Migra i dati dei tuoi clienti a TaxDome
Il nostro strumento di importazione ti consente di trasferire i client accounts e dati di contatto a TaxDome così puoi iniziare subito a lavorare dal tuo portale web. Scopri qui come effettuare l'importazione iniziale.
Importazione dei clienti, spiegata
Import is a tool for transferring client records (divided to accounts and contacts ) from your previous CRM system to TaxDome. It allows you to add accounts and contacts in bulk, eliminating the need for manual creation.
To import the client list, you should prepare the CSV file beforehand. Ensure you follow our step-by-step instructions when preparing the CSV to avoid losing client records.
By default, only a firm owner and admin can import clients. If you want team members to be able to import, give them access rights to Manage contacts.
Di che tipo di importazione hai bisogno?
TaxDome Lo strumento di importazione è flessibile e consente di importare non solo tutti i record contemporaneamente, ma anche tipi specifici di record. Ad esempio, è possibile importare solo accounts senza crearne di nuovi da aggiornare CRM campi per i clienti esistenti. Di seguito, descriviamo scenari e opzioni di importazione comuni:
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Importa accounts e contatti : utilizza questa opzione per migrare completamente la tua base clienti su TaxDome .
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Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .
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Importa solo contatti (senza accounts ): usa questa opzione per creare nuovi contatti senza collegarli a accounts Può essere utile se si dispone di un elenco di potenziali clienti o dipendenti di clienti che devono essere salvati separatamente. Può essere utile anche se è necessario aggiungere ulteriori dati personalizzati. CRM campi per i contatti.
Di seguito, illustriamo il processo di importazione per una migrazione completa del database client. Verranno fornite note per le azioni che differiscono per altri tipi di importazione.
Passaggio 1. Carica il file CSV
Nella prima fase dell'importazione, devi caricare il file CSV preparato. Ecco come fare: vai a Clienti > Accounts (o Clienti > Contatti ) dal menu laterale e clicca su Importa .
Fare clic su Sfoglia oppure trascinare e rilasciare il file CSV.
Passaggio 2. Creare accounts
Nel secondo passaggio creerai accounts Di seguito sono riportate le descrizioni delle impostazioni più importanti.
Mappa account nome
Seleziona il nome dell'intestazione di colonna dal tuo foglio di calcolo che corrisponde a TaxDome Proprietà Nome Account . Se hai utilizzato Nome Account come nome dell'intestazione di colonna nel tuo foglio di calcolo, viene automaticamente mappato a TaxDome proprietà Nome Account perché hanno lo stesso nome.
Scegliere account tipo
Choose how to apply the account type to imported clients:
| Account tipo | Risultato |
|---|---|
| Individuo, Azienda, Altro | Il selezionato account il tipo verrà applicato in blocco a tutti gli importati accounts . IL account La colonna "Tipo" nel tuo CSV verrà ignorata (se presente). Se selezioni "Azienda", il campo "Nome dell'azienda" verrà compilato con i dati della colonna "Nome Account ". |
| Mappa con colonna CSV | Se hai aggiunto una colonna per account digita nel tuo foglio di calcolo, seleziona questa opzione, quindi seleziona la colonna appropriata da un menu a discesa, ad esempio Tipo Account . |
| Ignorare | Utilizzalo solo per aggiornare i client esistenti. Non utilizzarlo per aggiungerne di nuovi, altrimenti tutti accounts verrà assegnato il tipo Altro e il account la colonna di tipo nel tuo foglio di calcolo verrà ignorata. |
Mappa account campi
Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.
Per mappare accounts campi:
a. Controlla tutti i nomi delle intestazioni di colonna dalla "colonna delle proprietà CSV" a sinistra. Decidi quali desideri aggiungere al tuo TaxDome accounts e quali saltare.
b. Per ogni riga, seleziona il campo Sincronizzazione (per aggiungere il valore dal CSV) o Ignora (per saltarlo) dal menu Azione menù a tendina .
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
Si prega di notare che tag e le file dei membri del team sono
d. Rivedi e fai clic su Continua .
Nota
Se vuoi aggiungere accounts solo (o aggiungi massa CRM campi a quelli esistenti accounts ), procedere con la guida separata .Passaggio 3. Definire le impostazioni
In questo passaggio, applica le impostazioni in blocco al file appena importato accounts :
Contatti collegati
When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready.
Under Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:
a. Login : When toggled on, the contact can use their TaxDome client portal.
b. Notify : When toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, and more.
c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.
d. Send invitations : When checked, you will send an email invitation to the TaxDome portal right when the import is finished (not recommended).
tag
If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand .
assegnatari
Seleziona i membri del team che saranno assegnati ai clienti. Nuovo accounts Vai all'importatore per impostazione predefinita se il nome di un membro del team non è presente nel file CSV. Puoi selezionare altri membri del team che desideri abbiano accesso a tutti gli accounts importati .
Cartelle e documenti
If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.
Passaggio 4. Crea contatti
Infine, è necessario aggiungere i contatti al sistema. Saranno automaticamente collegati al accounts Il processo è simile a quello per il accounts : abbina le colonne CSV a TaxDome campi di contatto per garantire che vengano importati i dati corretti.
Per mappare i campi dei contatti:
a. Controlla tutti i nomi delle intestazioni di colonna dalla tua proprietà CSV a sinistra. Decidi quali desideri aggiungere al tuo TaxDome contatti e quali saltare.
b. Per ogni riga, seleziona il campo Sincronizzazione (per aggiungere il valore dal CSV) o Ignora (per saltarlo) dal menu Azione menù a tendina .
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
d. Rivedi e fai clic su Continua . Questo non avvia il processo di importazione. Puoi comunque tornare ai passaggi precedenti in caso di errori.
Passaggio 5. Rivedere e importare i risultati
Esaminando i risultati della mappatura, vedrai come hanno funzionato le impostazioni di importazione per alcuni esempi dei tuoi dati:
- Accounts verranno creati i contatti collegati (se presenti).
- Verranno creati contatti con nomi e indirizzi email (se presenti).
- assegnatari verrà assegnato al accounts .
- tag verrà assegnato al accounts /contatti.
- Verranno creati e/o compilati campi personalizzati.
Se tutto sembra a posto, fai clic su Avvia importazione . In caso contrario, torna indietro per apportare le correzioni necessarie. Ora puoi uscire dalla pagina. Il processo di importazione continuerà automaticamente.
Una volta completata l'importazione, riceverai una notifica via email. Clicca sul link nel messaggio per accedere ai risultati dell'importazione. Vedrai:
- Quanti contatti sono stati importati.
- Quante righe del foglio di calcolo sono state saltate.
- Quanti accounts sono stati creati.
- Quanti accounts sono stati aggiornati.
- Quanti campi personalizzati sono stati creati.
Se alcune righe sono state saltate (a causa di errori), puoi esportare un file CSV compresso che indica quali sono e perché.
If you are having difficulties with the import process, let us know! Our team is always happy to help !
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