in sospeso e finito questionari non più in uso.
Tutto mostra questionari in tutti gli stati sopra indicati.

Indipendentemente dall'opzione utilizzata, puoi collegarne quante più ne vuoi questionari a un lavoro secondo necessità.

Dopo aver collegato, questionari verrà visualizzato nella sezione Collegati > questionari a destra del lavoro carta.

Nota

Se il questionario non viene inviato e si sposta manualmente il lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla questione in sospeso questionario (per maggiori dettagli, leggi come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).

Organize uploaded docs automatically

If you offer a recurring service like Monthly Bookkeeping, you can automate the way client documents are organized. Their uploads will be automatically sorted into monthly folders—no manual work required.

To do this:

Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
In the first stage, add the Create organizer automation to send the Monthly Bookkeeping Organizer.

In the organizer template, enable Customize destination folder for document uploads and add the [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode to the folder name.

Then, each time the recurring job starts:

A new organizer is sent automatically.
The client uploads documents.
A new folder is created, dynamically named for the current month—keeping all documents neatly sorted.

This setup ensures uploaded documents are automatically grouped by month, keeping folders clean and organized with no manual effort.