Crea fatture, invia e imposta promemoria

Sommario

Modalità di invio di fatture una tantum
Vista del cliente
Imposta promemoria fatture

Invia fatture una tantum ai clienti, una alla volta o in blocco, e velocizza il processo creando modelli e utilizzando automazioni. Per un tempo monitorato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dalle tue registrazioni orarie!

Modalità di invio di fatture una tantum

One-time invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices .

You can create invoices alone or include them in your proposals or proposal templates .

Esistono diversi modi per creare e inviare fatture una tantum:

Crea e invia fatture una tantum

Per creare e inviare una fattura una tantum, attenersi alla seguente procedura:

Crea una fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Fare clic su Nuovo e selezionare Fattura .
- Aprire il client account , passare alla scheda Fatture e fare clic su Nuova fattura . La fattura corrente account verrà compilato automaticamente.
Inserisci l'importo della fattura oppure seleziona un modello.
Quindi fare clic su Crea per creare e inviare la fattura (a meno che non sia selezionata l' opzione Pianifica fattura azionare è abilitato, nel qual caso sarà necessario pianificare la fattura).

Oltre all'importo, potresti voler includere altri dettagli. La finestra "Crea fattura" è suddivisa in diverse sezioni:

Tipo di fattura
Generale
QuickBooks impostazioni
Ulteriori
Elementi pubblicitari e riepilogo
Nota al cliente
Anteprima
Collegamento a lavori

Tipo di fattura

The Create invoice window is common for one-time and recurring invoices. Select whether you want to create a one-time or recurring invoice.

Generale

Nome Account , ID o e-mail : seleziona un account al quale verrà inviata la fattura.
Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.
Invoice number: The field is pre-filled with the next available invoice number. You can keep it as is or change it manually. If the integration with QuickBooks (QBO) is enabled, the number will be generated based on the last invoice number from QBO.
Choose payment method: Choose how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods .
Data : Inserisci la data per la fattura. Puoi emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita) e per qualsiasi data passata.

Nota

The default invoice date format follows the default date format for e-signature set in Firm Settings > Signatures.

Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo.

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle classi.

Ulteriori

Nella sezione Aggiuntive , è necessario aggiungere dettagli solo se si attivano le opzioni:

Paga la fattura utilizzando i crediti del cliente : azionare Attiva questa opzione se desideri che la fattura venga contrassegnata automaticamente come pagata. Questa opzione è disponibile solo se i clienti hanno credito sufficiente per pagare la fattura.
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Read more about reminders .
Schedule invoice: Schedule when the invoice will be sent out. Read more about scheduling invoices .

Elementi pubblicitari e riepilogo

Sia le voci di riga che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non desideri includere una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e della tariffa, puoi andare direttamente alla sezione Riepilogo e inserire l'importo.

In alternativa, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi offerti, visibile al cliente, nella sezione "Voci di spesa" . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti anche alla sezione "Riepilogo" .

Le voci di riga ti aiutano a dettagliare l'elenco dei servizi e a rendere la fatturazione più trasparente nel caso in cui il tuo lavoro includa, ad esempio, non solo un pacchetto completo per la dichiarazione dei redditi, ma anche consulenze o altri servizi fatturati separatamente.

Nella sezione Voci di riga puoi:

Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .
Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
Impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte , la logica è diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0.

Il riepilogo ti consente di vedere:

Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
VAT rate: If you don’t have line items, you can edit. If you have line items, to edit VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).
Importo IVA : calcolato automaticamente dal totale parziale x aliquota IVA .
Totale : calcolato automaticamente dall'importo del subtotale + IVA .

Nota al cliente

Puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

Anteprima

Fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere in anticipo l'esatto PDF che il tuo cliente riceverà. Se sei soddisfatto di ciò che vedi, clicca su Crea e chiudi dalla modalità di anteprima.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Collegamento a lavori

Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collegamento a lavori , quindi selezionare lavori Una volta collegati, la sezione lavori collegati viene visualizzata di seguito, e puoi vedere il lavori e il progetti a cui appartengono.

Invia fatture una tantum a più clienti

Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Account > Clienti dalla barra del menu a sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare la questionario , quindi fare clic su Crea fattura .

You can send invoices to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an invoice to offline clients if they make offline payments, but you want to store this information in your portal.

Here, you have the same options as above .

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an invoice. Your clients can see and open invoices in different ways:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Fatturazione .
Dalla notifica e-mail : fai clic su Paga fattura nell'e-mail. Non è necessario accedere. portale clienti per pagare. La fattura nel PDF verrà allegato all'e-mail.

Successivamente, i clienti interagiranno con la tua fattura.

When they pay the invoice, its status changes from Unpaid to Paid, and you receive a notification .

To see the sent invoice from the client’s perspective, access the read-only view .

Imposta promemoria fatture

Ogni volta che invii fatture ai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati a account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta di un'automazione di creazione fattura , azionare Su Promemoria . In questo modo, il cliente riceve un promemoria sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma è possibile modificarlo:

Giorni fino al prossimo promemoria: indica il numero di giorni che mancano prima che il cliente riceva un promemoria. Per impostazione predefinita, il promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma è possibile modificarlo a piacere.
Numero di promemoria: indica il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve una sola email di promemoria, ma è possibile modificarlo in base alle proprie preferenze.