Conciliare TaxDome Pagamenti con il tuo software di contabilità

Se la tua azienda utilizza QuickBooks Desktop, Xero, Wave, FreshBooks, Sage o una piattaforma simile, TaxDome I pagamenti non si sincronizzeranno automaticamente. Dovrai registrare manualmente le tue transazioni, ma una volta che avrai preso confidenza con il processo, questo seguirà uno schema preciso.

Questo articolo illustra due approcci, a seconda di come la tua azienda contabilizza i ricavi. Entrambi portano allo stesso risultato: i ricavi lordi vengono registrati, le commissioni di elaborazione vengono contabilizzate come spese e il saldo bancario corrisponde ai depositi effettivi. La differenza sta nel fatto che l'attività venga registrata al momento del pagamento da parte del cliente o al momento dell'accredito sul conto bancario.

Prima di iniziare

Avrai bisogno di:

• Accesso amministrativo o contabile al software di contabilità, con autorizzazioni per l'inserimento di registrazioni contabili.
• Access to TaxDome Payments payout reports in the Stripe dashboard via Settings > Integrations > Payments or at dashboard.stripe.com

Scegli il tuo approccio

• Percorso A - Pagamento (contabilità di cassa). Registra una scrittura contabile per ogni pagamento ricevuto in banca. La maggior parte dei piccoli studi contabili opera con il metodo di cassa: se questo è il tuo caso, questo è il metodo corretto, non solo il più semplice.

• Percorso B - Contabilità a livello di fattura (principio di competenza). Registrare una scrittura contabile ogni volta che un cliente paga una fattura, quindi una seconda scrittura quando viene ricevuto il pagamento. Utilizzare questo metodo se la vostra azienda contabilizza i ricavi al momento del pagamento della fattura anziché al momento dell'incasso.

Se non sei sicuro di quale si applichi alla tua azienda, chiedi al tuo commercialista .

Account impostare

Creare quanto segue accounts nel tuo grafico di accounts prima di iniziare.

• Entrambi i percorsi: creare una spesa per l'elaborazione dei pagamenti TaxDome account per le spese di elaborazione della registrazione.

• Solo percorso B: creare anche una banca di compensazione dei pagamenti TaxDome account per i fondi raccolti ma non ancora versati.

Percorso A: Registrazione a livello di pagamento

Passaggio 1: Ottieni i dettagli del pagamento

La registrazione deve essere effettuata al momento del versamento bancario; non registrare nulla al momento del pagamento delle singole fatture.

Log in to the Stripe dashboard . Open the payout that matches your bank deposit and note the gross collected, total fees deducted, and net payout amount.

Conferma che il netto = lordo − commissioni prima di registrare qualsiasi cosa. Se i numeri non tornano, trova la discrepanza nel Stripe dashboard Primo.

Passaggio 2: Registrare una voce nel diario

Crea una registrazione contabile datata al giorno in cui è stato accreditato il pagamento:

Nel campo memo o note, inserire il pagamento ID e una breve descrizione, ad esempio: "Pagamento TDP PO_abc123 — 14 fatture — vedi allegato".

Passaggio 3: Salva il tuo percorso di verifica

Nel Stripe dashboard , apri la pagina dei dettagli del pagamento ed esporta l'elenco delle transazioni come file CSV o PDF Allegalo alla registrazione contabile oppure salvalo nei tuoi registri contabili con un nome file che corrisponda al pagamento ID e la data. Questo permette di risalire a ogni singolo deposito bancario e alle relative fatture del cliente.

Passaggio 4: Abbina al feed della tua banca

Se il software in uso dispone di un feed bancario, fai corrispondere la registrazione contabile alla riga del deposito. Se effettui la riconciliazione manualmente, verifica che la data e l'importo della registrazione corrispondano all'estratto conto bancario.

Percorso B: Registrazione a livello di fattura

Voce 1: Quando un cliente paga una fattura

Check payments notifications in Inbox+ or the Payments section to catch invoice payments as they come in. For each payment, record:

Nel campo memo o note, inserire il nome del cliente, il numero della fattura e la data della fattura, ad esempio: "Smith commercialista — INV-0042 — 30 dicembre.

Data ogni voce alla data in cui la fattura è stata pagata TaxDome —non la data di pagamento. Questo permette di mantenere le entrate nel corretto periodo contabile.

Voce 2: Quando arriva il pagamento

Accedi al Stripe dashboard e apri i dettagli del pagamento. Verifica che ogni fattura della Voce 1 per questo periodo sia presente nel pagamento, quindi registra:

Nel campo memo o note, inserire il pagamento ID data e numero di fatture, ad esempio: "Pagamento TDP PO_abc123 — 2 gennaio — 14 fatture — vedi allegato".

Dopo questa voce, la radura account Il saldo per questo lotto torna a zero. Esporta l'elenco delle transazioni di pagamento da Stripe dashboard e allegalo a questa voce come tuo percorso di verifica .

Lista di controllo per la chiusura mensile

A fine mese, estrarre il report Pagamenti dal Stripe dashboard e confermare:

• Il totale lordo registrato nelle scritture contabili corrisponde al totale lordo riportato nel report.

• L'importo totale delle commissioni nelle registrazioni contabili corrisponde all'importo totale delle commissioni riportato nel report.

• Il totale degli addebiti netti sul tuo conto bancario deve corrispondere al totale netto riportato nel report.

Se i totali non corrispondono, le cause più comuni sono un pagamento a fine mese registrato nel periodo sbagliato, una commissione inserita per un importo errato o un pagamento non ancora registrato. Recupera i dettagli del pagamento dal Stripe dashboard e correggere la voce.

Dove trovare i numeri

Tutte le cifre sono nel Stripe dashboard .